Crearea documentelor

Cu Text în document creezi un document nou dintr-un chat. Poți alege între un document liber conceput și un șablon Word configurat anterior de organizația ta.

• Document liber — AI-Corporate creează conținutul și formatul ca un document nou sau o prezentare nouă.
• Șablon document — AI-Corporate completează un format fix Word cu câmpuri presetate.

Butonul Text în document se află lângă alegerea uneltei sub câmpul de chat. Când unealta este activată, în stânga apare chatul, iar în dreapta previzualizarea documentului sau formularul șablonului.

Alegerea între document liber sau șablon

Alege un document liber când formatul nu este încă stabilit, dorești să faci rapid o propunere vizuală sau vrei să proiectezi rezultatul în mai mulți pași cu prompturi ulterioare.

Alege un șablon document când organizația are deja un format Word aprobat, sunt necesare câmpuri fixe sau rezultatul final trebuie să fie disponibil ca document Word editabil.

Dacă nu există șabloane active pentru mediul sau locația ta, Text în document pornește direct ca document liber. Dacă există șabloane, la început alegi între Document liber și unul dintre șabloanele disponibile.

Crearea unui document liber

1. Activează Text în document.
2. Alege Document liber când AI-Corporate îți cere o alegere.
3. Descrie scopul, publicul țintă, conținutul dorit și forma.
4. Verifică prima versiune în previzualizare.
5. Îmbunătățește documentul cu prompturi ulterioare și adnotări.
6. Exportă versiunea finală ca PDF.

O comandă bună inițială conține atât conținut, cât și formă:

Creează o scrisoare pentru clienți despre modificarea prețului începând cu 1 iulie. Scrie pentru clienți de afaceri existenți, explică motivul pe scurt și transparent și încheie cu informații de contact. Folosește un stil documentar calm, profesional, în format portret.

Document sau prezentare

Pentru un document liber poți alege ca scop Document sau Prezentare. Un document este potrivit pentru scrisori, rapoarte, propuneri și instrucțiuni. O prezentare folosește un format pe orizontală cu părți vizuale separate care pot servi ca slide-uri.

Poți seta, printre altele:

• Orientare — portret sau peisaj;
• Logo — stânga, centru, dreapta sau fără logo;
• Dimensiune logo — mic, normal sau mare;
• Stil — de exemplu business, modern, raport sau prezentare.

Dacă nu alegi setări, AI-Corporate încearcă să deducă alegeri potrivite din promptul tău. Menționează deci condițiile importante și în comandă.

Identitate vizuală și logo

Documentele libere folosesc brandingul locației sau mediului. Dacă nu este setat un branding propriu, AI-Corporate folosește stilul standard.

Alege Fără logo dacă documentul nu trebuie să conțină logo. Verifică înainte de export dacă logo-ul corect, orientarea dorită și stilul vizual potrivit au fost aplicate.

Versiuni și prompturi ulterioare

Fiecare prompt ulterior reușit creează o versiune nouă a documentului. Prin bara de versiuni lângă previzualizare poți vedea versiunile anterioare. Astfel poți experimenta țintit fără să pierzi o versiune bună anterioară.

Folosește prompturi ulterioare care descriu o singură modificare clară:

Scurtează introducerea, păstrează toate sumele menționate și pune cele trei avantaje într-un tabel.

Schimbă doar încheierea: fă-o mai personală și adaugă un pas clar următor.

Verifică după fiecare modificare dacă faptele, cifrele și cerințele anterioare au fost păstrate.

Utilizarea adnotărilor

Cu adnotările indici exact în previzualizare ce parte trebuie schimbată.

1. Activează adnotările în bara de instrumente.
2. Dă clic pe partea la care vrei să oferi feedback.
3. Scrie în câmpul de comentarii modificarea dorită, de exemplu „Fă acest bloc mai compact și înlocuiește lista cu trei puncte cheie scurte”, apoi alege Adaugă sau apasă Enter.
4. Trimite. Nu este nevoie de un prompt suplimentar; adnotările sunt comanda. Dacă vrei să schimbi ceva în tot documentul, scrie asta în câmpul de introducere.

Adnotările sunt mai ales utile când același text sau tip de bloc apare de mai multe ori în document.

Adăugarea fișierelor sursă

Poți adăuga fișiere la promptul documentului, de exemplu:

• o înregistrare audio a unei ședințe;
• un PDF cu informații de fundal;
• un document Word existent;
• un tabel cu cifre;
• imagini care trebuie folosite în rezultat.

