Створення документів
За допомогою Текст у документ ви можете створити новий документ із чату. Можна обрати між вільно оформленим документом і шаблоном Word, який попередньо налаштований вашою організацією.
- Вільний документ — AI-Corporate створює вміст і форматування як новий документ або презентацію.
- Шаблон документа — AI-Corporate заповнює фіксований макет Word із попередньо заданими полями.
Кнопка Текст у документ розташована біля вибору інструменту під полем чату. Якщо інструмент увімкнено, зліва з’являється чат, а справа — попередній перегляд документа або форма шаблону.
Вибір вільного документа або шаблону
Обирайте вільний документ, якщо макет ще не визначений, потрібно швидко створити візуальну пропозицію або ви хочете розробляти результат у кілька кроків за допомогою подальших підказок.
Обирайте шаблон документа, якщо в організації вже є затверджене форматування Word, потрібні фіксовані поля або кінцевий результат має бути доступний як редагований документ Word.
Якщо для вашого середовища чи філії немає активних шаблонів, Текст у документ запускається одразу як вільний документ. Якщо шаблони є, на початку ви обираєте між Вільним документом та одним із доступних шаблонів.
Створення вільного документа
- Увімкніть Текст у документ.
- Оберіть Вільний документ, коли AI-Corporate запитає вибір.
- Опишіть мету, цільову аудиторію, бажаний вміст і форму.
- Перевірте першу версію у попередньому перегляді.
- Покращуйте документ за допомогою подальших підказок і анотацій.
- Експортуйте остаточну версію у PDF.
Хороше перше завдання містить і вміст, і форму:
Створіть лист клієнту про зміну цін з 1 липня. Пишіть для існуючих корпоративних клієнтів, коротко і прозоро поясніть причину та завершіть контактною інформацією. Використовуйте спокійний, професійний стиль документа у портретній орієнтації.
Документ чи презентація
У вільному документі можна обрати мету Документ або Презентація. Документ підходить для листів, звітів, пропозицій і інструкцій. Презентація має альбомну структуру з окремими візуальними блоками, які можуть слугувати слайдами.
Ви можете налаштувати, зокрема:
- Орієнтація — портретна або альбомна;
- Логотип — зліва, по центру, справа або без логотипу;
- Розмір логотипу — малий, нормальний або великий;
- Стиль — наприклад, діловий, сучасний, звіт або презентація.
Якщо не обирати налаштувань, AI-Corporate намагається вивести відповідні параметри з вашої підказки. Тому важливі умови також вказуйте у завданні.
Фірмовий стиль і логотип
Вільні документи використовують брендинг філії або середовища. Якщо власний брендинг не налаштований, AI-Corporate застосовує стандартний фірмовий стиль.
Обирайте Без логотипу, якщо документ не повинен містити логотип. Перед експортом перевірте, чи застосовано правильний логотип, бажану орієнтацію та відповідний візуальний стиль.
Версії та подальші підказки
Кожна успішна подальша підказка створює нову версію документа. Через панель версій поруч із попереднім переглядом можна переглядати попередні версії. Це дозволяє експериментувати, не втрачаючи хорошу попередню версію.
Використовуйте подальші підказки, які описують одну чітку зміну:
Скоротіть вступ, збережіть усі вказані суми та розмістіть три переваги у таблиці.
Змініть лише завершення: зробіть його більш особистим і додайте чіткий наступний крок.
Після кожної зміни перевіряйте, чи збережено факти, числа та попередні вимоги.
Використання анотацій
За допомогою анотацій ви точно вказуєте у попередньому перегляді, яку частину потрібно змінити.
- Увімкніть анотування на панелі інструментів.
- Клікніть на елемент, до якого хочете залишити відгук.
- У полі коментаря напишіть бажане редагування, наприклад «Зробіть цей блок компактнішим і замініть список на три короткі ключові пункти», і оберіть Додати або натисніть Enter.
- Надішліть. Додаткова підказка не потрібна; анотації є завданням. Якщо хочете змінити весь документ, напишіть це у полі введення.
Анотації особливо корисні, коли однаковий текст або тип блоку зустрічається кілька разів у документі.
