Dokumente erstellen

Mit Text zu Dokument erstellst du aus einem Chat heraus ein neues Dokument. Du kannst zwischen einem frei gestalteten Dokument und einer von deiner Organisation vorgegebenen Word-Vorlage wählen.

• Freies Dokument — AI-Corporate erstellt den Inhalt und das Layout als neues Dokument oder neue Präsentation.
• Dokumentvorlage — AI-Corporate füllt ein festes Word-Layout mit vordefinierten Feldern.

Der Button Text zu Dokument befindet sich bei der Toolauswahl unter dem Chatfeld. Wenn das Tool aktiviert ist, erscheint links der Chat und rechts die Dokumentenvorschau oder das Vorlagenformular.

Freies Dokument oder Vorlage wählen

Wähle ein freies Dokument, wenn das Layout noch nicht feststeht, du schnell einen visuellen Vorschlag erstellen möchtest oder das Ergebnis in mehreren Schritten mit Folgeprompts gestalten willst.

Wähle eine Dokumentvorlage, wenn die Organisation bereits ein genehmigtes Word-Layout hat, feste Felder benötigt werden oder das Endergebnis als bearbeitbares Word-Dokument verfügbar sein soll.

Sind für deine Umgebung oder Niederlassung keine aktiven Vorlagen vorhanden, startet Text zu Dokument direkt als freies Dokument. Gibt es Vorlagen, wählst du beim Start zwischen Freies Dokument und einer der verfügbaren Vorlagen.

Ein freies Dokument erstellen

1. Schalte Text zu Dokument ein.
2. Wähle Freies Dokument, wenn AI-Corporate danach fragt.
3. Beschreibe das Ziel, die Zielgruppe, den gewünschten Inhalt und die Form.
4. Prüfe die erste Version in der Vorschau.
5. Verbessere das Dokument mit Folgeprompts und Anmerkungen.
6. Exportiere die finale Version als PDF.

Ein guter erster Auftrag enthält sowohl Inhalt als auch Form:

Erstelle ein Kundenanschreiben zur Preisänderung ab 1. Juli. Schreibe für bestehende Geschäftskunden, erkläre den Grund kurz und transparent und schließe mit Kontaktinformationen ab. Verwende einen ruhigen, professionellen Dokumentstil im Hochformat.

Dokument oder Präsentation

Bei einem freien Dokument kannst du als Ziel Dokument oder Präsentation wählen. Ein Dokument eignet sich für Briefe, Berichte, Vorschläge und Anleitungen. Eine Präsentation verwendet ein Querformat mit einzelnen visuellen Elementen, die als Folien dienen können.

Du kannst unter anderem einstellen:

• Ausrichtung — Hoch- oder Querformat;
• Logo — links, mittig, rechts oder kein Logo;
• Logogröße — klein, normal oder groß;
• Stil — z. B. geschäftlich, modern, Bericht oder Präsentation.

Wenn du keine Einstellungen wählst, versucht AI-Corporate passende Entscheidungen aus deinem Prompt abzuleiten. Nenne wichtige Randbedingungen daher auch im Auftrag.

Corporate Design und Logo

Freie Dokumente verwenden das Branding der Niederlassung oder Umgebung. Wenn kein eigenes Branding eingestellt ist, nutzt AI-Corporate das Standard-Corporate-Design.

Wähle Kein Logo, wenn das Dokument kein Logo enthalten soll. Prüfe vor dem Export, ob das richtige Logo, die gewünschte Ausrichtung und der passende visuelle Stil angewendet wurden.

Versionen und Folgeprompts

Jeder erfolgreiche Folgeprompt erzeugt eine neue Dokumentversion. Über die Versionsleiste neben der Vorschau kannst du frühere Versionen ansehen. So kannst du gezielt experimentieren, ohne eine gute frühere Version zu verlieren.

Verwende Folgeprompts, die eine klare Änderung beschreiben:

Mache die Einleitung kürzer, behalte alle genannten Beträge und setze die drei Vorteile in eine Tabelle.

