Wissensdatenbank einrichten und verwalten

Mit der Wissensdatenbank stellt die Organisation verlässliche Informationen zentral bereit. Administratoren können Links und Wissensdokumente für Mitarbeitende veröffentlichen. Veröffentliche Wissensdokumente werden zudem automatisch berücksichtigt, wenn ihr Inhalt für eine gewöhnliche Chatfrage relevant ist.

Du verwaltest die Wissensdatenbank über Verwaltung → Wissensdatenbank. Auf diesem Bildschirm sind bestehende Links und zentrale Wissensdokumente zusammen in einer Tabelle dargestellt.

Was Mitarbeitende sehen

Veröffentlichte Einträge sind für Mitarbeitende unter Wissensdatenbank → Organisation → Dokumente (oder unter dem eigenen Standort) sichtbar. Die Ansicht enthält Links und Dokumente, die für die gesamte Organisation oder für den Standort des Mitarbeitenden verfügbar sind. Dokumentvorlagen, die für bestimmte Abteilungen bestimmt sind, stehen Mitarbeitenden dieser Abteilungen auch unter Standort → Meine Abteilungen zur Verfügung.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Mitarbeitende die Inhalte nutzen:

1. Öffnen aus der Wissensdatenbank — ein Mitarbeitender öffnet einen Link oder liest ein veröffentlichtes Wissensdokument.
2. Automatische Nutzung im Chat — bei einer relevanten Frage durchsucht AI-Corporate die veröffentlichten zentralen Wissensdokumente innerhalb des erlaubten Bereichs. Der Mitarbeitende muss das Dokument nicht erst manuell mit der Büroklammer auswählen.

Links und Wissensdokumente

Ein Link ist ein sichtbarer Wissensdatenbankeintrag, der auf eine Webseite, ein Video oder eine andere externe Quelle verweist. Ein Wissensdokument enthält verarbeitete Markdown-Inhalte und kann daher auch als zentrale Quelle für den Chat durchsucht werden.

Organisations- und Standortebene

Jedes Wissensdokument hat einen Geltungsbereich:

• Gesamte Organisation — verfügbar für alle Mitarbeitenden in der Umgebung.
• Standorte — nur verfügbar für Mitarbeitende eines oder mehrerer ausgewählter Standorte.

Umgebungsadministratoren können organisationsweite Wissensinhalte und Wissen für ausgewählte Standorte verwalten. Ein Standortadministrator verwaltet nur Wissen für die Standorte, für die er Verwaltungsrechte besitzt. Die Standortauswahl verhindert, dass lokale Informationen bei Mitarbeitenden eines anderen Standorts landen.

Wähle den Geltungsbereich daher anhand des Inhalts, nicht danach, wer das Dokument hochlädt. Eine allgemeine Informationssicherheitsrichtlinie passt beispielsweise zur Gesamten Organisation; eine lokale Erreichbarkeitsanweisung passt zum jeweiligen Standort.

Übersicht der Wissensdatenbank

Die Tabelle kombiniert die bestehenden Wissensdatenbanklinks mit zentralen Wissensdokumenten. Du kannst:

• suchen und filtern;
• Einträge mit der Plus-Schaltfläche hinzufügen;
• die Reihenfolge mit dem Ziehgriff anpassen;
• einen Eintrag öffnen, um die Einstellungen zu ändern;
• Dokumente veröffentlichen, archivieren oder löschen;
• ein OKF-Bündel importieren oder exportieren.

Die Spalte Index und die eingestellte Reihenfolge bestimmen, wie Einträge in Dokumenten sortiert werden. Verwende den Ziehgriff, um wichtige oder häufig genutzte Wissensinhalte höher zu platzieren.

Einen Eintrag hinzufügen

Klicke oberhalb der Tabelle auf die Plus-Schaltfläche. Du kannst aus drei Inhaltsarten wählen.

Link

Wähle Link für eine bestehende Webseite, ein Video, einen Kurs oder eine andere externe Quelle. Gib einen klaren Titel, eine Beschreibung, Kategorie und URL ein. Dieser Eintrag wird in Dokumenten sichtbar, aber die externe Seite wird nicht automatisch als Wissensdokument indexiert.

Verwende einen Link, wenn die Quelle an anderer Stelle gepflegt wird und Mitarbeitende vor allem direkt zu dieser Quelle navigieren sollen.

Dokument hinzufügen

Wähle Dokument hinzufügen, um direkt ein Wissensdokument zu schreiben.

