Lage dokumenter
Med Tekst til dokument lager du et nytt dokument fra en chat. Du kan velge mellom et fritt utformet dokument og en Word-mal som er forhåndsoppsatt av organisasjonen din.
- Fritt dokument — AI-Corporate lager innhold og formatering som et nytt dokument eller en ny presentasjon.
- Dokumentmal — AI-Corporate fyller ut en fast Word-layout med forhåndsdefinerte felt.
Knappen Tekst til dokument finnes under verktøyvalget under chatfeltet. Når verktøyet er aktivert, vises chatten til venstre og dokumentforhåndsvisningen eller malformularen til høyre.
Velge fritt dokument eller mal
Velg et fritt dokument når layouten ikke er fastlagt, du raskt vil lage et visuelt forslag, eller du ønsker å designe resultatet i flere trinn med oppfølgingsprompter.
Velg en dokumentmal når organisasjonen allerede har en godkjent Word-layout, faste felt er nødvendige, eller sluttresultatet må være tilgjengelig som et redigerbart Word-dokument.
Hvis det ikke finnes aktive maler for ditt miljø eller din avdeling, starter Tekst til dokument direkte som fritt dokument. Hvis det finnes maler, velger du ved oppstart mellom Fritt dokument og en av de tilgjengelige malene.
Lage et fritt dokument
- Aktiver Tekst til dokument.
- Velg Fritt dokument når AI-Corporate spør om valg.
- Beskriv formålet, målgruppen, ønsket innhold og form.
- Kontroller første versjon i forhåndsvisningen.
- Forbedre dokumentet med oppfølgingsprompter og annotasjoner.
- Eksporter den endelige versjonen som PDF.
En god første oppgave inneholder både innhold og form:
Lag et kundebrev om prisendringen fra 1. juli. Skriv for eksisterende bedriftskunder, forklar årsaken kort og transparent, og avslutt med kontaktinformasjon. Bruk en rolig, profesjonell dokumentstil i stående format.
Dokument eller presentasjon
For et fritt dokument kan du velge formål Dokument eller Presentasjon. Et dokument passer for brev, rapporter, forslag og instruksjoner. En presentasjon bruker en liggende layout med separate visuelle deler som kan fungere som lysbilder.
Du kan blant annet stille inn:
- Retning — stående eller liggende;
- Logo — venstre, midt, høyre eller ingen logo;
- Logostørrelse — liten, normal eller stor;
- Stil — for eksempel forretningsmessig, moderne, rapport eller presentasjon.
Hvis du ikke velger innstillinger, prøver AI-Corporate å utlede passende valg fra prompten din. Derfor bør du også nevne viktige rammebetingelser i oppgaven.
Profil og logo
Frie dokumenter bruker profileringen til avdelingen eller miljøet. Hvis ingen egen profil er satt, bruker AI-Corporate standardprofilen.
Velg Ingen logo hvis dokumentet ikke skal inneholde logo. Kontroller før eksport at riktig logo, ønsket retning og passende visuell stil er brukt.
Versjoner og oppfølgingsprompter
Hver vellykket oppfølgingsprompt lager en ny dokumentversjon. Via versjonslinjen ved siden av forhåndsvisningen kan du se tidligere versjoner. Dette gjør det mulig å eksperimentere målrettet uten å miste en god tidligere versjon.
Bruk oppfølgingsprompter som beskriver én tydelig endring:
Gjør innledningen kortere, behold alle nevnte beløp og sett de tre fordelene i en tabell.
Endre bare avslutningen: gjør den mer personlig og legg til et tydelig neste steg.
Kontroller etter hver endring at fakta, tall og tidligere krav er bevart.
Bruke annotasjoner
Med annotasjoner peker du i forhåndsvisningen nøyaktig på hvilken del som skal endres.
- Slå på annotering i verktøylinjen.
- Klikk på delen du vil gi tilbakemelding på.
- Skriv ønsket endring i kommentarfeltet, for eksempel «Gjør denne blokken mer kompakt og erstatt punktlisten med tre korte kjernepunkter», og velg Legg til eller trykk Enter.
- Send. En ekstra prompt er ikke nødvendig; annotasjonene er da oppgaven. Vil du også endre noe i hele dokumentet, skriv det i inndatafeltet.
Annotasjoner er spesielt nyttige når samme tekst eller samme type blokk forekommer flere ganger i dokumentet.
