Konfigurer och hantera kunskapsbasen

Med kunskapsbasen gör organisationen pålitlig information centralt tillgänglig. Administratörer kan publicera länkar och kunskapsdokument för medarbetare. Publicerade kunskapsdokument inkluderas dessutom automatiskt när deras innehåll är relevant för en vanlig chattfråga.

Du hanterar kunskapsbasen via Administration → Kunskapsbas. På denna skärm visas befintliga länkar och centrala kunskapsdokument tillsammans i en tabell.

Vad medarbetare ser

Publicerade objekt är synliga för medarbetare under Kunskapsbas → Organisation → Dokument (eller under den egna enheten). Visningen innehåller länkar och dokument som är tillgängliga för hela organisationen eller för medarbetarens enhet. Dokumentsjabloner som är avsedda för vissa avdelningar finns också under enhet → Mina avdelningar för medarbetare i dessa avdelningar.

Det finns två sätt för medarbetare att använda innehållet:

1. Öppna från kunskapsbasen — en medarbetare öppnar en länk eller läser ett publicerat kunskapsdokument.
2. Automatiskt använda i chatten — vid en relevant fråga söker AI-Corporate i de publicerade centrala kunskapsdokumenten inom det tillåtna området. Medarbetaren behöver inte först välja dokumentet med gemet.

Länkar och kunskapsdokument

En Länk är ett synligt kunskapsbasobjekt som hänvisar till en webbsida, video eller annan extern källa. Ett kunskapsdokument innehåller bearbetat Markdown-innehåll och kan därför också sökas som en central källa för chatten.

Organisations- och enhetsnivå

Varje kunskapsdokument har ett område:

• Hela organisationen — tillgängligt för alla medarbetare i miljön.
• Enheter — endast tillgängligt för medarbetare i en eller flera valda enheter.

Miljöadministratörer kan hantera organisationsövergripande kunskap och kunskap för valda enheter. En enhetsadministratör hanterar endast kunskap för de enheter där denne har administratörsrättigheter. Enhetsvalet förhindrar att lokal information når medarbetare i en annan enhet.

Välj därför området baserat på innehållet, inte på vem som laddar upp dokumentet. En allmän informationssäkerhetspolicy passar till exempel för Hela organisationen; en lokal tillgänglighetsinstruktion passar för den aktuella enheten.

Översikt över kunskapsbasen

Tabellen kombinerar befintliga kunskapsbaslänkar med centrala kunskapsdokument. Du kan:

• söka och filtrera;
• lägga till objekt med plustecknet;
• ändra ordning med draggreppet;
• öppna ett objekt för att ändra inställningar;
• publicera, arkivera eller ta bort dokument;
• importera eller exportera en OKF-paket.

Kolumnen Index och den inställda ordningen bestämmer hur objekt i Dokument sorteras. Använd draggreppet för att placera viktig eller ofta använd kunskap högre.

Lägg till ett objekt

Klicka ovanför tabellen på plustecknet. Du kan välja mellan tre typer av innehåll.

Länk

Välj Länk för en befintlig webbsida, video, kurs eller annan extern källa. Fyll i en tydlig titel, beskrivning, kategori och URL. Detta objekt blir synligt i Dokument, men den externa sidan indexeras inte automatiskt som ett kunskapsdokument.

Använd en länk när källan underhålls någon annanstans och medarbetare främst ska kunna navigera direkt till den källan.

Lägg till dokument

Välj Lägg till dokument för att skriva ett kunskapsdokument direkt.

1. Fyll i ett unikt filnamn och en igenkännbar titel.
2. Välj en typ och lägg till en kort beskrivning och relevanta taggar.
3. Skriv eller klistra in innehållet i Markdown-redigeraren.
4. Välj publiceringsstatus och område.
5. Spara dokumentet.

Detta alternativ passar för policyer, arbetsinstruktioner, vanliga frågor och annan kunskap som du vill underhålla direkt i AI-Corporate.

Använd rubriker för att dela upp innehållet logiskt. Korta, självständiga stycken och tydliga underrubriker förbättrar både läsbarheten och möjligheten att hitta relevanta delar i chatten.

Lägg till källfil

Välj Lägg till källfil för att använda en fil från Filhanteraren som kunskapsdokument. Du kan välja en befintlig fil eller först ladda upp en ny fil.

AI-Corporate bearbetar källfilen och skapar kanonisk Markdown av den. Det ger olika filtyper ett enhetligt format för visning, utbyte och sökindexering.

Stödda källor är bland annat PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- och textfiler. PDF-, Word- och PowerPoint-filer bearbetas automatiskt, där text, dokumentstruktur och där det är möjligt relevant visuell information som tabeller, diagram, formulär och bilder inkluderas. Detta gör att mer användbart innehåll finns kvar än vid enbart ren textutvinning.

