Chat met documenten

Met Chat met bestanden laat je AI-Corporate antwoorden op basis van documenten die je zelf aan de chat koppelt. Dat is geschikt voor een eenmalige analyse, een vergelijking of een vraag over informatie die niet openbaar beschikbaar is.

Wanneer gebruik je Chat met bestanden?

Gebruik deze functie bijvoorbeeld om:

• een rapport samen te vatten;
• afspraken, risico's of actiepunten uit een document te halen;
• meerdere versies van een overeenkomst te vergelijken;
• vragen te stellen over beleid, onderzoek of interne informatie;
• informatie uit tabellen, formulieren of presentaties te analyseren.

Documenten die een beheerder centraal heeft gepubliceerd hoef je niet zelf te selecteren. Bij een relevante gewone chatvraag kan AI-Corporate automatisch zoeken in de centrale kennisdocumenten die voor jouw organisatie of vestiging beschikbaar zijn. Je vindt deze bronnen ook onder Kennisbank → Eigen kennisbank. Beheerders lezen in Kennisbank inrichten en beheren hoe zij deze kennis toevoegen en publiceren.

Documenten selecteren

1. Open een nieuwe of bestaande chat.
2. Klik op de paperclip naast het invoerveld.
3. Upload een nieuw bestand of kies een eerder geüpload bestand uit Bestandsbeheer.
4. Selecteer maximaal tien bestanden voor Chat met bestanden.
5. Stel een concrete vraag en vermeld eventueel welke vorm het antwoord moet krijgen.

De geselecteerde bestanden blijven actief zolang de bestandsmodus aanstaat. Controleer vóór een volgende vraag welke bestanden nog geselecteerd zijn, zodat oude bronnen het antwoord niet onbedoeld beïnvloeden.

Geschikt taalmodel

AI-Corporate controleert of het gekozen taalmodel documentanalyse ondersteunt. Als dat niet zo is, kan automatisch een geschikt model uit de actuele modelcatalogus worden gekozen.

Hoe documentanalyse werkt

Na het uploaden verwerkt AI-Corporate het bestand. De inhoud wordt geïndexeerd in kleinere fragmenten. Bij iedere vraag zoekt de applicatie eerst de fragmenten die inhoudelijk het beste bij de vraag passen. Het taalmodel ontvangt de vraag samen met die relevante context.

Daardoor werkt een gerichte vraag doorgaans beter dan een zeer algemene opdracht. Vraag bijvoorbeeld:

Welke drie verplichtingen gelden volgens het contract voor de leverancier? Noem per verplichting de relevante passage.

De verwerking kan langer duren bij grote bestanden, scans, afbeeldingen en bestanden met veel pagina's. Wacht totdat het bestand in Bestandsbeheer als verwerkt wordt getoond voordat je het bevraagt.

Tekst, tabellen en visuele informatie

PDF-, Word- en PowerPoint-bestanden worden automatisch verwerkt tot doorzoekbare inhoud. Daarbij worden tekst, documentstructuur en waar mogelijk relevante visuele informatie meegenomen.

Dit is vooral nuttig bij:

• gescande documenten zonder goede tekstlaag;
• tabellen waarvan rijen en kolommen bij gewone tekstextractie verloren gaan;
• presentaties waarin tekst en afbeeldingen samen betekenis geven;
• formulieren met aankruisvakjes, omcirkelde keuzes of handgeschreven notities;
• grafieken en diagrammen waarvan de conclusie niet letterlijk in de tekst staat.

Noem in je vraag expliciet dat ook tabellen, grafieken of afbeeldingen moeten worden meegenomen. Controleer belangrijke conclusies altijd aan de hand van het oorspronkelijke bestand.

Ondersteunde bestandstypen

AI-Corporate ondersteunt onder andere:

• PDF (.pdf);
• Word (.docx);
• PowerPoint (.pptx);
• Markdown (.md);
• tekst (.txt);
• CSV (.csv);
• JSON (.json);
• gangbare audio- en videobestanden, waaronder .mp3, .mp4, .m4a, .wav en .webm.

De precieze verwerking verschilt per bestandstype. Een beschadigd, beveiligd of ongebruikelijk opgebouwd bestand kan niet altijd volledig worden uitgelezen.

Meerdere documenten vergelijken

Selecteer de relevante documenten tegelijk en formuleer duidelijk waarop je wilt vergelijken. Geef de gewenste criteria en uitvoervorm mee.

Vergelijk deze drie offertes op prijs, doorlooptijd, uitsluitingen en opzegvoorwaarden. Maak een tabel en benoem daarna de belangrijkste risico's.

Als documenten elkaar tegenspreken, vraag dan om de verschillen per bron te benoemen. Zo voorkom je dat afwijkende informatie wordt samengevoegd tot één schijnbaar eenduidig antwoord.

Per bestand verwerken

Met Per bestand verwerken wordt dezelfde prompt afzonderlijk op ieder geselecteerd document toegepast. Je ontvangt daardoor een individueel resultaat per bestand. Dit is handig voor een reeks contracten, sollicitaties, rapportages of formulieren die op dezelfde criteria moeten worden beoordeeld.

Een praktische werkwijze:

1. Voeg eventueel een referentiedocument toe bij Chat met bestanden.
2. Selecteer de te analyseren documenten bij Per bestand verwerken.
3. Schrijf één prompt met vaste beoordelingscriteria.
4. Controleer de resultaten per bestand en vergelijk ze daarna.

Maximum

Voor Per bestand verwerken geldt een maximum van dertig bestanden per opdracht.

Audio en video

Audio- en videobestanden worden eerst getranscribeerd via de ingestelde transcriptieprovider. Als het gekozen model dit ondersteunt, kan de transcriptie tijdsblokken en sprekerlabels bevatten. Daarna wordt de transcriptie op dezelfde manier doorzoekbaar gemaakt als tekst uit een document.

Controleer namen, vaktermen, getallen en sprekerlabels: automatische transcriptie kan deze verkeerd herkennen. Lange bestanden kunnen bovendien tegen providerafhankelijke limieten voor bestandsgrootte of duur aanlopen.

Betere vragen stellen

Gebruik bij documentvragen bij voorkeur deze opbouw:

1. Taak — wat moet AI-Corporate doen?
2. Bereik — welke documenten, hoofdstukken of perioden zijn relevant?
3. Criteria — waarop moet het antwoord worden gebaseerd?
4. Uitvoer — wil je een tabel, samenvatting, checklist of advies?
5. Herleidbaarheid — vraag om bronvermelding of relevante passages.

Voorbeeld:

Vat hoofdstuk 2 en 3 samen voor het management. Benoem besluiten, openstaande risico's en eigenaren in een tabel. Vermeld bij ieder punt uit welk document en hoofdstuk het komt.

Als een antwoord informatie mist

• Controleer of het juiste bestand geselecteerd en volledig verwerkt is.
• Stel een specifiekere vraag met herkenbare termen uit het document.
• Vraag expliciet om tabellen, afbeeldingen of bijlagen mee te nemen.
• Controleer of een scan leesbaar is en niet met een wachtwoord is beveiligd.
• Upload een gecorrigeerde of kleinere versie als de verwerking is mislukt.
• Vergelijk het antwoord met de oorspronkelijke bron bij belangrijke beslissingen.

Wil je vanuit de chat een nieuw document maken of een Word-template invullen? Lees dan Documenten maken.