Chat avec des documents

Avec Chat avec fichiers, vous permettez à AI-Corporate de répondre en se basant sur des documents que vous reliez vous-même au chat. Cela convient pour une analyse ponctuelle, une comparaison ou une question sur des informations non publiquement disponibles.

Quand utiliser Chat avec fichiers ?

Utilisez cette fonction par exemple pour :

• résumer un rapport ;
• extraire des accords, risques ou points d'action d'un document ;
• comparer plusieurs versions d'un contrat ;
• poser des questions sur des politiques, recherches ou informations internes ;
• analyser des informations issues de tableaux, formulaires ou présentations.

Les documents publiés centralement par un administrateur n'ont pas besoin d'être sélectionnés par vous-même. Pour une question de chat ordinaire pertinente, AI-Corporate peut automatiquement rechercher dans les documents de connaissances centraux disponibles pour votre organisation ou établissement. Vous trouverez ces sources également sous Base de connaissances → Organisation → Documents (ou sous votre propre établissement). Les administrateurs peuvent consulter Configurer et gérer la base de connaissances pour savoir comment ajouter et publier ces connaissances.

Sélectionner des documents

1. Ouvrez un chat nouveau ou existant.
2. Cliquez sur le trombone à côté du champ de saisie.
3. Téléchargez un nouveau fichier ou choisissez un fichier précédemment téléchargé dans Gestion des fichiers.
4. Sélectionnez jusqu’à dix fichiers pour Chat avec fichiers.
5. Posez une question concrète et indiquez éventuellement la forme souhaitée de la réponse.

Les fichiers sélectionnés restent actifs tant que le mode fichier est activé. Avant une nouvelle question, vérifiez quels fichiers sont encore sélectionnés afin que d’anciennes sources n’influencent pas involontairement la réponse.

Vous pouvez aussi coller une image, comme une capture d'écran ou une photo copiée, directement dans le champ de saisie avec Ctrl+V (Cmd+V sur Mac) ; l'image est aussitôt importée et jointe à votre question, comme lorsque vous faites glisser un fichier sur le champ de saisie. Pour placer directement une capture d'écran dans le presse-papiers, utilisez Cmd+Ctrl+Shift+4 sur Mac (sans Ctrl, la capture est enregistrée dans un fichier) ou touche Windows+Shift+S sous Windows. Si vous copiez du texte qui contient aussi une image, par exemple des cellules d'Excel ou du texte de Word, c'est simplement le texte qui est collé. Dans un assistant, le collage d'images ne fonctionne que si cet assistant autorise l'ajout d'images.

Modèle linguistique adapté

AI-Corporate vérifie si le modèle linguistique choisi supporte l’analyse documentaire. Sinon, un modèle adapté peut être automatiquement sélectionné dans le catalogue actuel des modèles.

Comment fonctionne l’analyse documentaire

Après le téléchargement, AI-Corporate traite le fichier. Le contenu est indexé en fragments plus petits. À chaque question, l’application recherche d’abord les fragments qui correspondent le mieux au contenu de la question. Le modèle linguistique reçoit la question avec ce contexte pertinent.

Ainsi, une question ciblée fonctionne généralement mieux qu’une consigne très générale. Par exemple, demandez :

Quelles sont les trois obligations qui s’appliquent selon le contrat pour le fournisseur ? Citez pour chaque obligation le passage pertinent.

Le traitement peut prendre plus de temps pour les gros fichiers, scans, images et fichiers avec beaucoup de pages. Attendez que le fichier soit affiché comme traité dans Gestion des fichiers avant de l’interroger.

Texte, tableaux et informations visuelles

Les fichiers PDF, Word et PowerPoint sont automatiquement traités en contenu consultable. Le texte, la structure du document et, lorsque possible, les informations visuelles pertinentes sont pris en compte.

Cela est particulièrement utile pour :

• documents scannés sans bonne couche de texte ;
• tableaux dont les lignes et colonnes sont perdues lors d’une extraction de texte classique ;
• présentations où texte et images donnent ensemble du sens ;
• formulaires avec cases à cocher, choix entourés ou notes manuscrites ;
• graphiques et diagrammes dont la conclusion n’est pas littéralement dans le texte.

