Skapa dokument
Med Text till dokument skapar du ett nytt dokument från en chatt. Du kan välja mellan ett fritt utformat dokument och en Word-mall som din organisation har förberett.
- Fritt dokument — AI-Corporate skapar innehåll och layout som ett nytt dokument eller en ny presentation.
- Dokumentmall — AI-Corporate fyller i en fast Word-layout med förinställda fält.
Knappen Text till dokument finns vid verktygsvalet under chattfältet. När verktyget är aktiverat visas chatten till vänster och dokumentförhandsvisningen eller mallformuläret till höger.
Välja fritt dokument eller mall
Välj ett fritt dokument när layouten ännu inte är fastställd, du snabbt vill skapa ett visuellt förslag eller vill designa resultatet i flera steg med följd-promptar.
Välj en dokumentmall när organisationen redan har en godkänd Word-layout, fasta fält behövs eller slutresultatet ska finnas tillgängligt som ett redigerbart Word-dokument.
Om det inte finns några aktiva mallar för din miljö eller plats startar Text till dokument direkt som fritt dokument. Finns mallar väljer du vid start mellan Fritt dokument och en av de tillgängliga mallarna.
Skapa ett fritt dokument
- Aktivera Text till dokument.
- Välj Fritt dokument när AI-Corporate frågar efter val.
- Beskriv syftet, målgruppen, önskat innehåll och form.
- Kontrollera första versionen i förhandsvisningen.
- Förbättra dokumentet med följd-promptar och anteckningar.
- Exportera slutversionen som PDF.
En bra första uppgift innehåller både innehåll och form:
Skriv ett kundbrev om prisändringen från och med 1 juli. Skriv för befintliga företagskunder, förklara orsaken kort och transparent och avsluta med kontaktinformation. Använd en lugn, professionell dokumentstil i stående format.
Dokument eller presentation
I ett fritt dokument kan du välja syfte Dokument eller Presentation. Ett dokument passar för brev, rapporter, förslag och instruktioner. En presentation använder ett liggande format med separata visuella delar som kan fungera som slides.
Du kan bland annat ställa in:
- Riktning — stående eller liggande;
- Logotyp — vänster, mitten, höger eller ingen logotyp;
- Logotypstorlek — liten, normal eller stor;
- Stil — till exempel affärsmässig, modern, rapport eller presentation.
Om du inte väljer inställningar försöker AI-Corporate härleda passande val från din prompt. Nämn därför viktiga förutsättningar även i uppgiften.
Profil och logotyp
Fria dokument använder profileringen för platsen eller miljön. Om ingen egen profil är inställd använder AI-Corporate standardprofilen.
Välj Ingen logotyp om dokumentet inte får innehålla någon logotyp. Kontrollera före export att rätt logotyp, önskad riktning och passande visuell stil har tillämpats.
Versioner och följd-promptar
Varje lyckad följd-prompt skapar en ny dokumentversion. Via versionsfältet bredvid förhandsvisningen kan du se tidigare versioner. Detta gör det möjligt att experimentera riktat utan att förlora en bra tidigare version.
Använd följd-promptar som beskriver en tydlig ändring:
Gör inledningen kortare, behåll alla angivna belopp och sätt de tre fördelarna i en tabell.
Ändra bara avslutningen: gör den mer personlig och lägg till ett tydligt nästa steg.
Kontrollera efter varje ändring att fakta, siffror och tidigare krav har bevarats.
Använda anteckningar
Med anteckningar pekar du i förhandsvisningen exakt ut vilken del som ska ändras.
- Aktivera anteckningar i verktygsfältet.
- Klicka på den del du vill ge feedback på.
- Skriv önskad ändring i kommentarsfältet, till exempel ”Gör detta block mer kompakt och ersätt listan med tre korta kärnpunkter”, och välj Lägg till eller tryck Enter.
- Skicka. En extra prompt behövs inte; anteckningarna är då uppgiften. Vill du också ändra något i hela dokumentet, skriv det i inmatningsfältet.
Anteckningar är särskilt användbara när samma text eller blocktyp förekommer flera gånger i dokumentet.
Lägga till källfiler
Du kan lägga till filer i dokumentprompten, till exempel:
- en ljudinspelning från ett möte;
- en PDF med bakgrundsinformation;
- ett befintligt Word-dokument;
- ett kalkylblad med siffror;
- bilder som ska användas i resultatet.