Ändere nur den Abschluss: mache ihn persönlicher und füge einen klaren nächsten Schritt hinzu.

Prüfe nach jeder Änderung, ob Fakten, Zahlen und frühere Anforderungen erhalten geblieben sind.

Anmerkungen verwenden

Mit Anmerkungen zeigst du in der Vorschau genau an, welcher Teil geändert werden soll.

1. Aktiviere das Anmerkungswerkzeug in der Toolbar.
2. Klicke auf den Teil, zu dem du Feedback geben möchtest.
3. Tippe im Kommentarfeld die gewünschte Anpassung ein, z. B. „Mach diesen Block kompakter und ersetze die Aufzählung durch drei kurze Kernpunkte“, und wähle Hinzufügen oder drücke Enter.
4. Sende ab. Ein zusätzlicher Prompt ist nicht nötig; die Anmerkungen sind dann der Auftrag. Möchtest du auch etwas am gesamten Dokument ändern, tippe das im Eingabefeld ein.

Anmerkungen sind besonders nützlich, wenn derselbe Text oder derselbe Blocktyp mehrfach im Dokument vorkommt.

Quelldateien hinzufügen

Du kannst Dateien zum Dokumentprompt hinzufügen, zum Beispiel:

• eine Audioaufnahme einer Besprechung;
• ein PDF mit Hintergrundinformationen;
• ein bestehendes Word-Dokument;
• eine Tabelle mit Zahlen;
• Bilder, die im Ergebnis verwendet werden sollen.

Erkläre im Prompt, welche Rolle jede Datei hat. Nenne z. B., welche Datei die tatsächliche Quelle ist, welche nur als Beispiel dient und welche Bilder tatsächlich im Ergebnis erscheinen sollen.

Erstelle Sitzungsprotokolle basierend auf der Aufnahme. Verwende die Word-Datei nur als inhaltliche Agenda und nimm Beschlüsse, Verantwortliche und Fristen in einer Tabelle auf.

Ein freies Dokument exportieren

Exportiere ein freies Dokument als PDF, wenn Inhalt und Form geprüft sind. Das PDF verwendet die gewählte Ausrichtung und Seitenlayout.

Prüfe vor dem Export:

• Namen, Daten, Beträge und Quellenangaben;
• Seitenumbrüche und abgebrochene Tabellen;
• Lesbarkeit von Text und Bildern;
• das gewählte Corporate Design und das Logo;
• ob temporäre Kommentare und Anmerkungen verarbeitet wurden.

Arbeiten mit Dokumentvorlagen

Eine Dokumentvorlage ist eine .docx-Datei mit festem Layout und Eingabefeldern. Der Administrator richtet die Vorlage vorab ein. Als Nutzer wählst du die Vorlage, gibst den inhaltlichen Auftrag und prüfst das automatisch ausgefüllte Formular, bevor das Word-Dokument erstellt wird.

Eine Vorlage verwenden

1. Schalte Text zu Dokument ein.
2. Wähle die gewünschte Vorlage anhand von Titel, Beschreibung und Typ.
3. Beschreibe, welche Inhalte das Dokument enthalten soll.
4. Füge bei Bedarf Quelldateien hinzu.
5. Prüfe das rechts erscheinende Formular, das ausgefüllt wird.
6. Ergänze fehlende Felder und korrigiere falsche Werte.
7. Erzeuge das Dokument.
8. Sieh dir das Ergebnis an oder lade es als bearbeitbares Word-Dokument herunter.

Das feste Word-Layout bleibt dabei maßgeblich. Das Formular bestimmt, welche Inhalte an den vorgegebenen Stellen im Dokument landen.

Einen guten Vorlagenprompt schreiben

Nenne Informationen, die nicht automatisch aus der Vorlage oder den hinzugefügten Dateien ersichtlich sind. Gib auch an, welchen Ton, welche Auswahl oder Zusammenfassung du erwartest.

Fülle das Kundenanschreiben für Van Dijk Logistics aus. Das Thema ist die neue Erreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten ab 1. Oktober. Schreibe professionell und beruhigend und beschränke die Erläuterung auf drei Absätze.

