Opsætning og administration af vidensbank

Med vidensbanken stiller organisationen pålidelige informationer centralt til rådighed. Administratorer kan offentliggøre links og viden-dokumenter til medarbejdere. Offentliggjorte viden-dokumenter medtages desuden automatisk, når deres indhold er relevant for et almindeligt chatspørgsmål.

Du administrerer vidensbanken via Administration → Vidensbank. På denne skærm vises eksisterende links og centrale viden-dokumenter samlet i en tabel.

Hvad medarbejdere ser

Offentliggjorte elementer er synlige for medarbejdere under Vidensbank → Organisation → Dokumenter (eller under egen afdeling). Visningen indeholder links og dokumenter, som er tilgængelige for hele organisationen eller for medarbejderens afdeling. Dokument-skabeloner, der er tiltænkt bestemte afdelinger, vises også for medarbejdere i disse afdelinger under afdeling → Mine afdelinger.

Der er to måder, hvorpå medarbejdere bruger indholdet:

1. Åbne fra vidensbanken — en medarbejder åbner et link eller læser et offentliggjort viden-dokument.
2. Automatisk brug i chatten — ved et relevant spørgsmål søger AI-Corporate i de offentliggjorte centrale viden-dokumenter inden for det tilladte område. Medarbejderen behøver ikke først at vælge dokumentet med papirclipsen.

Links og viden-dokumenter

Et Link er et synligt vidensbankelement, der henviser til en webside, video eller anden ekstern kilde. Et viden-dokument indeholder bearbejdet Markdown-indhold og kan derfor også søges som en central kilde i chatten.

Organisations- og afdelingsniveau

Hvert viden-dokument har et område:

• Hele organisationen — tilgængeligt for alle medarbejdere i miljøet.
• Afdelinger — kun tilgængeligt for medarbejdere i én eller flere valgte afdelinger.

Miljøadministratorer kan administrere organisationsdækkende viden og viden for valgte afdelinger. En afdelingsadministrator administrerer kun viden for de afdelinger, som vedkommende har administrationsrettigheder til. Afdelingsvalget forhindrer, at lokal information når medarbejdere i en anden afdeling.

Vælg derfor området baseret på indholdet, ikke på hvem der uploader dokumentet. En generel informationssikkerhedspolitik passer for eksempel til Hele organisationen; en lokal tilgængelighedsinstruks passer til den pågældende afdeling.

Oversigt over vidensbanken

Tabellen kombinerer eksisterende vidensbanklinks med centrale viden-dokumenter. Du kan:

• søge og filtrere;
• tilføje elementer med plusknappen;
• ændre rækkefølgen med trækgrebet;
• åbne et element for at ændre indstillinger;
• offentliggøre, arkivere eller slette dokumenter;
• importere eller eksportere en OKF-pakke.

Kolonnen Indeks og den indstillede rækkefølge bestemmer, hvordan elementer rangeres i Dokumenter. Brug trækgrebet til at placere vigtig eller hyppigt brugt viden højere.

Tilføj et element

Klik på plusknappen over tabellen. Du kan vælge mellem tre typer indhold.

Link

Vælg Link for en eksisterende webside, video, kursus eller anden ekstern kilde. Udfyld en klar titel, beskrivelse, kategori og URL. Dette element bliver synligt i Dokumenter, men den eksterne side indekseres ikke automatisk som viden-dokument.

Brug et link, når kilden vedligeholdes andetsteds, og medarbejdere primært skal kunne navigere direkte til denne kilde.

Tilføj dokument

Vælg Tilføj dokument for at skrive et viden-dokument direkte.

1. Udfyld et unikt filnavn og en genkendelig titel.
2. Vælg en type og tilføj en kort beskrivelse og relevante tags.
3. Skriv eller indsæt indholdet i Markdown-editoren.
4. Vælg publiceringsstatus og område.
5. Gem dokumentet.

Denne mulighed er egnet til politikker, arbejdsinstruktioner, ofte stillede spørgsmål og anden viden, som du ønsker at vedligeholde direkte i AI-Corporate.

Brug overskrifter til at opdele indholdet logisk. Korte, selvstændige afsnit og klare mellemrubrikker forbedrer både læsbarhed og genfinding af relevante uddrag i chatten.

Tilføj kildefil

Vælg Tilføj kildefil for at bruge en fil fra Filhåndtering som viden-dokument. Du kan vælge en eksisterende fil eller først uploade en ny fil.

AI-Corporate behandler kildefilen og laver en kanonisk Markdown-version. Dermed får forskellige filtyper ét konsistent format til visning, udveksling og søgeindeksering.

Understøttede kilder inkluderer blandt andet PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- og tekstfiler. PDF-, Word- og PowerPoint-filer behandles automatisk, hvor tekst, dokumentstruktur og hvor muligt relevant visuel information som tabeller, grafer, formularer og billeder medtages. Det sikrer, at mere brugbart indhold bevares end ved kun at udtrække ren tekst.

