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Chat con documentos

Con Chat con archivos permites que AI-Corporate responda basándose en documentos que tú mismo vinculas al chat. Esto es adecuado para un análisis puntual, una comparación o una pregunta sobre información que no está disponible públicamente.

¿Cuándo usar Chat con archivos?​

Usa esta función, por ejemplo, para:

  • resumir un informe;
  • extraer acuerdos, riesgos o puntos de acción de un documento;
  • comparar varias versiones de un contrato;
  • hacer preguntas sobre políticas, investigaciones o información interna;
  • analizar información de tablas, formularios o presentaciones.

No es necesario que selecciones tú mismo los documentos que un administrador ha publicado centralmente. Ante una pregunta común relevante, AI-Corporate puede buscar automáticamente en los documentos centrales de conocimiento disponibles para tu organización o sucursal. También encontrarás estas fuentes bajo Base de conocimientos → Organización → Documentos (o bajo tu propia sucursal). Los administradores pueden consultar en Configurar y gestionar la base de conocimientos cómo añadir y publicar este conocimiento.

Seleccionar documentos​

  1. Abre un chat nuevo o existente.
  2. Haz clic en el clip junto al campo de entrada.
  3. Sube un archivo nuevo o elige uno previamente subido desde Gestión de archivos.
  4. Selecciona hasta diez archivos para Chat con archivos.
  5. Formula una pregunta concreta y, si quieres, especifica el formato de la respuesta.

Los archivos seleccionados permanecen activos mientras el modo de archivos esté activado. Antes de hacer una nueva pregunta, verifica qué archivos siguen seleccionados para evitar que fuentes antiguas influyan inadvertidamente en la respuesta.

También puedes pegar una imagen, como una captura de pantalla o una foto copiada, directamente en el campo de entrada con Ctrl+V (Cmd+V en Mac); la imagen se sube al instante y se adjunta a tu pregunta, igual que cuando arrastras un archivo sobre el campo de entrada. Para copiar una captura de pantalla directamente al portapapeles, usa Cmd+Ctrl+Shift+4 en Mac (sin Ctrl, la captura se guarda como archivo) o tecla Windows+Shift+S en Windows. Si copias texto que también contiene una imagen, por ejemplo celdas de Excel o texto de Word, se pega simplemente el texto. En un asistente, pegar imágenes solo funciona si ese asistente permite añadir imágenes.

Modelo de lenguaje adecuado

AI-Corporate verifica si el modelo de lenguaje elegido soporta análisis de documentos. Si no es así, puede seleccionar automáticamente un modelo adecuado del catálogo actual.

Cómo funciona el análisis de documentos​

Después de subir el archivo, AI-Corporate lo procesa. El contenido se indexa en fragmentos más pequeños. Para cada pregunta, la aplicación primero busca los fragmentos que mejor se ajustan al contenido de la pregunta. El modelo de lenguaje recibe la pregunta junto con ese contexto relevante.

Por eso, una pregunta específica suele funcionar mejor que una instrucción muy general. Por ejemplo, pregunta:

¿Cuáles son las tres obligaciones que según el contrato tiene el proveedor? Menciona para cada obligación el pasaje relevante.

El procesamiento puede tardar más con archivos grandes, escaneos, imágenes y archivos con muchas páginas. Espera hasta que el archivo aparezca como procesado en Gestión de archivos antes de consultarlo.

Texto, tablas e información visual​

Los archivos PDF, Word y PowerPoint se procesan automáticamente para obtener contenido buscable. Se incluyen texto, estructura del documento y, cuando es posible, información visual relevante.

Esto es especialmente útil para:

  • documentos escaneados sin una buena capa de texto;
  • tablas cuyas filas y columnas se pierden con una extracción de texto común;
  • presentaciones donde texto e imágenes juntos transmiten significado;
  • formularios con casillas de verificación, opciones circuladas o notas manuscritas;
  • gráficos y diagramas cuya conclusión no está literalmente en el texto.