Erstelle Sitzungsprotokolle von der beigefügten Aufnahme. Die Sitzung heißt MT Dienstleistung und fand heute statt. Übernehme pro Aktion den Verantwortlichen und die Frist; markiere das Feld als unbekannt, wenn dies aus der Aufnahme nicht hervorgeht.

Bitte die KI nicht, fehlende Fakten zu erfinden. Lass unbekannte Werte leer oder als zu überprüfenden Wert erkennbar.

Das Formular prüfen

Die KI füllt Vorlagenfelder, sobald genügend Informationen vorliegen. Das kann direkt nach dem ersten Prompt oder nach einer Folgefrage geschehen. Du kannst jedes Feld manuell anpassen, bevor du das Dokument erzeugst.

Prüfe insbesondere:

• Namen und Funktionen;
• Daten und Zeiträume;
• Beträge und Prozentsätze;
• Adressen und Kontaktdaten;
• Beschlüsse, Aktionselemente und Fristen;
• Tabellen und wiederholende Zeilen;
• gewählte Bilder und Anhänge.

Menschliche Kontrolle bleibt notwendig

Das Formular ist eine Konzeptbefüllung. Prüfe alle Daten, die rechtliche, finanzielle oder organisatorische Folgen haben können, bevor du das Word-Dokument erstellst.

Arbeiten mit wiederholenden Feldern

Eine Vorlage kann Listen oder Tabellenzeilen enthalten, z. B. für Tagesordnungspunkte, Teilnehmer, Produkte oder Aktionselemente. Im Formular erscheinen diese als wiederholende Elemente. Prüfe nicht nur den Text, sondern auch:

• ob jede benötigte Zeile vorhanden ist;
• ob Werte in der richtigen Spalte stehen;
• ob leere Beispielzeilen entfernt wurden;
• ob die Reihenfolge logisch ist.

Bei vielen Zeilen ist es oft klarer, zuerst im Chat um eine strukturierte Liste zu bitten und danach das Formular ergänzen zu lassen.

Bilder in Vorlagen

Wenn eine Vorlage ein Bildfeld enthält, wählst du über den Medienmanager eine Datei aus. Der Platzhalter, den der Administrator in Word eingestellt hat, bestimmt möglichst Position und Größe im Enddokument.

Verwende ein Bild mit ausreichender Auflösung und passendem Ausschnitt. Prüfe das generierte Word-Dokument, da das Seitenverhältnis des gewählten Bildes vom Platzhalter abweichen kann.

Automatisch ausgefüllte Organisationsdaten

Manche Felder sind reserviert für Informationen, die AI-Corporate bereits kennt, wie Organisationsname, Niederlassungsadresse, Kontoname, E-Mail-Adresse oder Funktion. Die Anwendung füllt diese Werte lokal aus. Die tatsächlichen personenbezogenen und Organisationsdaten müssen daher nicht vom Sprachmodell generiert werden.

Wenn ein solcher Wert nicht stimmt, passe nicht nur das aktuelle Dokument an, sondern melde auch dem Administrator, dass die zugrundeliegenden Konto-, Niederlassungs- oder Umgebungsdaten korrigiert werden müssen.

Das generierte Word-Dokument prüfen

Nach der Generierung kannst du die .docx-Datei ansehen und herunterladen. Öffne das Ergebnis in Word oder einem kompatiblen Programm und prüfe:

• ob alle Felder ersetzt wurden;
• ob langer Text in den verfügbaren Raum passt;
• ob Tabellen korrekt über Seiten laufen;
• ob Bilder gut platziert sind;
• ob Kopf- und Fußzeilen sowie Seitenzahlen intakt sind;
• ob das Dokument noch manuell nachbearbeitet werden muss.

Da das Ergebnis ein Word-Dokument bleibt, kannst du nach der Generierung noch redaktionelle oder visuelle Korrekturen vornehmen.

