Creare documenti

Con Testo a documento crei un nuovo documento da una chat. Puoi scegliere tra un documento a layout libero e un modello Word preimpostato dalla tua organizzazione.

• Documento libero — AI-Corporate crea contenuto e formattazione come nuovo documento o nuova presentazione.
• Modello documento — AI-Corporate compila un layout Word fisso con campi preimpostati.

Il pulsante Testo a documento si trova nella scelta dello strumento sotto il campo chat. Quando lo strumento è attivato, a sinistra appare la chat e a destra l’anteprima del documento o il modulo del modello.

Scegliere documento libero o modello

Scegli un documento libero quando il layout non è ancora definito, vuoi creare rapidamente una proposta visiva o vuoi progettare il risultato in più fasi con prompt successivi.

Scegli un modello documento quando l’organizzazione ha già un layout Word approvato, sono necessari campi fissi o il risultato finale deve essere disponibile come documento Word modificabile.

Se non ci sono modelli attivi per il tuo ambiente o sede, Testo a documento parte direttamente come documento libero. Se ci sono modelli, all’avvio scegli tra Documento libero e uno dei modelli disponibili.

Creare un documento libero

1. Attiva Testo a documento.
2. Scegli Documento libero quando AI-Corporate ti chiede una scelta.
3. Descrivi lo scopo, il pubblico, il contenuto desiderato e la forma.
4. Controlla la prima versione nell’anteprima.
5. Migliora il documento con prompt successivi e annotazioni.
6. Esporta la versione definitiva in PDF.

Un buon primo incarico contiene sia contenuto che forma:

Crea una lettera al cliente riguardo la modifica dei prezzi dal 1° luglio. Scrivi per clienti aziendali esistenti, spiega brevemente e in modo trasparente la ragione e concludi con informazioni di contatto. Usa uno stile documentale calmo e professionale in formato verticale.

Documento o presentazione

In un documento libero puoi scegliere come scopo Documento o Presentazione. Un documento è adatto per lettere, rapporti, proposte e istruzioni. Una presentazione usa un layout orizzontale con elementi visivi separati che possono servire come diapositive.

Puoi impostare, tra l’altro:

• Orientamento — verticale o orizzontale;
• Logo — a sinistra, centro, destra o nessun logo;
• Dimensione logo — piccolo, normale o grande;
• Stile — ad esempio aziendale, moderno, rapporto o presentazione.

Se non scegli impostazioni, AI-Corporate cerca di dedurre scelte appropriate dal tuo prompt. Indica quindi anche i vincoli importanti nell’incarico.

Stile aziendale e logo

I documenti liberi usano il branding della sede o dell’ambiente. Se non è impostato un branding proprio, AI-Corporate usa lo stile aziendale standard.

Scegli Nessun logo se il documento non deve contenere un logo. Controlla prima dell’esportazione che il logo corretto, l’orientamento desiderato e lo stile visivo appropriato siano applicati.

Versioni e prompt successivi

Ogni prompt successivo riuscito crea una nuova versione del documento. Tramite la barra delle versioni accanto all’anteprima puoi rivedere versioni precedenti. Questo permette di sperimentare in modo mirato senza perdere una buona versione precedente.

Usa prompt successivi che descrivano una modifica chiara:

Rendi l’introduzione più breve, mantieni tutte le cifre indicate e metti i tre vantaggi in una tabella.

Modifica solo la conclusione: rendila più personale e aggiungi un chiaro passo successivo.

Controlla dopo ogni modifica che fatti, numeri e requisiti precedenti siano rimasti invariati.

Usare annotazioni

Con le annotazioni indichi nell’anteprima esattamente quale parte deve cambiare.

1. Attiva annotazioni nella barra degli strumenti.
2. Clicca sulla parte su cui vuoi dare feedback.
3. Digita nel campo commenti la modifica desiderata, ad esempio ‘Rendi questo blocco più compatto e sostituisci l’elenco con tre punti chiave brevi’, e scegli Aggiungi o premi Invio.
4. Invia. Non serve un prompt aggiuntivo; le annotazioni sono l’incarico. Se vuoi cambiare anche l’intero documento, scrivilo nel campo di input.

Le annotazioni sono particolarmente utili quando lo stesso testo o tipo di blocco compare più volte nel documento.

