Chat cu documente

Cu Chat cu fișiere lași AI-Corporate să răspundă pe baza documentelor pe care le atașezi tu însuți la chat. Aceasta este potrivită pentru o analiză unică, o comparație sau o întrebare despre informații care nu sunt disponibile public.

Când folosești Chat cu fișiere?

Folosește această funcție, de exemplu, pentru:

• a rezuma un raport;
• a extrage acorduri, riscuri sau puncte de acțiune dintr-un document;
• a compara mai multe versiuni ale unui contract;
• a pune întrebări despre politici, cercetări sau informații interne;
• a analiza informații din tabele, formulare sau prezentări.

Documentele publicate central de un administrator nu trebuie selectate de tine. La o întrebare obișnuită relevantă, AI-Corporate poate căuta automat în documentele centrale de cunoștințe disponibile pentru organizația sau locația ta. Aceste surse le găsești și sub Bază de cunoștințe → Organizație → Documente (sau sub propria ta locație). Administratorii pot citi în Configurarea și gestionarea bazei de cunoștințe cum să adauge și să publice aceste cunoștințe.

Selectarea documentelor

1. Deschide un chat nou sau existent.
2. Apasă pe agrafa de hârtie lângă câmpul de introducere.
3. Încarcă un fișier nou sau alege un fișier încărcat anterior din Gestionarea fișierelor.
4. Selectează maximum zece fișiere pentru Chat cu fișiere.
5. Pune o întrebare concretă și, eventual, specifică forma răspunsului.

Fișierele selectate rămân active atât timp cât modul fișier este activat. Verifică înainte de o întrebare următoare ce fișiere sunt încă selectate, pentru a evita ca sursele vechi să influențeze răspunsul neintenționat.

Poți lipi și o imagine, de exemplu o captură de ecran sau o fotografie copiată, direct în câmpul de introducere cu Ctrl+V (Cmd+V pe Mac); imaginea este încărcată imediat și atașată la întrebarea ta, la fel ca atunci când tragi un fișier în câmpul de introducere. Pentru a pune o captură de ecran direct în clipboard, folosește Cmd+Ctrl+Shift+4 pe Mac (fără Ctrl, captura este salvată ca fișier) sau tasta Windows+Shift+S pe Windows. Dacă copiezi text care conține și o imagine, de exemplu celule din Excel sau text din Word, se lipește pur și simplu textul. Într-un asistent, lipirea imaginilor funcționează doar dacă asistentul respectiv permite adăugarea de imagini.

Model lingvistic potrivit

AI-Corporate verifică dacă modelul lingvistic ales suportă analiza documentelor. Dacă nu, poate fi ales automat un model potrivit din catalogul actual de modele.

Cum funcționează analiza documentelor

După încărcare, AI-Corporate procesează fișierul. Conținutul este indexat în fragmente mai mici. La fiecare întrebare, aplicația caută mai întâi fragmentele care se potrivesc cel mai bine conținutului întrebării. Modelul lingvistic primește întrebarea împreună cu acel context relevant.

Astfel, o întrebare țintită funcționează de obicei mai bine decât o comandă foarte generală. De exemplu, întreabă:

Care sunt cele trei obligații conform contractului pentru furnizor? Menționează pentru fiecare obligație pasajul relevant.

Procesarea poate dura mai mult pentru fișiere mari, scanări, imagini și fișiere cu multe pagini. Așteaptă până când fișierul este afișat ca procesat în Gestionarea fișierelor înainte de a-l interoga.

Text, tabele și informații vizuale

Fișierele PDF, Word și PowerPoint sunt procesate automat în conținut căutabil. Sunt preluate textul, structura documentului și, acolo unde este posibil, informații vizuale relevante.

Acest lucru este util mai ales pentru:

• documente scanate fără un strat bun de text;
• tabele în care rândurile și coloanele se pierd la extragerea obișnuită a textului;
• prezentări în care textul și imaginile împreună dau sens;
• formulare cu casete bifate, alegeri încercuite sau note scrise de mână;
• grafice și diagrame ale căror concluzii nu sunt exprimate literal în text.

