گفتگو با اسناد
با گفتگو با فایل‌ها به AI-Corporate اجازه می‌دهید پاسخ‌هایی بر اساس اسنادی که خودتان به چت متصل می‌کنید ارائه دهد. این قابلیت برای تحلیل یک‌باره، مقایسه یا پرسش درباره اطلاعاتی که به صورت عمومی در دسترس نیستند مناسب است.
چه زمانی از گفتگو با فایل‌ها استفاده کنیم؟
از این قابلیت می‌توانید برای موارد زیر استفاده کنید:
- خلاصه کردن یک گزارش؛
- استخراج توافقات، ریسک‌ها یا نکات عملیاتی از یک سند؛
- مقایسه چند نسخه از یک قرارداد؛
- پرسش درباره سیاست‌ها، تحقیقات یا اطلاعات داخلی؛
- تحلیل اطلاعات موجود در جداول، فرم‌ها یا ارائه‌ها.
لازم نیست اسنادی که توسط مدیر به صورت مرکزی منتشر شده‌اند را خودتان انتخاب کنید. در صورت پرسش مرتبط در چت عادی، AI-Corporate به طور خودکار در اسناد دانش مرکزی که برای سازمان یا شعبه شما در دسترس است جستجو می‌کند. این منابع را همچنین می‌توانید در دانشنامه → سازمان → اسناد (یا زیر شعبه خودتان) پیدا کنید. مدیران در تنظیم و مدیریت دانشنامه می‌آموزند چگونه این دانش را اضافه و منتشر کنند.
انتخاب اسناد
- یک چت جدید یا موجود را باز کنید.
- روی گیره کاغذ کنار فیلد ورودی کلیک کنید.
- یک فایل جدید آپلود کنید یا فایلی که قبلاً در مدیریت فایل‌ها آپلود شده را انتخاب کنید.
- حداکثر ده فایل برای گفتگو با فایل‌ها انتخاب کنید.
- یک سؤال مشخص بپرسید و در صورت تمایل فرم پاسخ را نیز ذکر کنید.
فایل‌های انتخاب‌شده تا زمانی که حالت فایل فعال است باقی می‌مانند. قبل از پرسیدن سؤال بعدی بررسی کنید کدام فایل‌ها هنوز انتخاب شده‌اند تا منابع قدیمی به طور ناخواسته پاسخ را تحت تأثیر قرار ندهند.
می‌توانید تصویری مانند اسکرین‌شات یا عکس کپی‌شده را نیز با Ctrl+V (در Mac با Cmd+V) مستقیماً در فیلد ورودی جای‌گذاری کنید؛ تصویر فوراً بارگذاری و به سؤال شما پیوست می‌شود، درست مانند زمانی که فایلی را به فیلد ورودی می‌کشید. برای قرار دادن مستقیم اسکرین‌شات در کلیپ‌بورد، در Mac از Cmd+Ctrl+Shift+4 استفاده کنید (بدون Ctrl اسکرین‌شات به‌صورت فایل ذخیره می‌شود) یا در Windows از کلید Windows همراه با Shift+S. اگر متنی را کپی کنید که تصویر هم دارد، مثلاً سلول‌هایی از Excel یا متنی از Word، همان متن جای‌گذاری می‌شود. در یک دستیار، جای‌گذاری تصویر فقط زمانی کار می‌کند که آن دستیار افزودن تصویر را مجاز بداند.
AI-Corporate بررسی می‌کند که آیا مدل زبان انتخاب‌شده از تحلیل سند پشتیبانی می‌کند یا خیر. اگر این‌گونه نباشد، به طور خودکار مدل مناسبی از کاتالوگ مدل‌های فعلی انتخاب می‌شود.
نحوه کار تحلیل سند
پس از آپلود، AI-Corporate فایل را پردازش می‌کند. محتوا به قطعات کوچکتر تقسیم و ایندکس می‌شود. برای هر سؤال، ابتدا قطعاتی که از نظر محتوایی بهترین تطابق را با سؤال دارند جستجو می‌شوند. مدل زبان سؤال را همراه با آن زمینه مرتبط دریافت می‌کند.
به همین دلیل، پرسش هدفمند معمولاً بهتر از دستور بسیار کلی عمل می‌کند. مثلاً بپرسید:
سه تعهدی که طبق قرارداد برای تأمین‌کننده وجود دارد کدامند؟ برای هر تعهد بخش مرتبط را ذکر کنید.
پردازش ممکن است برای فایل‌های بزرگ، اسکن‌ها، تصاویر و فایل‌های چندصفحه‌ای طولانی‌تر شود. صبر کنید تا فایل در مدیریت فایل‌ها به عنوان پردازش‌شده نمایش داده شود قبل از اینکه آن را سؤال کنید.
متن، جداول و اطلاعات بصری
فایل‌های PDF، Word و PowerPoint به طور خودکار به محتوای قابل جستجو تبدیل می‌شوند. در این فرآیند متن، ساختار سند و در صورت امکان اطلاعات بصری مرتبط نیز لحاظ می‌شوند.
این موضوع به ویژه در موارد زیر مفید است:
- اسناد اسکن‌شده بدون لایه متن مناسب؛
- جداولی که ردیف‌ها و ستون‌هایشان در استخراج متن معمولی از دست می‌روند؛
- ارائه‌هایی که متن و تصاویر با هم معنا می‌دهند؛
- فرم‌هایی با جعبه‌های انتخاب، گزینه‌های دایره‌ای یا یادداشت‌های دست‌نویس؛
- نمودارها و دیاگرام‌هایی که نتیجه‌گیری آنها به صورت لفظی در متن نیست.