Förklara i prompten vilken roll varje fil har. Ange till exempel vilken fil som är den faktiska källan, vilken som bara är ett exempel och vilka bilder som verkligen ska ingå i resultatet.
Skriv mötesprotokoll baserat på inspelningen. Använd Word-filen endast som innehållsagenda och ta med beslut, ansvarig och deadline i en tabell.
Exportera ett fritt dokument
Exportera ett fritt dokument som PDF när innehåll och form har kontrollerats. PDF:en använder vald riktning och sidlayout.
Kontrollera före export:
- namn, datum, belopp och källhänvisningar;
- sidbrytningar och avbrutna tabeller;
- läsbarhet för text och bilder;
- vald profil och logotyp;
- att tillfälliga kommentarer och anteckningar har bearbetats.
Arbeta med dokumentmallar
En dokumentmall är en .docx-fil med fast layout och ifyllnadsfält. Administratören ställer in mallen i förväg. Som användare väljer du mallen, anger innehållsuppgiften och kontrollerar det automatiskt ifyllda formuläret innan Word-dokumentet skapas.
Använda en mall
- Aktivera Text till dokument.
- Välj önskad mall baserat på titel, beskrivning och typ.
- Beskriv vilket innehåll dokumentet ska innehålla.
- Lägg till källfiler vid behov.
- Kontrollera formuläret som fylls i till höger på skärmen.
- Fyll i saknade fält och korrigera felaktiga värden.
- Generera dokumentet.
- Visa eller ladda ner resultatet som ett redigerbart Word-dokument.
Den fasta Word-layouten är ledande. Formuläret bestämmer vilket innehåll som hamnar på de inställda platserna i dokumentet.
Skriva en bra mall-prompt
Nämn information som inte framgår automatiskt från mallen eller de tillagda filerna. Ange också vilken ton, urval eller sammanfattning du förväntar dig.
Fyll i kundbrevet för Van Dijk Logistics. Ämnet är den nya tillgängligheten utanför kontorstid från och med 1 oktober. Skriv professionellt och lugnande och begränsa förklaringen till tre stycken.
Skriv mötesprotokoll från den bifogade inspelningen. Mötet heter MT Tjänster och hölls idag. Ta med ägare och deadline för varje åtgärdspunkt; markera fältet som okänt om det inte framgår av inspelningen.
Be AI inte att hitta på saknade fakta. Låt okända värden stå tomma eller tydligt som värden som ska kontrolleras.
Kontrollera formuläret
AI fyller i mallfält så snart tillräcklig information finns. Det kan ske direkt efter första prompten eller efter en följdfråga. Du kan ändra varje fält manuellt innan du genererar dokumentet.
Kontrollera särskilt:
- namn och funktioner;
- datum och perioder;
- belopp och procent;
- adresser och kontaktuppgifter;
- beslut, åtgärdspunkter och deadlines;
- tabeller och upprepade rader;
- valda bilder och bilagor.
Formuläret är ett konceptutkast. Kontrollera all data som kan ha juridiska, ekonomiska eller organisatoriska konsekvenser innan du skapar Word-dokumentet.
Arbeta med upprepade fält
En mall kan innehålla listor eller tabellrader, till exempel för agendapunkter, deltagare, produkter eller åtgärdspunkter. I formuläret visas dessa som upprepade delar. Kontrollera inte bara texten utan också:
- att varje nödvändig rad finns med;
- att värden står i rätt kolumn;
- att tomma exempelrader har tagits bort;
- att ordningen är logisk.
Vid många rader är det ofta tydligare att först be om en strukturerad lista i chatten och sedan låta formuläret fyllas i.
Bilder i mallar
Om en mall innehåller ett bildfält väljer du en fil via mediehanteraren. Platshållaren som administratören har ställt in i Word bestämmer så mycket som möjligt position och storlek i slutdokumentet.
Använd en bild med tillräcklig upplösning och passande beskärning. Kontrollera det genererade Word-dokumentet eftersom bildens proportioner kan skilja sig från platshållarens.
Automatiskt ifyllda organisationsuppgifter
Vissa fält är reserverade för information som AI-Corporate redan känner till, som organisationsnamn, platsadress, kontonamn, e-postadress eller funktion. Applikationen fyller i dessa värden lokalt. De faktiska personuppgifterna och organisationsuppgifterna behöver därför inte genereras av språkmodellen.