Aggiungere file di origine

Puoi aggiungere file al prompt del documento, ad esempio:

• una registrazione audio di una riunione;
• un PDF con informazioni di background;
• un documento Word esistente;
• un foglio di calcolo con dati;
• immagini da usare nel risultato.

Spiega nel prompt il ruolo di ogni file. Indica ad esempio quale file è la fonte effettiva, quale serve solo da esempio e quali immagini devono effettivamente comparire nel risultato.

Crea i verbali della riunione basandoti sulla registrazione. Usa il file Word solo come agenda di contenuto e inserisci decisioni, responsabile e scadenza in una tabella.

Esportare un documento libero

Esporta un documento libero in PDF quando contenuto e forma sono stati controllati. Il PDF usa l’orientamento e il layout di pagina scelti.

Controlla prima dell’esportazione:

• nomi, date, cifre e riferimenti alle fonti;
• interruzioni di pagina e tabelle spezzate;
• leggibilità di testo e immagini;
• lo stile aziendale scelto e il logo;
• che commenti temporanei e annotazioni siano stati elaborati.

Lavorare con modelli documento

Un modello documento è un file .docx con formattazione fissa e campi compilabili. L’amministratore imposta il modello in anticipo. Come utente scegli il modello, fornisci l’incarico di contenuto e controlli il modulo compilato automaticamente prima che venga creato il documento Word.

Usare un modello

1. Attiva Testo a documento.
2. Scegli il modello desiderato in base a titolo, descrizione e tipo.
3. Descrivi quale contenuto deve avere il documento.
4. Aggiungi file di origine se necessario.
5. Controlla il modulo compilato che appare a destra.
6. Completa i campi mancanti e correggi valori errati.
7. Genera il documento.
8. Visualizza o scarica il risultato come documento Word modificabile.

La formattazione Word fissa rimane prevalente. Il modulo determina quale contenuto va nelle posizioni impostate nel documento.

Scrivere un buon prompt per modello

Indica informazioni che non risultano automaticamente dal modello o dai file aggiunti. Specifica anche il tono, la selezione o il riassunto che ti aspetti.

Compila la lettera al cliente per Van Dijk Logistics. L’oggetto è la nuova reperibilità fuori orario d’ufficio dal 1° ottobre. Scrivi in modo professionale e rassicurante e limita la spiegazione a tre paragrafi.

Crea i verbali della riunione dalla registrazione allegata. La riunione si chiama MT Servizi ed è avvenuta oggi. Riporta per ogni punto d’azione il responsabile e la scadenza; segna il campo come sconosciuto se non risulta dalla registrazione.

Non chiedere all’AI di inventare fatti mancanti. Lascia i valori sconosciuti vuoti o riconoscibili come da verificare.

Controllare il modulo

L’AI compila i campi del modello appena ha informazioni sufficienti. Può succedere subito dopo il primo prompt o dopo una domanda successiva. Puoi modificare manualmente ogni campo prima di generare il documento.

Controlla soprattutto:

• nomi e funzioni;
• date e periodi;
• cifre e percentuali;
• indirizzi e dati di contatto;
• decisioni, punti d’azione e scadenze;
• tabelle e righe ripetute;
• immagini e allegati scelti.

Il controllo umano resta necessario

Il modulo è una compilazione preliminare. Controlla tutti i dati che possono avere conseguenze legali, finanziarie o organizzative prima di creare il documento Word.

Lavorare con campi ripetuti

Un modello può contenere elenchi o righe di tabella, ad esempio per punti all’ordine del giorno, partecipanti, prodotti o azioni. Nel modulo appaiono come elementi ripetuti. Controlla non solo il testo, ma anche:

• che ogni riga necessaria sia presente;
• che i valori siano nella colonna corretta;
• che le righe di esempio vuote siano state rimosse;
• che l’ordine sia logico.

Con molte righe spesso è più chiaro chiedere prima in chat una lista strutturata e poi far compilare il modulo.

Immagini nei modelli

Se un modello contiene un campo immagine, scegli un file tramite il gestore media. Il segnaposto impostato dall’amministratore in Word determina il più possibile posizione e dimensione nel documento finale.

Usa un’immagine con risoluzione sufficiente e ritaglio appropriato. Controlla il documento Word generato, perché il rapporto dell’immagine scelta può differire da quello del segnaposto.

