راه‌اندازی و مدیریت دانشنامه
با دانشنامه، سازمان اطلاعات قابل اعتماد را به صورت مرکزی در دسترس قرار می‌دهد. مدیران می‌توانند لینک‌ها و اسناد دانش را برای کارکنان منتشر کنند. اسناد دانش منتشر شده همچنین به طور خودکار هنگام مرتبط بودن محتوای آنها با یک سوال معمولی در چت، در نظر گرفته می‌شوند.
شما دانشنامه را از طریق مدیریت → دانشنامه مدیریت می‌کنید. در این صفحه، لینک‌های موجود و اسناد دانش مرکزی در یک جدول کنار هم قرار دارند.
آنچه کارکنان می‌بینند
موارد منتشر شده برای کارکنان زیر دانشنامه → سازمان → اسناد (یا زیر شعبه خودشان) قابل مشاهده است. نمایش شامل لینک‌ها و اسنادی است که برای کل سازمان یا شعبه کارکنان در دسترس هستند. قالب‌های سند که برای بخش‌های خاصی در نظر گرفته شده‌اند، برای کارکنان آن بخش‌ها نیز زیر شعبه → بخش‌های من قابل مشاهده است.
دو روش وجود دارد که کارکنان محتوا را استفاده می‌کنند:
- باز کردن از دانشنامه — یک کارمند یک لینک را باز می‌کند یا یک سند دانش منتشر شده را می‌خواند.
- استفاده خودکار در چت — در صورت پرسش مرتبط، AI-Corporate اسناد دانش مرکزی منتشر شده را در محدوده مجاز جستجو می‌کند. کارمند نیازی به انتخاب سند با کلیپ کاغذ ندارد.
یک لینک موردی قابل مشاهده در دانشنامه است که به یک صفحه وب، ویدئو یا منبع خارجی دیگر اشاره دارد. یک سند دانش شامل محتوای پردازش شده Markdown است و بنابراین می‌تواند به عنوان منبع مرکزی برای جستجو در چت استفاده شود.
سطح سازمانی و شعبه‌ای
هر سند دانش یک محدوده دارد:
- کل سازمان — در دسترس همه کارکنان در محیط.
- شعب — فقط در دسترس کارکنان یک یا چند شعبه انتخاب شده.
مدیران محیط می‌توانند دانش سازمانی و دانش برای شعب انتخاب شده را مدیریت کنند. مدیر شعب فقط دانش مربوط به شعبی که مجوز مدیریت دارد را مدیریت می‌کند. انتخاب شعبه از رسیدن اطلاعات محلی به کارکنان شعبه دیگر جلوگیری می‌کند.
بنابراین محدوده را بر اساس محتوا انتخاب کنید، نه بر اساس اینکه چه کسی سند را بارگذاری می‌کند. برای مثال، یک سیاست کلی امنیت اطلاعات مناسب کل سازمان است؛ یک دستورالعمل دسترسی محلی مناسب شعبه مربوطه است.
نمای کلی دانشنامه
جدول لینک‌های موجود دانشنامه را با اسناد دانش مرکزی ترکیب می‌کند. شما می‌توانید:
- جستجو و فیلتر کنید؛
- موارد را با دکمه بعلاوه اضافه کنید؛
- ترتیب را با دستگیره کشیدن تنظیم کنید؛
- یک مورد را باز کنید تا تنظیمات آن را تغییر دهید؛
- اسناد را منتشر، بایگانی یا حذف کنید؛
- یک بسته OKF را وارد یا صادر کنید.
ستون شاخص و ترتیب تنظیم شده تعیین می‌کند که چگونه موارد در اسناد مرتب شوند. از دستگیره کشیدن برای قرار دادن دانش مهم یا پرکاربرد در بالا استفاده کنید.
افزودن یک مورد
بالای جدول روی دکمه بعلاوه کلیک کنید. می‌توانید از سه نوع محتوا انتخاب کنید.
لینک
برای یک صفحه وب، ویدئو، دوره یا منبع خارجی موجود، لینک را انتخاب کنید. یک عنوان واضح، توضیح، دسته‌بندی و URL وارد کنید. این مورد در اسناد قابل مشاهده است، اما صفحه خارجی به طور خودکار به عنوان سند دانش نمایه نمی‌شود.
وقتی منبع در جای دیگری نگهداری می‌شود و کارکنان باید عمدتاً مستقیماً به آن منبع دسترسی داشته باشند، از لینک استفاده کنید.
افزودن سند
برای نوشتن مستقیم یک سند دانش، افزودن سند را انتخاب کنید.
- یک نام فایل یکتا و یک عنوان قابل تشخیص وارد کنید.
- یک نوع انتخاب کنید و توضیح کوتاه و برچسب‌های مرتبط اضافه کنید.
