Bilgi Bankası Kurulumu ve Yönetimi

Bilgi bankası ile organizasyon güvenilir bilgiyi merkezi olarak erişilebilir kılar. Yöneticiler, çalışanlar için bağlantılar ve bilgi belgeleri yayınlayabilir. Yayınlanan bilgi belgeleri ayrıca içerikleri sıradan bir sohbet sorusu için ilgili olduğunda otomatik olarak dikkate alınır.

Bilgi bankasını Yönetim → Bilgi Bankası üzerinden yönetirsiniz. Bu ekranda mevcut bağlantılar ve merkezi bilgi belgeleri tek bir tabloda birlikte gösterilir.

Çalışanların Gördükleri

Yayınlanmış öğeler çalışanlar tarafından Bilgi Bankası → Organizasyon → Belgeler altında (veya kendi şubeleri altında) görünür. Görünüm, tüm organizasyon veya çalışanın şubesi için erişilebilir bağlantılar ve belgeleri içerir. Belirli departmanlar için tasarlanmış belge şablonları, o departmanların çalışanları için ayrıca şube → Departmanlarım altında görünür.

Çalışanların içeriği kullanmasının iki yolu vardır:

1. Bilgi bankasından açmak — bir çalışan bir bağlantıyı açar veya yayınlanmış bir bilgi belgesini okur.
2. Sohbette otomatik kullanmak — ilgili bir soruda AI-Corporate, izin verilen kapsam dahilinde yayınlanmış merkezi bilgi belgelerini tarar. Çalışanın belgeyi önce ataç ile seçmesine gerek yoktur.

Bağlantılar ve bilgi belgeleri

Bağlantı, bir web sayfası, video veya başka bir harici kaynağa işaret eden görünür bir bilgi bankası öğesidir. Bir bilgi belgesi işlenmiş Markdown içeriği içerir ve bu nedenle sohbet için merkezi bir kaynak olarak aranabilir.

Organizasyon ve Şube Düzeyi

Her bilgi belgesinin bir kapsamı vardır:

• Tüm organizasyon — ortamdaki tüm çalışanlar için erişilebilir.
• Şubeler — yalnızca seçilen bir veya daha fazla şubenin çalışanları için erişilebilir.

Ortam yöneticileri organizasyon genelindeki bilgileri ve seçilen şubeler için bilgileri yönetebilir. Bir şube yöneticisi yalnızca yönetim yetkisi olan şubelerin bilgilerini yönetir. Şube seçimi, yerel bilgilerin başka bir şubenin çalışanlarına ulaşmasını engeller.

Bu nedenle kapsamı içeriğe göre seçin, belgeyi kimin yüklediğine göre değil. Örneğin genel bir bilgi güvenliği politikası Tüm organizasyon kapsamına uygundur; yerel bir ulaşılabilirlik talimatı ilgili şubeye uygundur.

Bilgi Bankası Genel Görünümü

Tablo mevcut bilgi bankası bağlantılarını merkezi bilgi belgeleriyle birleştirir. Şunları yapabilirsiniz:

• arama ve filtreleme;
• artı düğmesi ile öğe ekleme;
• sürükle bırak ile sıralamayı değiştirme;
• ayarları değiştirmek için bir öğeyi açma;
• belgeleri yayınlama, arşivleme veya silme;
• bir OKF paketi içe veya dışa aktarma.

Dizin sütunu ve ayarlanmış sıralama, Belgelerde öğelerin nasıl sıralanacağını belirler. Önemli veya sık kullanılan bilgileri üstte tutmak için sürükle bırak kullanın.

Bir Öğeyi Ekleme

Tablonun üstündeki artı düğmesine tıklayın. Üç tür içerikten birini seçebilirsiniz.

Bağlantı

Mevcut bir web sayfası, video, kurs veya başka bir harici kaynak için Bağlantı seçin. Açık bir başlık, açıklama, kategori ve URL girin. Bu öğe Belgelerde görünür, ancak harici sayfa otomatik olarak bilgi belgesi olarak indekslenmez.

Kaynak başka bir yerde yönetiliyorsa ve çalışanların doğrudan o kaynağa gitmesi gerekiyorsa bağlantı kullanın.

Belge Ekleme

Doğrudan bir bilgi belgesi yazmak için Belge Ekleme seçin.