Dati organizzativi compilati automaticamente

Alcuni campi sono riservati a informazioni che AI-Corporate conosce già, come nome organizzazione, indirizzo sede, nome account, indirizzo email o funzione. L’applicazione inserisce questi valori localmente. I dati personali e organizzativi reali non devono quindi essere generati dal modello linguistico.

Se un valore non è corretto, non modificare solo il documento attuale ma segnala anche all’amministratore che i dati sottostanti dell’account, della sede o dell’ambiente devono essere corretti.

Controllare il documento Word generato

Dopo la generazione puoi visualizzare e scaricare il file .docx. Apri il risultato in Word o in un programma compatibile e controlla:

• che tutti i campi siano stati sostituiti;
• che testi lunghi si adattino allo spazio disponibile;
• che le tabelle siano corrette su più pagine;
• che le immagini siano ben posizionate;
• che intestazioni, piè di pagina e numeri di pagina siano intatti;
• se il documento necessita di ulteriori modifiche manuali.

Poiché il risultato resta un documento Word, puoi effettuare correzioni redazionali o visive dopo la generazione.

Se un modello non è disponibile

• Controlla di essere connesso all’ambiente e alla sede corretti.
• Chiedi all’amministratore se il modello è attivo e disponibile per la tua sede.
• Aggiorna la pagina dopo che un amministratore ha aggiunto o modificato un modello.
• Usa temporaneamente un documento libero se non è richiesta la formattazione Word fissa.

Gli amministratori trovano in Gestire modelli documento come caricare modelli Word, impostare campi e gestire la disponibilità.

Guida alla scelta

Situazione	Scelta migliore
Il layout può essere progettato da AI-Corporate	Documento libero
Vuoi modificare iterativamente forma e testo	Documento libero
Vuoi creare una presentazione	Documento libero
L’organizzazione ha un layout Word obbligatorio	Modello documento
Il documento contiene campi fissi da compilare	Modello documento
Il risultato deve essere disponibile come .docx modificabile	Modello documento
Vuoi solo fare domande su file esistenti	Chat con documenti

Vedi anche Creare documenti in background per incarichi lunghi, file di origine, avanzamento, stile aziendale e font di esportazione.

File scaricabili nella chat normale

Chiedi in una chat normale un documento Word, PDF o PowerPoint. Il documento viene composto dalla conversazione disponibile e dalle tue ultime correzioni. Se vuoi mantenere testo esistente, chiedilo esplicitamente. Rimangono valide le limitazioni di contesto e privacy impostate.

La scheda documento sotto la risposta mostra prima l’avanzamento e poi Apri. Così apri l’anteprima esistente; lì puoi scaricare il file. Puoi scaricare lo stesso file più volte senza rigenerarlo. In caso di errore di download puoi riprovare. Il pulsante di esportazione esistente resta disponibile per esportare manualmente una risposta o conversazione scelta; lì scegli anche se includere l’intestazione.

Word, PDF e PowerPoint (.pptx) sono visualizzati in anteprima nell’app, anche per file privati. Usa Indietro e Avanti per scorrere pagine PDF o diapositive PowerPoint; con il focus sull’anteprima funzionano anche Pag Su, Pag Giù, Home e End. Il download salva il file originale. Se il caricamento fallisce, scegli Riprova.

PDF / PowerPoint: Zoom avanti / Zoom indietro (50–300%).

Nell’app mobile apri la stessa scheda documento. Usa i pulsanti zoom per testo piccolo. Su iOS e Android Download apre la finestra di condivisione/salvataggio del dispositivo; scegli lì l’app o la posizione di salvataggio desiderata. Indietro ti riporta alla conversazione originale.

Scaricare file di codice

Una risposta contiene blocchi di codice? Apri Esporta in quella risposta e scegli Download source-1.html (o altro file). Ogni blocco di codice viene scaricato separatamente, senza la spiegazione intorno. HTML, CSS, JavaScript, TypeScript, JSON, CSV, Python, XML, SVG e SQL ricevono la loro estensione; altri blocchi di codice ricevono .txt. Chiedi all’AI di indicare il linguaggio sopra ogni blocco. Controlla il codice prima di eseguirlo fuori dall’app. Modifica nomi file e riferimenti ad altri file se necessario. Il download viene salvato direttamente sul tuo dispositivo e non aggiunto a Gestione file.

Puoi anche scegliere direttamente Scarica accanto a Copia in un blocco di codice.