Додавання вихідних файлів
Ви можете додавати файли до підказки документа, наприклад:
- аудіозапис наради;
- PDF з додатковою інформацією;
- існуючий документ Word;
- електронну таблицю з цифрами;
- зображення, які мають бути використані у результаті.
У підказці поясніть роль кожного файлу. Наприклад, вкажіть, який файл є фактичним джерелом, який — лише приклад, а які зображення мають бути включені у результат.
Створіть протокол наради на основі запису. Використовуйте файл Word лише як змістовну повістку і внесіть рішення, відповідальних та дедлайни у таблицю.
Експорт вільного документа
Експортуйте вільний документ у PDF, коли вміст і форма перевірені. PDF використовує обрану орієнтацію та макет сторінки.
Перед експортом перевірте:
- імена, дати, суми та посилання на джерела;
- розриви сторінок і розбиття таблиць;
- читабельність тексту та зображень;
- обраний фірмовий стиль і логотип;
- чи враховані тимчасові коментарі та анотації.
Робота з шаблонами документів
Шаблон документа — це файл .docx із фіксованим форматуванням і полями для заповнення. Адміністратор налаштовує шаблон заздалегідь. Користувач обирає шаблон, дає змістове завдання і перевіряє автоматично заповнену форму перед створенням документа Word.
Використання шаблону
- Увімкніть Текст у документ.
- Оберіть потрібний шаблон за назвою, описом і типом.
- Опишіть, який вміст має містити документ.
- За потреби додайте вихідні файли.
- Перевірте форму, що заповнюється праворуч.
- Заповніть відсутні поля і виправте неправильні значення.
- Згенеруйте документ.
- Перегляньте або завантажте результат як редагований документ Word.
Фіксоване форматування Word залишається основним. Форма визначає, який вміст потрапить у встановлені місця документа.
Як написати хорошу підказку для шаблону
Вкажіть інформацію, яка не випливає з шаблону або доданих файлів. Також уточніть тон, вибір або резюме, яке очікуєте.
Заповніть лист клієнту для Van Dijk Logistics. Тема — новий режим доступності поза робочим часом з 1 жовтня. Пишіть професійно і заспокійливо, обмежте пояснення трьома абзацами.
Створіть протокол наради з доданого запису. Нарада називається MT Dienstverlening і відбулася сьогодні. Для кожного пункту дії вкажіть власника і дедлайн; позначте поле як невідоме, якщо це не випливає з запису.
Не просіть AI вигадувати відсутні факти. Залишайте невідомі значення порожніми або помітними для перевірки.
Перевірка форми
AI заповнює поля шаблону, коли доступно достатньо інформації. Це може статися одразу після першої підказки або після додаткового запиту. Ви можете вручну редагувати будь-яке поле перед генерацією документа.
Особливо перевіряйте:
- імена та посади;
- дати та періоди;
- суми та відсотки;
- адреси та контактні дані;
- рішення, пункти дій і дедлайни;
- таблиці та повторювані рядки;
- обрані зображення та вкладення.
Форма — це чернетка заповнення. Перевірте всі дані, які можуть мати юридичні, фінансові або організаційні наслідки, перед створенням документа Word.
Робота з повторюваними полями
Шаблон може містити списки або рядки таблиці, наприклад, для пунктів порядку денного, учасників, продуктів або пунктів дій. У формі вони відображаються як повторювані елементи. Перевіряйте не лише текст, а й:
- чи всі потрібні рядки присутні;
- чи значення у правильних стовпцях;
- чи видалені порожні приклади рядків;
- чи логічний порядок.
При великій кількості рядків часто зручніше спочатку попросити у чаті структурований список, а потім доповнити форму.
Зображення у шаблонах
Якщо шаблон містить поле для зображення, виберіть файл через медіаменеджер. Заповнювач, який адміністратор встановив у Word, максимально визначає позицію і розмір у кінцевому документі.
Використовуйте зображення з достатньою роздільною здатністю і відповідним кадруванням. Перевірте згенерований документ Word, оскільки пропорції вибраного зображення можуть відрізнятися від пропорцій заповнювача.
Автоматично заповнені дані організації
Деякі поля призначені для інформації, яку AI-Corporate вже знає, наприклад назва організації, адреса філії, ім’я облікового запису, електронна пошта або посада. Додаток заповнює ці значення локально. Реальні персональні та організаційні дані не потрібно генерувати мовною моделлю.