1. Benzersiz bir dosya adı ve tanınabilir bir başlık girin.
2. Bir tür seçin, kısa bir açıklama ve ilgili etiketler ekleyin.
3. İçeriği Markdown düzenleyiciye yazın veya yapıştırın.
4. Yayınlama durumu ve kapsamı seçin.
5. Belgeyi kaydedin.

Bu seçenek, politika, çalışma talimatları, sık sorulan sorular ve AI-Corporate içinde doğrudan yönetmek istediğiniz diğer bilgiler için uygundur.

İçeriği mantıklı bölmek için başlıklar kullanın. Kısa, bağımsız paragraflar ve açık ara başlıklar hem okunabilirliği hem de sohbet içinde ilgili parçaların bulunmasını artırır.

Kaynak Dosya Ekleme

Bilgi belgesi olarak Dosya Yöneticisi'nden bir dosya kullanmak için Kaynak Dosya Ekleme seçin. Mevcut bir dosya seçebilir veya önce yeni bir dosya yükleyebilirsiniz.

AI-Corporate kaynak dosyayı işler ve onu kanonik Markdown'a dönüştürür. Böylece farklı dosya türleri görüntüleme, değişim ve arama indekslemesi için tutarlı bir formata sahip olur.

Desteklenen kaynaklar arasında PDF, Word, PowerPoint, Markdown ve metin dosyaları bulunur. PDF, Word ve PowerPoint dosyaları otomatik olarak işlenir; metin, belge yapısı ve mümkünse tablolar, grafikler, formlar ve resimler gibi ilgili görsel bilgiler dahil edilir. Bu, yalnızca düz metin çıkarımına göre daha fazla kullanılabilir içerik sağlar.

İşlem sonrası her zaman kontrol edin:

• tüm önemli bölümlerin mevcut olup olmadığını;
• tablolar ve listelerin anlaşılır şekilde aktarılıp aktarılmadığını;
• grafik veya resimlerden çıkarılan sonuçların kaydedilip kaydedilmediğini;
• başlık, açıklama, tür ve etiketlerin doğru olduğunu;
• kalite uyarılarının hala işlem gerektirip gerektirmediğini;
• durum ve kapsamın doğru ayarlandığını.

Yayınlama Öncesi Kontrol

Teknik olarak başarılı bir çıkarım, tüm görsel anlamın doğru aktarıldığı anlamına gelmez. Önemli belgelerde Markdown'u orijinal dosyayla karşılaştırın.

Meta Verileri Ayarlama

Bilgi Belgesi Ayarları bölümünde bir bilgi belgesinin içeriğini ve bağlamını yönetirsiniz.

Alan	Kullanım
Dosya Adı	Yeni Markdown belgesi için teknik, tanınabilir ad.
Başlık	Çalışanların bilgi bankasında ve kaynak gösteriminde gördüğü ad.
Tür	İçerik türü, örn. politika, kılavuz, protokol veya sık sorulan sorular.
Açıklama	Amaç ve içerik hakkında kısa açıklama.
Etiketler	Arama ve yönetim terimleri, virgülle ayrılmış.
Kaynak veya sahip	Bilginin kaynağı veya sahibi.
Kaynak URL'si	Orijinal veya güncel harici kaynağa bağlantı.
Değişiklik Tarihi	Kaynağın içerik olarak güncellendiği tarih.
Yayın Durumu	Taslak, Yayınlandı veya Arşivlendi.
Kapsam	Tüm organizasyon veya seçilen şubeler.
Kanonik Markdown	Görüntülenen, dışa aktarılan ve indekslenen içerik.

İyi bir başlık, açıklama ve etiket seti yöneticilerin koleksiyonu sürdürmesine yardımcı olur. İçerik yanıtlamada gerçek belge metni en önemlisidir.

Durum ve Yayın İş Akışı

Üç durumu basit bir redaksiyon iş akışı olarak kullanın:

• Taslak — yalnızca yönetimde erişilebilir; çalışanlar için görünür veya aranabilir değil.
• Yayınlandı — Belgelerde görünür ve ayarlanmış kapsam dahilinde ilgili sohbet soruları için erişilebilir.
• Arşivlendi — yönetimde saklanır, ancak çalışanlar için aktif olarak erişilebilir değildir.

Güvenli bir çalışma yöntemi:

1. Belgeyi Taslak olarak ekleyin.
2. İçeriği, meta verileri ve kapsamı kontrol edin.
3. Temsili birkaç soruyu test edin.
4. Belgeyi Yayınlandı olarak ayarlayın.
5. Yeni sürümü yayınlamadan önce eski sürümü arşivleyin.

