Opret dokumenter
Med Tekst til dokument kan du oprette et nyt dokument ud fra en chat. Du kan vælge mellem et frit designet dokument og en Word-skabelon, som din organisation har foruddefineret.
- Frit dokument — AI-Corporate laver indhold og layout som et nyt dokument eller en ny præsentation.
- Dokumentskabelon — AI-Corporate udfylder en fast Word-layout med forudindstillede felter.
Knappen Tekst til dokument findes ved valg af værktøj under chatfeltet. Når værktøjet er aktiveret, vises chatten til venstre og dokumentforhåndsvisningen eller skabelonformularen til højre.
Vælg frit dokument eller skabelon
Vælg et frit dokument, når layoutet ikke er fastlagt, du hurtigt vil lave et visuelt forslag, eller du ønsker at designe resultatet i flere trin med opfølgende prompts.
Vælg en dokumentskabelon, når organisationen allerede har en godkendt Word-layout, faste felter er nødvendige, eller slutresultatet skal være tilgængeligt som et redigerbart Word-dokument.
Hvis der ikke er aktive skabeloner til din miljø eller afdeling, starter Tekst til dokument direkte som frit dokument. Hvis der er skabeloner, vælger du ved start mellem Frit dokument og en af de tilgængelige skabeloner.
Opret et frit dokument
- Aktivér Tekst til dokument.
- Vælg Frit dokument, når AI-Corporate spørger om valg.
- Beskriv formålet, målgruppen, ønsket indhold og form.
- Gennemse den første version i forhåndsvisningen.
- Forbedr dokumentet med opfølgende prompts og annotationer.
- Eksportér den endelige version som PDF.
En god første opgave indeholder både indhold og form:
Lav et kundebrev om prisændringen pr. 1. juli. Skriv til eksisterende erhvervskunder, forklar årsagen kort og transparent, og afslut med kontaktinformation. Brug en rolig, professionel dokumentstil i stående format.
Dokument eller præsentation
Ved et frit dokument kan du vælge formål som Dokument eller Præsentation. Et dokument egner sig til breve, rapporter, forslag og instruktioner. En præsentation bruger et liggende layout med separate visuelle elementer, der kan fungere som slides.
Du kan blandt andet indstille:
- Retning — stående eller liggende;
- Logo — venstre, midt, højre eller intet logo;
- Logostørrelse — lille, normal eller stor;
- Stil — for eksempel erhvervsmæssig, moderne, rapport eller præsentation.
Hvis du ikke vælger indstillinger, forsøger AI-Corporate at udlede passende valg fra din prompt. Angiv derfor også vigtige rammebetingelser i opgaven.
Virksomhedsprofil og logo
Frie dokumenter bruger branding fra afdelingen eller miljøet. Hvis der ikke er sat egen branding op, bruger AI-Corporate standardvirksomhedsprofilen.
Vælg Intet logo, hvis dokumentet ikke må indeholde et logo. Kontroller før eksport, at det rigtige logo, ønsket retning og passende visuel stil er anvendt.
Versioner og opfølgende prompts
Hver succesfuld opfølgende prompt laver en ny dokumentversion. Via versionsbjælken ved siden af forhåndsvisningen kan du se tidligere versioner. Det gør det muligt at eksperimentere målrettet uden at miste en god tidligere version.
Brug opfølgende prompts, der beskriver én klar ændring:
Gør indledningen kortere, behold alle nævnte beløb, og sæt de tre fordele i en tabel.
Ændr kun afslutningen: gør den mere personlig og tilføj et klart næste skridt.
Kontrollér efter hver ændring, at fakta, tal og tidligere krav er bevaret.
Brug af annotationer
Med annotationer kan du i forhåndsvisningen præcist angive, hvilken del der skal ændres.
- Tænd for annotering i værktøjslinjen.
- Klik på det element, du vil give feedback på.
- Skriv ønsket ændring i kommentarfeltet, for eksempel ‘Gør dette afsnit mere kompakt og erstat punktlisten med tre korte kernepunkter’, og vælg Tilføj eller tryk Enter.
- Send. En ekstra prompt er ikke nødvendig; annotationerne udgør opgaven. Vil du også ændre noget i hele dokumentet, skriv det i inputfeltet.
Annotationer er især nyttige, når samme tekst eller samme type blok forekommer flere gange i dokumentet.