- محتوا را در ویرایشگر Markdown بنویسید یا بچسبانید.
- وضعیت انتشار و محدوده را انتخاب کنید.
- سند را ذخیره کنید.
این گزینه برای سیاست‌ها، دستورالعمل‌های کاری، سوالات متداول و دانش دیگری که می‌خواهید مستقیماً در AI-Corporate نگهداری کنید مناسب است.
از تیترها برای تقسیم منطقی محتوا استفاده کنید. پاراگراف‌های کوتاه و مستقل و تیترهای واضح هم خوانایی و هم یافتن بخش‌های مرتبط در چت را بهبود می‌بخشند.
افزودن فایل منبع
برای استفاده از یک فایل از مدیریت فایل به عنوان سند دانش، افزودن فایل منبع را انتخاب کنید. می‌توانید یک فایل موجود را انتخاب کنید یا ابتدا یک فایل جدید بارگذاری کنید.
AI-Corporate فایل منبع را پردازش کرده و Markdown استاندارد آن را می‌سازد. بنابراین انواع مختلف فایل‌ها یک فرمت یکپارچه برای نمایش، تبادل و نمایه‌سازی جستجو دریافت می‌کنند.
منابع پشتیبانی شده شامل فایل‌های PDF، Word، PowerPoint، Markdown و متنی هستند. فایل‌های PDF، Word و PowerPoint به طور خودکار پردازش می‌شوند، به طوری که متن، ساختار سند و در صورت امکان اطلاعات بصری مرتبط مانند جداول، نمودارها، فرم‌ها و تصاویر در نظر گرفته می‌شوند. این باعث می‌شود محتوای قابل استفاده بیشتری نسبت به استخراج متن ساده باقی بماند.
پس از پردازش همیشه بررسی کنید:
- آیا همه فصل‌های مهم موجود هستند؛
- آیا جداول و فهرست‌ها به صورت قابل فهم منتقل شده‌اند؛
- آیا نتایج نمودارها یا تصاویر ثبت شده‌اند؛
- آیا عنوان، توضیح، نوع و برچسب‌ها صحیح هستند؛
- آیا هشدارهای کیفیت نیاز به اقدام دارند؛
- آیا وضعیت و محدوده به درستی تنظیم شده‌اند.
استخراج فنی موفق به این معنی نیست که همه معانی بصری به درستی منتقل شده‌اند. Markdown را در اسناد مهم با فایل اصلی مقایسه کنید.
تنظیم متادیتا
در تنظیم سند دانش محتوای سند دانش و زمینه آن را مدیریت می‌کنید.
| فیلد | کاربرد |
|---|---|
| نام فایل | نام فنی و قابل تشخیص برای یک سند Markdown جدید. |
| عنوان | نامی که کارکنان در دانشنامه و هنگام ارجاع منبع می‌بینند. |
| نوع | نوع محتوا، مثلاً سیاست، راهنما، پروتکل یا سوالات متداول. |
| توضیح | شرح کوتاه درباره هدف و محتوا. |
| برچسب‌ها | اصطلاحات جستجو و مدیریت، جدا شده با کاما. |
| منبع یا ریسورس | منشأ یا مالک دانش. |
| URL منبع | لینک به منبع اصلی یا خارجی فعلی. |
| تاریخ تغییر | تاریخی که منبع از نظر محتوایی به‌روزرسانی شده است. |
| وضعیت انتشار | پیش‌نویس، منتشر شده یا بایگانی شده. |
| محدوده | کل سازمان یا شعب انتخاب شده. |
| Markdown استاندارد | محتوایی که نمایش داده، صادر و نمایه‌سازی می‌شود. |
یک عنوان، توضیح و مجموعه برچسب‌های خوب به مدیران کمک می‌کند مجموعه را نگهداری کنند. برای پاسخ‌دهی محتوایی، متن واقعی سند مهم‌ترین است.
وضعیت و جریان کاری انتشار
از سه وضعیت به عنوان یک جریان کاری ساده ویرایش استفاده کنید:
- پیش‌نویس — فقط در مدیریت در دسترس است؛ هنوز برای کارکنان قابل مشاهده یا جستجو نیست.
- منتشر شده — در اسناد قابل مشاهده است و برای سوالات چت مرتبط در محدوده تنظیم شده در دسترس است.
- بایگانی شده — در مدیریت نگهداری می‌شود، اما برای کارکنان فعال نیست.
یک روش ایمن این است:
- سند را به عنوان پیش‌نویس اضافه کنید.
- محتوا، متادیتا و محدوده را بررسی کنید.
- چند سوال نماینده را تست کنید.
- سند را به منتشر شده تغییر دهید.
- نسخه قدیمی را قبل از انتشار جایگزین بایگانی کنید.
