Workflow-Assistenten
Workflow-Assistenten sind eine fortgeschrittene Form von AI-Assistenten. Statt eines völlig offenen Gesprächs durchläuft der Mitarbeitende eine definierte Abfolge von Schritten, die von der AI gesteuert werden. Dadurch lassen sich komplexe, mehrstufige Prozesse standardisieren und automatisieren — konsistent und wiederholbar.
Was ist ein Workflow-Assistent?
Ein Workflow-Assistent arbeitet auf Basis eines visuellen Flussdiagramms aus Knoten, die mit Pfeilen verbunden sind. Jeder Knoten führt eine bestimmte Aufgabe aus:
| Knotentyp | Beschreibung |
|---|---|
| Start / Ende | Start- und Endpunkt des Workflows |
| Evalueer | Analysiert den Kontext und speichert Informationen im Workflow-Speicher |
| Bedingung | Bewertet einen Ausdruck und lenkt den Ablauf in die richtige Richtung |
| LLM | Ruft ein Sprachmodell für eine bestimmte Aufgabe auf (optional: wartet auf Eingabe) |
| Freigabe | Stellt eine Ja/Nein-Frage und steuert den Ablauf auf Grundlage der Antwort |
| Weiterleiten | Verbindet Pfade ohne AI-Aufgabe oder sichtbare Ausgabe |
| Subagent | Führt dieselbe Aufgabe parallel für mehrere Elemente aus |
Der Workflow speichert seinen Zustand nach jedem Schritt automatisch. Wenn der Mitarbeitende Eingaben macht, setzt der Workflow genau dort fort, wo er aufgehört hat — auch nach dem Schließen des Browsers.
Wie verwende ich einen Workflow-Assistenten?
Starte ein neues Gespräch und wähle einen Workflow-Assistenten aus der Liste. Der Assistent begleitet dich automatisch durch alle Schritte. In manchen Schritten wartet der Assistent auf deine Reaktion; in anderen arbeitet er selbstständig weiter.
Rechts neben der Chat-Eingabe siehst du die Workflow-Schaltfläche. Klicke darauf, um ein Panel mit allen Schritten und ihrem aktuellen Status zu öffnen (wartet, aktiv, bereit, wartet auf Eingabe, übersprungen, Fehler).
Du kannst den Chat jederzeit schließen und später fortsetzen. Der Workflow geht an der Stelle weiter, an der du aufgehört hast.
Beispiel: Tiefgehende Recherche
Die Vorlage Tiefgehende Recherche ist ein Beispiel für einen Workflow-Assistenten, der Mitarbeitenden zur Verfügung steht. Er begleitet durch einen gründlichen Rechercheprozess:
- Thema festlegen — die AI fragt nach dem Forschungsthema und der gewünschten Tiefe
- Suchfragen formulieren — die AI formuliert gezielte Suchfragen auf Basis des Themas
- Recherche durchführen — die AI führt die Recherche durch und sammelt relevante Informationen
- Bericht generieren — die AI schreibt einen strukturierten Forschungsbericht
- Abschließen — der Mitarbeitende bewertet den Bericht und kann zusätzliche Fragen stellen
Workflow-Assistenten erstellen
Öffne Assistenten und wähle den Tab Workflow-Assistenten. Klicke in der Karte oben auf Neuer Workflow und wähle Workflow mit AI erstellen oder bearbeiten, Leerer Workflow, n8n-Workflow oder eine Vorlage. Unter Schnellstart kannst du eine Vorlage direkt starten oder Als Vorlage verwenden wählen.
Einen eigenen Assistenten kannst du auch umwandeln: Wähle im Menü der Assistentenkarte Als Workflow öffnen. Du erhältst einen neuen, ungeteilten Entwurf; der ursprüngliche Assistent bleibt bestehen. Prüfe und teste die vorgeschlagenen Schritte, bevor du veröffentlichst.
Workflow-Assistenten kannst du, genau wie normale Assistenten, mit Benutzergruppen und Kolleginnen und Kollegen teilen — auch direkt aus dem Editor mit der Schaltfläche Teilen in der Werkzeugleiste. Beim Teilen mit Kolleginnen und Kollegen kann AI-Corporate automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung senden, damit die Empfänger wissen, dass der Workflow-Assistent verfügbar ist.
n8n-Workflow starten
Neben AI-gesteuerten Workflow-Assistenten kann AI-Corporate auch einen n8n-Workflow über einen Webhook starten. Ein n8n-Workflow öffnet keinen Chat: Ohne Felder wird der Webhook direkt aufgerufen, mit Feldern öffnet sich zuerst ein Formular. Administratoren erstellen dies über Assistenten → Workflow-Assistenten → Neuer Workflow → n8n-Workflow.
