Chatta med dokument

Med Chatta med filer låter du AI-Corporate svara baserat på dokument som du själv kopplar till chatten. Det är lämpligt för en engångsanalys, en jämförelse eller en fråga om information som inte är offentligt tillgänglig.

När använder du Chatta med filer?

Använd den här funktionen till exempel för att:

• sammanfatta en rapport;
• hämta avtal, risker eller åtgärdspunkter från ett dokument;
• jämföra flera versioner av ett avtal;
• ställa frågor om policy, forskning eller intern information;
• analysera information från tabeller, formulär eller presentationer.

Dokument som en administratör har publicerat centralt behöver du inte välja själv. Vid en relevant vanlig chattfråga kan AI-Corporate automatiskt söka i de centrala kunskapsdokument som är tillgängliga för din organisation eller enhet. Du hittar dessa källor också under Kunskapsbank → Organisation → Dokument (eller under din egen enhet). Administratörer kan läsa i Kunskapsbank konfigurera och hantera hur de lägger till och publicerar denna kunskap.

Välja dokument

1. Öppna en ny eller befintlig chatt.
2. Klicka på gemet bredvid inmatningsfältet.
3. Ladda upp en ny fil eller välj en tidigare uppladdad fil från Filhantering.
4. Välj upp till tio filer för Chatta med filer.
5. Ställ en konkret fråga och ange eventuellt i vilken form svaret ska ges.

De valda filerna förblir aktiva så länge fil-läget är på. Kontrollera innan nästa fråga vilka filer som fortfarande är valda, så att gamla källor inte oavsiktligt påverkar svaret.

Du kan också klistra in en bild, till exempel en skärmbild eller ett kopierat foto, direkt i inmatningsfältet med Ctrl+V (Cmd+V på Mac); bilden laddas upp med en gång och bifogas till din fråga, precis som när du drar en fil till inmatningsfältet. En skärmbild hamnar direkt i urklipp med Cmd+Ctrl+Shift+4 på Mac (utan Ctrl sparas skärmbilden som en fil) eller med Windows-tangenten+Shift+S i Windows. Om du kopierar text som också innehåller en bild, till exempel celler från Excel eller text från Word, klistras bara texten in. I en assistent går det bara att klistra in bilder om assistenten tillåter att bilder läggs till.

Lämplig språkmodell

AI-Corporate kontrollerar om den valda språkmodellen stödjer dokumentanalys. Om så inte är fallet kan en lämplig modell automatiskt väljas från den aktuella modellkatalogen.

Hur dokumentanalys fungerar

Efter uppladdning bearbetar AI-Corporate filen. Innehållet indexeras i mindre fragment. Vid varje fråga söker applikationen först efter de fragment som bäst matchar frågans innehåll. Språkmodellen får frågan tillsammans med den relevanta kontexten.

Därför fungerar en riktad fråga oftast bättre än en mycket allmän uppgift. Fråga till exempel:

Vilka tre skyldigheter gäller enligt kontraktet för leverantören? Nämn för varje skyldighet den relevanta passagen.

Bearbetningen kan ta längre tid för stora filer, skanningar, bilder och filer med många sidor. Vänta tills filen visas som bearbetad i Filhantering innan du ställer frågor om den.

Text, tabeller och visuell information

PDF-, Word- och PowerPoint-filer bearbetas automatiskt till sökbart innehåll. Text, dokumentstruktur och där det är möjligt relevant visuell information inkluderas.

Detta är särskilt användbart för:

• skannade dokument utan bra textlager;
• tabeller där rader och kolumner går förlorade vid vanlig textextraktion;
• presentationer där text och bilder tillsammans ger mening;
• formulär med kryssrutor, inringade val eller handskrivna anteckningar;
• diagram och grafer där slutsatsen inte uttrycks ordagrant i texten.

Ange i din fråga uttryckligen att tabeller, diagram eller bilder också ska inkluderas. Kontrollera viktiga slutsatser alltid mot originalfilen.

Stödda filtyper

AI-Corporate stödjer bland annat:

• PDF (.pdf);
• Word (.docx);
• PowerPoint (.pptx);
• Markdown (.md);
• text (.txt);
• CSV (.csv);
• JSON (.json);
• vanliga ljud- och videofiler, inklusive .mp3, .mp4, .m4a, .wav och .webm.

Den exakta bearbetningen varierar per filtyp. En skadad, skyddad eller ovanligt uppbyggd fil kan inte alltid läsas ut helt.

Jämföra flera dokument

Välj relevanta dokument samtidigt och formulera tydligt vad du vill jämföra. Ange önskade kriterier och utdataformat.

Jämför dessa tre offerter på pris, ledtid, undantag och uppsägningsvillkor. Gör en tabell och nämn sedan de viktigaste riskerna.

Om dokumenten motsäger varandra, be då att skillnaderna per källa ska anges. Så undviker du att avvikande information slås ihop till ett till synes entydigt svar.

Bearbeta per fil

Med Bearbeta per fil tillämpas samma prompt separat på varje valt dokument. Du får därmed ett individuellt resultat per fil. Detta är användbart för en serie kontrakt, ansökningar, rapporter eller formulär som ska bedömas efter samma kriterier.

En praktisk arbetsgång:

1. Lägg eventuellt till ett referensdokument under Chatta med filer.
2. Välj de dokument som ska analyseras under Bearbeta per fil.
3. Skriv en prompt med fasta bedömningskriterier.
4. Kontrollera resultaten per fil och jämför dem sedan.

Maxgräns

För Bearbeta per fil gäller en maxgräns på trettio filer per uppdrag.

Ljud och video

Ljud- och videofiler transkriberas först via den inställda transkriberingsleverantören. Om den valda modellen stödjer detta kan transkriptionen innehålla tidsblock och talaretiketter. Därefter görs transkriptionen sökbar på samma sätt som text från ett dokument.

Kontrollera namn, facktermer, siffror och talaretiketter: automatisk transkription kan feltolka dessa. Långa filer kan dessutom nå leverantörsberoende gränser för filstorlek eller längd.

Ställ bättre frågor

Använd helst denna struktur vid dokumentfrågor:

1. Uppgift — vad ska AI-Corporate göra?
2. Omfång — vilka dokument, kapitel eller perioder är relevanta?
3. Kriterier — vad ska svaret baseras på?
4. Utdata — vill du ha en tabell, sammanfattning, checklista eller rådgivning?
5. Spårbarhet — be om källhänvisning eller relevanta passager.

Exempel:

Sammanfatta kapitel 2 och 3 för ledningen. Nämn beslut, öppna risker och ansvariga i en tabell. Ange för varje punkt från vilket dokument och kapitel det kommer.

Om ett svar saknar information

• Kontrollera att rätt fil är vald och helt bearbetad.
• Ställ en mer specifik fråga med igenkännbara termer från dokumentet.
• Be uttryckligen att tabeller, bilder eller bilagor ska inkluderas.
• Kontrollera att en skanning är läsbar och inte skyddad med lösenord.
• Ladda upp en korrigerad eller mindre version om bearbetningen misslyckats.
• Jämför svaret med originalkällan vid viktiga beslut.

Vill du skapa ett nytt dokument eller fylla i en Word-mall från chatten? Läs då Skapa dokument.

Kontrollera källanvändning

Mängden källtext som används beror på frågan, dokumentet och den valda modellen. Kontrollera vid svaret vilka källor som har lästs helt, delvis eller inte alls. Läs förklaringen om filhantering och källanvändning.