إنشاء المستندات
باستخدام نص إلى مستند يمكنك إنشاء مستند جديد من محادثة. يمكنك الاختيار بين مستند مصمم بحرية وقالب Word تم إعداده مسبقًا من قبل مؤسستك.
- مستند حر — يقوم AI-Corporate بإنشاء المحتوى والتنسيق كمستند جديد أو عرض تقديمي جديد.
- قالب مستند — يملأ AI-Corporate تنسيق Word ثابتًا مع حقول معدة مسبقًا.
زر نص إلى مستند موجود عند اختيار الأداة تحت حقل المحادثة. عند تفعيل الأداة، تظهر المحادثة على اليسار ومعاينة المستند أو نموذج القالب على اليمين.
اختيار مستند حر أو قالب
اختر مستند حر عندما لا يكون التنسيق محددًا بعد، وترغب في إنشاء اقتراح بصري سريع أو تصميم النتيجة على عدة مراحل مع مطالبات متابعة.
اختر قالب مستند عندما يكون لدى المؤسسة تنسيق Word معتمد مسبقًا، وتحتاج إلى حقول ثابتة، أو يجب أن يكون الناتج النهائي متاحًا كمستند Word قابل للتحرير.
إذا لم تكن هناك قوالب نشطة لبيئتك أو فرعك، يبدأ نص إلى مستند مباشرة كمستند حر. إذا كانت هناك قوالب، تختار عند البداية بين مستند حر وأحد القوالب المتاحة.
إنشاء مستند حر
- فعّل نص إلى مستند.
- اختر مستند حر عندما يطلب AI-Corporate اختيارًا.
- وصف الهدف، الجمهور المستهدف، المحتوى المطلوب والشكل.
- تحقق من النسخة الأولى في المعاينة.
- حسّن المستند بمطالبات متابعة وتعليقات.
- صدّر النسخة النهائية كملف PDF.
يجب أن تحتوي المهمة الأولى الجيدة على المحتوى والشكل معًا:
اكتب رسالة للعميل حول تغيير الأسعار اعتبارًا من 1 يوليو. اكتب للعملاء التجاريين الحاليين، اشرح السبب بإيجاز وشفافية، واختتم بمعلومات الاتصال. استخدم أسلوب مستند هادئ واحترافي وبصيغة عمودية.
مستند أو عرض تقديمي
في المستند الحر يمكنك اختيار الهدف مستند أو عرض تقديمي. المستند مناسب للرسائل، التقارير، المقترحات والتعليمات. العرض التقديمي يستخدم تنسيقًا أفقيًا مع أجزاء بصرية منفصلة يمكن أن تكون شرائح.
يمكنك ضبط من بين أمور أخرى:
- الاتجاه — عمودي أو أفقي؛
- الشعار — يسار، وسط، يمين أو بدون شعار؛
- حجم الشعار — صغير، عادي أو كبير؛
- النمط — مثل رسمي، حديث، تقرير أو عرض تقديمي.
إذا لم تختَر إعدادات، يحاول AI-Corporate استنتاج خيارات مناسبة من مطالبتك. لذلك اذكر الشروط المهمة في المهمة.
الهوية البصرية والشعار
المستندات الحرة تستخدم العلامة التجارية للفرع أو البيئة. إذا لم يتم تعيين علامة تجارية خاصة، يستخدم AI-Corporate الهوية البصرية الافتراضية.
اختر بدون شعار إذا كان المستند لا يجب أن يحتوي على شعار. تحقق قبل التصدير من تطبيق الشعار الصحيح، الاتجاه المطلوب والنمط البصري المناسب.
الإصدارات ومطالبات المتابعة
كل مطالبة متابعة ناجحة تنشئ نسخة جديدة من المستند. عبر شريط الإصدارات بجانب المعاينة يمكنك مراجعة الإصدارات السابقة. هذا يتيح التجربة الموجهة دون فقدان نسخة سابقة جيدة.
