ایجاد اسناد
با متن به سند می‌توانید از یک چت، سند جدیدی بسازید. می‌توانید بین یک سند طراحی آزاد و یک قالب ورد که قبلاً توسط سازمان شما تنظیم شده است، انتخاب کنید.
- سند آزاد — AI-Corporate محتوا و قالب را به عنوان یک سند یا ارائه جدید ایجاد می‌کند.
- قالب سند — AI-Corporate یک قالب ورد ثابت با فیلدهای از پیش تعیین‌شده را پر می‌کند.
دکمه متن به سند در انتخاب ابزار زیر کادر چت قرار دارد. وقتی ابزار فعال شود، چت در سمت چپ و پیش‌نمایش سند یا فرم قالب در سمت راست ظاهر می‌شود.
انتخاب سند آزاد یا قالب
وقتی قالب هنوز مشخص نیست، می‌خواهید سریع یک پیشنهاد بصری بسازید یا می‌خواهید نتیجه را در چند مرحله با درخواست‌های بعدی طراحی کنید، سند آزاد را انتخاب کنید.
وقتی سازمان قالب ورد تایید شده‌ای دارد، فیلدهای ثابت لازم است یا نتیجه نهایی باید به صورت سند ورد قابل ویرایش در دسترس باشد، قالب سند را انتخاب کنید.
اگر قالب فعالی برای محیط یا شعبه شما وجود نداشته باشد، متن به سند مستقیماً به صورت سند آزاد شروع می‌شود. اگر قالب‌هایی وجود داشته باشد، هنگام شروع بین سند آزاد و یکی از قالب‌های موجود انتخاب می‌کنید.
ساخت سند آزاد
- متن به سند را فعال کنید.
- وقتی AI-Corporate از شما می‌خواهد، سند آزاد را انتخاب کنید.
- هدف، مخاطب، محتوای مورد نظر و فرم را توصیف کنید.
- نسخه اول را در پیش‌نمایش بررسی کنید.
- سند را با درخواست‌های بعدی و حاشیه‌نویسی‌ها بهبود دهید.
- نسخه نهایی را به صورت PDF صادر کنید.
یک دستور اولیه خوب هم محتوا و هم فرم را شامل می‌شود:
یک نامه مشتری درباره تغییر قیمت از اول ژوئیه بنویسید. برای مشتریان تجاری موجود بنویسید، دلیل را به طور کوتاه و شفاف توضیح دهید و با اطلاعات تماس پایان دهید. از سبک سندی آرام و حرفه‌ای در قالب عمودی استفاده کنید.
سند یا ارائه
در سند آزاد می‌توانید هدف را سند یا ارائه انتخاب کنید. سند برای نامه‌ها، گزارش‌ها، پیشنهادات و دستورالعمل‌ها مناسب است. ارائه ساختاری افقی با بخش‌های بصری جداگانه دارد که می‌توانند به عنوان اسلاید استفاده شوند.
می‌توانید از جمله تنظیم کنید:
- جهت — عمودی یا افقی؛
- لوگو — چپ، وسط، راست یا بدون لوگو؛
- اندازه لوگو — کوچک، معمولی یا بزرگ؛
- سبک — مثلاً تجاری، مدرن، گزارش یا ارائه.
اگر تنظیمی انتخاب نکنید، AI-Corporate سعی می‌کند انتخاب‌های مناسب را از درخواست شما استخراج کند. بنابراین شرایط مهم را نیز در دستور ذکر کنید.
سبک سازمانی و لوگو
اسناد آزاد از برندینگ شعبه یا محیط استفاده می‌کنند. اگر برندینگ خاصی تنظیم نشده باشد، AI-Corporate از سبک سازمانی پیش‌فرض استفاده می‌کند.
اگر سند نباید لوگو داشته باشد، بدون لوگو را انتخاب کنید. قبل از صادر کردن بررسی کنید که لوگوی درست، جهت مورد نظر و سبک بصری مناسب اعمال شده باشد.
نسخه‌ها و درخواست‌های بعدی
هر درخواست موفق بعدی نسخه جدیدی از سند ایجاد می‌کند. از طریق نوار نسخه کنار پیش‌نمایش می‌توانید نسخه‌های قبلی را ببینید. این امکان را می‌دهد که بدون از دست دادن نسخه خوب قبلی، به طور هدفمند آزمایش کنید.