در سؤال خود به طور صریح ذکر کنید که جداول، نمودارها یا تصاویر نیز باید لحاظ شوند. نتایج مهم را همیشه با سند اصلی بررسی کنید.
فرمت‌های فایل پشتیبانی‌شده
AI-Corporate از جمله فرمت‌های زیر را پشتیبانی می‌کند:
- PDF (
.pdf); - Word (
.docx); - PowerPoint (
.pptx); - Markdown (
.md); - متن (
.txt); - CSV (
.csv); - JSON (
.json); - فایل‌های صوتی و ویدیویی رایج، از جمله
.mp3،.mp4،.m4a،.wavو.webm.
پردازش دقیق بسته به نوع فایل متفاوت است. فایل آسیب‌دیده، محافظت‌شده یا با ساختار غیرمعمول ممکن است همیشه به طور کامل خوانده نشود.
مقایسه چند سند
اسناد مرتبط را همزمان انتخاب کرده و به وضوح مشخص کنید که می‌خواهید بر چه مبنایی مقایسه انجام شود. معیارها و فرم خروجی مورد نظر را بیان کنید.
این سه پیشنهاد را از نظر قیمت، مدت زمان انجام، استثناها و شرایط فسخ مقایسه کن. یک جدول بساز و سپس مهم‌ترین ریسک‌ها را نام ببر.
اگر اسناد با هم تناقض دارند، درخواست کنید تفاوت‌ها به تفکیک منبع ذکر شوند. این کار از ترکیب اطلاعات متناقض به یک پاسخ ظاهراً قطعی جلوگیری می‌کند.
پردازش به ازای هر فایل
با پردازش به ازای هر فایل همان پرامپت به صورت جداگانه روی هر سند انتخاب‌شده اعمال می‌شود. بنابراین نتیجه‌ای جداگانه برای هر فایل دریافت می‌کنید. این روش برای مجموعه‌ای از قراردادها، درخواست‌های شغلی، گزارش‌ها یا فرم‌هایی که باید بر اساس معیارهای یکسان ارزیابی شوند، مفید است.
روش عملی:
- در صورت نیاز یک سند مرجع به گفتگو با فایل‌ها اضافه کنید.
- اسناد مورد نظر برای تحلیل را در پردازش به ازای هر فایل انتخاب کنید.
- یک پرامپت با معیارهای ارزیابی ثابت بنویسید.
- نتایج هر فایل را بررسی و سپس مقایسه کنید.
برای پردازش به ازای هر فایل حداکثر سی فایل در هر دستور مجاز است.
صوت و ویدیو
فایل‌های صوتی و ویدیویی ابتدا توسط ارائه‌دهنده رونویسی تنظیم‌شده، رونویسی می‌شوند. اگر مدل انتخاب‌شده این قابلیت را داشته باشد، رونویسی می‌تواند شامل بلوک‌های زمانی و برچسب‌های گوینده باشد. سپس رونویسی به همان شیوه متن سند قابل جستجو می‌شود.
نام‌ها، اصطلاحات تخصصی، اعداد و برچسب‌های گوینده را بررسی کنید: رونویسی خودکار ممکن است آنها را اشتباه تشخیص دهد. فایل‌های طولانی همچنین ممکن است به محدودیت‌های وابسته به ارائه‌دهنده برای حجم یا مدت زمان فایل برخورد کنند.
پرسش‌های بهتر مطرح کنید
برای پرسش‌های مربوط به سند ترجیحاً ساختار زیر را رعایت کنید:
- وظیفه — AI-Corporate باید چه کاری انجام دهد؟
- دامنه — کدام اسناد، فصل‌ها یا دوره‌ها مرتبط هستند؟
- معیارها — پاسخ باید بر چه مبنایی باشد؟
- خروجی — آیا جدول، خلاصه، چک‌لیست یا مشاوره می‌خواهید؟
- قابلیت ردیابی — درخواست ذکر منبع یا بخش‌های مرتبط کنید.
مثال:
فصل‌های ۲ و ۳ را برای مدیریت خلاصه کن. تصمیمات، ریسک‌های باز و مسئولان را در یک جدول ذکر کن. برای هر مورد منبع و فصل مربوطه را ذکر کن.
اگر پاسخ اطلاعاتی کم دارد
- بررسی کنید که فایل درست انتخاب شده و به طور کامل پردازش شده باشد.
- سؤال دقیق‌تری با اصطلاحات قابل تشخیص از سند بپرسید.
- به طور صریح درخواست کنید جداول، تصاویر یا پیوست‌ها لحاظ شوند.
- بررسی کنید که اسکن خوانا باشد و با رمز عبور محافظت نشده باشد.
- نسخه اصلاح‌شده یا کوچکتری آپلود کنید اگر پردازش ناموفق بود.
- پاسخ را در تصمیمات مهم با منبع اصلی مقایسه کنید.
اگر می‌خواهید از چت یک سند جدید بسازید یا قالب Word را پر کنید، ساخت اسناد را مطالعه کنید.
بررسی استفاده از منابع
مقدار متن منبع استفاده‌شده بستگی به سؤال، سند و مدل انتخاب‌شده دارد. هنگام دریافت پاسخ بررسی کنید کدام منابع به طور کامل، جزئی یا اصلاً خوانده نشده‌اند. توضیحات مربوط به مدیریت فایل‌ها و استفاده از منابع را بخوانید.