दस्तावेज़ बनाना

टेक्स्ट से दस्तावेज़ के साथ आप एक चैट से नया दस्तावेज़ बना सकते हैं। आप एक स्वतंत्र डिज़ाइन किए गए दस्तावेज़ और एक वर्ड टेम्पलेट के बीच चुन सकते हैं जिसे आपकी संस्था ने पहले से सेट किया है।

स्वतंत्र दस्तावेज़ — AI-Corporate नई सामग्री और स्वरूपण के साथ एक नया दस्तावेज़ या प्रस्तुति बनाता है।
दस्तावेज़ टेम्पलेट — AI-Corporate पूर्व निर्धारित फ़ील्ड्स के साथ एक निश्चित वर्ड लेआउट भरता है।

टेक्स्ट से दस्तावेज़ बटन चैट फ़ील्ड के नीचे टूल चयन में होता है। जब टूल सक्रिय होता है, तो बाईं ओर चैट और दाईं ओर दस्तावेज़ पूर्वावलोकन या टेम्पलेट फॉर्म दिखाई देता है।

स्वतंत्र दस्तावेज़ या टेम्पलेट चुनना

जब लेआउट निश्चित न हो, आप जल्दी से एक दृश्य प्रस्ताव बनाना चाहते हों या परिणाम को कई चरणों में आगे के प्रॉम्प्ट्स के साथ डिज़ाइन करना चाहते हों, तो स्वतंत्र दस्तावेज़ चुनें।

जब संस्था के पास पहले से स्वीकृत वर्ड स्वरूपण हो, निश्चित फ़ील्ड्स की आवश्यकता हो या अंतिम परिणाम संपादन योग्य वर्ड दस्तावेज़ के रूप में उपलब्ध होना चाहिए, तो दस्तावेज़ टेम्पलेट चुनें।

यदि आपके वातावरण या शाखा के लिए कोई सक्रिय टेम्पलेट नहीं है, तो टेक्स्ट से दस्तावेज़ सीधे स्वतंत्र दस्तावेज़ के रूप में शुरू होता है। यदि टेम्पलेट उपलब्ध हैं, तो शुरुआत में आप स्वतंत्र दस्तावेज़ और उपलब्ध टेम्पलेट्स में से चुनते हैं।

एक स्वतंत्र दस्तावेज़ बनाना

टेक्स्ट से दस्तावेज़ चालू करें।
जब AI-Corporate विकल्प मांगे तो स्वतंत्र दस्तावेज़ चुनें।
उद्देश्य, लक्षित समूह, इच्छित सामग्री और स्वरूप का वर्णन करें।
पूर्वावलोकन में पहली प्रति जांचें।
आगे के प्रॉम्प्ट्स और एनोटेशन के साथ दस्तावेज़ सुधारें।
अंतिम संस्करण को PDF के रूप में निर्यात करें।

एक अच्छा पहला निर्देश सामग्री और स्वरूप दोनों शामिल करता है:

1 जुलाई से मूल्य परिवर्तन के बारे में एक ग्राहक पत्र बनाएं। मौजूदा व्यावसायिक ग्राहकों के लिए लिखें, कारण संक्षिप्त और पारदर्शी रूप से समझाएं और संपर्क जानकारी के साथ समाप्त करें। एक शांत, पेशेवर दस्तावेज़ शैली का उपयोग करें, पोर्ट्रेट प्रारूप में।

दस्तावेज़ या प्रस्तुति

स्वतंत्र दस्तावेज़ में आप उद्देश्य के रूप में दस्तावेज़ या प्रस्तुति चुन सकते हैं। दस्तावेज़ पत्र, रिपोर्ट, प्रस्ताव और निर्देशों के लिए उपयुक्त है। प्रस्तुति एक लैंडस्केप लेआउट का उपयोग करती है जिसमें अलग-अलग दृश्य भाग स्लाइड के रूप में हो सकते हैं।

आप निम्नलिखित सेट कर सकते हैं:

दिशा — पोर्ट्रेट या लैंडस्केप;
लोगो — बाएं, बीच, दाएं या कोई लोगो नहीं;
लोगो आकार — छोटा, सामान्य या बड़ा;
शैली — जैसे व्यावसायिक, आधुनिक, रिपोर्ट या प्रस्तुति।

