Создание документов

С помощью Текст в документ вы можете создать новый документ из чата. Можно выбрать между свободно оформленным документом и шаблоном Word, заранее настроенным вашей организацией.

• Свободный документ — AI-Corporate создаёт содержимое и оформление как новый документ или презентацию.
• Шаблон документа — AI-Corporate заполняет фиксированный макет Word с заранее заданными полями.

Кнопка Текст в документ находится в выборе инструмента под полем чата. При включении инструмента слева появляется чат, а справа — предварительный просмотр документа или форма шаблона.

Выбор свободного документа или шаблона

Выберите свободный документ, если макет ещё не определён, нужно быстро создать визуальное предложение или вы хотите разработать результат в несколько этапов с помощью последующих подсказок.

Выберите шаблон документа, если в организации уже есть утверждённый макет Word, нужны фиксированные поля или конечный результат должен быть доступен как редактируемый документ Word.

Если для вашей среды или филиала нет активных шаблонов, Текст в документ сразу запускается как свободный документ. Если шаблоны есть, при запуске вы выбираете между Свободным документом и одним из доступных шаблонов.

Создание свободного документа

1. Включите Текст в документ.
2. Выберите Свободный документ, когда AI-Corporate спросит.
3. Опишите цель, целевую аудиторию, желаемое содержание и форму.
4. Проверьте первую версию в предварительном просмотре.
5. Улучшайте документ с помощью последующих подсказок и аннотаций.
6. Экспортируйте окончательную версию в PDF.

Хорошее первое задание содержит как содержание, так и форму:

Составьте письмо клиенту о изменении цен с 1 июля. Пишите для существующих корпоративных клиентов, кратко и прозрачно объясните причину и завершите контактной информацией. Используйте спокойный, профессиональный стиль документа в портретной ориентации.

Документ или презентация

В свободном документе можно выбрать цель Документ или Презентация. Документ подходит для писем, отчётов, предложений и инструкций. Презентация использует альбомную ориентацию с отдельными визуальными элементами, которые могут служить слайдами.

Вы можете настроить, например:

• Ориентация — портретная или альбомная;
• Логотип — слева, по центру, справа или без логотипа;
• Размер логотипа — маленький, нормальный или большой;
• Стиль — например, деловой, современный, отчёт или презентация.

Если настройки не выбраны, AI-Corporate пытается вывести подходящие варианты из вашей подсказки. Поэтому указывайте важные условия в задании.

Фирменный стиль и логотип

Свободные документы используют брендинг филиала или среды. Если собственный брендинг не настроен, AI-Corporate применяет стандартный фирменный стиль.

Выберите Без логотипа, если документ не должен содержать логотип. Перед экспортом проверьте, что выбран правильный логотип, нужная ориентация и подходящий визуальный стиль.

Версии и последующие подсказки

Каждая успешная последующая подсказка создаёт новую версию документа. Через панель версий рядом с предварительным просмотром можно просмотреть предыдущие версии. Это позволяет экспериментировать, не теряя хорошую предыдущую версию.

Используйте последующие подсказки, описывающие одно чёткое изменение:

Сделайте введение короче, сохраните все указанные суммы и поместите три преимущества в таблицу.

Измените только заключение: сделайте его более личным и добавьте чёткий следующий шаг.

После каждого изменения проверяйте, что факты, цифры и предыдущие требования сохранены.

Использование аннотаций

С помощью аннотаций вы точно указываете в предварительном просмотре, какой элемент нужно изменить.

1. Включите аннотирование на панели инструментов.
2. Кликните по элементу, по которому хотите дать отзыв.
3. В поле комментариев напишите желаемое изменение, например «Сделайте этот блок компактнее и замените список на три коротких ключевых пункта», и выберите Добавить или нажмите Enter.
4. Отправьте. Дополнительная подсказка не нужна; аннотации становятся заданием. Если хотите изменить весь документ, напишите это в поле ввода.

Аннотации особенно полезны, когда один и тот же текст или тип блока встречается в документе несколько раз.