İki yayınlanmış belgenin birbirini çeliştirmesini önleyin. Farklı sürümler bilinçli olarak yan yana bulunuyorsa, geçerlilik sürelerini ve uygulama alanlarını açıkça belirtin.

Mevcut Bilgiyi Düzenleme

Tablodan bir bilgi belgesini açarak meta verileri veya kanonik Markdown'u düzenleyin. Kaydettikten sonra içerik yeniden indekslenir. Güncellenen sürüm sonraki sohbet sorularında kullanılabilir.

Kaynak dosyalarda orijinal dosya kaynak olarak kalır, merkezi bilgi ise organizasyon mülkü olarak yönetilir. Bu nedenle bilgi belgeleri yükleyenin kişisel hesabına bağlı değildir. Hesap daha sonra silinse bile yönetilen bilgi korunur.

Bir bilgi belgesini yalnızca içerik, indeks ve kaydedilmiş kaynağın tamamen silinmesi gerektiğinde kaldırın. Bilgiyi artık aktif sunmak istemiyorsanız ancak saklamak istiyorsanız Arşivlendi kullanın.

OKF Nedir?

OKF (Open Knowledge Format) merkezi bilgi bankasının taşınabilir formatıdır. Bir OKF belgesi, meta veriler için isteğe bağlı YAML-frontmatter içeren normal Markdown'dan oluşur. Böylece içerik AI-Corporate dışında da okunabilir ve düzenlenebilir kalır.

Basit bir OKF belgesi şöyle görünür:

---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
  - inkoop
  - compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---

# Inkoopprotocol

## Goedkeuring

Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.

Markdown kanonik içeriği oluşturur. Frontmatter belgeyi tanımlar. Diğer belgelere veya kaynaklara referans için normal Markdown bağlantıları kullanın.

Yayın durumu ve şube kapsamı AI-Corporate içinde ayrı güvenlik ayarları olarak kalır; taşınabilir belgenin parçası değildir.

OKF Paketi Dışa Aktarma

Tablonun üstündeki dışa aktar düğmesine tıklayarak yönetilen bilgi belgelerini ZIP paketi olarak indirin. Paket şunları içerir:

• her bilgi belgesi için bir Markdown dosyası;
• belgelere bağlantılar içeren index.md;
• dışa aktarma bilgilerini içeren log.md.

Bir dışa aktarımı taşınabilir yedek, AI-Corporate dışında içerik kontrolü veya başka bir ortamla değişim için temel olarak kullanın. Görünen bilgi bankasındaki bağlantılar kanonik bilgi belgeleri değildir ve bu nedenle belge paketine dahil edilmez.

OKF Paketi İçe Aktarma

İçe aktar düğmesine tıklayın ve Markdown belgeleri içeren bir ZIP dosyası seçin. AI-Corporate belgeleri ve meta verileri okur ve bunları merkezi bilgi belgelerine dönüştürür.

İçe aktarılan belgeler Taslak olarak başlar. Yayınlamadan önce her belgeyi kontrol edin. Özellikle şunlara dikkat edin:

• başlık ve tür;
• dahili bağlantıların dönüşümü;
• kapsam ve şube seçimi;
• kaynak bilgileri ve değişiklik tarihi;
• çift veya eski belgeler;
• Markdown okunabilirliği.

Bir paket en fazla 25 Markdown belgesi ve 8 MB sıkıştırılmış ve açılmış içerik içerebilir. Daha büyük bilgi koleksiyonlarını birden fazla pakete bölün.

Bilgi Bankasının Doğru Çalıştığını Kontrol Etme

Önemli bir değişiklikten sonra tüm kullanıcı yolunu test edin:

1. Açıkça tanınabilir bir bilgi içeren bir belge yayınlayın.
2. Ayarlanmış kapsam içinde bir çalışan olarak giriş yapın.
3. Belgenin Bilgi Bankası → Organizasyon → Belgeler (veya kendi şubesi altında) olup olmadığını ve açılabildiğini kontrol edin.
4. Normal bir sohbette belgeyle ilgili bir soru sorun, dosyayı manuel bağlamadan.
5. Yanıtın belgeyle uyumlu olup olmadığını ve merkezi kaynağın tanınabilir şekilde belirtilip belirtilmediğini kontrol edin.
6. Kapsam dışındaki bir çalışanla testi tekrarlayın; şube bilgilerini görmemeli veya sohbetle kullanmamalıdır.