1. Gib einen eindeutigen Dateinamen und einen erkennbaren Titel ein.
2. Wähle einen Typ und füge eine kurze Beschreibung sowie relevante Tags hinzu.
3. Schreibe oder füge den Inhalt im Markdown-Editor ein.
4. Wähle den Veröffentlichungsstatus und den Geltungsbereich.
5. Speichere das Dokument.

Diese Option eignet sich für Richtlinien, Arbeitsanweisungen, häufig gestellte Fragen und anderes Wissen, das du direkt in AI-Corporate pflegen möchtest.

Verwende Überschriften, um den Inhalt logisch zu gliedern. Kurze, eigenständige Absätze und klare Zwischenüberschriften verbessern sowohl die Lesbarkeit als auch das Auffinden relevanter Abschnitte im Chat.

Quelldatei hinzufügen

Wähle Quelldatei hinzufügen, um eine Datei aus der Dateiverwaltung als Wissensdokument zu verwenden. Du kannst eine bestehende Datei auswählen oder zuerst eine neue Datei hochladen.

AI-Corporate verarbeitet die Quelldatei und erstellt daraus kanonisches Markdown. Dadurch erhalten verschiedene Dateitypen ein einheitliches Format für Anzeige, Austausch und Suchindexierung.

Unterstützte Quellen sind unter anderem PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- und Textdateien. PDF-, Word- und PowerPoint-Dateien werden automatisch verarbeitet, wobei Text, Dokumentstruktur und, wo möglich, relevante visuelle Informationen wie Tabellen, Diagramme, Formulare und Bilder berücksichtigt werden. Dadurch bleibt mehr nutzbarer Inhalt erhalten als bei einer reinen Textextraktion.

Überprüfe nach der Verarbeitung immer:

• ob alle wichtigen Kapitel vorhanden sind;
• ob Tabellen und Aufzählungen verständlich übernommen wurden;
• ob Schlussfolgerungen aus Diagrammen oder Bildern erfasst sind;
• ob Titel, Beschreibung, Typ und Tags korrekt sind;
• ob Qualitätswarnungen noch Maßnahmen erfordern;
• ob Status und Geltungsbereich richtig eingestellt sind.

Kontrolle vor der Veröffentlichung

Eine technisch erfolgreiche Extraktion bedeutet nicht automatisch, dass alle visuellen Bedeutungen korrekt übernommen wurden. Vergleiche das Markdown bei wichtigen Dokumenten mit der Originaldatei.

Metadaten festlegen

In Wissensdokument einstellen verwaltest du den Inhalt und Kontext eines Wissensdokuments.

Feld	Verwendung
Dateiname	Technischer, erkennbarer Name für ein neues Markdown-Dokument.
Titel	Name, den Mitarbeitende in der Wissensdatenbank und bei Quellenangaben sehen.
Typ	Inhaltsart, z. B. Richtlinie, Handbuch, Protokoll oder häufig gestellte Fragen.
Beschreibung	Kurze Erklärung zu Zweck und Inhalt.
Tags	Such- und Verwaltungstermini, durch Kommas getrennt.
Quelle oder Ressource	Herkunft oder Eigentümer des Wissens.
Quellen-URL	Link zur ursprünglichen oder aktuellen externen Quelle.
Änderungsdatum	Datum, an dem die Quelle inhaltlich aktualisiert wurde.
Veröffentlichungsstatus	Entwurf, Veröffentlicht oder Archiviert.
Geltungsbereich	Gesamte Organisation oder ausgewählte Standorte.
Kanonisches Markdown	Der Inhalt, der angezeigt, exportiert und indexiert wird.

Ein guter Titel, eine Beschreibung und ein Set an Tags helfen Administratoren, die Sammlung zu pflegen. Für die inhaltliche Beantwortung bleibt der tatsächliche Dokumenttext am wichtigsten.

Status und Veröffentlichungsworkflow

Verwende die drei Status als einfachen Redaktionsworkflow:

• Entwurf — nur in der Verwaltung verfügbar; noch nicht sichtbar oder durchsuchbar für Mitarbeitende.
• Veröffentlicht — sichtbar in Dokumenten und verfügbar für relevante Chatfragen innerhalb des eingestellten Geltungsbereichs.
• Archiviert — in der Verwaltung gespeichert, aber nicht aktiv für Mitarbeitende verfügbar.

Eine sichere Vorgehensweise ist:

1. Füge das Dokument als Entwurf hinzu.
2. Prüfe Inhalt, Metadaten und Geltungsbereich.
3. Teste einige repräsentative Fragen.
4. Setze das Dokument auf Veröffentlicht.
5. Archiviere eine veraltete Version, bevor du den Nachfolger veröffentlichst.