Om ett sådant värde är fel, ändra inte bara det aktuella dokumentet utan meddela också administratören att underliggande konto-, plats- eller miljöuppgifter måste korrigeras.
Kontrollera det genererade Word-dokumentet
Efter generering kan du visa och ladda ner .docx-filen. Öppna resultatet i Word eller ett kompatibelt program och kontrollera:
- att alla fält har ersatts;
- att lång text passar inom tillgängligt utrymme;
- att tabeller går korrekt över sidor;
- att bilder är korrekt placerade;
- att sidhuvuden, sidfötter och sidnummer är intakta;
- om dokumentet behöver ytterligare manuell bearbetning.
Eftersom resultatet är ett Word-dokument kan du efter generering göra redaktionella eller visuella korrigeringar.
Om en mall inte är tillgänglig
- Kontrollera att du är inloggad i rätt miljö och på rätt plats.
- Fråga administratören om mallen är aktiv och tillgänglig för din plats.
- Uppdatera sidan efter att en administratör har lagt till eller ändrat en mall.
- Använd tillfälligt ett fritt dokument om fast Word-layout inte krävs.
Administratörer kan läsa i Hantera dokumentmallar hur de laddar upp Word-mallar, ställer in fält och hanterar tillgänglighet.
Valhjälp
| Situation | Bästa val |
|---|---|
| Layouten får designas av AI-Corporate | Fritt dokument |
| Du vill iterativt justera form och text | Fritt dokument |
| Du vill skapa en presentation | Fritt dokument |
| Organisationen har en obligatorisk Word-layout | Dokumentmall |
| Dokumentet innehåller fasta ifyllnadsfält | Dokumentmall |
Resultatet måste finnas som redigerbar .docx | Dokumentmall |
| Du vill bara ställa frågor om befintliga filer | Chatt med dokument |
Se även Skapa dokument i bakgrunden för längre uppgifter, källfiler, framsteg, profil och exporttypsnitt.
Nedladdningsbara filer i vanlig chatt
Be i en vanlig chatt om ett Word-dokument, PDF eller PowerPoint. Dokumentet sammanställs från tillgänglig konversation och dina senaste korrigeringar. Vill du behålla befintlig text, be om det uttryckligen. De inställda kontext- och sekretessgränserna gäller fortfarande.
Dokumentkortet under svaret visar först framsteg och sedan Öppna. Med detta öppnar du befintlig förhandsvisning; där kan du ladda ner filen. Du kan ladda ner samma fil igen utan att skapa den på nytt. Vid nedladdningsfel kan du försöka igen. Den befintliga exportknappen finns kvar för att manuellt exportera ett valt svar eller samtal; där väljer du också om sidhuvud ska inkluderas.
Word, PDF och PowerPoint (.pptx) förhandsvisas i appen, även för privata filer. Använd Föregående och Nästa för att bläddra i PDF-sidor eller PowerPoint-bilder; med fokus på förhandsvisningen fungerar även Page Up, Page Down, Home och End. Nedladdning sparar originalfilen. Om laddning misslyckas, välj Försök igen.
PDF / PowerPoint: Zooma in / Zooma ut (50–300%).
I mobilappen öppnar du samma dokumentkort. Använd zoomknappar för liten text. På iOS och Android öppnar Nedladdning delnings-/lagringsfönstret på din enhet; välj där önskad app eller lagringsplats. Tillbaka tar dig till ursprungliga samtalet.
Ladda ner kodfiler
Innehåller ett svar kodblock? Öppna Exportera vid det svaret och välj Ladda ner source-1.html (eller annan fil). Varje kodblock laddas ner separat, utan förklarande text runtom. HTML, CSS, JavaScript, TypeScript, JSON, CSV, Python, XML, SVG och SQL får sina egna filändelser; övriga kodblock får .txt. Be AI att ange språk ovanför varje kodblock. Kontrollera koden innan du kör den utanför appen. Justera filnamn och referenser till andra filer vid behov. Nedladdningen sparas direkt på din enhet och läggs inte till i Filhanteraren.
Du kan också välja Ladda ner direkt bredvid Kopiera vid ett kodblock.