استخدم مطالبات متابعة تصف تغييرًا واضحًا واحدًا:
اجعل المقدمة أقصر، احتفظ بجميع المبالغ المذكورة وضع الفوائد الثلاثة في جدول.
غيّر فقط الخاتمة: اجعلها أكثر شخصية وأضف خطوة متابعة واضحة.
تحقق بعد كل تعديل من بقاء الحقائق، الأرقام والمتطلبات السابقة سليمة.
استخدام التعليقات التوضيحية
بالتعليقات التوضيحية تشير في المعاينة بدقة إلى الجزء الذي يجب تغييره.
- فعّل التعليق التوضيحي في شريط الأدوات.
- انقر على الجزء الذي تريد تقديم ملاحظات عليه.
- اكتب التعديل المطلوب في حقل التعليقات، مثل "اجعل هذا القسم أكثر إيجازًا واستبدل القائمة بثلاث نقاط رئيسية قصيرة"، واختر إضافة أو اضغط Enter.
- أرسل. لا حاجة لمطالبة إضافية؛ التعليقات التوضيحية هي المهمة. إذا أردت تغيير شيء في المستند كله، اكتب ذلك في حقل الإدخال.
التعليقات التوضيحية مفيدة خصوصًا عندما يتكرر نفس النص أو نوع القسم عدة مرات في المستند.
إضافة ملفات المصدر
يمكنك إضافة ملفات إلى مطالبة المستند، مثل:
- تسجيل صوتي لاجتماع؛
- ملف PDF بمعلومات خلفية؛
- مستند Word موجود؛
- جدول بيانات بالأرقام؛
- صور يجب استخدامها في النتيجة.
اشرح في المطالبة دور كل ملف. على سبيل المثال، اذكر أي ملف هو المصدر الفعلي، وأي ملف هو مجرد مثال، وأي الصور يجب أن تظهر فعليًا في النتيجة.
اكتب محضر اجتماع بناءً على التسجيل. استخدم ملف Word فقط كجدول أعمال موضوعي، وضمّن القرارات، المسؤول، والموعد النهائي في جدول.
تصدير مستند حر
صدّر مستندًا حرًا كملف PDF بعد التحقق من المحتوى والشكل. يستخدم PDF الاتجاه والتخطيط المختار.
تحقق قبل التصدير من:
- الأسماء، التواريخ، المبالغ والمراجع؛
- تبديل الصفحات والجداول المقطوعة؛
- وضوح النص والصور؛
- الهوية البصرية المختارة والشعار؛
- معالجة التعليقات المؤقتة والتعليقات التوضيحية.
العمل مع قوالب المستندات
قالب المستند هو ملف .docx بتنسيق ثابت وحقول تعبئة. يقوم المسؤول بإعداد القالب مسبقًا. كمستخدم تختار القالب، تعطي المهمة المحتوى، وتتحقق من النموذج المعبأ تلقائيًا قبل إنشاء مستند Word.
استخدام قالب
- فعّل نص إلى مستند.
- اختر القالب المطلوب بناءً على العنوان، الوصف والنوع.
- وصف المحتوى الذي يجب أن يحتويه المستند.
- أضف ملفات المصدر إذا لزم الأمر.
- تحقق من النموذج الذي يُملأ على الجانب الأيمن.
- أكمل الحقول الناقصة وصحح القيم غير الصحيحة.
- أنشئ المستند.
- عرض أو تحميل النتيجة كمستند Word قابل للتحرير.
يبقى تنسيق Word الثابت هو الأساس. يحدد النموذج المحتوى الذي يوضع في الأماكن المعينة في المستند.
كتابة مطالبة قالب جيدة
اذكر المعلومات التي لا تظهر تلقائيًا من القالب أو الملفات المضافة. أشر أيضًا إلى النغمة، الاختيار أو الملخص المتوقع.