Kontrollera alltid efter bearbetningen:

• att alla viktiga kapitel finns med;
• att tabeller och listor har överförts begripligt;
• att slutsatser från diagram eller bilder har dokumenterats;
• att titel, beskrivning, typ och taggar är korrekta;
• att kvalitetsvarningar inte kräver åtgärd;
• att status och område är korrekt inställda.

Kontroll före publicering

En tekniskt lyckad extraktion betyder inte automatiskt att all visuell betydelse har överförts korrekt. Jämför Markdown för viktiga dokument med originalfilen.

Ställ in metadata

I Ställ in kunskapsdokument hanterar du innehåll och kontext för ett kunskapsdokument.

Fält	Användning
Filnamn	Teknisk, igenkännbar namn för ett nytt Markdown-dokument.
Rubrik	Namn som medarbetare ser i kunskapsbasen och vid källhänvisning.
Typ	Innehållstyp, till exempel policy, manual, protokoll eller vanliga frågor.
Beskrivning	Kort förklaring av syfte och innehåll.
Taggar	Sök- och hanteringstermer, separerade med kommatecken.
Källa eller resurs	Ursprung eller ägare av kunskapen.
Källa-URL	Länk till ursprunglig eller aktuell extern källa.
Ändringsdatum	Datum då källan uppdaterades innehållsmässigt.
Publiceringsstatus	Utkast, Publicerad eller Arkiverad.
Område	Hela organisationen eller valda enheter.
Kanonisk Markdown	Innehållet som visas, exporteras och indexeras.

En bra titel, beskrivning och uppsättning taggar hjälper administratörer att underhålla samlingen. För innehållsmässig besvarande är den faktiska dokumenttexten viktigast.

Status och publiceringsarbetsflöde

Använd de tre statusarna som ett enkelt redigeringsarbetsflöde:

• Utkast — endast tillgängligt i administration; inte synligt eller sökbart för medarbetare.
• Publicerad — synlig i Dokument och tillgänglig för relevanta chattfrågor inom det inställda området.
• Arkiverad — sparad i administration men inte aktivt tillgänglig för medarbetare.

En säker arbetsmetod är:

1. Lägg till dokumentet som Utkast.
2. Kontrollera innehåll, metadata och område.
3. Testa några representativa frågor.
4. Sätt dokumentet till Publicerad.
5. Arkivera en föråldrad version innan du publicerar ersättaren.

Undvik att två publicerade dokument motsäger varandra. Om olika versioner medvetet finns parallellt, ange tydligt deras giltighetsperiod och tillämpningsområde.

Redigera befintlig kunskap

Öppna ett kunskapsdokument från tabellen för att ändra metadata eller kanonisk Markdown. Efter sparande indexeras innehållet på nytt. Den uppdaterade versionen kan sedan användas vid nästa chattfrågor.

För källfiler förblir originalfilen tillgänglig som källa, medan den centrala kunskapen hanteras som organisationsinnehav. Kunskapsdokument är därför inte beroende av uppladdarens personliga konto. Om det kontot senare tas bort, bevaras den hanterade kunskapen.

Ta bara bort ett kunskapsdokument när även innehåll, index och sparad källa får tas bort permanent. Använd Arkiverad när du inte längre vill erbjuda kunskapen aktivt men vill behålla den.

Vad är OKF?

OKF (Open Knowledge Format) är det överförbara formatet för den centrala kunskapsbasen. Ett OKF-dokument består av vanlig Markdown med valfri YAML-frontmatter för metadata. Därmed förblir innehållet läsbart och redigerbart även utanför AI-Corporate.

Ett enkelt OKF-dokument ser ut så här:

---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
  - inkoop
  - compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---

# Inkoopprotocol

## Goedkeuring

Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.

Markdown utgör det kanoniska innehållet. Frontmatter beskriver dokumentet. Använd vanliga Markdown-länkar för hänvisningar till andra dokument eller källor.

Publiceringsstatus och enhetsområde förblir separata säkerhetsinställningar i AI-Corporate; de ingår inte i det överförbara dokumentet.

Exportera OKF-paket

Klicka på exportknappen ovanför tabellen för att ladda ner de hanterade kunskapsdokumenten som en ZIP-paket. Paketet innehåller:

• en Markdown-fil per kunskapsdokument;
• en index.md med länkar till dokumenten;
• en log.md med information om exporten.

Använd en export som en överförbar backup, för innehållskontroll utanför AI-Corporate eller som grund för utbyte med en annan miljö. Länkar från den synliga kunskapsbasen är inte kanoniska kunskapsdokument och ingår därför inte i dokumentpaketet.

Importera OKF-paket

Klicka på importknappen och välj en ZIP-fil med Markdown-dokument. AI-Corporate läser in dokumenten och metadata och skapar centrala kunskapsdokument av dem.

