Chat con documenti

Con Chat con file lasci che AI-Corporate risponda basandosi su documenti che colleghi tu stesso alla chat. Questo è adatto per un'analisi una tantum, un confronto o una domanda su informazioni non pubblicamente disponibili.

Quando usare Chat con file?

Usa questa funzione ad esempio per:

• riassumere un rapporto;
• estrarre accordi, rischi o azioni da un documento;
• confrontare più versioni di un contratto;
• porre domande su politiche, ricerche o informazioni interne;
• analizzare informazioni da tabelle, moduli o presentazioni.

I documenti pubblicati centralmente da un amministratore non devono essere selezionati da te. Per una domanda di chat ordinaria rilevante, AI-Corporate può cercare automaticamente nei documenti di conoscenza centrali disponibili per la tua organizzazione o sede. Puoi trovare queste fonti anche sotto Knowledge Base → Organizzazione → Documenti (o sotto la tua sede). Gli amministratori trovano in Configurare e gestire la Knowledge Base come aggiungere e pubblicare questa conoscenza.

Selezionare documenti

1. Apri una chat nuova o esistente.
2. Clicca sulla graffetta accanto al campo di inserimento.
3. Carica un nuovo file o scegli un file precedentemente caricato da Gestione File.
4. Seleziona fino a dieci file per Chat con file.
5. Formula una domanda concreta e specifica eventualmente la forma della risposta.

I file selezionati rimangono attivi finché la modalità file è attivata. Prima di una nuova domanda, controlla quali file sono ancora selezionati, così da evitare che vecchie fonti influenzino involontariamente la risposta.

Puoi anche incollare un'immagine, come uno screenshot o una foto copiata, direttamente nel campo di inserimento con Ctrl+V (Cmd+V su Mac); l'immagine viene caricata subito e allegata alla tua domanda, proprio come quando trascini un file sul campo di inserimento. Per copiare uno screenshot direttamente negli appunti, usa Cmd+Ctrl+Shift+4 su Mac (senza Ctrl lo screenshot viene salvato come file) oppure tasto Windows+Shift+S su Windows. Se copi del testo che contiene anche un'immagine, ad esempio celle da Excel o testo da Word, viene incollato semplicemente il testo. In un assistente, incollare immagini funziona solo se quell'assistente consente di aggiungere immagini.

Modello linguistico adatto

AI-Corporate verifica se il modello linguistico scelto supporta l'analisi dei documenti. In caso contrario, può scegliere automaticamente un modello adatto dall'attuale catalogo modelli.

Come funziona l'analisi dei documenti

Dopo il caricamento, AI-Corporate elabora il file. Il contenuto viene indicizzato in frammenti più piccoli. Ad ogni domanda, l'applicazione cerca prima i frammenti che meglio corrispondono al contenuto della domanda. Il modello linguistico riceve la domanda insieme a quel contesto rilevante.

Per questo motivo, una domanda mirata funziona generalmente meglio di un comando molto generico. Ad esempio, chiedi:

Quali sono i tre obblighi che il contratto prevede per il fornitore? Indica per ogni obbligo il passaggio rilevante.

L'elaborazione può richiedere più tempo per file grandi, scansioni, immagini e file con molte pagine. Attendi che il file in Gestione File venga mostrato come elaborato prima di interrogarlo.

Testo, tabelle e informazioni visive

I file PDF, Word e PowerPoint vengono automaticamente elaborati in contenuti ricercabili. Vengono inclusi testo, struttura del documento e, dove possibile, informazioni visive rilevanti.

Questo è particolarmente utile per:

• documenti scansionati senza un buon livello di testo;
• tabelle in cui righe e colonne si perdono con una semplice estrazione di testo;
• presentazioni in cui testo e immagini insieme danno significato;
• moduli con caselle di controllo, scelte cerchiate o annotazioni scritte a mano;
• grafici e diagrammi la cui conclusione non è letteralmente nel testo.

Nella tua domanda indica esplicitamente che devono essere inclusi anche tabelle, grafici o immagini. Verifica sempre le conclusioni importanti confrontandole con il file originale.

Tipi di file supportati

AI-Corporate supporta tra gli altri:

• PDF (.pdf);
• Word (.docx);
• PowerPoint (.pptx);
• Markdown (.md);
• testo (.txt);
• CSV (.csv);
• JSON (.json);
• file audio e video comuni, tra cui .mp3, .mp4, .m4a, .wav e .webm.

L'elaborazione precisa varia a seconda del tipo di file. Un file danneggiato, protetto o strutturato in modo insolito potrebbe non essere sempre completamente leggibile.

Confrontare più documenti

Seleziona contemporaneamente i documenti rilevanti e formula chiaramente su cosa vuoi confrontare. Indica i criteri desiderati e la forma di output.

Confronta queste tre offerte su prezzo, tempi di consegna, esclusioni e condizioni di recesso. Crea una tabella e poi indica i rischi principali.

Se i documenti si contraddicono, chiedi di indicare le differenze per fonte. Così eviti che informazioni divergenti vengano unite in una risposta apparentemente univoca.

Elaborazione per file

Con Elaborazione per file lo stesso prompt viene applicato separatamente a ogni documento selezionato. Riceverai quindi un risultato individuale per file. Questo è utile per una serie di contratti, candidature, rapporti o moduli da valutare con gli stessi criteri.

Un metodo pratico:

1. Aggiungi eventualmente un documento di riferimento in Chat con file.
2. Seleziona i documenti da analizzare in Elaborazione per file.
3. Scrivi un prompt con criteri di valutazione fissi.
4. Controlla i risultati per file e confrontali poi.

Massimo

Per Elaborazione per file vale un massimo di trenta file per incarico.

Audio e video

I file audio e video vengono prima trascritti tramite il provider di trascrizione impostato. Se il modello scelto lo supporta, la trascrizione può contenere blocchi temporali e etichette dei parlanti. Successivamente la trascrizione viene resa ricercabile allo stesso modo del testo di un documento.

Controlla nomi, termini tecnici, numeri ed etichette dei parlanti: la trascrizione automatica può riconoscerli erroneamente. File lunghi possono inoltre raggiungere limiti dipendenti dal provider per dimensione o durata del file.

Porre domande migliori

Per domande sui documenti, preferisci questa struttura:

1. Compito — cosa deve fare AI-Corporate?
2. Ambito — quali documenti, capitoli o periodi sono rilevanti?
3. Criteri — su cosa deve basarsi la risposta?
4. Output — vuoi una tabella, un riassunto, una checklist o un consiglio?
5. Tracciabilità — chiedi la citazione della fonte o i passaggi rilevanti.

Esempio:

Riassumi i capitoli 2 e 3 per il management. Indica decisioni, rischi aperti e responsabili in una tabella. Specifica per ogni punto da quale documento e capitolo proviene.

Se una risposta manca di informazioni

• Controlla che il file giusto sia selezionato ed elaborato completamente.
• Formula una domanda più specifica con termini riconoscibili dal documento.
• Chiedi esplicitamente di includere tabelle, immagini o allegati.
• Verifica che una scansione sia leggibile e non protetta da password.
• Carica una versione corretta o più piccola se l'elaborazione è fallita.
• Confronta la risposta con la fonte originale per decisioni importanti.

Vuoi creare un nuovo documento o compilare un modello Word dalla chat? Leggi Creare documenti.

Controllare l'uso delle fonti

La quantità di testo sorgente utilizzata dipende dalla domanda, dal documento e dal modello scelto. Controlla nella risposta quali fonti sono state lette completamente, parzialmente o non lette. Leggi la spiegazione su gestione file e uso delle fonti.