Crear documentos
Con Texto a documento creas un nuevo documento desde un chat. Puedes elegir entre un documento de diseño libre y una plantilla de Word que tu organización haya configurado previamente.
- Documento libre — AI-Corporate crea el contenido y el formato como un nuevo documento o una nueva presentación.
- Plantilla de documento — AI-Corporate rellena un formato fijo de Word con campos predefinidos.
El botón Texto a documento está junto a la selección de herramientas debajo del campo de chat. Cuando la herramienta está activada, aparece el chat a la izquierda y la vista previa del documento o el formulario de plantilla a la derecha.
Elegir documento libre o plantilla
Elige un documento libre cuando el formato aún no esté definido, quieras hacer una propuesta visual rápida o diseñar el resultado en varios pasos con indicaciones sucesivas.
Elige una plantilla de documento cuando la organización ya tenga un formato de Word aprobado, se necesiten campos fijos o el resultado final deba estar disponible como documento Word editable.
Si no hay plantillas activas para tu entorno o sucursal, Texto a documento se inicia directamente como documento libre. Si hay plantillas, al inicio eliges entre Documento libre y una de las plantillas disponibles.
Crear un documento libre
- Activa Texto a documento.
- Elige Documento libre cuando AI-Corporate te lo pregunte.
- Describe el objetivo, el público, el contenido deseado y la forma.
- Revisa la primera versión en la vista previa.
- Mejora el documento con indicaciones sucesivas y anotaciones.
- Exporta la versión definitiva como PDF.
Una buena primera indicación contiene tanto contenido como forma:
Haz una carta al cliente sobre el cambio de precios a partir del 1 de julio. Escríbela para clientes empresariales existentes, explica la razón de forma breve y transparente y termina con información de contacto. Usa un estilo documental tranquilo y profesional en formato vertical.
Documento o presentación
En un documento libre puedes elegir como objetivo Documento o Presentación. Un documento es adecuado para cartas, informes, propuestas e instrucciones. Una presentación usa un formato horizontal con partes visuales separadas que pueden servir como diapositivas.
Puedes configurar, entre otras cosas:
- Orientación — vertical u horizontal;
- Logo — izquierda, centro, derecha o sin logo;
- Tamaño del logo — pequeño, normal o grande;
- Estilo — por ejemplo, empresarial, moderno, informe o presentación.
Si no eliges configuraciones, AI-Corporate intentará deducir opciones adecuadas de tu indicación. Por eso menciona también las condiciones importantes en la tarea.
Identidad corporativa y logo
Los documentos libres usan la imagen corporativa de la sucursal o entorno. Si no hay imagen propia configurada, AI-Corporate usa la identidad corporativa estándar.
Elige Sin logo si el documento no debe contener logo. Antes de exportar, verifica que el logo correcto, la orientación deseada y el estilo visual adecuado estén aplicados.
Versiones e indicaciones sucesivas
Cada indicación sucesiva exitosa crea una nueva versión del documento. A través de la barra de versiones junto a la vista previa puedes ver versiones anteriores. Esto permite experimentar de forma dirigida sin perder una buena versión previa.
Usa indicaciones sucesivas que describan un cambio claro:
Haz la introducción más corta, conserva todas las cantidades mencionadas y pon las tres ventajas en una tabla.
Cambia solo el cierre: hazlo más personal y añade un paso siguiente claro.
Después de cada cambio, verifica que los hechos, números y requisitos anteriores se hayan mantenido.
Usar anotaciones
Con anotaciones señalas en la vista previa exactamente qué parte debe cambiar.
- Activa anotaciones en la barra de herramientas.
- Haz clic en la parte sobre la que quieres dar feedback.
- Escribe en el campo de comentarios el ajuste deseado, por ejemplo ‘Haz este bloque más compacto y reemplaza la lista por tres puntos clave cortos’, y elige Añadir o presiona Enter.
- Envía. No se necesita una indicación adicional; las anotaciones son la tarea. Si también quieres cambiar algo en todo el documento, escríbelo en el campo de entrada.
Las anotaciones son especialmente útiles cuando el mismo texto o tipo de bloque aparece varias veces en el documento.
