Chat med dokumenter

Med Chat med filer lar du AI-Corporate svare basert på dokumenter du selv kobler til chatten. Dette passer for en engangs analyse, en sammenligning eller et spørsmål om informasjon som ikke er offentlig tilgjengelig.

Når bruker du Chat med filer?

Bruk denne funksjonen for eksempel til å:

• oppsummere en rapport;
• hente ut avtaler, risikoer eller tiltakspunkter fra et dokument;
• sammenligne flere versjoner av en avtale;
• stille spørsmål om retningslinjer, forskning eller intern informasjon;
• analysere informasjon fra tabeller, skjemaer eller presentasjoner.

Dokumenter som en administrator har publisert sentralt, trenger du ikke å velge selv. Ved et relevant vanlig chat-spørsmål kan AI-Corporate automatisk søke i de sentrale kunnskapsdokumentene som er tilgjengelige for din organisasjon eller avdeling. Du finner disse kildene også under Kunnskapsbase → Organisasjon → Dokumenter (eller under din egen avdeling). Administratorer kan lese i Kunnskapsbase oppsett og administrasjon hvordan de legger til og publiserer denne kunnskapen.

Velge dokumenter

1. Åpne en ny eller eksisterende chat.
2. Klikk på bindersen ved siden av inndatafeltet.
3. Last opp en ny fil eller velg en tidligere opplastet fil fra Filbehandling.
4. Velg opptil ti filer for Chat med filer.
5. Still et konkret spørsmål og eventuelt oppgi ønsket svarformat.

De valgte filene forblir aktive så lenge filmodus er på. Sjekk før neste spørsmål hvilke filer som fortsatt er valgt, slik at gamle kilder ikke utilsiktet påvirker svaret.

Du kan også lime inn et bilde, for eksempel et skjermbilde eller et kopiert foto, direkte i inndatafeltet med Ctrl+V (Cmd+V på Mac); bildet lastes opp med en gang og legges ved spørsmålet ditt, akkurat som når du drar en fil til inndatafeltet. Et skjermbilde legger du rett på utklippstavlen med Cmd+Ctrl+Shift+4 på Mac (uten Ctrl lagres skjermbildet som en fil) eller med Windows-tasten+Shift+S i Windows. Hvis du kopierer tekst som også inneholder et bilde, for eksempel celler fra Excel eller tekst fra Word, limes bare teksten inn. I en assistent fungerer innliming av bilder bare hvis assistenten tillater å legge til bilder.

Egnet språkmodell

AI-Corporate sjekker om den valgte språkmodellen støtter dokumentanalyse. Hvis ikke, kan et egnet modell automatisk velges fra den aktuelle modellkatalogen.

Hvordan dokumentanalyse fungerer

Etter opplasting behandler AI-Corporate filen. Innholdet indekseres i mindre fragmenter. Ved hvert spørsmål søker applikasjonen først etter fragmentene som innholdsmessig passer best til spørsmålet. Språkmodellen mottar spørsmålet sammen med den relevante konteksten.

Derfor fungerer et målrettet spørsmål vanligvis bedre enn en veldig generell oppgave. Spør for eksempel:

Hvilke tre forpliktelser gjelder ifølge kontrakten for leverandøren? Nevn den relevante passasjen for hver forpliktelse.

Behandlingen kan ta lengre tid ved store filer, skanninger, bilder og filer med mange sider. Vent til filen vises som behandlet i Filbehandling før du spør om den.

Tekst, tabeller og visuell informasjon

PDF-, Word- og PowerPoint-filer behandles automatisk til søkbar tekst. Tekst, dokumentstruktur og der det er mulig relevant visuell informasjon inkluderes.

Dette er spesielt nyttig ved:

• skannede dokumenter uten god tekstlag;
• tabeller hvor rader og kolonner går tapt ved vanlig tekstekstraksjon;
• presentasjoner hvor tekst og bilder sammen gir mening;
• skjemaer med avkrysningsbokser, innringede valg eller håndskrevne notater;
• grafer og diagrammer hvor konklusjonen ikke står bokstavelig i teksten.