Vermeide, dass zwei veröffentlichte Dokumente sich widersprechen. Wenn verschiedene Versionen bewusst nebeneinander bestehen, benenne klar deren Gültigkeitszeitraum und Anwendungsbereich.

Bestehendes Wissen bearbeiten

Öffne ein Wissensdokument aus der Tabelle, um Metadaten oder kanonisches Markdown anzupassen. Nach dem Speichern wird der Inhalt neu indexiert. Die aktualisierte Version kann danach bei folgenden Chatfragen verwendet werden.

Bei Quelldateien bleibt die Originaldatei als Herkunft verfügbar, während das zentrale Wissen als Organisationseigentum verwaltet wird. Wissensdokumente sind daher nicht vom persönlichen Account des Uploaders abhängig. Wird dieser Account später gelöscht, bleibt das verwaltete Wissen erhalten.

Lösche ein Wissensdokument nur, wenn auch Inhalt, Index und gespeicherte Quelle endgültig entfernt werden sollen. Verwende Archiviert, wenn du das Wissen nicht mehr aktiv anbieten, aber aufbewahren möchtest.

Was ist OKF?

OKF (Open Knowledge Format) ist das übertragbare Format der zentralen Wissensdatenbank. Ein OKF-Dokument besteht aus einfachem Markdown mit optionaler YAML-Frontmatter für Metadaten. Dadurch bleibt der Inhalt auch außerhalb von AI-Corporate lesbar und bearbeitbar.

Ein einfaches OKF-Dokument sieht so aus:

---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
  - inkoop
  - compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---

# Inkoopprotocol

## Goedkeuring

Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.

Das Markdown bildet den kanonischen Inhalt. Die Frontmatter beschreibt das Dokument. Verwende normale Markdown-Links für Verweise auf andere Dokumente oder Quellen.

Veröffentlichungsstatus und Standort-Geltungsbereich bleiben separate Sicherheitseinstellungen in AI-Corporate; sie sind kein Bestandteil des übertragbaren Dokuments.

OKF-Bündel exportieren

Klicke auf die Export-Schaltfläche oberhalb der Tabelle, um die verwalteten Wissensdokumente als ZIP-Bündel herunterzuladen. Das Bündel enthält:

• eine Markdown-Datei pro Wissensdokument;
• eine index.md mit Links zu den Dokumenten;
• eine log.md mit Informationen zum Export.

Verwende einen Export als übertragbares Backup, für inhaltliche Kontrolle außerhalb von AI-Corporate oder als Grundlage für den Austausch mit einer anderen Umgebung. Links aus der sichtbaren Wissensdatenbank sind keine kanonischen Wissensdokumente und gehören daher nicht zum Dokumentbündel.

OKF-Bündel importieren

Klicke auf die Import-Schaltfläche und wähle eine ZIP-Datei mit Markdown-Dokumenten aus. AI-Corporate liest die Dokumente und Metadaten ein und erstellt daraus zentrale Wissensdokumente.

Importierte Dokumente starten als Entwurf. Prüfe jedes Dokument, bevor du es veröffentlichst. Achte dabei besonders auf:

• Titel und Typ;
• die Umwandlung interner Links;
• Geltungsbereich und Standortauswahl;
• Quelldaten und Änderungsdatum;
• doppelte oder veraltete Dokumente;
• die Lesbarkeit des Markdown.

Ein Bündel kann maximal 25 Markdown-Dokumente und 8 MB gepackten und entpackten Inhalt enthalten. Verteile eine größere Wissenssammlung auf mehrere Bündel.

Prüfen, ob die Wissensdatenbank gut funktioniert

Teste nach einer wichtigen Änderung den gesamten Nutzerweg:

1. Veröffentliche ein Dokument mit einer klar erkennbaren Tatsache.
2. Melde dich als Mitarbeitender innerhalb des eingestellten Geltungsbereichs an.
3. Prüfe, ob das Dokument unter Wissensdatenbank → Organisation → Dokumente (oder unter dem eigenen Standort) steht und geöffnet werden kann.
4. Stelle in einem gewöhnlichen Chat eine Frage, für die das Dokument relevant ist, ohne die Datei manuell zu verknüpfen.
5. Prüfe, ob die Antwort mit dem Dokument übereinstimmt und die zentrale Quelle erkennbar genannt wird.
6. Wiederhole den Test mit einem Mitarbeitenden außerhalb des Geltungsbereichs; dieser darf das Standortwissen nicht sehen oder im Chat verwenden.

Teste auch eine irrelevante Frage. Die Wissensdatenbank soll als ergänzende Quelle genutzt werden, wenn es inhaltlich nötig ist, nicht als verpflichtender Kontext für jede Antwort.

