Belgeler oluşturma
Metin'den belgeye aracıyla bir sohbetten yeni bir belge oluşturabilirsiniz. Örgütünüzün önceden yapılandırdığı serbest tasarım bir belge veya bir Word şablonu arasında seçim yapabilirsiniz.
- Serbest belge — AI-Corporate içeriği ve biçimlendirmeyi yeni bir belge veya sunum olarak oluşturur.
- Belge şablonu — AI-Corporate önceden ayarlanmış alanlarla sabit bir Word düzenini doldurur.
Metin'den belgeye düğmesi, sohbet alanının altındaki araç seçiminde bulunur. Araç etkinleştirildiğinde, solda sohbet, sağda belge önizlemesi veya şablon formu görünür.
Serbest belge veya şablon seçimi
Düzen henüz belirlenmemişse, hızlıca görsel bir öneri oluşturmak istiyorsanız veya sonucu birden fazla adımda takip eden istemlerle tasarlamak istiyorsanız Serbest belge seçin.
Örgütün onaylanmış bir Word düzeni varsa, sabit alanlara ihtiyaç duyuluyorsa veya nihai sonuç düzenlenebilir Word belgesi olarak sunulacaksa Belge şablonu seçin.
Ortamınız veya şubeniz için aktif şablon yoksa, Metin'den belgeye doğrudan serbest belge olarak başlar. Şablonlar varsa, başlangıçta Serbest belge veya mevcut şablonlardan birini seçersiniz.
Serbest belge oluşturma
- Metin'den belgeye aracını etkinleştirin.
- AI-Corporate seçim istediğinde Serbest belgeyi seçin.
- Amacı, hedef kitleyi, istenen içeriği ve biçimi açıklayın.
- Önizlemede ilk sürümü kontrol edin.
- Takip eden istemlerle ve açıklamalarla belgeyi geliştirin.
- Nihai sürümü PDF olarak dışa aktarın.
İyi bir ilk görev hem içerik hem de biçim içerir:
1 Temmuz itibarıyla fiyat değişikliği hakkında bir müşteri mektubu oluştur. Mevcut kurumsal müşterilere yaz, nedeni kısa ve şeffaf şekilde açıkla ve iletişim bilgileriyle bitir. Dingin, profesyonel bir belge stili kullan ve dikey formatta hazırla.
Belge veya sunum
Serbest belgede amaç olarak Belge veya Sunum seçebilirsiniz. Belge mektuplar, raporlar, teklifler ve talimatlar için uygundur. Sunum ise yatay düzen kullanır ve ayrı görsel bölümler slayt olarak hizmet verebilir.
Aşağıdakiler gibi ayarlar yapabilirsiniz:
- Yön — dikey veya yatay;
- Logo — sol, orta, sağ veya logo yok;
- Logo boyutu — küçük, normal veya büyük;
- Stil — örneğin kurumsal, modern, rapor veya sunum.
Hiçbir ayar seçmezseniz, AI-Corporate uygun seçimleri isteminizden çıkarmaya çalışır. Önemli koşulları görevde belirtin.
Kurumsal kimlik ve logo
Serbest belgeler şube veya ortamın markalamasını kullanır. Kendi markalama ayarlanmadıysa AI-Corporate varsayılan kurumsal kimliği kullanır.
Belgede logo olmaması gerekiyorsa Logo yok seçin. Dışa aktarmadan önce doğru logo, istenen yön ve uygun görsel stilin uygulandığını kontrol edin.
Sürümler ve takip eden istemler
Her başarılı takip istemi yeni bir belge sürümü oluşturur. Önizlemenin yanındaki sürüm çubuğundan önceki sürümleri görebilirsiniz. Bu, önceki iyi bir sürümü kaybetmeden hedefli denemeler yapmayı sağlar.
Tek bir net değişikliği tanımlayan takip istemleri kullanın:
Girişi kısalt, belirtilen tüm tutarları koru ve üç avantajı bir tabloya yerleştir.
