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ドキュメントとのチャット

ファイルとのチャットでは、チャットに自分で関連付けたドキュメントに基づいてAI-Corporateが回答します。これは、一度限りの分析、比較、または公開されていない情報に関する質問に適しています。

ファイルとのチャットを使うタイミング​

例えば、以下のような場合にこの機能を使います：

  • レポートの要約を作成する；
  • ドキュメントから合意事項、リスク、アクションポイントを抽出する；
  • 複数バージョンの契約書を比較する；
  • ポリシー、調査、内部情報に関する質問をする；
  • 表、フォーム、プレゼンテーションの情報を分析する。

管理者が中央で公開したドキュメントは自分で選択する必要はありません。関連する通常のチャット質問の場合、AI-Corporateは自動的にあなたの組織や拠点で利用可能な中央の知識ドキュメントを検索します。これらの資料は ナレッジベース → 組織 → ドキュメント（または自分の拠点）でも確認できます。管理者は ナレッジベースの設定と管理 を参照して、知識の追加と公開方法を学べます。

ドキュメントの選択​

  1. 新規または既存のチャットを開きます。
  2. 入力フィールド横の クリップアイコン をクリックします。
  3. 新しいファイルをアップロードするか、ファイル管理から以前アップロードしたファイルを選択します。
  4. ファイルとのチャット用に最大10ファイルを選択します。
  5. 具体的な質問をし、必要に応じて回答の形式を指定します。

選択したファイルはファイルモードがオンの間アクティブなままです。次の質問をする前に、どのファイルが選択されているかを確認し、古い資料が回答に意図せず影響しないようにしてください。

スクリーンショットやコピーした画像は、Ctrl+V（Mac では Cmd+V）で入力フィールドに直接貼り付けることもできます。スクリーンショットを直接クリップボードにコピーするには、Mac では Cmd+Ctrl+Shift+4（Ctrl を押さないとファイルとして保存されます）、Windows では Windows キー+Shift+S を使います。ファイルを入力フィールドにドラッグしたときと同じように、画像はすぐにアップロードされて質問に添付されます。Excel のセルや Word の文章など、画像を含むテキストをコピーした場合は、通常どおりテキストとして貼り付けられます。アシスタントでは、そのアシスタントが画像の追加を許可している場合にのみ画像を貼り付けられます。

対応言語モデル

AI-Corporateは選択された言語モデルがドキュメント分析をサポートしているかを確認します。サポートしていない場合は、現在のモデルカタログから自動的に適切なモデルが選択されます。

ドキュメント分析の仕組み​

アップロード後、AI-Corporateはファイルを処理します。内容は小さな断片に分割されてインデックス化されます。質問があるたびに、アプリケーションはまず質問に最も関連する断片を検索します。言語モデルは質問とその関連コンテキストを受け取ります。

そのため、非常に一般的な指示よりも具体的な質問の方が効果的です。例えば：

契約書によると、サプライヤーに課される三つの義務は何ですか？それぞれの義務に関連する条文を挙げてください。

大きなファイル、スキャン、画像、多ページのファイルでは処理に時間がかかることがあります。ファイル管理でファイルが処理済みと表示されるまで待ってから質問してください。

テキスト、表、視覚情報​

PDF、Word、PowerPointファイルは自動的に検索可能な内容に変換されます。テキスト、ドキュメント構造、可能な限り関連する視覚情報も含まれます。

特に以下の場合に有用です：

  • 良好なテキストレイヤーがないスキャン文書；
  • 通常のテキスト抽出では行や列が失われる表；
  • テキストと画像が意味を成すプレゼンテーション；
  • チェックボックス、丸囲み選択、手書きメモがあるフォーム；
  • 結論がテキストに直接書かれていないグラフや図表。

質問の際に表、グラフ、画像も含めるよう明示してください。重要な結論は必ず元のファイルで確認してください。

対応ファイルタイプ​

AI-Corporateは以下を含むファイルタイプをサポートしています：

  • PDF（.pdf）；
  • Word（.docx）；
  • PowerPoint（.pptx）；
  • Markdown（.md）；
  • テキスト（.txt）；
  • CSV（.csv）；
  • JSON（.json）；
  • 一般的な音声・動画ファイル（.mp3、.mp4、.m4a、.wav、.webmなど）。

処理方法はファイルタイプによって異なります。破損、保護、または特殊な構造のファイルは完全に読み取れない場合があります。

複数ドキュメントの比較​

関連するドキュメントを同時に選択し、比較したいポイントを明確にしてください。希望する基準と出力形式も指定します。

この3つの見積もりを価格、納期、除外事項、解約条件で比較してください。表を作成し、その後主要なリスクを挙げてください。

ドキュメント間で矛盾がある場合は、情報源ごとの違いを示すように依頼してください。そうすることで、異なる情報が一つの一見明確な回答にまとめられるのを防げます。

ファイルごとの処理​

ファイルごとの処理では、同じプロンプトが選択した各ドキュメントに個別に適用されます。そのため、ファイルごとに個別の結果が得られます。これは、同じ基準で評価すべき契約書、応募書類、報告書、フォームの一連に便利です。

実用的な手順：

  1. 必要に応じて ファイルとのチャット に参照ドキュメントを追加します。
  2. ファイルごとの処理で分析対象のドキュメントを選択します。
  3. 固定の評価基準を含むプロンプトを1つ作成します。
  4. ファイルごとの結果を確認し、比較します。
最大数

ファイルごとの処理は1回の操作で最大30ファイルまでです。

音声と動画​

音声・動画ファイルはまず設定された文字起こしプロバイダーで文字起こしされます。選択したモデルが対応していれば、文字起こしにはタイムスタンプや話者ラベルが含まれることがあります。その後、文字起こしはドキュメントのテキストと同様に検索可能になります。

名前、専門用語、数字、話者ラベルは自動文字起こしで誤認識されることがあるため、必ず確認してください。長時間のファイルはプロバイダー依存のファイルサイズや長さの制限にかかることがあります。

より良い質問の仕方​

ドキュメントに関する質問は、以下の構成を推奨します：

  1. タスク — AI-Corporateに何をしてほしいか？
  2. 範囲 — どのドキュメント、章、期間が関連するか？
  3. 基準 — 回答は何に基づくべきか？
  4. 出力 — 表、要約、チェックリスト、アドバイスなど何を望むか？
  5. 出典の明示 — 出典や関連箇所の提示を求める。

例：

第2章と第3章を経営陣向けに要約してください。決定事項、未解決リスク、担当者を表にまとめてください。各項目についてどのドキュメントのどの章からの情報かも示してください。

回答に情報が不足している場合​

  • 正しいファイルが選択され、完全に処理されているか確認してください。
  • ドキュメント内の認識しやすい用語を使ってより具体的な質問をしてください。
  • 表、画像、添付ファイルの含有を明示的に依頼してください。
  • スキャンが読み取り可能でパスワード保護されていないか確認してください。
  • 処理に失敗した場合は修正済みまたは小さいバージョンをアップロードしてください。
  • 重要な判断の際は回答を元の資料と比較してください。

チャットから新しいドキュメントを作成したりWordテンプレートを埋めたい場合は、ドキュメント作成を参照してください。

出典の利用状況を確認する​

使用される出典テキストの量は質問、ドキュメント、選択したモデルによって異なります。回答時にどの資料が完全に、部分的に、または全く読まれていないかを確認してください。ファイル管理と出典利用の説明もご覧ください。

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