Якщо таке значення неправильне, змініть не лише поточний документ, а й повідомте адміністратору, щоб виправити дані облікового запису, філії або середовища.
Перевірка згенерованого документа Word
Після генерації можна переглянути і завантажити файл .docx. Відкрийте результат у Word або сумісній програмі і перевірте:
- чи всі поля замінені;
- чи довгий текст поміщається у доступний простір;
- чи таблиці коректно переходять між сторінками;
- чи зображення розміщені правильно;
- чи колонтитули і нумерація сторінок не пошкоджені;
- чи потрібно додатково редагувати документ вручну.
Оскільки результат залишається документом Word, після генерації можна виконувати редакційні або візуальні корекції.
Якщо шаблон недоступний
- Перевірте, чи ви увійшли у правильне середовище і філію.
- Запитайте у адміністратора, чи активний шаблон і доступний для вашої філії.
- Оновіть сторінку після додавання або зміни шаблону адміністратором.
- Тимчасово використовуйте вільний документ, якщо фіксоване форматування Word не потрібне.
Адміністратори можуть дізнатися, як завантажувати шаблони Word, налаштовувати поля і керувати доступністю, у Керуванні шаблонами документів.
Допомога з вибором
| Ситуація | Найкращий вибір |
|---|---|
| Макет може бути створений AI-Corporate | Вільний документ |
| Ви хочете ітеративно змінювати форму і текст | Вільний документ |
| Ви хочете створити презентацію | Вільний документ |
| В організації є обов’язкове форматування Word | Шаблон документа |
| Документ містить фіксовані поля для заповнення | Шаблон документа |
Результат має бути доступний як редагований .docx | Шаблон документа |
| Ви хочете лише ставити питання про існуючі файли | Чат з документами |
Дивіться також Створення документів у фоновому режимі для довших завдань, вихідних файлів, прогресу, фірмового стилю та шрифту експорту.
Завантажувані файли у звичайному чаті
У звичайному чаті можна попросити документ Word, PDF або PowerPoint. Документ формується з доступної розмови і ваших останніх виправлень. Якщо хочете зберегти існуючий текст, вкажіть це явно. Встановлені межі контексту і конфіденційності залишаються чинними.
Картка документа під відповіддю спочатку показує прогрес, а потім Відкрити. Це відкриває існуючий попередній перегляд, де можна завантажити файл. Ви можете завантажити той самий файл повторно без повторного створення. У разі помилки завантаження можна спробувати знову. Існуюча кнопка експорту залишається доступною для ручного експорту вибраної відповіді або розмови; там також можна обрати, чи включати заголовок.
Word, PDF і PowerPoint (.pptx) попередньо переглядаються в додатку, навіть для приватних файлів. Використовуйте Назад і Вперед для перегляду сторінок PDF або слайдів PowerPoint; з фокусом на попередньому перегляді працюють також Page Up, Page Down, Home і End. Завантаження зберігає оригінальний файл. Якщо завантаження не вдається, оберіть Спробувати знову.
PDF / PowerPoint: Збільшення / Зменшення масштабу (50–300%).
У мобільному додатку відкривається та сама картка документа. Використовуйте кнопки збільшення для дрібного тексту. На iOS і Android завантаження відкриває вікно спільного доступу/збереження пристрою; там оберіть потрібний додаток або місце збереження. Назад повертає до початкової розмови.
Завантаження файлів коду
Якщо відповідь містить блоки коду, відкрийте Експорт біля цієї відповіді і оберіть Download source-1.html (або інший файл). Кожен блок коду завантажується окремо, без супровідних пояснень. HTML, CSS, JavaScript, TypeScript, JSON, CSV, Python, XML, SVG і SQL отримують власне розширення; інші блоки коду — .txt. Попросіть AI вказати мову над кожним блоком коду. Перевіряйте код перед запуском поза додатком. За потреби змінюйте імена файлів і посилання на інші файли. Завантаження зберігається безпосередньо на вашому пристрої і не додається до Файлового менеджера.
Ви також можете обрати Завантажити поруч із Копіювати біля блоку коду.