Añadir archivos fuente
Puedes añadir archivos a la indicación del documento, por ejemplo:
- una grabación de audio de una reunión;
- un PDF con información de fondo;
- un documento Word existente;
- una hoja de cálculo con cifras;
- imágenes que deben usarse en el resultado.
Explica en la indicación el papel de cada archivo. Por ejemplo, indica qué archivo es la fuente real, cuál es solo un ejemplo y qué imágenes deben aparecer realmente en el resultado.
Haz actas de la reunión basadas en la grabación. Usa el archivo Word solo como agenda de contenido e incluye decisiones, responsables y fechas límite en una tabla.
Exportar un documento libre
Exporta un documento libre como PDF cuando el contenido y la forma hayan sido revisados. El PDF usa la orientación y el formato de página elegidos.
Antes de exportar, verifica:
- nombres, fechas, cantidades y referencias de fuentes;
- saltos de página y tablas partidas;
- legibilidad de texto e imágenes;
- la identidad corporativa y el logo elegidos;
- que los comentarios temporales y anotaciones estén procesados.
Trabajar con plantillas de documentos
Una plantilla de documento es un archivo .docx con formato fijo y campos para rellenar. El administrador configura la plantilla previamente. Como usuario eliges la plantilla, das la tarea de contenido y revisas el formulario rellenado automáticamente antes de crear el documento Word.
Usar una plantilla
- Activa Texto a documento.
- Elige la plantilla deseada según título, descripción y tipo.
- Describe qué contenido debe tener el documento.
- Añade archivos fuente si es necesario.
- Revisa el formulario que se rellena a la derecha.
- Completa campos faltantes y corrige valores incorrectos.
- Genera el documento.
- Visualiza o descarga el resultado como documento Word editable.
El formato fijo de Word sigue siendo el principal. El formulario determina qué contenido va a qué lugar configurado en el documento.
Escribir una buena indicación para plantilla
Menciona información que no se deduzca automáticamente de la plantilla o los archivos añadidos. Indica también el tono, selección o resumen que esperas.
Rellena la carta al cliente para Van Dijk Logistics. El asunto es la nueva accesibilidad fuera del horario de oficina a partir del 1 de octubre. Escribe profesional y tranquilizador y limita la explicación a tres párrafos.
Haz actas de la reunión de la grabación adjunta. La reunión se llama MT Servicio y tuvo lugar hoy. Incluye para cada punto de acción el responsable y la fecha límite; marca el campo como desconocido si no se deduce de la grabación.
No pidas a la IA que invente hechos faltantes. Deja valores desconocidos vacíos o claramente para revisar.
Revisar el formulario
La IA rellena los campos de la plantilla cuando hay suficiente información. Esto puede ocurrir justo después de la primera indicación o tras una pregunta sucesiva. Puedes modificar manualmente cualquier campo antes de generar el documento.
Revisa especialmente:
- nombres y cargos;
- fechas y períodos;
- cantidades y porcentajes;
- direcciones y datos de contacto;
- decisiones, puntos de acción y fechas límite;
- tablas y filas repetidas;
- imágenes y anexos elegidos.
El formulario es un borrador. Revisa todos los datos que puedan tener consecuencias legales, financieras u organizativas antes de crear el documento Word.
Trabajar con campos repetidos
Una plantilla puede contener listas o filas de tabla, por ejemplo para puntos de agenda, participantes, productos o puntos de acción. En el formulario aparecen como elementos repetidos. Revisa no solo el texto, sino también:
- que cada fila necesaria esté presente;
- que los valores estén en la columna correcta;
- que se hayan eliminado filas de ejemplo vacías;
- que el orden sea lógico.
Con muchas filas suele ser más claro pedir primero en el chat una lista estructurada y luego rellenar el formulario.
Imágenes en plantillas
Si una plantilla tiene un campo de imagen, eliges un archivo a través del gestor de medios. El marcador de posición que el administrador configuró en Word determina en la medida de lo posible la posición y tamaño en el documento final.
Usa una imagen con resolución suficiente y un recorte adecuado. Revisa el documento Word generado, porque la proporción de la imagen elegida puede diferir de la del marcador de posición.