यदि आप कोई सेटिंग नहीं चुनते, तो AI-Corporate आपके प्रॉम्प्ट से उपयुक्त विकल्प निकालने की कोशिश करता है। इसलिए महत्वपूर्ण शर्तें निर्देश में भी बताएं।

ब्रांडिंग और लोगो

स्वतंत्र दस्तावेज़ शाखा या वातावरण की ब्रांडिंग का उपयोग करते हैं। यदि कोई अपनी ब्रांडिंग सेट नहीं है, तो AI-Corporate डिफ़ॉल्ट ब्रांडिंग का उपयोग करता है।

यदि दस्तावेज़ में कोई लोगो नहीं होना चाहिए, तो कोई लोगो नहीं चुनें। निर्यात से पहले जांचें कि सही लोगो, इच्छित दिशा और उपयुक्त दृश्य शैली लागू हुई है।

संस्करण और आगे के प्रॉम्प्ट्स

हर सफल आगे का प्रॉम्प्ट एक नया दस्तावेज़ संस्करण बनाता है। पूर्वावलोकन के बगल में संस्करण पट्टी से आप पुराने संस्करण देख सकते हैं। इससे आप बिना अच्छे पुराने संस्करण खोए लक्षित प्रयोग कर सकते हैं।

ऐसे आगे के प्रॉम्प्ट्स का उपयोग करें जो एक स्पष्ट परिवर्तन बताते हों:

परिचय को छोटा करें, सभी उल्लेखित राशियाँ रखें और तीन लाभों को एक तालिका में रखें।

केवल समापन बदलें: इसे अधिक व्यक्तिगत बनाएं और एक स्पष्ट अगला कदम जोड़ें।

हर परिवर्तन के बाद जांचें कि तथ्य, संख्याएँ और पूर्व की आवश्यकताएँ बनी रहें।

एनोटेशन का उपयोग

एनोटेशन के साथ आप पूर्वावलोकन में ठीक उस हिस्से को इंगित करते हैं जिसे बदलना है।

टूलबार में एनोटेशन चालू करें।
उस हिस्से पर क्लिक करें जिस पर आप प्रतिक्रिया देना चाहते हैं।
टिप्पणी क्षेत्र में इच्छित संशोधन लिखें, जैसे ‘इस ब्लॉक को संक्षिप्त करें और सूची को तीन मुख्य बिंदुओं से बदलें’, फिर जोड़ें चुनें या Enter दबाएं।
भेजें। अतिरिक्त प्रॉम्प्ट की आवश्यकता नहीं; एनोटेशन ही निर्देश हैं। यदि पूरे दस्तावेज़ में कुछ बदलना हो तो उसे इनपुट फ़ील्ड में लिखें।

एनोटेशन विशेष रूप से उपयोगी होते हैं जब एक ही टेक्स्ट या ब्लॉक कई बार दस्तावेज़ में आता है।

स्रोत फ़ाइलें जोड़ना

आप दस्तावेज़ प्रॉम्प्ट में फ़ाइलें जोड़ सकते हैं, जैसे:

एक बैठक की ऑडियो रिकॉर्डिंग;
पृष्ठभूमि जानकारी के साथ PDF;
मौजूदा वर्ड दस्तावेज़;
संख्याओं के साथ स्प्रेडशीट;
परिणाम में उपयोग की जाने वाली छवियाँ।

प्रॉम्प्ट में बताएं कि प्रत्येक फ़ाइल की भूमिका क्या है। उदाहरण के लिए, कौन सी फ़ाइल वास्तविक स्रोत है, कौन सी केवल उदाहरण है और कौन सी छवियाँ वास्तव में परिणाम में शामिल होनी चाहिए।

रिकॉर्डिंग के आधार पर बैठक के मिनट बनाएं। वर्ड फ़ाइल केवल सामग्री एजेंडा के रूप में उपयोग करें और निर्णय, कार्यकर्ता और समय सीमा को तालिका में शामिल करें।

स्वतंत्र दस्तावेज़ निर्यात करना

जब सामग्री और स्वरूप जांच लिए गए हों, तो स्वतंत्र दस्तावेज़ को PDF के रूप में निर्यात करें। PDF चुनी गई दिशा और पृष्ठ लेआउट का उपयोग करता है।

निर्यात से पहले जांचें:

नाम, तिथियाँ, राशियाँ और स्रोत संदर्भ;
पृष्ठ परिवर्तन और टूटी हुई तालिकाएँ;
टेक्स्ट और छवियों की पठनीयता;
चुनी गई ब्रांडिंग और लोगो;
अस्थायी टिप्पणियाँ और एनोटेशन संसाधित हुए हैं।