Tilføjelse af kildefiler
Du kan tilføje filer til dokumentprompten, for eksempel:
- en lydoptagelse af et møde;
- en PDF med baggrundsinformation;
- et eksisterende Word-dokument;
- et regneark med tal;
- billeder, der skal bruges i resultatet.
Forklar i prompten, hvilken rolle hver fil har. Angiv for eksempel, hvilken fil der er den faktiske kilde, hvilken fil kun er et eksempel, og hvilke billeder der faktisk skal med i resultatet.
Lav mødereferat baseret på optagelsen. Brug Word-filen kun som indholdsagenda og medtag beslutninger, ansvarlig og deadline i en tabel.
Eksport af frit dokument
Eksportér et frit dokument som PDF, når indhold og form er kontrolleret. PDF’en bruger den valgte retning og sideopsætning.
Kontrollér før eksport:
- navne, datoer, beløb og kildehenvisninger;
- sideskift og afbrudte tabeller;
- læsbarhed af tekst og billeder;
- den valgte virksomhedsprofil og logo;
- om midlertidige kommentarer og annotationer er behandlet.
Arbejde med dokumentskabeloner
En dokumentskabelon er en .docx-fil med fast layout og udfyldningsfelter. Administratoren opsætter skabelonen på forhånd. Som bruger vælger du skabelonen, angiver den indholdsmæssige opgave og kontrollerer den automatisk udfyldte formular, før Word-dokumentet oprettes.
Brug af en skabelon
- Aktivér Tekst til dokument.
- Vælg den ønskede skabelon baseret på titel, beskrivelse og type.
- Beskriv hvilket indhold dokumentet skal indeholde.
- Tilføj eventuelt kildefiler.
- Kontroller formularen, der udfyldes til højre på skærmen.
- Udfyld manglende felter og ret forkerte værdier.
- Generér dokumentet.
- Se eller download resultatet som redigerbart Word-dokument.
Det faste Word-layout er styrende. Formularen bestemmer, hvilket indhold der placeres på de indstillede steder i dokumentet.
Skriv en god skabelonprompt
Nævn information, der ikke fremgår automatisk af skabelonen eller de tilføjede filer. Angiv også, hvilken tone, udvælgelse eller sammenfatning du forventer.
Udfyld kundebrevet for Van Dijk Logistics. Emnet er den nye tilgængelighed uden for kontortid pr. 1. oktober. Skriv professionelt og beroligende, og begræns forklaringen til tre afsnit.
Lav mødereferat af den vedhæftede optagelse. Mødet hedder MT Service og fandt sted i dag. Medtag for hvert punkt ejer og deadline; marker feltet som ukendt, hvis det ikke fremgår af optagelsen.
Bed ikke AI om at finde på manglende fakta. Lad ukendte værdier stå tomme eller tydeligt som værdier, der skal kontrolleres.
Kontrol af formularen
AI udfylder skabelonfelter, når der er tilstrækkelig information. Det kan ske direkte efter første prompt eller efter et opfølgende spørgsmål. Du kan manuelt rette hvert felt, før du genererer dokumentet.
Kontrollér især:
- navne og funktioner;
- datoer og perioder;
- beløb og procenter;
- adresser og kontaktoplysninger;
- beslutninger, handlingspunkter og deadlines;
- tabeller og gentagne rækker;
- valgte billeder og bilag.
Formularen er et udkast. Kontrollér alle oplysninger, der kan have juridiske, økonomiske eller organisatoriske konsekvenser, før du opretter Word-dokumentet.
Arbejde med gentagne felter
En skabelon kan indeholde lister eller tabelrækker, for eksempel til dagsordenspunkter, deltagere, produkter eller handlingspunkter. I formularen vises disse som gentagne elementer. Kontrollér ikke kun teksten, men også:
- om alle nødvendige rækker er til stede;
- om værdierne står i den rigtige kolonne;
- om tomme eksemplarrækker er fjernet;
- om rækkefølgen er logisk.
Ved mange rækker er det ofte klarere først at bede om en struktureret liste i chatten og derefter lade formularen blive udfyldt.
Billeder i skabeloner
Hvis en skabelon indeholder et billedfelt, vælger du en fil via mediehåndteringen. Pladsholderen, som administrator har sat i Word, bestemmer så vidt muligt placering og størrelse i slutdokumentet.
Brug et billede med tilstrækkelig opløsning og passende beskæring. Kontrollér det genererede Word-dokument, da billedets proportioner kan afvige fra pladsholderens.
