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Chat mit Dokumenten

Mit Chat mit Dateien lässt du AI-Corporate Antworten auf Basis von Dokumenten geben, die du selbst an den Chat anhängst. Das eignet sich für eine einmalige Analyse, einen Vergleich oder eine Frage zu Informationen, die nicht öffentlich verfügbar sind.

Wann nutzt man Chat mit Dateien?​

Verwende diese Funktion zum Beispiel, um:

  • einen Bericht zusammenzufassen;
  • Vereinbarungen, Risiken oder Maßnahmen aus einem Dokument herauszuziehen;
  • mehrere Versionen eines Vertrags zu vergleichen;
  • Fragen zu Richtlinien, Untersuchungen oder internen Informationen zu stellen;
  • Informationen aus Tabellen, Formularen oder Präsentationen zu analysieren.

Dokumente, die ein Administrator zentral veröffentlicht hat, musst du nicht selbst auswählen. Bei einer relevanten normalen Chatfrage kann AI-Corporate automatisch in den zentralen Wissensdokumenten suchen, die für deine Organisation oder Niederlassung verfügbar sind. Diese Quellen findest du auch unter Wissensdatenbank → Organisation → Dokumente (oder unter deiner eigenen Niederlassung). Administratoren lesen in Wissensdatenbank einrichten und verwalten, wie sie dieses Wissen hinzufügen und veröffentlichen.

Dokumente auswählen​

  1. Öffne einen neuen oder bestehenden Chat.
  2. Klicke auf die Büroklammer neben dem Eingabefeld.
  3. Lade eine neue Datei hoch oder wähle eine zuvor hochgeladene Datei aus der Dateiverwaltung.
  4. Wähle maximal zehn Dateien für Chat mit Dateien aus.
  5. Stelle eine konkrete Frage und gib ggf. an, in welcher Form die Antwort erfolgen soll.

Die ausgewählten Dateien bleiben aktiv, solange der Dateimodus eingeschaltet ist. Prüfe vor einer nächsten Frage, welche Dateien noch ausgewählt sind, damit alte Quellen die Antwort nicht unbeabsichtigt beeinflussen.

Ein Bild, etwa einen Screenshot oder ein kopiertes Foto, kannst du auch direkt mit Ctrl+V (Cmd+V auf dem Mac) in das Eingabefeld einfügen; das Bild wird sofort hochgeladen und an deine Frage angehängt, genau wie wenn du eine Datei auf das Eingabefeld ziehst. Einen Screenshot legst du direkt in der Zwischenablage ab mit Cmd+Ctrl+Shift+4 auf dem Mac (ohne Ctrl wird der Screenshot als Datei gespeichert) oder mit Windows-Taste+Shift+S unter Windows. Kopierst du Text, der auch ein Bild enthält, zum Beispiel Zellen aus Excel oder Text aus Word, wird wie gewohnt der Text eingefügt. In einem Assistenten funktioniert das Einfügen von Bildern nur, wenn dieser Assistent das Hinzufügen von Bildern erlaubt.

Geeignetes Sprachmodell

AI-Corporate prüft, ob das gewählte Sprachmodell Dokumentenanalyse unterstützt. Falls nicht, kann automatisch ein geeignetes Modell aus dem aktuellen Modellkatalog ausgewählt werden.

Wie Dokumentenanalyse funktioniert​

Nach dem Hochladen verarbeitet AI-Corporate die Datei. Der Inhalt wird in kleinere Fragmente indexiert. Bei jeder Frage sucht die Anwendung zuerst die Fragmente, die inhaltlich am besten zur Frage passen. Das Sprachmodell erhält die Frage zusammen mit diesem relevanten Kontext.

Deshalb funktioniert eine gezielte Frage in der Regel besser als eine sehr allgemeine Anweisung. Frage zum Beispiel:

Welche drei Verpflichtungen gelten laut Vertrag für den Lieferanten? Nenne zu jeder Verpflichtung die relevante Passage.

Die Verarbeitung kann bei großen Dateien, Scans, Bildern und Dateien mit vielen Seiten länger dauern. Warte, bis die Datei in der Dateiverwaltung als verarbeitet angezeigt wird, bevor du sie abfragst.

Text, Tabellen und visuelle Informationen​

PDF-, Word- und PowerPoint-Dateien werden automatisch zu durchsuchbarem Inhalt verarbeitet. Dabei werden Text, Dokumentstruktur und, wo möglich, relevante visuelle Informationen berücksichtigt.

Das ist besonders nützlich bei:

  • gescannten Dokumenten ohne gute Textebene;
  • Tabellen, bei denen Zeilen und Spalten bei normaler Textextraktion verloren gehen;
  • Präsentationen, in denen Text und Bilder zusammen Bedeutung geben;
  • Formularen mit Kontrollkästchen, eingekreisten Auswahlmöglichkeiten oder handschriftlichen Notizen;
  • Grafiken und Diagrammen, deren Schlussfolgerung nicht wörtlich im Text steht.