दस्तावेज़ टेम्पलेट के साथ काम करना

दस्तावेज़ टेम्पलेट एक .docx फ़ाइल होती है जिसमें निश्चित स्वरूपण और भरने वाले फ़ील्ड होते हैं। व्यवस्थापक टेम्पलेट पहले से सेट करता है। उपयोगकर्ता टेम्पलेट चुनता है, सामग्री निर्देश देता है और स्वचालित भरे गए फॉर्म की जांच करता है, फिर वर्ड दस्तावेज़ बनता है।

टेम्पलेट का उपयोग

टेक्स्ट से दस्तावेज़ चालू करें।
शीर्षक, विवरण और प्रकार के आधार पर इच्छित टेम्पलेट चुनें।
दस्तावेज़ में क्या सामग्री होनी चाहिए, उसका वर्णन करें।
आवश्यकतानुसार स्रोत फ़ाइलें जोड़ें।
दाईं ओर दिख रहे फॉर्म की जांच करें।
गायब फ़ील्ड भरें और गलत मान सुधारें।
दस्तावेज़ बनाएं।
परिणाम देखें या संपादन योग्य वर्ड दस्तावेज़ के रूप में डाउनलोड करें।

निश्चित वर्ड स्वरूपण मुख्य रहता है। फॉर्म निर्धारित करता है कि कौन सी सामग्री दस्तावेज़ के सेट स्थानों पर जाएगी।

अच्छा टेम्पलेट प्रॉम्प्ट लिखना

ऐसी जानकारी बताएं जो टेम्पलेट या जोड़ी गई फ़ाइलों से स्पष्ट न हो। यह भी बताएं कि आप किस टोन, चयन या सारांश की उम्मीद करते हैं।

Van Dijk Logistics के लिए ग्राहक पत्र भरें। विषय है 1 अक्टूबर से कार्यालय समय के बाहर नई उपलब्धता। पेशेवर और आश्वस्त करने वाला लिखें और स्पष्टीकरण को तीन पैराग्राफ तक सीमित करें।

संलग्न रिकॉर्डिंग से बैठक के मिनट बनाएं। बैठक का नाम MT Dienstverlening है और यह आज हुई। प्रत्येक कार्य बिंदु के लिए मालिक और समय सीमा लें; यदि रिकॉर्डिंग से पता न चले तो फ़ील्ड को अज्ञात के रूप में चिह्नित करें।

AI से गायब तथ्य बनाने को न कहें। अज्ञात मान खाली या जांच के लिए पहचाने जाने योग्य छोड़ें।

फॉर्म की जांच

AI तब टेम्पलेट फ़ील्ड भरता है जब पर्याप्त जानकारी हो। यह पहली प्रॉम्प्ट के तुरंत बाद या आगे के प्रश्न के बाद हो सकता है। आप दस्तावेज़ बनाने से पहले हर फ़ील्ड मैन्युअल रूप से बदल सकते हैं।

विशेष रूप से जांचें:

नाम और पद;
तिथियाँ और अवधि;
राशियाँ और प्रतिशत;
पते और संपर्क विवरण;
निर्णय, कार्य बिंदु और समय सीमाएँ;
तालिकाएँ और दोहराए जाने वाले नियम;
चुनी गई छवियाँ और संलग्नक।

मानवीय जांच आवश्यक है

फॉर्म एक प्रारूप है। वर्ड दस्तावेज़ बनाने से पहले सभी कानूनी, वित्तीय या संगठनात्मक प्रभाव वाली जानकारी की जांच करें।

दोहराए जाने वाले फ़ील्ड के साथ काम करना

टेम्पलेट में सूची या तालिका पंक्तियाँ हो सकती हैं, जैसे एजेंडा आइटम, प्रतिभागी, उत्पाद या कार्य बिंदु। ये फॉर्म में दोहराए जाने वाले भाग के रूप में दिखते हैं। केवल टेक्स्ट ही नहीं, बल्कि यह भी जांचें:

क्या हर आवश्यक पंक्ति मौजूद है;
क्या मान सही कॉलम में हैं;
क्या खाली उदाहरण पंक्तियाँ हटा दी गई हैं;
क्या क्रम तार्किक है।