Sadece kapanışı değiştir: daha kişisel yap ve net bir sonraki adım ekle.
Her değişiklikten sonra gerçeklerin, sayıların ve önceki gereksinimlerin korunduğunu kontrol edin.
Açıklamalar kullanma
Açıklamalarla önizlemede hangi bölümün değişmesi gerektiğini tam olarak gösterebilirsiniz.
- Araç çubuğunda açıklamayı açın.
- Geri bildirim vermek istediğiniz bölüme tıklayın.
- Yorum alanına istediğiniz değişikliği yazın, örneğin ‘Bu bloğu daha kompakt yap ve madde işaretlerini üç kısa ana noktaya değiştir’, ardından Ekleyi seçin veya Enter'a basın.
- Gönderin. Ek bir istem gerekmez; açıklamalar görev olur. Tüm belgeyi değiştirmek istiyorsanız bunu giriş alanına yazın.
Açıklamalar, aynı metin veya blok türü belgede birden çok kez geçtiğinde özellikle faydalıdır.
Kaynak dosyalar ekleme
Belge istemine aşağıdakiler gibi dosyalar ekleyebilirsiniz:
- bir toplantı ses kaydı;
- arka plan bilgisi içeren PDF;
- mevcut bir Word belgesi;
- sayısal veriler içeren bir elektronik tablo;
- sonuçta kullanılacak resimler.
İstemde her dosyanın rolünü açıklayın. Örneğin hangi dosyanın gerçek kaynak olduğunu, hangisinin sadece örnek olduğunu ve hangi resimlerin gerçekten sonuçta yer alacağını belirtin.
Kayda dayanarak toplantı tutanakları oluştur. Word dosyasını sadece içerik ajandası olarak kullan ve kararları, sorumluları ve son tarihleri bir tabloda göster.
Serbest belgeyi dışa aktarma
İçerik ve biçim kontrol edildikten sonra serbest belgeyi PDF olarak dışa aktarın. PDF seçilen yön ve sayfa düzenini kullanır.
Dışa aktarmadan önce kontrol edin:
- isimler, tarihler, tutarlar ve kaynak referansları;
- sayfa sonları ve bölünmüş tablolar;
- metin ve resimlerin okunabilirliği;
- seçilen kurumsal kimlik ve logo;
- geçici yorumlar ve açıklamaların işlenip işlenmediği.
Belge şablonları ile çalışma
Belge şablonu, sabit biçimlendirme ve doldurulabilir alanlar içeren .docx dosyasıdır. Yöneticiler şablonu önceden ayarlar. Kullanıcı şablonu seçer, içerik görevini verir ve otomatik doldurulan formu kontrol eder, ardından Word belgesi oluşturulur.
Şablon kullanma
- Metin'den belgeye aracını açın.
- Başlık, açıklama ve türüne göre istediğiniz şablonu seçin.
- Belgenin içeriğini açıklayın.
- Gerekirse kaynak dosyalar ekleyin.
- Sağda doldurulan formu kontrol edin.
- Eksik alanları tamamlayın ve yanlış değerleri düzeltin.
- Belgeyi oluşturun.
- Sonucu düzenlenebilir Word belgesi olarak görüntüleyin veya indirin.
Sabit Word biçimlendirmesi önceliklidir. Form, içeriğin belgede ayarlanmış yerlere gelmesini sağlar.
İyi bir şablon istemi yazma
Şablon veya eklenen dosyalardan otomatik çıkmayan bilgileri belirtin. Beklenen ton, seçim veya özetlemeyi de açıklayın.
Van Dijk Logistics için müşteri mektubunu doldur. Konu, 1 Ekim itibarıyla mesai dışı yeni ulaşılabilirlik. Profesyonel ve güven verici yaz, açıklamayı üç paragrafla sınırla.