Richtlinien für eine verlässliche Wissensdatenbank

• Weise pro Thema einen inhaltlichen Eigentümer zu.
• Verwende konsistente Titel, Typen und Tags.
• Setze das Gültigkeitsdatum oder die Version ins Dokument, wenn relevant.
• Veröffentliche nur geprüfte Informationen.
• Archiviere veraltetes Wissen und vermeide widersprüchliche aktive Versionen.
• Beschränke standortspezifisches Wissen auf den richtigen Geltungsbereich.
• Halte Dokumente übersichtlich mit klaren Überschriften und eigenständigen Absätzen.
• Teste wichtige Dokumente sowohl in Dokumenten als auch mit repräsentativen Chatfragen.

Für Erläuterungen zu Dateien, die ein Mitarbeitender selbst an einen Chat anhängt, lies Chat mit Dokumenten.

SharePoint-Ordner als zentrale Wissensquelle

Ein Administrator kann einen SharePoint-Ordner mit der Wissensdatenbank verknüpfen. Die Dokumente aus diesem Ordner und seinen Unterordnern werden automatisch verarbeitet; Mitarbeiter nutzen sie über die bestehende Wissensdatenbank und bei relevanten Chatfragen, unabhängig vom gewählten Sprachmodell. Dafür müssen sie ihre persönliche SharePoint-Integration nicht aktivieren.

Microsoft vorbereiten

Folgen Sie zunächst den vollständigen Schritten für die Organisations-App, das Anwendungsrecht Sites.Selected, Admin-Zustimmung und die separate read-Site-Berechtigung in Microsoft 365 einrichten. Die Serververbindung verwendet dieselbe Organisations-App wie für die Anmeldung und benötigt keine zusätzliche Redirect-URL.

Ordner verknüpfen

1. Öffnen Sie Verwaltung → Wissensdatenbank → Hinzufügen → SharePoint-Ordner → Ordner verknüpfen.
2. Geben Sie einen Titel ein und fügen Sie die URL des Ordners ein. Verwenden Sie die normale Ordner-URL oder die URL aus der SharePoint-Dateiansicht mit einer ID-Parameter, keinen Einladungslink.
3. Wählen Sie dieselben Schul-/Standort- oder Umgebungsrechte und Zielgruppen wie bei einem einzelnen Wissensdokument. Wählen Sie gegebenenfalls die Abteilungen aus.
4. Wählen Sie Veröffentlicht, um den Inhalt verfügbar zu machen, und speichern Sie. Ein Entwurf bleibt außerhalb des angebotenen Wissens.
5. Überprüfen Sie den Verarbeitungsstatus. Aktualisieren aktualisiert den Status; Jetzt synchronisieren überprüft den Ordner erneut und versucht Fehler erneut.

Zielgruppe des Ordners

Der Inhalt wird gemäß den gewählten Wissensdatenbankrechten geteilt, auch mit Benutzern ohne eigenen SharePoint-Zugriff. Individuelle SharePoint-Rechte werden nicht übernommen. Verknüpfen Sie nur einen Ordner, dessen gesamter Inhalt für diese Zielgruppe bestimmt ist.

Neue und geänderte Dokumente werden automatisch überprüft, normalerweise alle 15 Minuten. Gelöschte oder aus dem Ordner verschobene Dateien verschwinden bei der nächsten Überprüfung. Es gilt ein Maximum von 250 unterstützten Dokumenten pro Quelle und 25 MiB pro Dokument. Unterstützt werden PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, Text, CSV, HTML und JSON. Externe Verknüpfungen und andere Dateiformate werden übersprungen.

Ändern Sie den Inhalt in SharePoint und verwalten Sie die Wissensdatenbankrechte über die verknüpfte Quelle. Entkoppeln blendet die Dokumente sofort aus und stoppt neue Importe; gespeicherte Privatkopien werden dadurch nicht endgültig gelöscht. Bei Fehlern überprüfen Sie die Organisations-App, die Site-Berechtigung, die Ordner-URL und das Secret. Bei einer Verbindungsstörung wird der Quellinhalt nicht angeboten. Die Wiederherstellung erfolgt über eine nächste Synchronisation.

Verfügbarkeit

Diese Erweiterung wurde am 14. Oktober 2026 für OnderwijsSupport auf AI-Corporate veröffentlicht und getestet. Bitten Sie das Plattformmanagement, die Verfügbarkeit in einer anderen Umgebung zu bestätigen, bevor Sie Microsoft-Berechtigungen einrichten.