बहुत सारी पंक्तियों के लिए अक्सर पहले चैट में संरचित सूची मांगना और फिर फॉर्म भरवाना बेहतर होता है।

टेम्पलेट में छवियाँ

यदि टेम्पलेट में छवि फ़ील्ड है, तो आप मीडिया प्रबंधक से फ़ाइल चुनते हैं। वर्ड में व्यवस्थापक द्वारा सेट प्लेसहोल्डर अधिकतम संभव स्थिति और आकार निर्धारित करता है।

पर्याप्त रिज़ॉल्यूशन और उपयुक्त क्रॉप वाली छवि का उपयोग करें। चुनी गई छवि का अनुपात प्लेसहोल्डर से भिन्न हो सकता है, इसलिए उत्पन्न वर्ड दस्तावेज़ जांचें।

स्वचालित भरे गए संगठन विवरण

कुछ फ़ील्ड ऐसी जानकारी के लिए आरक्षित होते हैं जो AI-Corporate पहले से जानता है, जैसे संगठन का नाम, शाखा पता, खाता नाम, ईमेल या पद। एप्लिकेशन ये मान स्थानीय रूप से भरता है। वास्तविक व्यक्तिगत और संगठनात्मक जानकारी भाषा मॉडल द्वारा उत्पन्न नहीं होती।

यदि कोई मान गलत है, तो केवल वर्तमान दस्तावेज़ न बदलें, बल्कि व्यवस्थापक को सूचित करें कि खाता, शाखा या वातावरण डेटा सही किया जाए।

उत्पन्न वर्ड दस्तावेज़ की जांच

उत्पन्न होने के बाद आप .docx फ़ाइल देख और डाउनलोड कर सकते हैं। परिणाम वर्ड या संगत प्रोग्राम में खोलें और जांचें:

क्या सभी फ़ील्ड बदले गए हैं;
क्या लंबा टेक्स्ट उपलब्ध स्थान में फिट है;
क्या तालिकाएँ पृष्ठों पर सही चलती हैं;
क्या छवियाँ सही जगह हैं;
क्या हेडर, फुटर और पृष्ठ संख्या ठीक हैं;
क्या दस्तावेज़ को मैन्युअल रूप से और संपादित करने की जरूरत है।

चूंकि परिणाम वर्ड दस्तावेज़ रहता है, आप उत्पन्न होने के बाद भी संपादकीय या दृश्य सुधार कर सकते हैं।

यदि टेम्पलेट उपलब्ध न हो

जांचें कि आप सही वातावरण और शाखा में लॉग इन हैं।
व्यवस्थापक से पूछें कि टेम्पलेट सक्रिय है और आपकी शाखा के लिए उपलब्ध है या नहीं।
जब व्यवस्थापक टेम्पलेट जोड़ता या बदलता है तो पृष्ठ रीफ़्रेश करें।
यदि निश्चित वर्ड स्वरूपण आवश्यक नहीं है तो अस्थायी रूप से स्वतंत्र दस्तावेज़ का उपयोग करें।

व्यवस्थापक Documenttemplates beheren में पढ़ सकते हैं कि वे वर्ड टेम्पलेट कैसे अपलोड करें, फ़ील्ड सेट करें और उपलब्धता प्रबंधित करें।

चयन सहायता

स्थिति	सर्वोत्तम विकल्प
AI-Corporate को लेआउट डिजाइन करने दें	स्वतंत्र दस्तावेज़
आप क्रमिक रूप से स्वरूप और टेक्स्ट बदलना चाहते हैं	स्वतंत्र दस्तावेज़
आप प्रस्तुति बनाना चाहते हैं	स्वतंत्र दस्तावेज़
संस्था के पास अनिवार्य वर्ड स्वरूपण है	दस्तावेज़ टेम्पलेट
दस्तावेज़ में निश्चित फ़ील्ड्स हैं	दस्तावेज़ टेम्पलेट
परिणाम संपादन योग्य `.docx` के रूप में चाहिए	दस्तावेज़ टेम्पलेट
आप केवल मौजूदा फ़ाइलों के बारे में प्रश्न पूछना चाहते हैं	दस्तावेज़ों के साथ चैट

लंबे निर्देश, स्रोत फ़ाइलें, प्रगति, ब्रांडिंग और निर्यात फ़ॉन्ट के लिए देखें Documenten maken op de achtergrond।