املأ رسالة العميل لشركة Van Dijk Logistics. الموضوع هو الوصول الجديد خارج ساعات العمل اعتبارًا من 1 أكتوبر. اكتب بأسلوب مهني ومطمئن وقلل الشرح إلى ثلاث فقرات.
اكتب محضر اجتماع من التسجيل المرفق. اسم الاجتماع MT Dienstverlening وعُقد اليوم. ضمّن لكل نقطة عمل المالك والموعد النهائي؛ علم الحقل كغير معروف إذا لم يظهر ذلك في التسجيل.
لا تطلب من الذكاء الاصطناعي اختراع حقائق مفقودة. اترك القيم غير المعروفة فارغة أو معلمة كقيمة يجب التحقق منها.
التحقق من النموذج
يملأ الذكاء الاصطناعي حقول القالب بمجرد توفر معلومات كافية. يمكن أن يحدث ذلك مباشرة بعد المطالبة الأولى أو بعد سؤال متابعة. يمكنك تعديل أي حقل يدويًا قبل إنشاء المستند.
تحقق خصوصًا من:
- الأسماء والوظائف؛
- التواريخ والفترات؛
- المبالغ والنسب المئوية؛
- العناوين وبيانات الاتصال؛
- القرارات، نقاط العمل والمواعيد النهائية؛
- الجداول والصفوف المتكررة؛
- الصور والمرفقات المختارة.
النموذج هو تعبئة مسودة. تحقق من جميع البيانات التي قد يكون لها آثار قانونية أو مالية أو تنظيمية قبل إنشاء مستند Word.
العمل مع الحقول المتكررة
يمكن أن يحتوي القالب على قوائم أو صفوف جدول، مثل نقاط جدول الأعمال، المشاركين، المنتجات أو نقاط العمل. تظهر هذه في النموذج كعناصر متكررة. تحقق ليس فقط من النص، بل أيضًا:
- هل كل صف مطلوب موجود؛
- هل القيم في العمود الصحيح؛
- هل تم حذف الصفوف النموذجية الفارغة؛
- هل الترتيب منطقي.
عند وجود العديد من الصفوف، غالبًا ما يكون من الأفضل طلب قائمة منظمة أولًا في المحادثة ثم ملء النموذج بعدها.
الصور في القوالب
إذا احتوى القالب على حقل صورة، تختار ملفًا عبر مدير الوسائط. تحدد العنصر النائب الذي أعده المسؤول في Word موضع وحجم الصورة قدر الإمكان في المستند النهائي.
استخدم صورة بدقة كافية وقص مناسب. تحقق من مستند Word الناتج لأن نسبة الصورة المختارة قد تختلف عن العنصر النائب.
بيانات المنظمة المعبأة تلقائيًا
بعض الحقول مخصصة لمعلومات يعرفها AI-Corporate مسبقًا، مثل اسم المنظمة، عنوان الفرع، اسم الحساب، البريد الإلكتروني أو الوظيفة. تملأ التطبيق هذه القيم محليًا. لذلك لا تحتاج البيانات الشخصية وبيانات المنظمة الحقيقية إلى التوليد بواسطة نموذج اللغة.
إذا كانت قيمة ما غير صحيحة، لا تعدل المستند الحالي فقط، بل أبلغ المسؤول لتصحيح بيانات الحساب أو الفرع أو البيئة الأساسية.
التحقق من مستند Word الناتج
بعد الإنشاء يمكنك عرض وتحميل ملف .docx. افتح النتيجة في Word أو برنامج متوافق وتحقق من:
- استبدال جميع الحقول؛
- ملاءمة النص الطويل ضمن المساحة المتاحة؛
- صحة جداول الصفحات؛
- وضع الصور بشكل صحيح؛
- سلامة رؤوس وتذييلات الصفحات وأرقام الصفحات؛
- الحاجة إلى تعديل يدوي إضافي.
نظرًا لأن النتيجة تبقى مستند Word، يمكنك إجراء تصحيحات تحريرية أو بصرية بعد الإنشاء.