از درخواست‌های بعدی استفاده کنید که یک تغییر واضح را توصیف کنند:
مقدمه را کوتاه‌تر کن، همه مبالغ ذکر شده را حفظ کن و سه مزیت را در یک جدول قرار بده.
فقط پایان‌بندی را تغییر بده: آن را شخصی‌تر کن و یک گام بعدی واضح اضافه کن.
بعد از هر تغییر بررسی کنید که حقایق، اعداد و الزامات قبلی حفظ شده باشند.
استفاده از حاشیه‌نویسی‌ها
با حاشیه‌نویسی‌ها دقیقاً در پیش‌نمایش نشان می‌دهید کدام بخش باید تغییر کند.
- حاشیه‌نویسی را در نوار ابزار فعال کنید.
- روی بخشی که می‌خواهید بازخورد بدهید کلیک کنید.
- در کادر نظرات تغییر مورد نظر را بنویسید، مثلاً «این بخش را فشرده‌تر کن و فهرست را با سه نکته کوتاه جایگزین کن» و افزودن را انتخاب کنید یا Enter بزنید.
- ارسال کنید. درخواست اضافی لازم نیست؛ حاشیه‌نویسی‌ها همان دستور هستند. اگر می‌خواهید کل سند را تغییر دهید، آن را در کادر ورودی تایپ کنید.
حاشیه‌نویسی‌ها به ویژه زمانی مفیدند که متن یا نوع بلوک مشابه چند بار در سند تکرار شده باشد.
افزودن فایل‌های منبع
می‌توانید فایل‌هایی به درخواست سند اضافه کنید، مثلاً:
- ضبط صوتی یک جلسه؛
- PDF با اطلاعات پس‌زمینه؛
- سند ورد موجود؛
- صفحه گسترده با اعداد؛
- تصاویر که باید در نتیجه استفاده شوند.
در درخواست توضیح دهید هر فایل چه نقشی دارد. مثلاً بگویید کدام فایل منبع واقعی است، کدام فقط نمونه است و کدام تصاویر واقعاً باید در نتیجه بیایند.
صورتجلسه را بر اساس ضبط بسازید. فایل ورد را فقط به عنوان دستور جلسه محتوایی استفاده کنید و تصمیمات، مسئول و مهلت را در یک جدول وارد کنید.
صادر کردن سند آزاد
وقتی محتوا و فرم بررسی شدند، سند آزاد را به صورت PDF صادر کنید. PDF از جهت و قالب صفحه انتخاب شده استفاده می‌کند.
قبل از صادر کردن بررسی کنید:
- نام‌ها، تاریخ‌ها، مبالغ و ارجاعات منبع؛
- تغییر صفحات و جداول شکسته؛
- خوانایی متن و تصاویر؛
- سبک سازمانی انتخاب شده و لوگو؛
- اینکه نظرات موقت و حاشیه‌نویسی‌ها پردازش شده باشند.
کار با قالب‌های سند
قالب سند یک فایل .docx با قالب ثابت و فیلدهای قابل پر کردن است. مدیر قالب را از قبل تنظیم می‌کند. به عنوان کاربر، قالب را انتخاب می‌کنید، دستور محتوایی می‌دهید و فرم پر شده خودکار را قبل از ساخت سند ورد بررسی می‌کنید.
استفاده از قالب
- متن به سند را فعال کنید.
- قالب مورد نظر را بر اساس عنوان، توضیح و نوع انتخاب کنید.
- توضیح دهید سند چه محتوایی باید داشته باشد.
- در صورت نیاز فایل‌های منبع اضافه کنید.
- فرم پر شده در سمت راست را بررسی کنید.
- فیلدهای ناقص را پر کنید و مقادیر نادرست را اصلاح کنید.
- سند را تولید کنید.
- نتیجه را به صورت سند ورد قابل ویرایش مشاهده یا دانلود کنید.
قالب ثابت ورد همچنان تعیین‌کننده است. فرم مشخص می‌کند کدام محتوا در کدام جای سند قرار می‌گیرد.
نوشتن درخواست خوب برای قالب
اطلاعاتی را که از قالب یا فایل‌های اضافه شده به طور خودکار مشخص نمی‌شود، ذکر کنید. همچنین بگویید چه لحن، انتخاب یا خلاصه‌ای انتظار دارید.
نامه مشتری برای Van Dijk Logistics را پر کن. موضوع دسترسی جدید خارج از ساعات کاری از اول اکتبر است. حرفه‌ای و اطمینان‌بخش بنویس و توضیح را به سه پاراگراف محدود کن.