सामान्य चैट में डाउनलोड योग्य फ़ाइलें

सामान्य चैट में वर्ड दस्तावेज़, PDF या PowerPoint मांगें। दस्तावेज़ उपलब्ध बातचीत और आपकी अंतिम सुधारों से बनाया जाता है। यदि आप मौजूदा टेक्स्ट रखना चाहते हैं, तो स्पष्ट रूप से कहें। सेट की गई संदर्भ और गोपनीयता सीमाएँ लागू रहती हैं।

उत्तर के नीचे दस्तावेज़ कार्ड पहले प्रगति दिखाता है, फिर खोलें। इससे आप मौजूदा पूर्वावलोकन खोलते हैं; वहां से फ़ाइल डाउनलोड कर सकते हैं। आप बिना पुनः निर्माण के एक ही फ़ाइल फिर से डाउनलोड कर सकते हैं। डाउनलोड त्रुटि पर पुनः प्रयास करें। मौजूदा निर्यात बटन से आप चुने हुए उत्तर या बातचीत को मैन्युअल रूप से निर्यात कर सकते हैं; वहां आप हेडर शामिल करने का विकल्प भी चुनते हैं।

वर्ड, PDF और PowerPoint (.pptx) ऐप में पूर्वावलोकित होते हैं, निजी फ़ाइलों के लिए भी। PDF पृष्ठों या PowerPoint स्लाइडों में नेविगेट करने के लिए पिछला और अगला उपयोग करें; पूर्वावलोकन पर फोकस के साथ Page Up, Page Down, Home और End भी काम करते हैं। डाउनलोड मूल फ़ाइल सहेजता है। लोड विफल होने पर पुनः प्रयास चुनें।

PDF / PowerPoint: ज़ूम इन / ज़ूम आउट (50–300%)।

मोबाइल ऐप में आप वही दस्तावेज़ कार्ड खोलते हैं। छोटे टेक्स्ट के लिए ज़ूम बटन का उपयोग करें। iOS और Android पर डाउनलोड करने से आपके डिवाइस का शेयर/स्टोरेज विंडो खुलता है; वहां इच्छित ऐप या स्टोरेज स्थान चुनें। वापस मूल बातचीत पर लौटता है।

कोड फ़ाइलें डाउनलोड करना

क्या उत्तर में कोड ब्लॉक हैं? उस उत्तर के पास निर्यात करें खोलें और Download source-1.html (या कोई अन्य फ़ाइल) चुनें। हर कोड ब्लॉक अलग से डाउनलोड होता है, बिना उसके आस-पास की व्याख्या के। HTML, CSS, JavaScript, TypeScript, JSON, CSV, Python, XML, SVG और SQL को उनकी अपनी एक्सटेंशन मिलती है; अन्य कोड ब्लॉक को .txt मिलता है। AI से हर कोड ब्लॉक के ऊपर भाषा बताने को कहें। कोड को ऐप के बाहर चलाने से पहले जांचें। आवश्यकतानुसार फ़ाइल नाम और अन्य फ़ाइलों के संदर्भ बदलें। डाउनलोड सीधे आपके डिवाइस पर सहेजा जाता है और फ़ाइल प्रबंधक में नहीं जोड़ा जाता।

आप कोड ब्लॉक के पास कॉपी करें के साथ सीधे डाउनलोड करें भी चुन सकते हैं।

स्वतंत्र दस्तावेज़ या टेम्पलेट चुनना​

एक स्वतंत्र दस्तावेज़ बनाना​

दस्तावेज़ या प्रस्तुति​

ब्रांडिंग और लोगो​

संस्करण और आगे के प्रॉम्प्ट्स​

एनोटेशन का उपयोग​

स्रोत फ़ाइलें जोड़ना​

स्वतंत्र दस्तावेज़ निर्यात करना​

दस्तावेज़ टेम्पलेट के साथ काम करना​

टेम्पलेट का उपयोग​

अच्छा टेम्पलेट प्रॉम्प्ट लिखना​

फॉर्म की जांच​

दोहराए जाने वाले फ़ील्ड के साथ काम करना​

टेम्पलेट में छवियाँ​

स्वचालित भरे गए संगठन विवरण​

उत्पन्न वर्ड दस्तावेज़ की जांच​

यदि टेम्पलेट उपलब्ध न हो​

चयन सहायता​

सामान्य चैट में डाउनलोड योग्य फ़ाइलें​

कोड फ़ाइलें डाउनलोड करना​