Die vollständige Erklärung findest du auf der Seite n8n workflows.
Allgemeine Einstellungen
Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Workflows legst du im Einstellungsbereich das Folgende für den gesamten Workflow fest:
- Modell: Das AI-Modell, das von allen Schritten verwendet wird.
- Tools: Welche Tools verfügbar sind (z. B. Erfassung, Internetsuche). LLM-Schritte können global aktivierte Tools pro Schritt deaktivieren.
- MCP servers: Externe Verknüpfungen.
- Dokumente und Bilder: Dateien, auf die LLM-Schritte zugreifen können.
Einen Triage-Knoten erstellen
Ein Evalueer-Knoten analysiert die Eingabe des Nutzers und speichert strukturierte Werte im Speicher (z. B. abteilung, dringlichkeit). Konfiguriere:
- Eine System-Prompt, die beschreibt, was analysiert werden soll.
- Das Ausgabeschema: Felder mit Name und Typ (
string,number,boolean,enum).
Die gespeicherten Werte sind in Bedingungsknoten als state.feldname verfügbar.
Einen Bedingungsknoten einrichten
Ein Bedingungsknoten liest den Workflow-Speicher und leitet den Ablauf über CEL-Ausdrücke zum richtigen nächsten Schritt:
| Gewünschtes Verhalten | Ausdruck |
|---|---|
Feld ist true | state.goedgekeurd == true |
| Feld hat einen Wert | state.afdeling == "sales" |
| Numerische Schwelle | state.prioriteit > 3 |
Jeder Zweig hat eine eigene Verbindung zum nächsten Knoten.
Einen Weiterleiten-Knoten verwenden
Ein Weiterleiten-Knoten führt selbst keine AI-Aufgabe aus. Der Knoten leitet den Workflow nur an den nächsten Schritt weiter. Verwende diesen Knoten, um Routen übersichtlich zusammenzuführen, zum Beispiel wenn ein Pfad einen Schritt überspringt und danach wieder an die Hauptroute anschließen muss.
Ein Weiterleiten-Knoten muss mindestens eine eingehende und eine ausgehende Verbindung haben. Der Knoten wird nicht als separater inhaltlicher Schritt im Workflow-Fortschritt angezeigt.
Erfassung in Workflows
Aktiviere das Erfassung-Tool über die allgemeinen Einstellungen und füge in der System-Prompt eines Schritts eine Anweisung hinzu, um Ergebnisse zu erfassen. Der Mitarbeitende sieht die erfassten Dokumente über die Erfassung-Schaltfläche (📄) in der Werkzeugleiste.
Gespräch wiederherstellen
Bist du mit der Richtung des Gesprächs nicht zufrieden? Über die Wiederherstellen-Schaltfläche bei einer früheren Nachricht kannst du den Workflow auf diesen Punkt zurücksetzen. Alle Nachrichten danach werden gelöscht und der Workflow wird ab genau diesem Moment fortgesetzt.
Wiederherstellen ist endgültig — die gelöschten Nachrichten können nicht zurückgeholt werden.
Dateien und Subagents in Workflows
Ein Workflow kann den Nutzer auffordern, Dateien bereitzustellen, zum Beispiel ein Quelldokument, Bewertungsmodell, einen Vertrag, ein Richtliniendokument oder ein ausgefülltes Formular. Der Nutzer kann eine neue Datei hochladen oder eine vorhandene Datei aus der Dateiverwaltung auswählen. Dateien, die über ein Workflow-Formular hinzugefügt werden, stehen dem Assistenten in diesem Chat zur Verfügung, werden aber nicht automatisch für normale Chatfragen ausgewählt.
Neue Dateien werden zuerst verarbeitet, bevor der Workflow zuverlässig fortgesetzt werden kann. Wenn eine erforderliche Datei noch verarbeitet wird oder fehlgeschlagen ist, muss der Nutzer warten oder die Datei erneut auswählen/hochladen.
Der Subagent-Knoten führt dieselbe Aufgabe parallel für mehrere Elemente aus. Verwende dies, wenn ein Workflow eine Liste verarbeiten muss, zum Beispiel ein Dokument, einen Teilnehmer, Mitarbeitenden, Kunden, Fall oder ein Formular pro Ausführung. Der Subagent erhält jeweils das aktuelle Element in einem isolierten Kontext. Verweise in Prompts daher ausdrücklich auf das aktuelle Element und vermeide Anweisungen, die mehrere Elemente gleichzeitig verarbeiten.
Workflow mit AI erstellen oder bearbeiten
Besprich deinen Workflow mit AI. Gültige Änderungen erscheinen im Editor. Prüfe und teste das Ergebnis, bevor du speicherst oder veröffentlichst.