Documenten maken
Met Tekst naar document maak je vanuit een chat een nieuw document. Je kunt kiezen tussen een vrij ontworpen document en een Word-template dat vooraf door je organisatie is ingericht.
- Vrij document — AI-Corporate maakt de inhoud en opmaak als een nieuw document of een nieuwe presentatie.
- Documenttemplate — AI-Corporate vult een vaste Word-indeling met vooraf ingestelde velden.
De knop Tekst naar document staat bij de toolkeuze onder het chatveld. Als de tool is ingeschakeld, verschijnt links de chat en rechts de documentvoorvertoning of het templateformulier.
Vrij document of template kiezen
Kies een vrij document wanneer de indeling nog niet vaststaat, je snel een visueel voorstel wilt maken of je het resultaat in meerdere stappen met vervolgprompts wilt ontwerpen.
Kies een documenttemplate wanneer de organisatie al een goedgekeurde Word-opmaak heeft, vaste velden nodig zijn of het eindresultaat als bewerkbaar Word-document beschikbaar moet komen.
Als er geen actieve templates voor jouw omgeving of vestiging zijn, start Tekst naar document direct als vrij document. Zijn er wel templates, dan kies je bij de start tussen Vrij document en één van de beschikbare templates.
Een vrij document maken
- Schakel Tekst naar document in.
- Kies Vrij document als AI-Corporate om een keuze vraagt.
- Beschrijf het doel, de doelgroep, de gewenste inhoud en de vorm.
- Controleer de eerste versie in de voorvertoning.
- Verbeter het document met vervolgprompts en annotaties.
- Exporteer de definitieve versie als PDF.
Een goede eerste opdracht bevat zowel inhoud als vorm:
Maak een klantbrief over de prijswijziging per 1 juli. Schrijf voor bestaande zakelijke klanten, leg de reden kort en transparant uit en sluit af met contactinformatie. Gebruik een rustige, professionele documentstijl in staand formaat.
Document of presentatie
Bij een vrij document kun je als doel Document of Presentatie kiezen. Een document is geschikt voor brieven, rapporten, voorstellen en instructies. Een presentatie gebruikt een liggende opbouw met afzonderlijke visuele onderdelen die als slides kunnen dienen.
Je kunt onder andere instellen:
- Richting — staand of liggend;
- Logo — links, midden, rechts of geen logo;
- Logoformaat — klein, normaal of groot;
- Stijl — bijvoorbeeld zakelijk, modern, rapport of presentatie.
Als je geen instellingen kiest, probeert AI-Corporate passende keuzes uit je prompt af te leiden. Benoem belangrijke randvoorwaarden daarom ook in de opdracht.
Huisstijl en logo
Vrije documenten gebruiken de branding van de vestiging of omgeving. Als geen eigen branding is ingesteld, gebruikt AI-Corporate de standaardhuisstijl.
Kies Geen logo als het document geen logo mag bevatten. Controleer vóór export of het juiste logo, de gewenste richting en de passende visuele stijl zijn toegepast.
Versies en vervolgprompts
Iedere succesvolle vervolgprompt maakt een nieuwe documentversie. Via de versiebalk naast de voorvertoning kun je eerdere versies terugzien. Dit maakt het mogelijk om gericht te experimenteren zonder een goede eerdere versie kwijt te raken.
Gebruik vervolgprompts die één duidelijke wijziging beschrijven:
Maak de inleiding korter, behoud alle genoemde bedragen en zet de drie voordelen in een tabel.
Verander alleen de afsluiting: maak deze persoonlijker en voeg een duidelijke vervolgstap toe.
Controleer na iedere wijziging of feiten, getallen en eerdere eisen behouden zijn gebleven.
Annotaties gebruiken
Met annotaties wijs je in de voorvertoning precies aan welk onderdeel moet veranderen.
- Zet annoteren aan in de toolbar.
- Klik op het onderdeel waarop je feedback wilt geven.
- Beschrijf de gewenste aanpassing in je volgende prompt.
- Verstuur de prompt; de annotatie wordt als context meegestuurd.
Bijvoorbeeld:
Maak het geannoteerde blok compacter en vervang de opsomming door drie korte kernpunten.
Annotaties zijn vooral nuttig wanneer dezelfde tekst of hetzelfde type blok meerdere keren in het document voorkomt.
Bronbestanden toevoegen
Je kunt bestanden aan de documentprompt toevoegen, bijvoorbeeld:
- een audio-opname van een overleg;
- een PDF met achtergrondinformatie;
- een bestaand Word-document;
- een spreadsheet met cijfers;
- afbeeldingen die in het resultaat moeten worden gebruikt.
Leg in de prompt uit wat de rol van ieder bestand is. Benoem bijvoorbeeld welk bestand de feitelijke bron is, welk bestand alleen als voorbeeld dient en welke afbeeldingen werkelijk in het resultaat moeten komen.
Maak vergadernotulen op basis van de opname. Gebruik het Word-bestand alleen als inhoudelijke agenda en neem besluiten, actiehouder en deadline op in een tabel.
Een vrij document exporteren
Exporteer een vrij document als PDF wanneer inhoud en vorm zijn gecontroleerd. De PDF gebruikt de gekozen richting en pagina-indeling.