Kontrollér altid efter behandlingen:

• om alle vigtige kapitler er til stede;
• om tabeller og lister er forståelige;
• om konklusioner fra grafer eller billeder er registreret;
• om titel, beskrivelse, type og tags er korrekte;
• om kvalitetsadvarsler kræver handling;
• om status og område er korrekt indstillet.

Kontrol før offentliggørelse

En teknisk vellykket udtrækning betyder ikke automatisk, at al visuel betydning er korrekt overført. Sammenlign Markdown for vigtige dokumenter med den oprindelige fil.

Indstil metadata

I Indstil viden-dokument administrerer du indhold og kontekst for et viden-dokument.

Felt	Brug
Filnavn	Teknisk, genkendeligt navn til et nyt Markdown-dokument.
Overskrift	Navn, som medarbejdere ser i vidensbanken og ved kildehenvisning.
Type	Indholdstype, fx politik, vejledning, protokol eller ofte stillede spørgsmål.
Beskrivelse	Kort forklaring om formål og indhold.
Tags	Søge- og administrationsterm, adskilt med kommaer.
Kilde eller resource	Oprindelse eller ejer af viden.
Kilde-URL	Link til den oprindelige eller aktuelle eksterne kilde.
Ændringsdato	Dato for seneste opdatering af kildens indhold.
Publiceringsstatus	Udkast, Offentliggjort eller Arkiveret.
Område	Hele organisationen eller valgte afdelinger.
Kanonisk Markdown	Det indhold, der vises, eksporteres og indekseres.

En god titel, beskrivelse og sæt tags hjælper administratorer med at vedligeholde samlingen. Til det indholdsmæssige svar er den faktiske dokumenttekst stadig vigtigst.

Status og publiceringsworkflow

Brug de tre statusser som en enkel redigeringsworkflow:

• Udkast — kun tilgængelig i administration; ikke synlig eller søgbar for medarbejdere.
• Offentliggjort — synlig i Dokumenter og tilgængelig for relevante chatspørgsmål inden for det indstillede område.
• Arkiveret — gemt i administration, men ikke aktivt tilgængelig for medarbejdere.

En sikker arbejdsgang er:

1. Tilføj dokumentet som Udkast.
2. Kontrollér indhold, metadata og område.
3. Test nogle repræsentative spørgsmål.
4. Sæt dokumentet til Offentliggjort.
5. Arkivér en forældet version, før du offentliggør erstatningen.

Undgå, at to offentliggjorte dokumenter modsiger hinanden. Hvis forskellige versioner bevidst eksisterer side om side, angiv tydeligt deres gyldighedsperiode og anvendelsesområde.

Rediger eksisterende viden

Åbn et viden-dokument fra tabellen for at ændre metadata eller kanonisk Markdown. Efter gemning indekseres indholdet igen. Den opdaterede version kan derefter bruges ved næste chatspørgsmål.

For kildefiler forbliver den oprindelige fil tilgængelig som oprindelse, mens den centrale viden administreres som organisations-eje. Viden-dokumenter er derfor ikke afhængige af uploaderens personlige konto. Hvis denne konto senere slettes, bevares den administrerede viden.

Slet kun et viden-dokument, når indhold, indeks og gemt kilde også må fjernes permanent. Brug Arkiveret, når du ikke længere vil tilbyde viden aktivt, men ønsker at bevare den.

Hvad er OKF?

OKF (Open Knowledge Format) er det overførbare format for den centrale vidensbank. Et OKF-dokument består af almindelig Markdown med valgfri YAML-frontmatter til metadata. Dermed forbliver indholdet læsbart og redigerbart uden for AI-Corporate.

Et simpelt OKF-dokument ser sådan ud:

---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
  - inkoop
  - compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---

# Inkoopprotocol

## Goedkeuring

Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.

Markdown udgør det kanoniske indhold. Frontmatter beskriver dokumentet. Brug almindelige Markdown-links til henvisninger til andre dokumenter eller kilder.

Publiceringsstatus og afdelingsområde forbliver separate sikkerhedsindstillinger i AI-Corporate; de er ikke en del af det overførbare dokument.

Eksport af OKF-pakke

Klik på eksportknappen over tabellen for at downloade de administrerede viden-dokumenter som en ZIP-pakke. Pakken indeholder:

• en Markdown-fil per viden-dokument;
• en index.md med links til dokumenterne;
• en log.md med information om eksporten.

Brug en eksport som overførbar backup, til indholdskontrol uden for AI-Corporate eller som grundlag for udveksling med et andet miljø. Links fra den synlige vidensbank er ikke kanoniske viden-dokumenter og indgår derfor ikke i dokumentpakken.

Import af OKF-pakke

Klik på importknappen og vælg en ZIP-fil med Markdown-dokumenter. AI-Corporate læser dokumenterne og metadata og opretter centrale viden-dokumenter.