Nevn i spørsmålet ditt eksplisitt at også tabeller, grafer eller bilder skal inkluderes. Kontroller viktige konklusjoner alltid mot originalfilen.

Støttede filtyper

AI-Corporate støtter blant annet:

• PDF (.pdf);
• Word (.docx);
• PowerPoint (.pptx);
• Markdown (.md);
• tekst (.txt);
• CSV (.csv);
• JSON (.json);
• vanlige lyd- og videofiler, inkludert .mp3, .mp4, .m4a, .wav og .webm.

Den nøyaktige behandlingen varierer etter filtype. En skadet, beskyttet eller uvanlig oppbygd fil kan ikke alltid leses fullstendig.

Sammenligne flere dokumenter

Velg relevante dokumenter samtidig og formuler tydelig hva du vil sammenligne. Oppgi ønskede kriterier og ønsket output-format.

Sammenlign disse tre tilbudene på pris, gjennomføringstid, unntak og oppsigelsesvilkår. Lag en tabell og nevn deretter de viktigste risikoene.

Hvis dokumenter motsier hverandre, be om at forskjellene per kilde blir nevnt. Slik unngår du at avvikende informasjon slås sammen til ett tilsynelatende entydig svar.

Behandle per fil

Med Behandle per fil brukes samme prompt separat på hvert valgt dokument. Du mottar dermed et individuelt resultat per fil. Dette er nyttig for en rekke kontrakter, søknader, rapporter eller skjemaer som skal vurderes etter samme kriterier.

En praktisk arbeidsmåte:

1. Legg eventuelt til et referansedokument under Chat med filer.
2. Velg dokumentene som skal analyseres under Behandle per fil.
3. Skriv én prompt med faste vurderingskriterier.
4. Kontroller resultatene per fil og sammenlign dem deretter.

Maksimum

For Behandle per fil gjelder en maksimumsgrense på tretti filer per oppgave.

Lyd og video

Lyd- og videofiler transkriberes først via den valgte transkripsjonsleverandøren. Hvis valgt modell støtter det, kan transkripsjonen inneholde tidsblokker og taleretiketter. Deretter gjøres transkripsjonen søkbar på samme måte som tekst fra et dokument.

Kontroller navn, faguttrykk, tall og taleretiketter: automatisk transkripsjon kan feiltolke disse. Lange filer kan også støte på leverandøravhengige begrensninger for filstørrelse eller varighet.

Stille bedre spørsmål

Bruk helst denne oppbyggingen ved dokumentspørsmål:

1. Oppgave — hva skal AI-Corporate gjøre?
2. Omfang — hvilke dokumenter, kapitler eller perioder er relevante?
3. Kriterier — hva skal svaret baseres på?
4. Output — ønsker du en tabell, oppsummering, sjekkliste eller råd?
5. Sporbarhet — be om kildehenvisning eller relevante passasjer.

Eksempel:

Oppsummer kapittel 2 og 3 for ledelsen. Nevn beslutninger, åpne risikoer og eiere i en tabell. Oppgi for hvert punkt hvilket dokument og kapittel det kommer fra.

Hvis et svar mangler informasjon

• Sjekk at riktig fil er valgt og fullstendig behandlet.
• Still et mer spesifikt spørsmål med gjenkjennelige termer fra dokumentet.
• Be eksplisitt om at tabeller, bilder eller vedlegg skal inkluderes.
• Sjekk at en skanning er lesbar og ikke passordbeskyttet.
• Last opp en korrigert eller mindre versjon hvis behandlingen har feilet.
• Sammenlign svaret med originalkilden ved viktige beslutninger.

Vil du lage et nytt dokument eller fylle ut en Word-mal fra chatten? Les da Lage dokumenter.

Kontrollere kildebruk

Mengden kildetekst som brukes avhenger av spørsmålet, dokumentet og valgt modell. Sjekk ved svaret hvilke kilder som er lest fullstendig, delvis eller ikke i det hele tatt. Les forklaringen om filbehandling og kildebruk.