Assistenten

Mit Assistenten in AI-Corporate kannst du eine wiederkehrende Aufgabe, eine feste Arbeitsweise oder eine spezifische Form der Unterstützung vorbereiten. Ein Assistent kann beispielsweise bei Berichten, Kundenkommunikation, internem Wissen, Dokumentenanalyse oder einem gesprochenen Übungsgespräch helfen.

Das Assistentenübersicht

Öffne Assistenten über das Hauptmenü. Oben kannst du die Übersicht filtern:

• Alles zeigt alle Assistenten, die für dich verfügbar sind.
• Von mir erstellt zeigt die Assistenten, die du selbst erstellt hast.
• Mit mir geteilt zeigt Assistenten, die jemand direkt oder über eine Gruppe mit dir geteilt hat.
• Aus meiner Organisation zeigt Assistenten, die organisationsweit verfügbar gemacht wurden.
• Favoriten zeigt die Assistenten, die du am Dashboard festgemacht hast.

Bewege die Maus über ein Filtericon, um den Namen zu sehen. Auf einer Assistentenkarte siehst du die wichtigsten Informationen. Über Details siehst du unter anderem den Ersteller und mit wem der Assistent geteilt ist.

Arbeiten mit Sammlungen

Mit Sammlungen kannst du deine eigene Assistentenübersicht anordnen, beispielsweise in Kundenkommunikation, HR, Projekte oder Berichte.

1. Klicke auf Neue Sammlung.
2. Gib der Sammlung einen aussagekräftigen Namen.
3. Ziehe Assistenten in die Sammlung oder verschiebe sie über Verwalten.
4. Ziehe die Sammlungen selbst, um ihre Reihenfolge zu ändern.

Du kannst eine Sammlung später umbenennen oder löschen. Beim Löschen einer Sammlung bleiben die Assistenten bestehen; sie stehen danach nur wieder außerhalb einer Sammlung. Leere Sammlungen werden nicht angezeigt, wenn ein aktiver Filter keine passenden Assistenten enthält.

Einen Assistenten erstellen

Oben in der Übersicht befindet sich eine breite Karte zum Erstellen eines neuen Assistenten. Assistent erstellen mit AI ist die empfohlene Vorgehensweise. Möchtest du alle Einstellungen selbst festlegen, wähle Selbst einen Assistenten einrichten.

Assistent erstellen mit AI

Bei der AI-Vorgehensweise stehen die Fragen zusammen auf einer Seite:

1. Fülle gegebenenfalls bereits einen Namen aus.
2. Aktiviere Sprachassistent erstellen, wenn Benutzer hauptsächlich ein Echtzeit-Gespräch mit dem Assistenten führen sollen. Über das Informationssymbol liest du, wann das hilfreich ist.
3. Beschreibe was der Assistent tun soll und für wen er gedacht ist.
4. Beschreibe wie der Assistent arbeiten und reagieren soll, etwa Rolle, Arbeitsweise, Ton und wichtige Grenzen.

Die AI erarbeitet anschließend einen vollständigen Vorschlag. Sie bestimmt anhand deiner Beschreibung, welche Tools und Einstellungen nötig sind. Du musst diese technischen Entscheidungen also nicht selbst im Vorfeld treffen. Prüfe den Vorschlag und gib gegebenenfalls Änderungen an, bevor du ihn genehmigst und speicherst.

Die KI fragt auch, ob der Assistent Öffentlich oder Persönlich wird. Siehe Öffentlich oder persönlich.

Mit dem Kreuz oben rechts kannst du den AI-Erstellungsprozess verlassen, ohne einen Assistenten zu speichern.

Selbst einen Assistenten einrichten

Die manuelle Vorgehensweise besteht aus fünf Schritten:

1. Zweck und Name – gib dem Assistenten einen Namen und eine Beschreibung. Du kannst hier auch einen Sprachassistenten wählen.
2. Anweisungen – beschreibe, was der Assistent tun soll, welche Rolle er hat und welche Arbeitsweise und welchen Ton er verwenden soll. Füge gegebenenfalls eine Beispiel-Frage hinzu, mit der Benutzer das Gespräch starten können.
3. Optionen – füge gegebenenfalls Dateien oder Bilder hinzu. Das Standard-Sprachmodell ist bereits ausgewählt. Unter der Modellauswahl legst du außerdem fest, was andere Benutzer mit Dateien und Bildern des Assistenten tun dürfen.
4. Tools – schalte nur die zusätzlichen Tools ein, die der Assistent benötigt. Fahre mit der Maus über ein Tool für eine kurze Erklärung.
5. Testen und speichern – überprüfe die Einstellungen, probiere den Assistenten gegebenenfalls aus und speichere ihn anschließend.

Bei einem Sprachassistenten sind nur Einstellungen und Tools sichtbar, die während Echtzeit-Sprachkommunikation unterstützt werden. Referenzbilder sind bei der Erstellung eines Sprachassistenten noch nicht verfügbar.

Im Block Sichtbarkeit wählst du, ob der Assistent Öffentlich oder Persönlich ist.