Legge til kildefiler
Du kan legge til filer i dokumentprompten, for eksempel:
- et lydopptak av et møte;
- en PDF med bakgrunnsinformasjon;
- et eksisterende Word-dokument;
- et regneark med tall;
- bilder som skal brukes i resultatet.
Forklar i prompten hvilken rolle hver fil har. Nevn for eksempel hvilken fil som er den faktiske kilden, hvilken fil som bare er et eksempel, og hvilke bilder som faktisk skal med i resultatet.
Lag møtereferat basert på opptaket. Bruk Word-filen bare som innholdsmessig agenda og ta med beslutninger, ansvarlig og frist i en tabell.
Eksportere et fritt dokument
Eksporter et fritt dokument som PDF når innhold og form er kontrollert. PDF-en bruker valgt retning og sideoppsett.
Kontroller før eksport:
- navn, datoer, beløp og kildehenvisninger;
- sideskift og avbrutte tabeller;
- lesbarhet av tekst og bilder;
- valgt profil og logo;
- at midlertidige kommentarer og annotasjoner er behandlet.
Arbeide med dokumentmaler
En dokumentmal er en .docx-fil med fast formatering og utfyllingsfelt. Administrator setter opp malen på forhånd. Som bruker velger du malen, gir den innholdsmessige oppgaven og kontrollerer det automatisk utfylte skjemaet før Word-dokumentet lages.
Bruke en mal
- Aktiver Tekst til dokument.
- Velg ønsket mal basert på tittel, beskrivelse og type.
- Beskriv hvilket innhold dokumentet skal inneholde.
- Legg til kildefiler om nødvendig.
- Kontroller skjemaet som fylles ut til høyre på skjermen.
- Fyll ut manglende felt og korriger feil verdier.
- Generer dokumentet.
- Se på eller last ned resultatet som redigerbart Word-dokument.
Den faste Word-formateringen er ledende. Skjemaet bestemmer hvilket innhold som havner på de forhåndsinnstilte stedene i dokumentet.
Skrive en god malprompt
Nevn informasjon som ikke fremgår automatisk av malen eller de vedlagte filene. Oppgi også hvilken tone, utvalg eller oppsummering du forventer.
Fyll ut kundebrevet for Van Dijk Logistics. Emnet er den nye tilgjengeligheten utenfor kontortid fra 1. oktober. Skriv profesjonelt og beroligende, og begrens forklaringen til tre avsnitt.
Lag møtereferat fra vedlagte opptak. Møtet heter MT Tjenesteyting og fant sted i dag. Ta med eier og frist for hvert aksjonspunkt; merk feltet som ukjent hvis dette ikke fremgår av opptaket.
Ikke be AI om å finne på manglende fakta. La ukjente verdier stå tomme eller gjenkjennelige som verdier som må kontrolleres.
Kontrollere skjemaet
AI fyller malfelt så snart tilstrekkelig informasjon er tilgjengelig. Det kan skje direkte etter første prompt eller etter et oppfølgingsspørsmål. Du kan endre hvert felt manuelt før du genererer dokumentet.
Kontroller spesielt:
- navn og stillinger;
- datoer og perioder;
- beløp og prosenter;
- adresser og kontaktopplysninger;
- beslutninger, aksjonspunkter og frister;
- tabeller og gjentakende rader;
- valgte bilder og vedlegg.
Skjemaet er et utkast. Kontroller alle data som kan ha juridiske, økonomiske eller organisatoriske konsekvenser før du lager Word-dokumentet.
Arbeide med gjentakende felt
En mal kan inneholde lister eller tabellrader, for eksempel for agendapunkter, deltakere, produkter eller aksjonspunkter. I skjemaet vises disse som gjentakende elementer. Kontroller ikke bare teksten, men også:
- at hver nødvendig rad er til stede;
- at verdier står i riktig kolonne;
- at tomme eksemplarrader er fjernet;
- at rekkefølgen er logisk.
Ved mange rader er det ofte tydeligere å først be om en strukturert liste i chatten og deretter la skjemaet fylles ut.
Bilder i maler
Hvis en mal inneholder et bilde-felt, velger du en fil via mediehåndtereren. Plassholderen som administrator har satt i Word, bestemmer så langt som mulig posisjon og størrelse i sluttresultatet.
Bruk et bilde med tilstrekkelig oppløsning og passende utsnitt. Kontroller det genererte Word-dokumentet, fordi forholdet til det valgte bildet kan avvike fra plassholderen.