Menționează explicit în întrebarea ta că trebuie incluse și tabele, grafice sau imagini. Verifică întotdeauna concluziile importante pe baza fișierului original.

Tipuri de fișiere suportate

AI-Corporate suportă, printre altele:

• PDF (.pdf);
• Word (.docx);
• PowerPoint (.pptx);
• Markdown (.md);
• text (.txt);
• CSV (.csv);
• JSON (.json);
• fișiere audio și video comune, inclusiv .mp3, .mp4, .m4a, .wav și .webm.

Procesarea exactă diferă în funcție de tipul fișierului. Un fișier deteriorat, protejat sau construit neobișnuit poate să nu fie întotdeauna citit complet.

Compararea mai multor documente

Selectează documentele relevante simultan și formulează clar pe ce vrei să compari. Specifică criteriile dorite și forma de ieșire.

Compară aceste trei oferte după preț, durată, excluderi și condiții de reziliere. Fă un tabel și apoi menționează principalele riscuri.

Dacă documentele se contrazic, cere să fie menționate diferențele pe sursă. Astfel eviți ca informațiile divergente să fie combinate într-un răspuns aparent unitar.

Procesare per fișier

Cu Procesare per fișier, aceeași promptă este aplicată separat fiecărui document selectat. Astfel primești un rezultat individual pentru fiecare fișier. Este util pentru o serie de contracte, candidaturi, rapoarte sau formulare care trebuie evaluate după aceleași criterii.

O metodă practică:

1. Adaugă eventual un document de referință la Chat cu fișiere.
2. Selectează documentele de analizat la Procesare per fișier.
3. Scrie o singură promptă cu criterii fixe de evaluare.
4. Verifică rezultatele per fișier și compară-le apoi.

Limită maximă

Pentru Procesare per fișier există o limită maximă de treizeci de fișiere per comandă.

Audio și video

Fișierele audio și video sunt mai întâi transcrise prin furnizorul de transcriere setat. Dacă modelul ales suportă acest lucru, transcrierea poate conține blocuri de timp și etichete de vorbitor. Apoi transcrierea devine căutabilă în același mod ca textul dintr-un document.

Verifică numele, termenii tehnici, cifrele și etichetele de vorbitor: transcrierea automată poate recunoaște greșit aceste elemente. Fișierele lungi pot atinge limitele de dimensiune sau durată impuse de furnizor.

Cum să pui întrebări mai bune

La întrebările despre documente, folosește de preferință această structură:

1. Sarcină — ce trebuie să facă AI-Corporate?
2. Domeniu — ce documente, capitole sau perioade sunt relevante?
3. Criterii — pe ce trebuie să se bazeze răspunsul?
4. Ieșire — vrei un tabel, rezumat, listă de verificare sau recomandare?
5. Trasabilitate — cere menționarea sursei sau pasajelor relevante.

Exemplu:

Rezumă capitolele 2 și 3 pentru management. Menționează deciziile, riscurile deschise și responsabilii într-un tabel. Indică pentru fiecare punct din ce document și capitol provine.

Dacă un răspuns lipsește informații

• Verifică dacă fișierul corect este selectat și procesat complet.
• Pune o întrebare mai specifică cu termeni recunoscuți din document.
• Cere explicit să fie incluse tabele, imagini sau atașamente.
• Verifică dacă o scanare este lizibilă și nu este protejată prin parolă.
• Încarcă o versiune corectată sau mai mică dacă procesarea a eșuat.
• Compară răspunsul cu sursa originală la decizii importante.

Vrei să creezi un document nou din chat sau să completezi un șablon Word? Citește Crearea documentelor.

Verificarea utilizării surselor

Cantitatea de text sursă utilizată depinde de întrebare, document și modelul ales. Verifică la răspuns ce surse au fost citite complet, parțial sau deloc. Citește explicațiile despre gestionarea fișierelor și utilizarea surselor.