إذا لم يكن القالب متاحًا
- تحقق من تسجيل الدخول إلى البيئة والفرع الصحيحين.
- اسأل المسؤول إذا كان القالب نشطًا ومتاحًا لفرعك.
- حدّث الصفحة بعد إضافة أو تعديل المسؤول لقالب.
- استخدم مستندًا حرًا مؤقتًا إذا لم يكن تنسيق Word الثابت مطلوبًا.
يقرأ المسؤولون في إدارة قوالب المستندات كيفية رفع قوالب Word، تعيين الحقول وإدارة التوفر.
مساعد الاختيار
| الحالة | الخيار الأفضل |
|---|---|
| يمكن لـ AI-Corporate تصميم التنسيق | مستند حر |
| تريد تعديل الشكل والنص بشكل تكراري | مستند حر |
| تريد إنشاء عرض تقديمي | مستند حر |
| لدى المؤسسة تنسيق Word إلزامي | قالب مستند |
| يحتوي المستند على حقول تعبئة ثابتة | قالب مستند |
يجب أن يكون الناتج متاحًا كملف .docx قابل للتحرير | قالب مستند |
| تريد فقط طرح أسئلة حول ملفات موجودة | محادثة مع مستندات |
انظر أيضًا إنشاء المستندات في الخلفية للمهام الطويلة، ملفات المصدر، التقدم، الهوية البصرية وخط التصدير.
ملفات قابلة للتحميل في المحادثة العادية
اطلب في محادثة عادية مستند Word أو PDF أو PowerPoint. يتم تجميع المستند من المحادثة المتاحة وتصحيحاتك الأخيرة. إذا أردت الاحتفاظ بالنص الموجود، اطلب ذلك صراحة. تبقى حدود السياق والخصوصية المفعلة سارية.
تعرض بطاقة المستند تحت الإجابة التقدم أولًا ثم فتح. تفتح المعاينة الحالية؛ حيث يمكنك تحميل الملف. يمكنك تحميل نفس الملف مرة أخرى دون إعادة إنشائه. عند خطأ في التنزيل، حاول مجددًا. يظل زر التصدير متاحًا لتصدير إجابة أو محادثة يدويًا؛ هناك تختار أيضًا تضمين رأس الصفحة.
يتم عرض Word وPDF وPowerPoint (.pptx) في التطبيق، حتى للملفات الخاصة. استخدم السابق والتالي للتنقل بين صفحات PDF أو شرائح PowerPoint؛ مع التركيز على المعاينة تعمل أيضًا مفاتيح Page Up، Page Down، Home وEnd. التنزيل يحفظ الملف الأصلي. إذا فشل التحميل، اختر إعادة المحاولة.
PDF / PowerPoint: تكبير / تصغير (50–300%).
في التطبيق المحمول تفتح نفس بطاقة المستند. استخدم أزرار التكبير للنص الصغير. على iOS وAndroid يفتح التنزيل نافذة المشاركة/التخزين في جهازك؛ اختر التطبيق أو موقع التخزين المطلوب. العودة تعيدك إلى المحادثة الأصلية.
تنزيل ملفات الكود
هل يحتوي الرد على كتل كود؟ افتح تصدير عند ذلك الرد واختر Download source-1.html (أو ملف آخر). يتم تنزيل كل كتلة كود بشكل منفصل، بدون الشرح المحيط. تحصل HTML، CSS، JavaScript، TypeScript، JSON، CSV، Python، XML، SVG وSQL على امتداد خاص؛ تحصل كتل الكود الأخرى على .txt. اطلب من الذكاء الاصطناعي ذكر اللغة فوق كل كتلة كود. تحقق من الكود قبل تشغيله خارج التطبيق. عدّل أسماء الملفات والروابط إلى ملفات أخرى إذا لزم الأمر. يتم حفظ التنزيل مباشرة على جهازك ولا يضاف إلى إدارة الملفات.
يمكنك أيضًا اختيار تنزيل مباشرة بجانب نسخ عند كتلة الكود.