Ekli kayda dayanarak MT Hizmetler toplantı tutanakları oluştur. Toplantı bugün yapıldı. Her eylem maddesi için sorumlu ve son tarihi al; kayıtta yoksa alanı bilinmiyor olarak işaretle.
AI'dan eksik gerçekleri uydurmasını istemeyin. Bilinmeyen değerleri boş veya kontrol edilmesi gereken olarak bırakın.
Formu kontrol etme
AI, yeterli bilgi olduğunda şablon alanlarını doldurur. Bu ilk istemden sonra veya takip sorusuyla olabilir. Belgeyi oluşturmadan önce her alanı manuel değiştirebilirsiniz.
Özellikle kontrol edin:
- isimler ve görevler;
- tarihler ve dönemler;
- tutarlar ve yüzdeler;
- adresler ve iletişim bilgileri;
- kararlar, eylem maddeleri ve son tarihler;
- tablolar ve tekrarlayan satırlar;
- seçilen resimler ve ekler.
Form taslak bir doldurmadır. Word belgesini oluşturmadan önce yasal, finansal veya organizasyonel sonuçları olabilecek tüm verileri kontrol edin.
Tekrarlayan alanlarla çalışma
Şablon, gündem maddeleri, katılımcılar, ürünler veya eylem maddeleri için listeler veya tablo satırları içerebilir. Formda bunlar tekrarlayan öğeler olarak görünür. Sadece metni değil, ayrıca:
- her gerekli satırın varlığını;
- değerlerin doğru sütunda olup olmadığını;
- boş örnek satırların silinip silinmediğini;
- sıralamanın mantıklı olup olmadığını kontrol edin.
Çok sayıda satır varsa, önce sohbetten yapılandırılmış bir liste istemek ve sonra formu doldurmak genellikle daha anlaşılırdır.
Şablonlarda resimler
Şablon bir resim alanı içeriyorsa, medya yöneticisi aracılığıyla bir dosya seçersiniz. Yöneticinin Word'de ayarladığı yer tutucu, mümkün olduğunca son belgedeki konum ve boyutu belirler.
Yeterli çözünürlükte ve uygun kırpılmış bir resim kullanın. Seçilen resmin oranı yer tutucudan farklı olabilir, bu yüzden oluşturulan Word belgesini kontrol edin.
Otomatik doldurulan organizasyon bilgileri
Bazı alanlar AI-Corporate'in zaten bildiği bilgiler için ayrılmıştır; örneğin organizasyon adı, şube adresi, hesap adı, e-posta veya görev. Uygulama bu değerleri yerel olarak doldurur. Gerçek kişisel ve organizasyon bilgileri dil modeli tarafından oluşturulmaz.
Bu tür bir değer yanlışsa, sadece mevcut belgeyi değiştirmeyin, aynı zamanda yöneticiye hesap, şube veya ortam bilgilerinin düzeltilmesi gerektiğini bildirin.
Oluşturulan Word belgesini kontrol etme
Oluşturduktan sonra .docx dosyasını görüntüleyip indirebilirsiniz. Sonucu Word veya uyumlu bir programda açın ve kontrol edin:
- tüm alanların değişip değişmediğini;
- uzun metnin mevcut alana sığıp sığmadığını;
- tabloların sayfalar arasında doğru bölünüp bölünmediğini;
- resimlerin doğru yerleştirilip yerleştirilmediğini;
- üstbilgi, altbilgi ve sayfa numaralarının sağlamlığını;
- belgenin manuel olarak daha fazla düzenlenip düzenlenmeyeceğini.
Sonuç bir Word belgesi olduğundan, oluşturduktan sonra redaksiyon veya görsel düzeltmeler yapabilirsiniz.
Şablon yoksa
- Doğru ortam ve şubede oturum açtığınızdan emin olun.
- Yöneticiye şablonun aktif ve şubeniz için kullanılabilir olup olmadığını sorun.