Добавление исходных файлов

Вы можете добавить файлы к подсказке документа, например:

• аудиозапись совещания;
• PDF с дополнительной информацией;
• существующий документ Word;
• таблицу с цифрами;
• изображения, которые должны быть использованы в результате.

В подсказке укажите роль каждого файла. Например, какой файл является фактическим источником, какой служит только примером, а какие изображения должны попасть в результат.

Составьте протокол совещания на основе записи. Используйте Word-файл только как содержательную повестку и внесите решения, ответственных и сроки в таблицу.

Экспорт свободного документа

Экспортируйте свободный документ в PDF, когда содержание и форма проверены. PDF использует выбранную ориентацию и разметку страницы.

Перед экспортом проверьте:

• имена, даты, суммы и ссылки на источники;
• разрывы страниц и прерванные таблицы;
• читаемость текста и изображений;
• выбранный фирменный стиль и логотип;
• обработаны ли временные комментарии и аннотации.

Работа с шаблонами документов

Шаблон документа — это файл .docx с фиксированным оформлением и полями для заполнения. Администратор настраивает шаблон заранее. Пользователь выбирает шаблон, даёт содержательное задание и проверяет автоматически заполненную форму перед созданием документа Word.

Использование шаблона

1. Включите Текст в документ.
2. Выберите нужный шаблон по названию, описанию и типу.
3. Опишите, какое содержание должен содержать документ.
4. При необходимости добавьте исходные файлы.
5. Проверьте форму, которая заполняется справа.
6. Заполните отсутствующие поля и исправьте неверные значения.
7. Сгенерируйте документ.
8. Просмотрите или скачайте результат как редактируемый документ Word.

Фиксированное оформление Word остаётся ведущим. Форма определяет, какое содержание попадёт в заданные места документа.

Как написать хорошую подсказку для шаблона

Укажите информацию, которая не очевидна из шаблона или добавленных файлов. Также укажите ожидаемый тон, выборку или резюме.

Заполните письмо клиенту для Van Dijk Logistics. Тема — новая доступность вне рабочего времени с 1 октября. Пишите профессионально и успокаивающе, ограничьте пояснение тремя абзацами.

Составьте протокол совещания на основе приложенной записи. Совещание называется MT Dienstverlening и прошло сегодня. Для каждого пункта действия укажите владельца и срок; отметьте поле как неизвестное, если это не ясно из записи.

Не просите ИИ придумывать отсутствующие факты. Оставляйте неизвестные значения пустыми или явно помеченными для проверки.

Проверка формы

ИИ заполняет поля шаблона, как только доступна достаточная информация. Это может произойти сразу после первой подсказки или после дополнительного вопроса. Вы можете вручную изменить любое поле перед генерацией документа.

Особенно проверьте:

• имена и должности;
• даты и периоды;
• суммы и проценты;
• адреса и контактные данные;
• решения, пункты действий и сроки;
• таблицы и повторяющиеся строки;
• выбранные изображения и вложения.

Человеческая проверка остаётся необходимой

Форма — это черновое заполнение. Проверьте все данные, которые могут иметь юридические, финансовые или организационные последствия, перед созданием документа Word.

Работа с повторяющимися полями

Шаблон может содержать списки или строки таблиц, например для пунктов повестки, участников, продуктов или пунктов действий. В форме они отображаются как повторяющиеся элементы. Проверяйте не только текст, но и:

• присутствует ли каждая необходимая строка;
• находятся ли значения в правильных столбцах;
• удалены ли пустые примерные строки;
• логична ли последовательность.

При большом количестве строк часто удобнее сначала запросить структурированный список в чате, а затем заполнить форму.

Изображения в шаблонах

Если шаблон содержит поле для изображения, выберите файл через медиаменеджер. Заполнитель, установленный администратором в Word, максимально определяет позицию и размер в итоговом документе.

Используйте изображение с достаточным разрешением и подходящим кадрированием. Проверьте сгенерированный документ Word, так как соотношение сторон выбранного изображения может отличаться от заполнителя.