Erwähne in deiner Frage ausdrücklich, dass auch Tabellen, Grafiken oder Bilder berücksichtigt werden sollen. Prüfe wichtige Schlussfolgerungen immer anhand der Originaldatei.

Unterstützte Dateitypen​

AI-Corporate unterstützt unter anderem:

  • PDF (.pdf);
  • Word (.docx);
  • PowerPoint (.pptx);
  • Markdown (.md);
  • Text (.txt);
  • CSV (.csv);
  • JSON (.json);
  • gängige Audio- und Videodateien, darunter .mp3, .mp4, .m4a, .wav und .webm.

Die genaue Verarbeitung variiert je nach Dateityp. Eine beschädigte, geschützte oder ungewöhnlich aufgebaute Datei kann nicht immer vollständig ausgelesen werden.

Mehrere Dokumente vergleichen​

Wähle die relevanten Dokumente gleichzeitig aus und formuliere klar, worauf du vergleichen möchtest. Gib die gewünschten Kriterien und die Ausgabeform an.

Vergleiche diese drei Angebote hinsichtlich Preis, Durchlaufzeit, Ausschlüsse und Kündigungsbedingungen. Erstelle eine Tabelle und nenne anschließend die wichtigsten Risiken.

Wenn Dokumente sich widersprechen, bitte darum, die Unterschiede pro Quelle zu benennen. So verhinderst du, dass abweichende Informationen zu einer scheinbar eindeutigen Antwort zusammengefasst werden.

Pro Datei verarbeiten​

Mit Pro Datei verarbeiten wird dieselbe Eingabeaufforderung separat auf jedes ausgewählte Dokument angewendet. Du erhältst dadurch ein individuelles Ergebnis pro Datei. Das ist praktisch für eine Reihe von Verträgen, Bewerbungen, Berichten oder Formularen, die nach denselben Kriterien bewertet werden sollen.

Eine praktische Vorgehensweise:

  1. Füge ggf. ein Referenzdokument bei Chat mit Dateien hinzu.
  2. Wähle die zu analysierenden Dokumente bei Pro Datei verarbeiten aus.
  3. Schreibe eine Eingabeaufforderung mit festen Bewertungskriterien.
  4. Prüfe die Ergebnisse pro Datei und vergleiche sie anschließend.
Maximum

Für Pro Datei verarbeiten gilt ein Maximum von dreißig Dateien pro Auftrag.

Audio und Video​

Audio- und Videodateien werden zuerst über den eingestellten Transkriptionsanbieter transkribiert. Wenn das gewählte Modell dies unterstützt, kann die Transkription Zeitblöcke und Sprecherlabels enthalten. Danach wird die Transkription auf dieselbe Weise durchsuchbar gemacht wie Text aus einem Dokument.

Überprüfe Namen, Fachbegriffe, Zahlen und Sprecherlabels: automatische Transkription kann diese falsch erkennen. Lange Dateien können zudem an anbieterabhängige Limits für Dateigröße oder Dauer stoßen.

Bessere Fragen stellen​

Verwende bei Dokumentenfragen vorzugsweise diese Struktur:

  1. Aufgabe — was soll AI-Corporate tun?
  2. Umfang — welche Dokumente, Kapitel oder Zeiträume sind relevant?
  3. Kriterien — worauf soll die Antwort basieren?
  4. Ausgabe — möchtest du eine Tabelle, Zusammenfassung, Checkliste oder Empfehlung?
  5. Nachvollziehbarkeit — bitte um Quellenangabe oder relevante Passagen.

Beispiel:

Fasse Kapitel 2 und 3 für das Management zusammen. Nenne Beschlüsse, offene Risiken und Verantwortliche in einer Tabelle. Gib bei jedem Punkt an, aus welchem Dokument und Kapitel er stammt.

Wenn eine Antwort Informationen vermisst​

  • Prüfe, ob die richtige Datei ausgewählt und vollständig verarbeitet wurde.
  • Stelle eine spezifischere Frage mit erkennbaren Begriffen aus dem Dokument.
  • Bitte ausdrücklich darum, Tabellen, Bilder oder Anhänge einzubeziehen.
  • Prüfe, ob ein Scan lesbar ist und nicht mit einem Passwort geschützt wurde.
  • Lade eine korrigierte oder kleinere Version hoch, wenn die Verarbeitung fehlgeschlagen ist.
  • Vergleiche die Antwort bei wichtigen Entscheidungen mit der Originalquelle.

Möchtest du aus dem Chat heraus ein neues Dokument erstellen oder eine Word-Vorlage ausfüllen? Lies dann Dokumente erstellen.

Quellenverwendung prüfen​

Die Menge des verwendeten Quelltexts hängt von der Frage, dem Dokument und dem gewählten Modell ab. Prüfe bei der Antwort, welche Quellen vollständig, teilweise oder nicht gelesen wurden. Lies die Erläuterung zu Dateiverwaltung und Quellenverwendung.

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