Explică în prompt rolul fiecărui fișier. De exemplu, menționează care fișier este sursa efectivă, care este doar exemplu și ce imagini trebuie să apară în rezultat.

Creează procesul-verbal al ședinței pe baza înregistrării. Folosește fișierul Word doar ca agendă conținut și include deciziile, responsabilul și termenul limită într-un tabel.

Exportarea unui document liber

Exportă un document liber ca PDF când conținutul și forma au fost verificate. PDF-ul folosește orientarea și formatul paginii alese.

Verifică înainte de export:

• nume, date, sume și referințe sursă;
• schimbări de pagină și tabele întrerupte;
• lizibilitatea textului și imaginilor;
• stilul ales și logo-ul;
• dacă comentariile temporare și adnotările au fost procesate.

Lucrul cu șabloane document

Un șablon document este un fișier .docx cu format fix și câmpuri de completat. Administratorul configurează șablonul în prealabil. Ca utilizator alegi șablonul, dai comanda de conținut și verifici formularul completat automat înainte de a crea documentul Word.

Utilizarea unui șablon

1. Activează Text în document.
2. Alege șablonul dorit după titlu, descriere și tip.
3. Descrie ce conținut trebuie să conțină documentul.
4. Adaugă fișiere sursă dacă este necesar.
5. Verifică formularul completat în partea dreaptă.
6. Completează câmpurile lipsă și corectează valorile incorecte.
7. Generează documentul.
8. Vizualizează sau descarcă rezultatul ca document Word editabil.

Formatul fix Word rămâne conducător. Formularul determină ce conținut ajunge în locurile setate din document.

Scrierea unui prompt bun pentru șablon

Menționează informații care nu reies automat din șablon sau fișierele adăugate. Indică și tonul, selecția sau rezumatul așteptat.

Completează scrisoarea pentru clientul Van Dijk Logistics. Subiectul este noua accesibilitate în afara orelor de birou începând cu 1 octombrie. Scrie profesional și liniștitor și limitează explicația la trei paragrafe.

Creează procesul-verbal al ședinței din înregistrarea atașată. Ședința se numește MT Dienstverlening și a avut loc astăzi. Include pentru fiecare punct de acțiune proprietarul și termenul limită; marchează câmpul ca necunoscut dacă nu reiese din înregistrare.

Nu cere AI să inventeze fapte lipsă. Lasă valorile necunoscute goale sau clar ca valori de verificat.

Verificarea formularului

AI completează câmpurile șablonului când are suficiente informații. Acest lucru poate fi imediat după primul prompt sau după o întrebare ulterioară. Poți modifica manual orice câmp înainte de a genera documentul.

Verifică în special:

• nume și funcții;
• date și perioade;
• sume și procente;
• adrese și date de contact;
• decizii, puncte de acțiune și termene limită;
• tabele și rânduri repetitive;
• imagini și atașamente alese.

Verificarea umană rămâne necesară

Formularul este o completare de concept. Verifică toate datele care pot avea consecințe juridice, financiare sau organizaționale înainte de a crea documentul Word.

Lucrul cu câmpuri repetitive

Un șablon poate conține liste sau rânduri de tabel, de exemplu pentru puncte de agendă, participanți, produse sau puncte de acțiune. În formular acestea apar ca elemente repetitive. Verifică nu doar textul, ci și:

• dacă fiecare rând necesar este prezent;
• dacă valorile sunt în coloana corectă;
• dacă rândurile exemplu goale au fost eliminate;
• dacă ordinea este logică.

La multe rânduri este adesea mai clar să ceri mai întâi în chat o listă structurată și apoi să completezi formularul.

Imagini în șabloane

Dacă un șablon conține un câmp de imagine, alegi un fișier prin managerul media. Placeholder-ul setat de administrator în Word determină cât mai mult poziția și dimensiunea în documentul final.

Folosește o imagine cu rezoluție suficientă și decupaj potrivit. Verifică documentul Word generat, deoarece proporția imaginii alese poate diferi de cea a placeholder-ului.

Date organizaționale completate automat

Unele câmpuri sunt rezervate pentru informații pe care AI-Corporate le cunoaște deja, cum ar fi numele organizației, adresa locației, numele contului, adresa de email sau funcția. Aplicația completează aceste valori local. Datele reale personale și organizaționale nu trebuie astfel generate de modelul lingvistic.