Automatisk udfyldte organisationsoplysninger
Nogle felter er reserveret til oplysninger, som AI-Corporate allerede kender, såsom organisationsnavn, afdelingsadresse, kontonavn, e-mailadresse eller funktion. Applikationen udfylder disse værdier lokalt. De faktiske person- og organisationsdata behøver derfor ikke at blive genereret af sprogmodellen.
Hvis en sådan værdi er forkert, ret da ikke kun det aktuelle dokument, men meld også til administrator, at de underliggende konto-, afdelings- eller miljødata skal korrigeres.
Kontrol af det genererede Word-dokument
Efter generering kan du se og downloade .docx-filen. Åbn resultatet i Word eller et kompatibelt program og kontrollér:
- at alle felter er erstattet;
- at lang tekst passer inden for den tilgængelige plads;
- at tabeller løber korrekt over sider;
- at billeder er korrekt placeret;
- at sidehoveder, sidefødder og sidetal er intakte;
- om dokumentet skal færdiggøres manuelt.
Da resultatet forbliver et Word-dokument, kan du efter generering stadig foretage redaktionelle eller visuelle rettelser.
Hvis en skabelon ikke er tilgængelig
- Kontrollér, at du er logget ind i det rigtige miljø og afdeling.
- Spørg administrator, om skabelonen er aktiv og tilgængelig for din afdeling.
- Opdater siden, efter en administrator har tilføjet eller ændret en skabelon.
- Brug midlertidigt et frit dokument, hvis fast Word-layout ikke er påkrævet.
Administratorer kan læse i Administrer dokumentskabeloner, hvordan de uploader Word-skabeloner, indstiller felter og styrer tilgængelighed.
Valghjælp
| Situation | Bedste valg |
|---|---|
| Layout må designes af AI-Corporate | Frit dokument |
| Du vil iterativt tilpasse form og tekst | Frit dokument |
| Du vil lave en præsentation | Frit dokument |
| Organisationen har et obligatorisk Word-layout | Dokumentskabelon |
| Dokumentet indeholder faste udfyldningsfelter | Dokumentskabelon |
Resultatet skal være tilgængeligt som redigerbar .docx | Dokumentskabelon |
| Du vil kun stille spørgsmål om eksisterende filer | Chat med dokumenter |
Se også Dokumenter oprettet i baggrunden for længere opgaver, kildefiler, fremdrift, virksomhedsprofil og eksportfont.
Downloadbare filer i almindelig chat
Bed i en almindelig chat om et Word-dokument, PDF eller PowerPoint. Dokumentet sammensættes ud fra den tilgængelige samtale og dine seneste rettelser. Vil du bevare eksisterende tekst, bed da eksplicit om det. De indstillede kontekst- og privatlivsgrænser gælder stadig.
Dokumentkortet under svaret viser først fremdrift og derefter Åbn. Det åbner den eksisterende forhåndsvisning; her kan du downloade filen. Du kan downloade samme fil igen uden at generere den på ny. Ved downloadfejl kan du prøve igen. Den eksisterende eksportknap forbliver tilgængelig for manuelt at eksportere et valgt svar eller samtale; her vælger du også, om overskriften skal medtages.
Word, PDF og PowerPoint (.pptx) vises i appen, også for private filer. Brug Forrige og Næste til at bladre i PDF-sider eller PowerPoint-slides; med fokus på forhåndsvisningen virker også Page Up, Page Down, Home og End. Download gemmer den oprindelige fil. Hvis indlæsning fejler, vælg Prøv igen.
PDF / PowerPoint: Zoom ind / Zoom ud (50–300%).
I mobilappen åbner du samme dokumentkort. Brug zoomknapper til lille tekst. På iOS og Android åbner Download del-/lagringsvinduet på din enhed; vælg her ønsket app eller lagringssted. Tilbage fører dig til den oprindelige samtale.
Download af kodefiler
Indeholder et svar kodeblokke? Åbn Eksportér ved det svar og vælg Download source-1.html (eller en anden fil). Hver kodeblok downloades separat, uden forklaringen omkring. HTML, CSS, JavaScript, TypeScript, JSON, CSV, Python, XML, SVG og SQL får deres egen filendelse; øvrige kodeblokke får .txt. Bed AI om at angive sproget over hver kodeblok. Kontrollér koden, før du kører den uden for appen. Ret filnavne og referencer til andre filer efter behov. Download gemmes direkte på din enhed og tilføjes ikke til Filhåndtering.
Du kan også vælge Download direkte ved siden af Kopier ved en kodeblok.