از تناقض بین دو سند منتشر شده جلوگیری کنید. اگر نسخه‌های مختلف عمداً کنار هم وجود دارند، دوره اعتبار و حوزه کاربرد آنها را به وضوح مشخص کنید.
ویرایش دانش موجود
یک سند دانش را از جدول باز کنید تا متادیتا یا Markdown استاندارد را تغییر دهید. پس از ذخیره، محتوا دوباره نمایه‌سازی می‌شود. نسخه به‌روزشده می‌تواند در سوالات چت بعدی استفاده شود.
در فایل‌های منبع، فایل اصلی به عنوان منشأ باقی می‌ماند، در حالی که دانش مرکزی به عنوان دارایی سازمان مدیریت می‌شود. بنابراین اسناد دانش به حساب شخصی بارگذارنده وابسته نیستند. اگر آن حساب بعداً حذف شود، دانش مدیریت شده حفظ می‌شود.
یک سند دانش را فقط زمانی حذف کنید که محتوا، نمایه و منبع ذخیره شده نیز به طور قطعی حذف شوند. وقتی نمی‌خواهید دانش را به صورت فعال ارائه دهید اما می‌خواهید نگه دارید، از بایگانی شده استفاده کنید.
OKF چیست؟
OKF (Open Knowledge Format) فرمت قابل انتقال دانشنامه مرکزی است. یک سند OKF از Markdown معمولی با frontmatter YAML اختیاری برای متادیتا تشکیل شده است. بنابراین محتوا حتی خارج از AI-Corporate قابل خواندن و ویرایش باقی می‌ماند.
یک سند ساده OKF به این شکل است:
---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
- inkoop
- compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---
# Inkoopprotocol
## Goedkeuring
Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.
Markdown محتوای استاندارد را تشکیل می‌دهد. frontmatter سند را توصیف می‌کند. برای ارجاع به اسناد یا منابع دیگر از لینک‌های معمولی Markdown استفاده کنید.
وضعیت انتشار و محدوده شعبه تنظیمات امنیتی جداگانه در AI-Corporate باقی می‌مانند؛ آنها بخشی از سند قابل انتقال نیستند.
صادر کردن بسته OKF
روی دکمه صادر کردن بالای جدول کلیک کنید تا اسناد دانش مدیریت شده را به صورت بسته ZIP دانلود کنید. بسته شامل است:
- یک فایل Markdown برای هر سند دانش؛
- یک
index.mdبا لینک به اسناد؛ - یک
log.mdبا اطلاعات درباره صادر کردن.
از صادرات به عنوان پشتیبان قابل انتقال، برای بررسی محتوایی خارج از AI-Corporate یا به عنوان پایه‌ای برای تبادل با محیط دیگر استفاده کنید. لینک‌های دانشنامه قابل مشاهده اسناد دانش استاندارد نیستند و بنابراین بخشی از بسته سند نیستند.
وارد کردن بسته OKF
روی دکمه وارد کردن کلیک کنید و یک فایل ZIP شامل اسناد Markdown انتخاب کنید. AI-Corporate اسناد و متادیتا را می‌خواند و آنها را به اسناد دانش مرکزی تبدیل می‌کند.
اسناد وارد شده به عنوان پیش‌نویس شروع می‌شوند. قبل از انتشار هر سند را بررسی کنید. به ویژه به موارد زیر توجه کنید:
- عنوان و نوع؛
- تبدیل لینک‌های داخلی؛
- محدوده و انتخاب شعبه؛
- اطلاعات منبع و تاریخ تغییر؛
- اسناد تکراری یا قدیمی؛
- خوانایی Markdown.
یک بسته می‌تواند حداکثر ۲۵ سند Markdown و ۸ مگابایت محتوای فشرده و باز شده داشته باشد. مجموعه دانش بزرگ‌تر را در چند بسته تقسیم کنید.
بررسی عملکرد صحیح دانشنامه
پس از تغییر مهم، کل مسیر کاربر را تست کنید:
- یک سند با یک واقعیت واضح منتشر کنید.
- به عنوان کارمند در محدوده تنظیم شده وارد شوید.
- بررسی کنید که سند زیر دانشنامه → سازمان → اسناد (یا زیر شعبه خود) باشد و قابل باز شدن باشد.
- در یک چت معمولی سوالی بپرسید که سند مرتبط باشد، بدون اینکه فایل را دستی متصل کنید.
- بررسی کنید که پاسخ با سند مطابقت داشته باشد و منبع مرکزی به وضوح ذکر شده باشد.
- تست را با یک کارمند خارج از محدوده تکرار کنید؛ او نباید دانش شعبه را ببیند یا از طریق چت استفاده کند.
همچنین یک سوال نامرتبط را تست کنید. دانشنامه باید به عنوان منبع تکمیلی استفاده شود وقتی محتوایی لازم است، نه به عنوان زمینه اجباری برای هر پاسخ.