Wenn keine Vorlage verfügbar ist

• Prüfe, ob du in der richtigen Umgebung und Niederlassung angemeldet bist.
• Frage den Administrator, ob die Vorlage aktiv und für deine Niederlassung verfügbar ist.
• Aktualisiere die Seite, nachdem ein Administrator eine Vorlage hinzugefügt oder geändert hat.
• Nutze vorübergehend ein freies Dokument, wenn das feste Word-Layout nicht erforderlich ist.

Administratoren lesen in Dokumentvorlagen verwalten, wie sie Word-Vorlagen hochladen, Felder einrichten und Verfügbarkeiten verwalten.

Entscheidungshilfe

Situation	Beste Wahl
Das Layout darf von AI-Corporate gestaltet werden	Freies Dokument
Du möchtest iterativ Form und Text anpassen	Freies Dokument
Du möchtest eine Präsentation erstellen	Freies Dokument
Die Organisation hat ein verpflichtendes Word-Layout	Dokumentvorlage
Das Dokument enthält feste Eingabefelder	Dokumentvorlage
Das Ergebnis soll als bearbeitbare .docx verfügbar sein	Dokumentvorlage
Du möchtest nur Fragen zu bestehenden Dateien stellen	Chat mit Dokumenten

Siehe auch Dokumente im Hintergrund erstellen für längere Aufträge, Quelldateien, Fortschritt, Corporate Design und Export-Schriftart.

Downloadbare Dateien im normalen Chat

Bitte in einem normalen Chat um ein Word-Dokument, PDF oder PowerPoint. Das Dokument wird aus dem verfügbaren Gespräch und deinen letzten Korrekturen zusammengestellt. Möchtest du bestehenden Text behalten, fordere das explizit an. Die eingestellten Kontext- und Datenschutzgrenzen bleiben gültig.

Die Dokumentkarte unter der Antwort zeigt zuerst den Fortschritt und dann Öffnen. Damit öffnest du die bestehende Vorschau; dort kannst du die Datei herunterladen. Du kannst dieselbe Datei erneut herunterladen, ohne sie neu zu erstellen. Bei einem Downloadfehler kannst du es erneut versuchen. Der bestehende Export-Button bleibt verfügbar, um eine gewählte Antwort oder ein Gespräch manuell zu exportieren; dort wählst du auch, ob die Kopfzeile mitgenommen wird.

Word, PDF und PowerPoint (.pptx) werden in der App vorgezeigt, auch bei privaten Dateien. Nutze Vorherige und Nächste, um durch PDF-Seiten oder PowerPoint-Folien zu blättern; mit Fokus auf die Vorschau funktionieren auch Bild auf, Bild ab, Pos1 und Ende. Download speichert die Originaldatei. Wenn das Laden fehlschlägt, wähle Erneut versuchen.

PDF / PowerPoint: Reinzoomen / Rauszoomen (50–300%).

In der mobilen App öffnest du dieselbe Dokumentkarte. Nutze die Zoom-Buttons für kleine Texte. Auf iOS und Android öffnet Download das Teilen-/Speicherfenster deines Geräts; wähle dort die gewünschte App oder Speicherort. Zurück bringt dich zum ursprünglichen Gespräch.

Code-Dateien herunterladen

Enthält eine Antwort Codeblöcke? Öffne Exportieren bei dieser Antwort und wähle Download source-1.html (oder eine andere Datei). Jeder Codeblock wird separat heruntergeladen, ohne die Erklärung drumherum. HTML, CSS, JavaScript, TypeScript, JSON, CSV, Python, XML, SVG und SQL erhalten ihre eigene Erweiterung; andere Codeblöcke bekommen .txt. Bitte die KI, die Sprache über jedem Codeblock anzugeben. Prüfe den Code, bevor du ihn außerhalb der App ausführst. Passe Dateinamen und Verweise auf andere Dateien bei Bedarf an. Der Download wird direkt auf deinem Gerät gespeichert und nicht zum Dateimanager hinzugefügt.

Du kannst auch direkt Herunterladen neben Kopieren bei einem Codeblock wählen.