Ayrıca alakasız bir soruyu test edin. Bilgi bankası, içerik olarak gerektiğinde ek bir kaynak olarak kullanılmalı, her yanıta zorunlu bağlam olarak değil.

Güvenilir Bir Bilgi Bankası İçin Yönergeler

• Her konu için içerik sahibi atayın.
• Tutarlı başlıklar, türler ve etiketler kullanın.
• Önemliyse geçerlilik tarihi veya sürümü belgede belirtin.
• Sadece kontrol edilmiş bilgileri yayınlayın.
• Eski bilgileri arşivleyin ve çelişkili aktif sürümleri önleyin.
• Şube özel bilgileri doğru kapsamla sınırlayın.
• Belgeleri açık başlıklar ve bağımsız paragraflarla düzenli tutun.
• Önemli belgeleri hem Belgelerde hem de temsili sohbet sorularıyla test edin.

Bir çalışanın bir sohbetle kendi bağladığı dosyalar hakkında açıklama için Belgelerle Sohbet bölümüne bakın.

SharePoint klasörü merkezi bilgi kaynağı olarak

Bir yönetici, SharePoint klasörünü bilgi bankasına bağlayabilir. O klasör ve alt klasörlerindeki belgeler otomatik olarak işlenir; çalışanlar bunları mevcut bilgi bankası ve ilgili sohbet sorularında kullanabilir, seçilen dil modelinden bağımsız olarak. Kişisel SharePoint entegrasyonlarını açmaları gerekmez.

Microsoft'u hazırlama

Öncelikle organizasyon uygulaması, Sites.Selected uygulama izni, yönetici onayı ve ayrı read site izni için Microsoft 365 kurulumu bölümündeki tüm adımları izleyin. Sunucu bağlantısı oturum açmada kullanılan aynı organizasyon uygulamasını kullanır ve ek bir yönlendirme URL'si gerektirmez.

Klasör bağlama

1. Yönetim → Bilgi Bankası → Ekle → SharePoint klasörleri → Klasör bağlayı açın.
2. Bir başlık girin ve klasör URL'sini yapıştırın. Normal klasör URL'sini veya SharePoint dosya görünümündeki id parametreli URL'yi kullanın, davet bağlantısı değil.
3. Ayrı bir bilgi belgesi için seçilen okul/şube veya ortam izinleri ve hedef kitleyi seçin. Uygunsa bölümleri seçin.
4. İçeriği erişilebilir yapmak için Yayınlandıyı seçin ve kaydedin. Taslak içerik sunulan bilgi dışında kalır.
5. İşleme durumunu kontrol edin. Yenile durumu günceller; Şimdi senkronize et klasörü yeniden kontrol eder ve hataları tekrar dener.

Klasörün hedef kitlesi

İçerik seçilen bilgi bankası izinlerine göre paylaşılır, kendi SharePoint erişimi olmayan kullanıcılar dahil. Bireysel SharePoint izinleri aktarılmaz. Sadece içeriğin tümü bu hedef kitleye yönelik olan klasörleri bağlayın.

Yeni ve değişen belgeler otomatik olarak kontrol edilir, genellikle her 15 dakikada bir. Silinen veya klasörden taşınan dosyalar sonraki kontrolde kaldırılır. Kaynak başına maksimum 250 desteklenen belge ve belge başına 25 MiB sınırı vardır. Desteklenen formatlar PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, metin, CSV, HTML ve JSON'dur. Harici kısayollar ve diğer dosya formatları atlanır.

İçeriği SharePoint'te değiştirin ve bilgi bankası izinlerini bağlı kaynak üzerinden yönetin. Bağlantıyı kaldır belgeleri hemen gizler ve yeni içe aktarmaları durdurur; kaydedilmiş özel kopyalar kalıcı olarak silinmez. Hatalarda organizasyon uygulaması, site izni, klasör URL'si ve sır kontrol edilir. Bağlantı hatasında kaynak içeriği sunulmaz. Düzeltme sonraki senkronizasyonla yapılabilir.

Kullanılabilirlik

Bu genişletme 14 Ekim 2026'da AI-Corporate üzerindeki OnderwijsSupport için yayımlanmış ve test edilmiştir. Microsoft izinlerini yapılandırmadan önce platform yöneticisinden başka bir ortamda kullanılabilirliği onaylamasını isteyin.