Automatisk utfylte organisasjonsdata
Noen felt er reservert for informasjon AI-Corporate allerede kjenner, som organisasjonsnavn, avdelingsadresse, kontonavn, e-postadresse eller stilling. Applikasjonen fyller disse verdiene lokalt. De faktiske personopplysningene og organisasjonsdataene trenger derfor ikke genereres av språkmodellen.
Hvis en slik verdi er feil, endre ikke bare det nåværende dokumentet, men meld også til administrator at underliggende konto-, avdelings- eller miljødata må korrigeres.
Kontrollere det genererte Word-dokumentet
Etter generering kan du se på og laste ned .docx-filen. Åpne resultatet i Word eller et kompatibelt program og kontroller:
- at alle felt er erstattet;
- at lang tekst passer innenfor tilgjengelig plass;
- at tabeller går korrekt over sider;
- at bilder er riktig plassert;
- at topp- og bunntekster og sidetall er intakte;
- om dokumentet må ferdigstilles manuelt.
Siden resultatet fortsatt er et Word-dokument, kan du gjøre redaksjonelle eller visuelle korrigeringer etter generering.
Hvis en mal ikke er tilgjengelig
- Kontroller at du er logget inn i riktig miljø og avdeling.
- Spør administrator om malen er aktiv og tilgjengelig for din avdeling.
- Oppdater siden etter at en administrator har lagt til eller endret en mal.
- Bruk midlertidig et fritt dokument hvis fast Word-layout ikke er påkrevd.
Administratorer kan lese i Administrere dokumentmaler hvordan de laster opp Word-maler, setter opp felt og administrerer tilgjengelighet.
Valghjelp
| Situasjon | Beste valg |
|---|---|
| Layout kan designes av AI-Corporate | Fritt dokument |
| Du vil iterativt justere form og tekst | Fritt dokument |
| Du vil lage en presentasjon | Fritt dokument |
| Organisasjonen har en obligatorisk Word-layout | Dokumentmal |
| Dokumentet inneholder faste utfyllingsfelt | Dokumentmal |
Resultatet må være tilgjengelig som redigerbar .docx | Dokumentmal |
| Du vil bare stille spørsmål om eksisterende filer | Chat med dokumenter |
Se også Lage dokumenter i bakgrunnen for lengre oppgaver, kildefiler, fremdrift, profil og eksportfont.
Nedlastbare filer i vanlig chat
Be i en vanlig chat om et Word-dokument, PDF eller PowerPoint. Dokumentet settes sammen av tilgjengelig samtale og dine siste korrigeringer. Vil du beholde eksisterende tekst, be om det eksplisitt. De innstilte kontekst- og personvernbegrensningene gjelder fortsatt.
Dokumentkortet under svaret viser først fremdrift og deretter Åpne. Dette åpner eksisterende forhåndsvisning; der kan du laste ned filen. Du kan laste ned samme fil på nytt uten å lage den på nytt. Ved nedlastingsfeil kan du prøve igjen. Den eksisterende eksportknappen er fortsatt tilgjengelig for å eksportere et valgt svar eller samtale manuelt; der velger du også om topptekst skal inkluderes.
Word, PDF og PowerPoint (.pptx) forhåndsvises i appen, også for private filer. Bruk Forrige og Neste for å bla gjennom PDF-sider eller PowerPoint-lysbilder; med fokus på forhåndsvisningen fungerer også Page Up, Page Down, Home og End. Nedlasting lagrer den opprinnelige filen. Hvis lasting mislykkes, velg Prøv igjen.
PDF / PowerPoint: Zoom inn / Zoom ut (50–300%).
I mobilappen åpner du samme dokumentkort. Bruk zoomknappene for liten tekst. På iOS og Android åpner Nedlasting delings-/lagringsvinduet på enheten; velg ønsket app eller lagringssted der. Tilbake tar deg til opprinnelig samtale.
Laste ned kodefiler
Inneholder et svar kodeblokker? Åpne Eksporter ved det svaret og velg Last ned source-1.html (eller en annen fil). Hver kodeblokk lastes ned separat, uten forklaringen rundt. HTML, CSS, JavaScript, TypeScript, JSON, CSV, Python, XML, SVG og SQL får sin egen filendelse; andre kodeblokker får .txt. Be AI om å angi språket over hver kodeblokk. Kontroller koden før du kjører den utenfor appen. Juster filnavn og referanser til andre filer om nødvendig. Nedlastingen lagres direkte på enheten din og legges ikke til i Filbehandling.
Du kan også velge Last ned rett ved siden av Kopier ved en kodeblokk.