Importerede dokumenter starter som Udkast. Kontrollér hvert dokument, før du offentliggør det. Vær især opmærksom på:

• titel og type;
• konvertering af interne links;
• område og afdelingsvalg;
• kildeoplysninger og ændringsdato;
• dubletter eller forældede dokumenter;
• læsbarheden af Markdown.

En pakke kan indeholde op til 25 Markdown-dokumenter og 8 MB pakket og udpakket indhold. Fordel en større videnssamling over flere pakker.

Kontrollér, at vidensbanken fungerer korrekt

Test hele brugerforløbet efter en vigtig ændring:

1. Offentliggør et dokument med et klart genkendeligt faktum.
2. Log ind som medarbejder inden for det indstillede område.
3. Kontrollér, at dokumentet findes under Vidensbank → Organisation → Dokumenter (eller under egen afdeling) og kan åbnes.
4. Stil i en almindelig chat et spørgsmål, hvor dokumentet er relevant, uden at vedhæfte filen manuelt.
5. Kontrollér, at svaret stemmer overens med dokumentet, og at den centrale kilde tydeligt nævnes.
6. Gentag testen med en medarbejder uden for området; vedkommende må ikke se afdelingsviden eller bruge den i chatten.

Test også et irrelevant spørgsmål. Vidensbanken skal bruges som en supplerende kilde, når det er indholdsmæssigt nødvendigt, ikke som obligatorisk kontekst for hvert svar.

Retningslinjer for en pålidelig vidensbank

• Udpeg en faglig ejer for hvert emne.
• Brug konsekvente titler, typer og tags.
• Angiv gyldighedsdato eller version i dokumentet, hvis relevant.
• Offentliggør kun kontrolleret information.
• Arkivér forældet viden og undgå modstridende aktive versioner.
• Begræns afdelingsspecifik viden til det rette område.
• Hold dokumenter overskuelige med klare overskrifter og selvstændige afsnit.
• Test vigtige dokumenter både i Dokumenter og med repræsentative chatspørgsmål.

For forklaring om filer, som en medarbejder selv vedhæfter til en chat, læs Chat med dokumenter.

SharePoint-mappe som central videnskilde

En administrator kan tilknytte en SharePoint-mappe til vidensbasen. Dokumenterne i denne mappe og undermapper behandles automatisk; medarbejdere bruger dem via den eksisterende vidensbase og ved relevante chatspørgsmål, uanset det valgte sprogmodel. De behøver ikke aktivere deres personlige SharePoint-integration.

Forbered Microsoft

Følg først de fulde trin for organisationsappen, applikationsrettigheden Sites.Selected, admin consent og den separate read-sitegrant i Opsæt Microsoft 365. Serverforbindelsen bruger den samme organisationsapp som til login og kræver ikke ekstra redirect-URL.

Tilknyt mappe

1. Åbn Administration → Vidensbase → Tilføj → SharePoint-mapper → Tilknyt mappe.
2. Indtast en titel og indsæt URL'en til mappen. Brug den normale mappe-URL eller URL'en fra SharePoint-filvisningen med en id-parameter, ikke en invitationslink.
3. Vælg de samme skole-/afdelings- eller miljørettigheder og målgruppe som ved et enkelt vidensdokument. Vælg eventuelt afdelinger.
4. Vælg Publiceret for at gøre indholdet tilgængeligt og gem. Et udkast forbliver uden for den tilbudte viden.
5. Kontroller behandlingsstatus. Opdater opdaterer status; Synkroniser nu kontrollerer mappen igen og forsøger fejl igen.

Målgruppe for mappen

Indholdet deles i henhold til de valgte vidensbasetilladelser, også med brugere uden egen SharePoint-adgang. Individuelle SharePoint-rettigheder overføres ikke. Tilknyt kun en mappe, hvor alt indhold er beregnet til denne målgruppe.

Nye og ændrede dokumenter kontrolleres automatisk, normalt hvert 15. minut. Slettede eller flyttede filer fjernes ved næste kontrol. Der er en maksimumgrænse på 250 understøttede dokumenter pr. kilde og 25 MiB pr. dokument. Understøttede formater er PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, tekst, CSV, HTML og JSON. Eksterne genveje og andre filformater springes over.

Rediger indholdet i SharePoint og administrer vidensbasetilladelser via den tilknyttede kilde. Frakobl skjuler dokumenterne straks og stopper nye imports; gemte private kopier slettes ikke permanent. Ved fejl kontrolleres organisationsappen, sitegrant, mappe-URL og secret. Ved forbindelsesfejl tilbydes kildeindhold ikke. Genopretning kan ske via næste synkronisering.

Tilgængelighed

Denne udvidelse blev offentliggjort og testet den 14. oktober 2026 for OnderwijsSupport på AI-Corporate. Bed platformadministration bekræfte tilgængelighed i et andet miljø, før Microsoft-rettigheder opsættes.