Einen Assistenten bearbeiten

Öffne Verwalten bei einem Assistenten und wähle Bearbeiten. Das Bearbeitungsformular verwendet dieselben klaren Schritte wie die manuelle Erstellung. Vorhandene Werte, einschließlich des gewählten AI-Modells, werden übernommen. Felder, für die noch kein Wert existiert, bleiben leer.

Ältere existierende Assistenten funktionieren weiterhin auf dieselbe Weise. Sie müssen nicht neu erstellt oder umgewandelt werden.

Öffentlich oder persönlich

Bei einem eigenen Assistenten wählst du unter Sichtbarkeit zwischen Öffentlich und Persönlich. Diese Wahl triffst du beim Erstellen und Bearbeiten des Assistenten, im Gespräch mit der KI bei Assistent erstellen mit AI und wenn du einen Assistenten kopierst.

• Öffentlich: Administratoren sehen den Assistenten in Verwalten und können eine Kopie davon erstellen, um sie breiter zu teilen. Dein eigener Assistent ändert sich dadurch nicht.
• Persönlich: Administratoren sehen den Assistenten nicht und können ihn nicht kopieren. Du kannst den Assistenten aber selbst mit Kollegen oder Gruppen teilen.

Neue Assistenten stehen standardmäßig auf Öffentlich. Assistenten, die schon vor dieser Wahl bestanden, sind Persönlich, bis du das selbst änderst.

Öffentlich macht einen Assistenten nicht für Kollegen sichtbar. Das geschieht nur, wenn du den Assistenten teilst.

Teilen und verwenden

Über Verwalten legst du fest, mit wem du einen Assistenten teilst. Du kannst mit einzelnen Kollegen, einer oder mehreren Gruppen oder – wenn du Organisationsadministrator bist – mit allen Mitarbeitenden der Organisation teilen. Auf der Karte bleibt sichtbar, dass du den Assistenten erstellt hast; über Details siehst du das genaue Ziel der Freigabe.

Teilen ändert den Status nicht: Ein Assistent im Status Entwurf bleibt nach dem Teilen ein Entwurf.

Du kannst einen Assistenten auch über einen Freigabecode verfügbar machen. Der Freigabecode wechselt automatisch jede volle Stunde. Generiere einen neuen Code, wenn ein zuvor geteilter Code abgelaufen ist.

Klicke auf Chat, um den Assistenten zu verwenden. Markiere häufig verwendete Assistenten als Favorit, damit sie auch im Dashboard erscheinen.

Vor dem Teilen testen

Probiere einen neuen oder geänderten Assistenten immer zuerst selbst aus. Überprüfe, ob die Anweisungen klar sind, die richtigen Tools verwendet werden und die Antworten zur beabsichtigten Zielgruppe passen.

Wichtig zu wissen

Ein Assistent kann Fehler machen oder unerwartet reagieren. Betrachte das Ergebnis daher als Unterstützung und überprüfe wichtige Informationen immer mit verlässlichen Quellen. Ein Assistent ersetzt keine professionelle Beurteilung.

Eigentum und Berechtigungen

Persönliche Assistenten werden von ihren Erstellern verwaltet. Bei institutionellem Eigentum verwalten die aktuell berechtigten Administratoren den Assistenten oder Workflow innerhalb ihrer Organisationseinheit. Inhalte bleiben beim Ausscheiden des Erstellers erhalten. Eigentum und Freigabe sind getrennt: Nutzungsrechte gewähren keine Bearbeitungsrechte.

Dateien von Assistenten der Organisation oder einer Organisationseinheit, Workflows und Dokumentvorlagen werden eigenständig von der Organisation aufbewahrt. Beim Verknüpfen einer persönlichen Datei erhält der Assistent eine eigene Kopie einschließlich des aufbereiteten Suchtexts. Das persönliche Original bleibt erhalten. Die Kopie der Organisation bleibt auch nach dem Ausscheiden der hochladenden Person bestehen; diese wird nur als Herkunft vermerkt.

Assistent mit KI bearbeiten

Wähle Bearbeiten im Menü eines bestehenden Assistenten. Klicke anschließend auf Assistent mit KI bearbeiten in der Symbolleiste oben im Bearbeitungsbildschirm. Diese Option ist nur mit Bearbeitungsberechtigung verfügbar.

Links besprichst du Änderungen mit KI. Rechts bleibt das vollständige normale Bearbeitungsformular mit den aktualisierten Feldern verfügbar. Du kannst sie selbst bearbeiten oder eine weitere Anfrage senden. Prüfe das Ergebnis und klicke auf Speichern.

Benachrichtigungen beim Teilen

Speichere die Freigabeeinstellungen eines Assistenten oder Workflows mit Speichern. Nur neu ausgewählte einzelne Kollegen erhalten eine E-Mail; erneutes Speichern benachrichtigt sie nicht erneut. Gruppen- oder organisationsweite Freigaben senden nicht allen Mitgliedern eine E-Mail. Die Nachricht zeigt Absender, verfügbare Organisationsdaten sowie die Kontaktadresse. Karten zeigen Ersteller und Anzahlen statt Namen anderer Empfänger. E-Mail-Fehler werden getrennt gemeldet; die Freigabe kann bereits gespeichert sein.