Création de documents

Avec Texte vers document, vous créez un nouveau document à partir d’un chat. Vous pouvez choisir entre un document librement conçu et un modèle Word préconfiguré par votre organisation.

• Document libre — AI-Corporate crée le contenu et la mise en forme comme un nouveau document ou une nouvelle présentation.
• Modèle de document — AI-Corporate remplit une mise en page Word fixe avec des champs prédéfinis.

Le bouton Texte vers document se trouve sous le champ de chat dans le choix d’outil. Lorsque l’outil est activé, le chat apparaît à gauche et l’aperçu du document ou le formulaire du modèle à droite.

Choisir document libre ou modèle

Choisissez un document libre lorsque la mise en page n’est pas encore définie, que vous souhaitez rapidement créer une proposition visuelle ou concevoir le résultat en plusieurs étapes avec des invites complémentaires.

Choisissez un modèle de document lorsque l’organisation dispose déjà d’une mise en page Word approuvée, que des champs fixes sont nécessaires ou que le résultat final doit être disponible en tant que document Word modifiable.

S’il n’y a pas de modèles actifs pour votre environnement ou site, Texte vers document démarre directement en document libre. S’il y a des modèles, vous choisissez au démarrage entre Document libre et l’un des modèles disponibles.

Créer un document libre

1. Activez Texte vers document.
2. Choisissez Document libre lorsque AI-Corporate vous le demande.
3. Décrivez l’objectif, le public cible, le contenu souhaité et la forme.
4. Vérifiez la première version dans l’aperçu.
5. Améliorez le document avec des invites complémentaires et des annotations.
6. Exportez la version finale en PDF.

Une bonne première consigne contient à la fois le contenu et la forme :

Rédigez une lettre client concernant la modification des tarifs à partir du 1er juillet. Adressez-vous aux clients professionnels existants, expliquez brièvement et de manière transparente la raison, et terminez par les coordonnées. Utilisez un style de document calme et professionnel en format portrait.

Document ou présentation

Pour un document libre, vous pouvez choisir comme objectif Document ou Présentation. Un document convient pour des lettres, rapports, propositions et instructions. Une présentation utilise une mise en page paysage avec des éléments visuels séparés pouvant servir de diapositives.

Vous pouvez notamment définir :

• Orientation — portrait ou paysage ;
• Logo — à gauche, au centre, à droite ou pas de logo ;
• Taille du logo — petite, normale ou grande ;
• Style — par exemple professionnel, moderne, rapport ou présentation.

Si vous ne choisissez pas de paramètres, AI-Corporate essaiera de déduire des choix adaptés à partir de votre invite. Mentionnez donc aussi les conditions importantes dans la consigne.

Charte graphique et logo

Les documents libres utilisent la charte graphique du site ou de l’environnement. S’il n’y a pas de charte propre configurée, AI-Corporate utilise la charte standard.

Choisissez Pas de logo si le document ne doit pas contenir de logo. Vérifiez avant l’export que le bon logo, l’orientation souhaitée et le style visuel approprié ont été appliqués.

Versions et invites complémentaires

Chaque invite complémentaire réussie crée une nouvelle version du document. Via la barre de versions à côté de l’aperçu, vous pouvez consulter les versions précédentes. Cela permet d’expérimenter de manière ciblée sans perdre une bonne version antérieure.

Utilisez des invites complémentaires qui décrivent une modification claire :

Raccourcissez l’introduction, conservez tous les montants mentionnés et mettez les trois avantages dans un tableau.

Changez uniquement la conclusion : rendez-la plus personnelle et ajoutez une étape suivante claire.

Vérifiez après chaque modification que les faits, chiffres et exigences précédentes sont conservés.

Utiliser les annotations

Avec les annotations, vous indiquez précisément dans l’aperçu quelle partie doit changer.

1. Activez l’annotation dans la barre d’outils.
2. Cliquez sur la partie sur laquelle vous souhaitez donner un retour.
3. Tapez dans le champ de commentaires la modification souhaitée, par exemple « Rendre ce bloc plus compact et remplacer la liste par trois points clés courts », puis choisissez Ajouter ou appuyez sur Entrée.
4. Envoyez. Une invite supplémentaire n’est pas nécessaire ; les annotations constituent alors la consigne. Si vous souhaitez aussi modifier tout le document, tapez-le dans le champ de saisie.

Les annotations sont particulièrement utiles lorsque le même texte ou le même type de bloc apparaît plusieurs fois dans le document.

Ajouter des fichiers sources

Vous pouvez ajouter des fichiers à l’invite du document, par exemple :

• un enregistrement audio d’une réunion ;
• un PDF avec des informations de fond ;
• un document Word existant ;
• un tableur avec des chiffres ;
• des images à utiliser dans le résultat.