صورتجلسه را از ضبط پیوست شده بساز. جلسه MT Dienstverlening نام دارد و امروز برگزار شده است. برای هر مورد اقدام، مالک و مهلت را وارد کن؛ اگر از ضبط مشخص نیست، فیلد را به عنوان نامشخص علامت بزن.
از AI نخواهید که حقایق گمشده را بسازد. مقادیر ناشناخته را خالی یا به صورت قابل بررسی باقی بگذارید.
بررسی فرم
AI فیلدهای قالب را وقتی اطلاعات کافی باشد پر می‌کند. این می‌تواند بلافاصله پس از اولین درخواست یا پس از سوال بعدی باشد. می‌توانید هر فیلد را قبل از تولید سند به صورت دستی تغییر دهید.
به ویژه بررسی کنید:
- نام‌ها و سمت‌ها؛
- تاریخ‌ها و دوره‌ها؛
- مبالغ و درصدها؛
- آدرس‌ها و اطلاعات تماس؛
- تصمیمات، موارد اقدام و مهلت‌ها؛
- جداول و ردیف‌های تکراری؛
- تصاویر و پیوست‌های انتخاب شده.
فرم یک پر کردن پیش‌نویس است. قبل از ساخت سند ورد، همه داده‌هایی که ممکن است پیامدهای حقوقی، مالی یا سازمانی داشته باشند را بررسی کنید.
کار با فیلدهای تکراری
قالب می‌تواند شامل فهرست‌ها یا ردیف‌های جدول باشد، مثلاً برای موارد دستور جلسه، شرکت‌کنندگان، محصولات یا موارد اقدام. این‌ها در فرم به صورت بخش‌های تکراری ظاهر می‌شوند. نه تنها متن، بلکه موارد زیر را بررسی کنید:
- آیا هر ردیف لازم وجود دارد؛
- آیا مقادیر در ستون درست قرار دارند؛
- آیا ردیف‌های نمونه خالی حذف شده‌اند؛
- آیا ترتیب منطقی است.
وقتی ردیف‌ها زیاد باشند، معمولاً بهتر است ابتدا در چت فهرست ساختاریافته بخواهید و سپس فرم را پر کنید.
تصاویر در قالب‌ها
اگر قالب فیلد تصویر دارد، از طریق مدیریت رسانه فایل انتخاب می‌کنید. جایگزینی که مدیر در ورد تنظیم کرده است، تا حد امکان موقعیت و اندازه را در سند نهایی تعیین می‌کند.
از تصویری با وضوح کافی و برش مناسب استفاده کنید. سند ورد تولید شده را بررسی کنید، زیرا نسبت تصویر انتخاب شده ممکن است با نسبت جایگزین متفاوت باشد.
اطلاعات سازمانی پر شده خودکار
برخی فیلدها برای اطلاعاتی رزرو شده‌اند که AI-Corporate قبلاً می‌داند، مانند نام سازمان، آدرس شعبه، نام حساب، ایمیل یا سمت. برنامه این مقادیر را به صورت محلی پر می‌کند. بنابراین داده‌های شخصی و سازمانی واقعی نیازی به تولید توسط مدل زبان ندارند.
اگر چنین مقداری اشتباه است، فقط سند فعلی را اصلاح نکنید بلکه به مدیر اطلاع دهید که داده‌های حساب، شعبه یا محیط باید اصلاح شوند.
بررسی سند ورد تولید شده
پس از تولید می‌توانید فایل .docx را مشاهده و دانلود کنید. نتیجه را در ورد یا برنامه سازگار باز کنید و بررسی کنید:
- آیا همه فیلدها جایگزین شده‌اند؛
- آیا متن طولانی در فضای موجود جا می‌شود؛
- آیا جداول به درستی در صفحات تقسیم شده‌اند؛
- آیا تصاویر به درستی قرار گرفته‌اند؛
- آیا سربرگ‌ها، پابرگ‌ها و شماره صفحات سالم هستند؛
- آیا سند نیاز به ویرایش دستی بیشتر دارد.
چون نتیجه یک سند ورد است، پس از تولید می‌توانید اصلاحات ویرایشی یا بصری انجام دهید.
اگر قالب در دسترس نیست
- بررسی کنید که در محیط و شعبه درست وارد شده‌اید.
- از مدیر بپرسید که قالب فعال است و برای شعبه شما در دسترس است.