Importerade dokument startar som Utkast. Kontrollera varje dokument innan du publicerar det. Var särskilt uppmärksam på:

• titel och typ;
• omvandlingen av interna länkar;
• område och enhetsval;
• källdata och ändringsdatum;
• dubbla eller föråldrade dokument;
• läsbarheten i Markdown.

Ett paket kan innehålla högst 25 Markdown-dokument och 8 MB packat och uppackat innehåll. Dela upp en större kunskapssamling i flera paket.

Kontrollera att kunskapsbasen fungerar bra

Testa hela användarflödet efter en viktig ändring:

1. Publicera ett dokument med ett tydligt igenkännbart faktum.
2. Logga in som medarbetare inom det inställda området.
3. Kontrollera att dokumentet finns under Kunskapsbas → Organisation → Dokument (eller under den egna enheten) och kan öppnas.
4. Ställ en fråga i en vanlig chatt där dokumentet är relevant, utan att manuellt koppla filen.
5. Kontrollera att svaret överensstämmer med dokumentet och att den centrala källan anges tydligt.
6. Upprepa testet med en medarbetare utanför området; denne får inte se enhetskunskapen eller använda den via chatten.

Testa också en irrelevant fråga. Kunskapsbasen ska användas som en kompletterande källa när det är innehållsmässigt nödvändigt, inte som obligatorisk kontext för varje svar.

Riktlinjer för en pålitlig kunskapsbas

• Utse en innehållsansvarig per ämne.
• Använd konsekventa titlar, typer och taggar.
• Ange giltighetsdatum eller version i dokumentet om det är relevant.
• Publicera endast kontrollerad information.
• Arkivera föråldrad kunskap och undvik motstridiga aktiva versioner.
• Begränsa enhetsspecifik kunskap till rätt område.
• Håll dokument överskådliga med tydliga rubriker och självständiga stycken.
• Testa viktiga dokument både i Dokument och med representativa chattfrågor.

För förklaring om filer som en medarbetare själv kopplar till en chatt, läs Chatt med dokument.

SharePoint-mapp som central kunskapskälla

En administratör kan koppla en SharePoint-mapp till kunskapsbanken. Dokumenten från den mappen och undermapparna bearbetas automatiskt; medarbetare använder dem via den befintliga kunskapsbanken och vid relevanta chattfrågor, oavsett valt språkmodell. De behöver inte aktivera sin personliga SharePoint-integration.

Förbered Microsoft

Följ först de fullständiga stegen för organisationsappen, applikationsrätten Sites.Selected, administratörssamtycke och den separata read-webbplatsbehörigheten i Microsoft 365 inställning. Serveranslutningen använder samma organisationsapp som för inloggning och kräver ingen extra redirect-URL.

Koppla mappen

1. Öppna Administration → Kunskapsbank → Lägg till → SharePoint-mappar → Koppla mapp.
2. Fyll i en titel och klistra in mappens URL. Använd den normala mapp-URL:en eller URL:en från SharePoint-filvyn med en id-parameter, inte en inbjudningslänk.
3. Välj samma skola-/plats- eller miljörättigheter och målgrupp som för ett separat kunskapsdokument. Välj avdelningar om tillämpligt.
4. Välj Publicerad för att göra innehållet tillgängligt och spara. Ett utkast är utanför det erbjudna kunskapsinnehållet.
5. Kontrollera bearbetningsstatus. Uppdatera uppdaterar status; Synkronisera nu kontrollerar mappen igen och försöker åtgärda fel.

Mappens målgrupp

Innehållet delas enligt valda kunskapsbanksrättigheter, även med användare utan egen SharePoint-åtkomst. Individuella SharePoint-rättigheter överförs inte. Koppla endast en mapp där allt innehåll är avsett för denna målgrupp.

Nya och ändrade dokument kontrolleras automatiskt, normalt var 15:e minut. Raderade eller flyttade filer försvinner vid nästa kontroll. Max 250 stödda dokument per källa och 25 MiB per dokument gäller. Stödda format är PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, text, CSV, HTML och JSON. Externa genvägar och andra filformat hoppas över.

Ändra innehållet i SharePoint och hantera kunskapsbanksrättigheter via den kopplade källan. Koppla bort döljer dokumenten omedelbart och stoppar nya importer; sparade privata kopior tas inte bort permanent. Vid fel kontrollerar du organisationsappen, webbplatsbehörigheten, mapp-URL:en och hemligheten. Vid anslutningsfel erbjuds inte källinnehållet. Återställning sker vid nästa synkronisering.

Tillgänglighet

Denna utökning publicerades och testades den 14 oktober 2026 för OnderwijsSupport på AI-Corporate. Be om bekräftelse från plattformsadministratören om tillgänglighet i annan miljö innan du konfigurerar Microsoft-behörigheter.