راهنمایی برای یک دانشنامه قابل اعتماد
- برای هر موضوع یک مالک محتوایی تعیین کنید.
- از عناوین، نوع‌ها و برچسب‌های سازگار استفاده کنید.
- تاریخ اعتبار یا نسخه را در سند قرار دهید اگر مهم است.
- فقط اطلاعات کنترل شده را منتشر کنید.
- دانش قدیمی را بایگانی کنید و از نسخه‌های فعال متناقض جلوگیری کنید.
- دانش خاص شعبه را به محدوده مناسب محدود کنید.
- اسناد را با تیترهای واضح و پاراگراف‌های مستقل مرتب نگه دارید.
- اسناد مهم را هم در اسناد و هم با سوالات نماینده چت تست کنید.
برای توضیح درباره فایل‌هایی که یک کارمند خودش به یک چت متصل می‌کند، چت با اسناد را بخوانید.
پوشه SharePoint به عنوان منبع دانش مرکزی
یک مدیر می‌تواند یک پوشه SharePoint را به پایگاه دانش متصل کند. اسناد آن پوشه و زیرپوشه‌ها به طور خودکار پردازش می‌شوند؛ کارکنان آنها را از طریق پایگاه دانش موجود و در سوالات چت مرتبط استفاده می‌کنند، بدون توجه به مدل زبانی انتخاب شده. برای این کار نیازی به فعال کردن یکپارچه‌سازی شخصی SharePoint ندارند.
آماده‌سازی مایکروسافت
ابتدا مراحل کامل برنامه سازمان، حق برنامه Sites.Selected، رضایت مدیر و مجوز جداگانه read سایت را در تنظیم Microsoft 365 دنبال کنید. اتصال سرور از همان برنامه سازمانی که برای ورود استفاده می‌شود بهره می‌برد و نیازی به URL بازگشتی اضافی ندارد.
اتصال پوشه
- به Beheer → Kennisbank → Toevoegen → SharePoint-mappen → Map koppelen بروید.
- یک عنوان وارد کنید و URL پوشه را جای‌گذاری کنید. از URL معمول پوشه یا URL نمای فایل SharePoint با پارامتر id استفاده کنید، نه لینک دعوت.
- همان حقوق مدرسه/محل یا محیط و مخاطب را مانند یک سند دانش جداگانه انتخاب کنید. در صورت لزوم بخش‌ها را انتخاب کنید.
- برای در دسترس قرار دادن محتوا Gepubliceerd را انتخاب کرده و ذخیره کنید. یک پیش‌نویس خارج از دانش ارائه شده باقی می‌ماند.
- وضعیت پردازش را بررسی کنید. Vernieuwen وضعیت را به‌روزرسانی می‌کند؛ Nu synchroniseren پوشه را دوباره بررسی کرده و تلاش می‌کند خطاها را اصلاح کند.
محتوا مطابق حقوق انتخاب شده پایگاه دانش به اشتراک گذاشته می‌شود، حتی با کاربرانی که دسترسی شخصی SharePoint ندارند. حقوق فردی SharePoint منتقل نمی‌شود. فقط پوشه‌ای را متصل کنید که تمام محتوای آن برای این مخاطب در نظر گرفته شده باشد.
اسناد جدید و تغییر یافته به طور خودکار بررسی می‌شوند، معمولاً هر 15 دقیقه یکبار. فایل‌های حذف شده یا منتقل شده از پوشه در بررسی بعدی حذف می‌شوند. حداکثر 250 سند پشتیبانی شده در هر منبع و 25 مگابایت در هر سند مجاز است. فرمت‌های پشتیبانی شده شامل PDF، DOCX، PPTX، XLSX، Markdown، متن، CSV، HTML و JSON هستند. میانبرهای خارجی و فرمت‌های دیگر نادیده گرفته می‌شوند.
محتوا را در SharePoint تغییر دهید و حقوق پایگاه دانش را از طریق منبع متصل مدیریت کنید. قطع اتصال اسناد را فوراً مخفی می‌کند و واردات جدید را متوقف می‌سازد؛ نسخه‌های خصوصی ذخیره شده به این ترتیب به طور دائمی حذف نمی‌شوند. در صورت خطا، برنامه سازمان، مجوز سایت، URL پوشه و کلید مخفی را بررسی کنید. در صورت خطای اتصال، محتوای منبع ارائه نمی‌شود. بازیابی از طریق همگام‌سازی بعدی امکان‌پذیر است.
این افزونه در 14 اکتبر 2026 برای OnderwijsSupport در AI-Corporate منتشر و آزمایش شده است. قبل از تنظیم حقوق مایکروسافت، از مدیریت پلتفرم بخواهید در دسترس بودن در محیط دیگر را تأیید کند.