Indica explícitamente en tu pregunta que también se deben incluir tablas, gráficos o imágenes. Siempre verifica las conclusiones importantes con el archivo original.

Tipos de archivo compatibles​

AI-Corporate soporta, entre otros:

  • PDF (.pdf);
  • Word (.docx);
  • PowerPoint (.pptx);
  • Markdown (.md);
  • texto (.txt);
  • CSV (.csv);
  • JSON (.json);
  • archivos comunes de audio y video, incluyendo .mp3, .mp4, .m4a, .wav y .webm.

El procesamiento exacto varía según el tipo de archivo. Un archivo dañado, protegido o con una estructura inusual puede no leerse completamente.

Comparar varios documentos​

Selecciona los documentos relevantes a la vez y formula claramente en qué quieres comparar. Indica los criterios deseados y el formato de salida.

Compara estas tres ofertas en precio, plazo, exclusiones y condiciones de cancelación. Haz una tabla y luego menciona los riesgos principales.

Si los documentos se contradicen, pide que se nombren las diferencias por fuente. Así evitas que información discrepante se combine en una respuesta aparentemente unívoca.

Procesar por archivo​

Con Procesar por archivo se aplica el mismo prompt por separado a cada documento seleccionado. Así recibes un resultado individual por archivo. Esto es útil para una serie de contratos, solicitudes, informes o formularios que deben evaluarse con los mismos criterios.

Un método práctico:

  1. Añade, si quieres, un documento de referencia en Chat con archivos.
  2. Selecciona los documentos a analizar en Procesar por archivo.
  3. Escribe un prompt con criterios de evaluación fijos.
  4. Revisa los resultados por archivo y compáralos después.
Máximo

Para Procesar por archivo hay un máximo de treinta archivos por tarea.

Audio y video​

Los archivos de audio y video se transcriben primero mediante el proveedor de transcripción configurado. Si el modelo elegido lo soporta, la transcripción puede incluir bloques temporales y etiquetas de hablantes. Luego la transcripción se hace buscable de la misma forma que el texto de un documento.

Verifica nombres, términos técnicos, números y etiquetas de hablantes: la transcripción automática puede reconocerlos incorrectamente. Además, los archivos largos pueden alcanzar límites de tamaño o duración dependientes del proveedor.

Formular mejores preguntas​

Para preguntas sobre documentos, usa preferentemente esta estructura:

  1. Tarea — ¿qué debe hacer AI-Corporate?
  2. Alcance — ¿qué documentos, capítulos o períodos son relevantes?
  3. Criterios — ¿en qué debe basarse la respuesta?
  4. Salida — ¿quieres una tabla, resumen, lista de verificación o consejo?
  5. Trazabilidad — pide referencias o pasajes relevantes.

Ejemplo:

Resume los capítulos 2 y 3 para la dirección. Menciona decisiones, riesgos pendientes y responsables en una tabla. Indica para cada punto de qué documento y capítulo proviene.

Si una respuesta carece de información​

  • Verifica que el archivo correcto esté seleccionado y completamente procesado.
  • Haz una pregunta más específica con términos reconocibles del documento.
  • Pide explícitamente incluir tablas, imágenes o anexos.
  • Comprueba que un escaneo sea legible y no esté protegido con contraseña.
  • Sube una versión corregida o más pequeña si el procesamiento falló.
  • Compara la respuesta con la fuente original en decisiones importantes.

¿Quieres crear un documento nuevo o rellenar una plantilla de Word desde el chat? Lee Crear documentos.

Verificar uso de fuentes​

La cantidad de texto fuente usado depende de la pregunta, el documento y el modelo elegido. Verifica en la respuesta qué fuentes se leyeron completamente, parcialmente o no se leyeron. Lee la explicación sobre gestión de archivos y uso de fuentes.

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