Mentionnez explicitement dans votre question que les tableaux, graphiques ou images doivent aussi être pris en compte. Vérifiez toujours les conclusions importantes à partir du fichier original.

Types de fichiers supportés

AI-Corporate supporte notamment :

• PDF (.pdf) ;
• Word (.docx) ;
• PowerPoint (.pptx) ;
• Markdown (.md) ;
• texte (.txt) ;
• CSV (.csv) ;
• JSON (.json) ;
• fichiers audio et vidéo courants, dont .mp3, .mp4, .m4a, .wav et .webm.

Le traitement exact varie selon le type de fichier. Un fichier endommagé, protégé ou construit de manière inhabituelle ne peut pas toujours être entièrement lu.

Comparer plusieurs documents

Sélectionnez les documents pertinents en même temps et formulez clairement sur quoi vous souhaitez comparer. Indiquez les critères et la forme de sortie souhaités.

Comparez ces trois offres sur le prix, le délai, les exclusions et les conditions de résiliation. Faites un tableau puis nommez les principaux risques.

Si les documents se contredisent, demandez alors de nommer les différences par source. Cela évite que des informations divergentes soient fusionnées en une réponse apparemment univoque.

Traiter par fichier

Avec Traiter par fichier, la même invite est appliquée séparément à chaque document sélectionné. Vous recevez ainsi un résultat individuel par fichier. Cela est utile pour une série de contrats, candidatures, rapports ou formulaires qui doivent être évalués selon les mêmes critères.

Une méthode pratique :

1. Ajoutez éventuellement un document de référence sous Chat avec fichiers.
2. Sélectionnez les documents à analyser sous Traiter par fichier.
3. Rédigez une invite avec des critères d’évaluation fixes.
4. Vérifiez les résultats par fichier puis comparez-les.

Maximum

Un maximum de trente fichiers par tâche s’applique pour Traiter par fichier.

Audio et vidéo

Les fichiers audio et vidéo sont d’abord transcrits via le fournisseur de transcription configuré. Si le modèle choisi le supporte, la transcription peut contenir des blocs temporels et des étiquettes de locuteur. Ensuite, la transcription est rendue consultable de la même manière que le texte d’un document.

Vérifiez les noms, termes techniques, chiffres et étiquettes de locuteur : la transcription automatique peut les reconnaître incorrectement. Les fichiers longs peuvent aussi atteindre des limites dépendant du fournisseur pour la taille ou la durée du fichier.

Poser de meilleures questions

Pour les questions sur documents, préférez cette structure :

1. Tâche — que doit faire AI-Corporate ?
2. Portée — quels documents, chapitres ou périodes sont pertinents ?
3. Critères — sur quoi la réponse doit-elle se baser ?
4. Sortie — souhaitez-vous un tableau, un résumé, une checklist ou un conseil ?
5. Traçabilité — demandez une mention des sources ou des passages pertinents.

Exemple :

Résumez les chapitres 2 et 3 pour la direction. Nommez les décisions, risques en suspens et responsables dans un tableau. Indiquez pour chaque point de quel document et chapitre il provient.

Si une réponse manque d’informations

• Vérifiez que le bon fichier est sélectionné et entièrement traité.
• Posez une question plus spécifique avec des termes reconnaissables du document.
• Demandez explicitement d’inclure tableaux, images ou annexes.
• Vérifiez qu’un scan est lisible et non protégé par mot de passe.
• Téléchargez une version corrigée ou plus petite si le traitement a échoué.
• Comparez la réponse avec la source originale pour les décisions importantes.

Vous souhaitez créer un nouveau document ou remplir un modèle Word depuis le chat ? Lisez alors Créer des documents.

Vérifier l’utilisation des sources

La quantité de texte source utilisée dépend de la question, du document et du modèle choisi. Vérifiez dans la réponse quelles sources ont été lues entièrement, partiellement ou pas du tout. Lisez l’explication sur gestion des fichiers et utilisation des sources.