- Yönetici şablon ekleyip değiştirdikten sonra sayfayı yenileyin.
- Sabit Word biçimlendirmesi gerekmezse geçici olarak serbest belge kullanın.
Yöneticiler Belge şablonlarını yönetme bölümünde Word şablonlarını nasıl yükleyeceklerini, alanları ayarlayacaklarını ve kullanılabilirliği yöneteceklerini öğrenir.
Seçim yardımı
| Durum | En iyi seçim |
|---|---|
| Düzen AI-Corporate tarafından tasarlansın | Serbest belge |
| Biçim ve metni yinelemeli olarak değiştirmek istiyorsunuz | Serbest belge |
| Sunum oluşturmak istiyorsunuz | Serbest belge |
| Örgütün zorunlu Word biçimlendirmesi var | Belge şablonu |
| Belge sabit doldurulabilir alanlar içeriyor | Belge şablonu |
Sonuç düzenlenebilir .docx olarak olmalı | Belge şablonu |
| Sadece mevcut dosyalar hakkında soru sormak istiyorsunuz | Belgelerle sohbet |
Daha uzun görevler, kaynak dosyalar, ilerleme, kurumsal kimlik ve dışa aktarma yazı tipi için bkz. Arka planda belge oluşturma.
Normal sohbette indirilebilir dosyalar
Normal bir sohbette Word, PDF veya PowerPoint isteyin. Belge mevcut konuşma ve son düzeltmelerden derlenir. Mevcut metni korumak istiyorsanız bunu açıkça belirtin. Ayarlanmış bağlam ve gizlilik sınırları geçerlidir.
Yanıt altındaki belge kartı önce ilerlemeyi, sonra Aç seçeneğini gösterir. Bu mevcut önizlemeyi açar; oradan dosyayı indirebilirsiniz. Aynı dosyayı yeniden oluşturmak zorunda kalmadan tekrar indirebilirsiniz. İndirme hatası olursa tekrar deneyin. Mevcut dışa aktarma düğmesi seçilen yanıtı veya sohbeti manuel dışa aktarmak için kullanılmaya devam eder; burada başlık dahil edilip edilmeyeceğini seçersiniz.
Word, PDF ve PowerPoint (.pptx) uygulamada önizlenir, özel dosyalarda da. PDF sayfaları veya PowerPoint slaytları arasında gezinmek için Önceki ve Sonraki kullanın; önizlemeye odaklanırken Page Up, Page Down, Home ve End de çalışır. İndirme orijinal dosyayı kaydeder. Yükleme başarısız olursa Tekrar dene seçin.
PDF / PowerPoint: Yakınlaştır / Uzaklaştır (%50–300).
Mobil uygulamada aynı belge kartını açarsınız. Küçük metin için yakınlaştırma düğmelerini kullanın. iOS ve Android'de İndir, cihazınızın paylaşım/depolama penceresini açar; orada istediğiniz uygulamayı veya depolama konumunu seçin. Geri, sizi orijinal sohbete götürür.
Kod dosyalarını indirme
Yanıt kod blokları içeriyorsa, o yanıtın Dışa aktar bölümünü açın ve Download source-1.html (veya başka bir dosya) seçin. Her kod bloğu ayrı indirilir, açıklamalar olmadan. HTML, CSS, JavaScript, TypeScript, JSON, CSV, Python, XML, SVG ve SQL kendi uzantılarını alır; diğer kod blokları .txt olur. AI'dan her kod bloğunun üstüne dil belirtmesini isteyin. Kodu uygulama dışına almadan önce kontrol edin. Gerekirse dosya adlarını ve diğer dosyalara referansları değiştirin. İndirme cihazınıza doğrudan kaydedilir, Dosya Yöneticisine eklenmez.
Kod bloğunun yanında Kopyala yanında doğrudan İndir seçeneğini de kullanabilirsiniz.