Expliquez dans l’invite le rôle de chaque fichier. Indiquez par exemple quel fichier est la source factuelle, quel fichier sert uniquement d’exemple et quelles images doivent réellement apparaître dans le résultat.

Rédigez le compte rendu de la réunion à partir de l’enregistrement. Utilisez le fichier Word uniquement comme ordre du jour de contenu et incluez les décisions, responsables et échéances dans un tableau.

Exporter un document libre

Exportez un document libre en PDF lorsque le contenu et la forme ont été vérifiés. Le PDF utilise l’orientation et la mise en page choisies.

Vérifiez avant l’export :

• noms, dates, montants et références sources ;
• sauts de page et tableaux interrompus ;
• lisibilité du texte et des images ;
• la charte graphique choisie et le logo ;
• si les commentaires temporaires et annotations ont été traités.

Travailler avec des modèles de documents

Un modèle de document est un fichier .docx avec une mise en forme fixe et des champs à remplir. L’administrateur configure le modèle à l’avance. En tant qu’utilisateur, vous choisissez le modèle, donnez la consigne de contenu et vérifiez le formulaire rempli automatiquement avant de créer le document Word.

Utiliser un modèle

1. Activez Texte vers document.
2. Choisissez le modèle souhaité selon le titre, la description et le type.
3. Décrivez le contenu que le document doit contenir.
4. Ajoutez des fichiers sources si nécessaire.
5. Vérifiez le formulaire rempli qui apparaît à droite.
6. Complétez les champs manquants et corrigez les valeurs incorrectes.
7. Générez le document.
8. Visualisez ou téléchargez le résultat en tant que document Word modifiable.

La mise en forme Word fixe reste déterminante. Le formulaire détermine quel contenu va aux emplacements définis dans le document.

Rédiger une bonne consigne pour modèle

Mentionnez les informations qui ne ressortent pas automatiquement du modèle ou des fichiers ajoutés. Indiquez aussi le ton, la sélection ou le résumé attendu.

Remplissez la lettre client pour Van Dijk Logistics. Le sujet est la nouvelle accessibilité en dehors des heures de bureau à partir du 1er octobre. Rédigez de manière professionnelle et rassurante et limitez l’explication à trois paragraphes.

Rédigez le compte rendu de la réunion à partir de l’enregistrement joint. La réunion s’appelle MT Dienstverlening et a eu lieu aujourd’hui. Pour chaque point d’action, reprenez le propriétaire et l’échéance ; marquez le champ comme inconnu si cela ne ressort pas de l’enregistrement.

Ne demandez pas à l’IA d’inventer des faits manquants. Laissez les valeurs inconnues vides ou reconnaissables comme devant être vérifiées.

Vérifier le formulaire

L’IA remplit les champs du modèle dès que suffisamment d’informations sont disponibles. Cela peut se faire directement après la première invite ou après une question complémentaire. Vous pouvez modifier chaque champ manuellement avant de générer le document.

Vérifiez surtout :

• noms et fonctions ;
• dates et périodes ;
• montants et pourcentages ;
• adresses et coordonnées ;
• décisions, points d’action et échéances ;
• tableaux et lignes répétées ;
• images et annexes choisies.

Une vérification humaine reste nécessaire

Le formulaire est une saisie provisoire. Vérifiez toutes les données pouvant avoir des conséquences juridiques, financières ou organisationnelles avant de créer le document Word.

Travailler avec des champs répétitifs

Un modèle peut contenir des listes ou des lignes de tableau, par exemple pour les points d’ordre du jour, participants, produits ou points d’action. Dans le formulaire, ils apparaissent comme des éléments répétitifs. Vérifiez non seulement le texte, mais aussi :

• si chaque ligne nécessaire est présente ;
• si les valeurs sont dans la bonne colonne ;
• si les lignes d’exemple vides ont été supprimées ;
• si l’ordre est logique.

Pour beaucoup de lignes, il est souvent plus clair de demander d’abord une liste structurée dans le chat, puis de compléter le formulaire.

Images dans les modèles

Si un modèle contient un champ image, vous choisissez un fichier via le gestionnaire de médias. Le placeholder configuré par l’administrateur dans Word détermine autant que possible la position et la taille dans le document final.

Utilisez une image avec une résolution suffisante et un cadrage approprié. Vérifiez le document Word généré, car le rapport de l’image choisie peut différer de celui du placeholder.