Автоматически заполненные данные организации

Некоторые поля зарезервированы для информации, которую AI-Corporate уже знает, например название организации, адрес филиала, имя аккаунта, адрес электронной почты или должность. Приложение заполняет эти значения локально. Реальные персональные и организационные данные не нужно генерировать языковой модели.

Если такое значение неверно, измените не только текущий документ, но и сообщите администратору, чтобы исправить данные аккаунта, филиала или среды.

Проверка сгенерированного документа Word

После генерации вы можете просмотреть и скачать файл .docx. Откройте результат в Word или совместимой программе и проверьте:

• заменены ли все поля;
• помещается ли длинный текст в доступное пространство;
• корректно ли таблицы разбиты по страницам;
• правильно ли размещены изображения;
• сохранены ли колонтитулы и номера страниц;
• нужно ли дополнительно вручную доработать документ.

Поскольку результат остаётся документом Word, после генерации можно выполнить редакционные или визуальные корректировки.

Если шаблон недоступен

• Проверьте, что вы вошли в правильную среду и филиал.
• Спросите администратора, активен ли шаблон и доступен ли для вашего филиала.
• Обновите страницу после того, как администратор добавит или изменит шаблон.
• Временно используйте свободный документ, если фиксированный макет Word не требуется.

Администраторы могут узнать, как загружать шаблоны Word, настраивать поля и управлять доступностью, в разделе Управление шаблонами документов.

Помощник выбора

Ситуация	Лучший выбор
Макет может быть разработан AI-Corporate	Свободный документ
Хотите итеративно менять форму и текст	Свободный документ
Хотите создать презентацию	Свободный документ
В организации обязательный макет Word	Шаблон документа
Документ содержит фиксированные поля для заполнения	Шаблон документа
Результат должен быть доступен как редактируемый .docx	Шаблон документа
Хотите только задавать вопросы о существующих файлах	Чат с документами

См. также Создание документов в фоне для длительных заданий, исходных файлов, прогресса, фирменного стиля и шрифта экспорта.

Загружаемые файлы в обычном чате

Запросите в обычном чате документ Word, PDF или PowerPoint. Документ составляется из доступного диалога и ваших последних исправлений. Если хотите сохранить существующий текст, укажите это явно. Установленные ограничения контекста и конфиденциальности остаются в силе.

Карточка документа под ответом сначала показывает прогресс, затем Открыть. Это открывает существующий предварительный просмотр, где можно скачать файл. Вы можете скачать тот же файл повторно без повторного создания. При ошибке загрузки попробуйте снова. Кнопка экспорта остаётся доступной для ручного экспорта выбранного ответа или диалога; там же можно выбрать, включать ли заголовок.

Word, PDF и PowerPoint (.pptx) предварительно просматриваются в приложении, даже для приватных файлов. Используйте Назад и Вперёд для перехода по страницам PDF или слайдам PowerPoint; при фокусе на предварительном просмотре работают также Page Up, Page Down, Home и End. Загрузка сохраняет исходный файл. Если загрузка не удалась, выберите Повторить.

PDF / PowerPoint: Увеличение / Уменьшение масштаба (50–300%).

В мобильном приложении откройте ту же карточку документа. Используйте кнопки масштабирования для мелкого текста. На iOS и Android кнопка Загрузить открывает окно обмена/хранения устройства; выберите там нужное приложение или место хранения. Назад возвращает к исходному диалогу.

Загрузка файлов с кодом

Ответ содержит блоки кода? Откройте Экспорт у этого ответа и выберите Download source-1.html (или другой файл). Каждый блок кода скачивается отдельно, без пояснений. HTML, CSS, JavaScript, TypeScript, JSON, CSV, Python, XML, SVG и SQL получают собственное расширение; остальные блоки кода получают .txt. Попросите ИИ указать язык над каждым блоком кода. Проверьте код перед выполнением вне приложения. При необходимости исправьте имена файлов и ссылки на другие файлы. Загрузка сохраняется напрямую на вашем устройстве и не добавляется в Файловый менеджер.

Вы также можете выбрать Загрузить рядом с Копировать у блока кода.