Datos organizativos rellenados automáticamente
Algunos campos están reservados para información que AI-Corporate ya conoce, como nombre de la organización, dirección de la sucursal, nombre de cuenta, correo electrónico o cargo. La aplicación rellena estos valores localmente. Por tanto, los datos personales y organizativos reales no necesitan ser generados por el modelo de lenguaje.
Si un valor no es correcto, no solo modifiques el documento actual, sino informa también al administrador para que corrija los datos subyacentes de cuenta, sucursal o entorno.
Revisar el documento Word generado
Después de generar puedes ver y descargar el archivo .docx. Abre el resultado en Word o un programa compatible y revisa:
- que todos los campos hayan sido reemplazados;
- que el texto largo quepa en el espacio disponible;
- que las tablas se dividan correctamente entre páginas;
- que las imágenes estén bien colocadas;
- que encabezados, pies de página y números de página estén intactos;
- si el documento necesita más edición manual.
Como el resultado sigue siendo un documento Word, puedes hacer correcciones editoriales o visuales después de generarlo.
Si no hay plantilla disponible
- Verifica que estés conectado al entorno y sucursal correctos.
- Pregunta al administrador si la plantilla está activa y disponible para tu sucursal.
- Actualiza la página después de que un administrador haya añadido o modificado una plantilla.
- Usa temporalmente un documento libre si no se requiere el formato fijo de Word.
Los administradores leen en Gestionar plantillas de documentos cómo subir plantillas Word, configurar campos y gestionar disponibilidad.
Ayuda para elegir
| Situación | Mejor elección |
|---|---|
| El formato puede ser diseñado por AI-Corporate | Documento libre |
| Quieres ajustar forma y texto de forma iterativa | Documento libre |
| Quieres crear una presentación | Documento libre |
| La organización tiene un formato obligatorio de Word | Plantilla de documento |
| El documento contiene campos fijos para rellenar | Plantilla de documento |
El resultado debe estar disponible como .docx editable | Plantilla de documento |
| Solo quieres hacer preguntas sobre archivos existentes | Chat con documentos |
Consulta también Crear documentos en segundo plano para tareas largas, archivos fuente, progreso, identidad corporativa y fuente de exportación.
Archivos descargables en el chat normal
Pide en un chat normal un documento Word, PDF o PowerPoint. El documento se compone de la conversación disponible y tus últimas correcciones. Si quieres conservar texto existente, pídelo explícitamente. Se mantienen los límites de contexto y privacidad configurados.
La tarjeta de documento bajo la respuesta muestra primero el progreso y luego Abrir. Esto abre la vista previa existente; allí puedes descargar el archivo. Puedes descargar el mismo archivo de nuevo sin crearlo otra vez. En caso de error de descarga, puedes intentarlo otra vez. El botón de exportación existente sigue disponible para exportar manualmente una respuesta o conversación elegida; allí también eliges si se incluye el encabezado.
Word, PDF y PowerPoint (.pptx) se previsualizan en la app, también para archivos privados. Usa Anterior y Siguiente para navegar por páginas PDF o diapositivas PowerPoint; con foco en la vista previa también funcionan Page Up, Page Down, Home y End. Descargar guarda el archivo original. Si falla la carga, elige Reintentar.
PDF / PowerPoint: Acercar / Alejar (50–300%).
En la app móvil abres la misma tarjeta de documento. Usa los botones de zoom para texto pequeño. En iOS y Android Descargar abre el panel de compartir/guardar de tu dispositivo; elige allí la app o ubicación deseada. Atrás te lleva a la conversación original.
Descargar archivos de código
¿Contiene una respuesta bloques de código? Abre Exportar en esa respuesta y elige Descargar source-1.html (u otro archivo). Cada bloque de código se descarga por separado, sin la explicación alrededor. HTML, CSS, JavaScript, TypeScript, JSON, CSV, Python, XML, SVG y SQL reciben su propia extensión; otros bloques de código reciben .txt. Pide a la IA que indique el lenguaje sobre cada bloque. Revisa el código antes de ejecutarlo fuera de la app. Ajusta nombres de archivo y referencias a otros archivos si es necesario. La descarga se guarda directamente en tu dispositivo y no se añade a Gestión de archivos.
También puedes elegir directamente Descargar junto a Copiar en un bloque de código.