- پس از افزودن یا تغییر قالب توسط مدیر، صفحه را تازه کنید.
- اگر قالب ورد ثابت لازم نیست، موقتاً از سند آزاد استفاده کنید.
مدیران در مدیریت قالب‌های سند می‌خوانند چگونه قالب‌های ورد را آپلود، فیلدها را تنظیم و دسترسی را مدیریت کنند.
راهنمای انتخاب
| وضعیت | بهترین انتخاب |
|---|---|
| قالب توسط AI-Corporate طراحی شود | سند آزاد |
| می‌خواهید فرم و متن را به صورت تکراری تنظیم کنید | سند آزاد |
| می‌خواهید ارائه بسازید | سند آزاد |
| سازمان قالب ورد اجباری دارد | قالب سند |
| سند شامل فیلدهای ثابت است | قالب سند |
نتیجه باید به صورت .docx قابل ویرایش باشد | قالب سند |
| فقط می‌خواهید درباره فایل‌های موجود سوال کنید | چت با اسناد |
همچنین به ایجاد اسناد در پس‌زمینه برای دستورات طولانی‌تر، فایل‌های منبع، پیشرفت، سبک سازمانی و فونت صادر شده مراجعه کنید.
فایل‌های قابل دانلود در چت معمولی
در چت معمولی درخواست سند ورد، PDF یا پاورپوینت کنید. سند از گفتگو موجود و آخرین اصلاحات شما ساخته می‌شود. اگر می‌خواهید متن موجود حفظ شود، صریحاً درخواست کنید. محدودیت‌های زمینه و حریم خصوصی اعمال می‌شوند.
کارت سند زیر پاسخ ابتدا پیشرفت را نشان می‌دهد و سپس باز کردن. با این کار پیش‌نمایش موجود باز می‌شود؛ از آنجا می‌توانید فایل را دانلود کنید. می‌توانید همان فایل را بدون ساخت مجدد دوباره دانلود کنید. در صورت خطای دانلود می‌توانید دوباره تلاش کنید. دکمه صادر کردن موجود باقی می‌ماند تا پاسخ یا گفتگو را به صورت دستی صادر کنید؛ آنجا می‌توانید انتخاب کنید که سربرگ هم همراه شود یا نه.
ورد، PDF و پاورپوینت (.pptx) در برنامه پیش‌نمایش می‌شوند، حتی برای فایل‌های خصوصی. از قبلی و بعدی برای مرور صفحات PDF یا اسلایدهای پاورپوینت استفاده کنید؛ با تمرکز روی پیش‌نمایش کلیدهای Page Up، Page Down، Home و End نیز کار می‌کنند. دانلود فایل اصلی را ذخیره می‌کند. اگر بارگذاری شکست خورد، گزینه تلاش مجدد را انتخاب کنید.
PDF / پاورپوینت: بزرگ‌نمایی / کوچک‌نمایی (۵۰–۳۰۰٪).
در اپ موبایل همان کارت سند را باز می‌کنید. از دکمه‌های بزرگ‌نمایی برای متن کوچک استفاده کنید. در iOS و اندروید، دانلود پنجره اشتراک‌گذاری/ذخیره دستگاه شما را باز می‌کند؛ آنجا برنامه یا محل ذخیره مورد نظر را انتخاب کنید. بازگشت شما را به گفتگو اصلی می‌برد.
دانلود فایل‌های کد
اگر پاسخی شامل بلوک‌های کد است، در آن پاسخ صادر کردن را باز کنید و دانلود source-1.html (یا فایل دیگر) را انتخاب کنید. هر بلوک کد جداگانه دانلود می‌شود، بدون توضیحات اطراف آن. HTML، CSS، JavaScript، TypeScript، JSON، CSV، Python، XML، SVG و SQL پسوند مخصوص خود را می‌گیرند؛ بلوک‌های کد دیگر پسوند .txt می‌گیرند. از AI بخواهید زبان هر بلوک کد را بالای آن ذکر کند. قبل از اجرای کد خارج از برنامه آن را بررسی کنید. در صورت نیاز نام فایل‌ها و ارجاعات به فایل‌های دیگر را اصلاح کنید. دانلود مستقیماً روی دستگاه شما ذخیره می‌شود و به مدیریت فایل اضافه نمی‌شود.
همچنین می‌توانید مستقیماً کنار کپی کردن در یک بلوک کد، دانلود را انتخاب کنید.