Données organisationnelles remplies automatiquement

Certains champs sont réservés aux informations déjà connues d’AI-Corporate, comme le nom de l’organisation, l’adresse du site, le nom du compte, l’adresse e-mail ou la fonction. L’application remplit ces valeurs localement. Les données personnelles et organisationnelles réelles ne doivent donc pas être générées par le modèle linguistique.

Si une telle valeur est incorrecte, ne modifiez pas seulement le document actuel, mais signalez aussi à l’administrateur que les données sous-jacentes du compte, du site ou de l’environnement doivent être corrigées.

Vérifier le document Word généré

Après génération, vous pouvez visualiser et télécharger le fichier .docx. Ouvrez le résultat dans Word ou un programme compatible et vérifiez :

• si tous les champs ont été remplacés ;
• si le texte long tient dans l’espace disponible ;
• si les tableaux sont correctement répartis sur les pages ;
• si les images sont bien placées ;
• si les en-têtes, pieds de page et numéros de page sont intacts ;
• si le document doit être encore retouché manuellement.

Comme le résultat reste un document Word, vous pouvez effectuer des corrections rédactionnelles ou visuelles après génération.

Si un modèle n’est pas disponible

• Vérifiez que vous êtes connecté au bon environnement et site.
• Demandez à l’administrateur si le modèle est actif et disponible pour votre site.
• Actualisez la page après qu’un administrateur a ajouté ou modifié un modèle.
• Utilisez temporairement un document libre si la mise en forme Word fixe n’est pas requise.

Les administrateurs lisent dans Gérer les modèles de documents comment télécharger des modèles Word, configurer les champs et gérer la disponibilité.

Aide au choix

Situation	Meilleur choix
La mise en page peut être conçue par AI-Corporate	Document libre
Vous souhaitez ajuster forme et texte de manière itérative	Document libre
Vous voulez créer une présentation	Document libre
L’organisation a une mise en page Word obligatoire	Modèle de document
Le document contient des champs à remplir fixes	Modèle de document
Le résultat doit être disponible en .docx modifiable	Modèle de document
Vous voulez seulement poser des questions sur des fichiers existants	Chat avec documents

Voir aussi Création de documents en arrière-plan pour les tâches longues, fichiers sources, progression, charte graphique et police d’export.

Fichiers téléchargeables dans le chat standard

Demandez dans un chat standard un document Word, PDF ou PowerPoint. Le document est composé à partir de la conversation disponible et de vos dernières corrections. Si vous souhaitez conserver un texte existant, demandez-le explicitement. Les limites de contexte et de confidentialité configurées restent valables.

La carte document sous la réponse affiche d’abord la progression puis Ouvrir. Cela ouvre l’aperçu existant ; vous pouvez y télécharger le fichier. Vous pouvez télécharger le même fichier à nouveau sans le recréer. En cas d’erreur de téléchargement, vous pouvez réessayer. Le bouton d’export existant reste disponible pour exporter manuellement une réponse ou une conversation choisie ; vous choisissez aussi si l’en-tête est inclus.

Word, PDF et PowerPoint (.pptx) sont prévisualisés dans l’application, même pour les fichiers privés. Utilisez Précédent et Suivant pour naviguer dans les pages PDF ou diapositives PowerPoint ; avec le focus sur l’aperçu, les touches Page Up, Page Down, Home et End fonctionnent aussi. Le téléchargement sauvegarde le fichier original. En cas d’échec de chargement, choisissez Réessayer.

PDF / PowerPoint : Zoom avant / Zoom arrière (50–300%).

Dans l’application mobile, ouvrez la même carte document. Utilisez les boutons de zoom pour les petits textes. Sur iOS et Android, Télécharger ouvre la fenêtre de partage/enregistrement de votre appareil ; choisissez l’application ou l’emplacement de stockage souhaité. Retour vous ramène à la conversation d’origine.

Télécharger des fichiers de code

Une réponse contient-elle des blocs de code ? Ouvrez Exporter dans cette réponse et choisissez Télécharger source-1.html (ou un autre fichier). Chaque bloc de code est téléchargé séparément, sans l’explication autour. HTML, CSS, JavaScript, TypeScript, JSON, CSV, Python, XML, SVG et SQL reçoivent leur propre extension ; les autres blocs de code reçoivent .txt. Demandez à l’IA d’indiquer la langue au-dessus de chaque bloc de code. Vérifiez le code avant de l’exécuter en dehors de l’application. Modifiez les noms de fichiers et les références à d’autres fichiers si nécessaire. Le téléchargement est enregistré directement sur votre appareil et n’est pas ajouté à la Gestion des fichiers.

Vous pouvez aussi choisir directement Télécharger à côté de Copier dans un bloc de code.