Dacă o astfel de valoare este incorectă, nu modifica doar documentul curent, ci raportează și administratorului că datele contului, locației sau mediului trebuie corectate.

Verificarea documentului Word generat

După generare poți vizualiza și descărca fișierul .docx. Deschide rezultatul în Word sau un program compatibil și verifică:

• dacă toate câmpurile au fost înlocuite;
• dacă textul lung încape în spațiul disponibil;
• dacă tabelele sunt corect împărțite pe pagini;
• dacă imaginile sunt bine plasate;
• dacă antetele, subsolurile și numerele de pagină sunt intacte;
• dacă documentul trebuie prelucrat manual suplimentar.

Pentru că rezultatul rămâne un document Word, poți face corecturi editoriale sau vizuale după generare.

Dacă un șablon nu este disponibil

• Verifică dacă ești autentificat în mediul și locația corectă.
• Întreabă administratorul dacă șablonul este activ și disponibil pentru locația ta.
• Reîncarcă pagina după ce un administrator a adăugat sau modificat un șablon.
• Folosește temporar un document liber dacă formatul fix Word nu este necesar.

Administratorii găsesc în Gestionarea șabloanelor document cum să încarce șabloane Word, să seteze câmpuri și să gestioneze disponibilitatea.

Ajutor pentru alegere

Situație	Cea mai bună alegere
Formatul poate fi creat de AI-Corporate	Document liber
Vrei să ajustezi iterativ forma și textul	Document liber
Vrei să creezi o prezentare	Document liber
Organizația are un format Word obligatoriu	Șablon document
Documentul conține câmpuri fixe de completat	Șablon document
Rezultatul trebuie să fie disponibil ca .docx editabil	Șablon document
Vrei doar să pui întrebări despre fișiere existente	Chat cu documente

Vezi și Crearea documentelor în fundal pentru comenzi mai lungi, fișiere sursă, progres, identitate vizuală și fontul de export.

Fișiere descărcabile în chat-ul obișnuit

Cere în chat-ul obișnuit un document Word, PDF sau PowerPoint. Documentul este compus din conversația disponibilă și ultimele corecturi. Dacă vrei să păstrezi textul existent, cere asta explicit. Limitele de context și confidențialitate setate rămân valabile.

Cardul documentului sub răspuns arată mai întâi progresul și apoi Deschide. Cu acesta deschizi previzualizarea existentă; de acolo poți descărca fișierul. Poți descărca același fișier din nou fără a-l recrea. Dacă apare o eroare la descărcare, poți încerca din nou. Butonul de export existent rămâne disponibil pentru a exporta manual un răspuns sau o conversație aleasă; acolo alegi și dacă să fie inclus antetul.

Word, PDF și PowerPoint (.pptx) sunt previzualizate în aplicație, chiar și pentru fișiere private. Folosește Anterior și Următor pentru a naviga prin paginile PDF sau diapozitivele PowerPoint; cu focus pe previzualizare funcționează și Page Up, Page Down, Home și End. Descărcarea salvează fișierul original. Dacă încărcarea eșuează, alege Încearcă din nou.

PDF / PowerPoint: Mărire / Micșorare (50–300%).

În aplicația mobilă deschizi același card document. Folosește butoanele de zoom pentru text mic. Pe iOS și Android, Descărcare deschide fereastra de partajare/stocare a dispozitivului; alege acolo aplicația sau locația de stocare dorită. Înapoi te duce la conversația originală.

Descărcarea fișierelor de cod

Conține un răspuns blocuri de cod? Deschide Export la acel răspuns și alege Download source-1.html (sau alt fișier). Fiecare bloc de cod este descărcat separat, fără explicațiile din jur. HTML, CSS, JavaScript, TypeScript, JSON, CSV, Python, XML, SVG și SQL primesc extensia lor; alte blocuri de cod primesc .txt. Cere AI să menționeze limbajul deasupra fiecărui bloc de cod. Verifică codul înainte de a-l rula în afara aplicației. Ajustează numele fișierelor și referințele către alte fișiere dacă este necesar. Descărcarea se salvează direct pe dispozitivul tău și nu este adăugată în Managerul de fișiere.

Poți alege și direct Descarcă lângă Copiază la un bloc de cod.