Controleer voor export:
- namen, datums, bedragen en bronverwijzingen;
- paginawisselingen en afgebroken tabellen;
- leesbaarheid van tekst en afbeeldingen;
- de gekozen huisstijl en het logo;
- of tijdelijke opmerkingen en annotaties zijn verwerkt.
Werken met documenttemplates
Een documenttemplate is een .docx-bestand met vaste opmaak en invulvelden. De beheerder stelt het template vooraf in. Als gebruiker kies je het template, geef je de inhoudelijke opdracht en controleer je het automatisch ingevulde formulier voordat het Word-document wordt gemaakt.
Een template gebruiken
- Schakel Tekst naar document in.
- Kies het gewenste template op basis van titel, beschrijving en type.
- Beschrijf welke inhoud het document moet bevatten.
- Voeg zo nodig bronbestanden toe.
- Controleer het formulier dat rechts in beeld wordt ingevuld.
- Vul ontbrekende velden aan en corrigeer onjuiste waarden.
- Genereer het document.
- Bekijk of download het resultaat als bewerkbaar Word-document.
De vaste Word-opmaak blijft daarbij leidend. Het formulier bepaalt welke inhoud op de ingestelde plaatsen in het document terechtkomt.
Een goede templateprompt schrijven
Noem informatie die niet vanzelf uit het template of de toegevoegde bestanden blijkt. Geef ook aan welke toon, selectie of samenvatting je verwacht.
Vul de klantbrief in voor Van Dijk Logistics. Het onderwerp is de nieuwe bereikbaarheid buiten kantooruren per 1 oktober. Schrijf professioneel en geruststellend en beperk de toelichting tot drie alinea's.
Maak vergadernotulen van de bijgevoegde opname. De vergadering heet MT Dienstverlening en vond vandaag plaats. Neem per actiepunt de eigenaar en deadline over; markeer het veld als onbekend als dit niet uit de opname blijkt.
Vraag de AI niet om ontbrekende feiten te verzinnen. Laat onbekende waarden leeg of herkenbaar als te controleren waarde staan.
Het formulier controleren
De AI vult templatevelden zodra voldoende informatie beschikbaar is. Dat kan direct na de eerste prompt of na een vervolgvraag gebeuren. Je kunt ieder veld handmatig aanpassen voordat je het document genereert.
Controleer vooral:
- namen en functies;
- datums en perioden;
- bedragen en percentages;
- adressen en contactgegevens;
- besluiten, actiepunten en deadlines;
- tabellen en herhalende regels;
- gekozen afbeeldingen en bijlagen.
Het formulier is een conceptinvulling. Controleer alle gegevens die juridische, financiële of organisatorische gevolgen kunnen hebben voordat je het Word-document maakt.
Werken met herhalende velden
Een template kan lijsten of tabelrijen bevatten, bijvoorbeeld voor agendapunten, deelnemers, producten of actiepunten. In het formulier verschijnen deze als herhalende onderdelen. Controleer niet alleen de tekst, maar ook:
- of iedere benodigde regel aanwezig is;
- of waarden in de juiste kolom staan;
- of lege voorbeeldregels zijn verwijderd;
- of de volgorde logisch is.
Bij veel regels is het vaak duidelijker om eerst in de chat om een gestructureerde lijst te vragen en daarna het formulier te laten aanvullen.
Afbeeldingen in templates
Als een template een afbeeldingsveld bevat, kies je via de mediabeheerder een bestand. De placeholder die de beheerder in Word heeft ingesteld, bepaalt zoveel mogelijk de positie en grootte in het einddocument.
Gebruik een afbeelding met voldoende resolutie en een passende uitsnede. Controleer het gegenereerde Word-document, omdat de verhouding van de gekozen afbeelding kan afwijken van die van de placeholder.
Automatisch ingevulde organisatiegegevens
Sommige velden zijn gereserveerd voor informatie die AI-Corporate al kent, zoals organisatienaam, vestigingsadres, accountnaam, e-mailadres of functie. De applicatie vult deze waarden lokaal in. De werkelijke persoonsgegevens en organisatiegegevens hoeven daardoor niet door het taalmodel te worden gegenereerd.
Als zo'n waarde niet klopt, pas dan niet alleen het huidige document aan maar meld ook bij de beheerder dat de onderliggende account-, vestigings- of omgevingsgegevens moeten worden gecorrigeerd.
Het gegenereerde Word-document controleren
Na het genereren kun je het .docx-bestand bekijken en downloaden. Open het resultaat in Word of een compatibel programma en controleer:
- of alle velden zijn vervangen;
- of lange tekst binnen de beschikbare ruimte past;
- of tabellen correct over pagina's lopen;
- of afbeeldingen goed zijn geplaatst;
- of kop- en voetteksten en paginanummers intact zijn;
- of het document verder handmatig moet worden afgewerkt.
Omdat het resultaat een Word-document blijft, kun je na het genereren nog redactionele of visuele correcties uitvoeren.
Als een template niet beschikbaar is
- Controleer of je bij de juiste omgeving en vestiging bent aangemeld.
- Vraag de beheerder of het template actief is en voor jouw vestiging beschikbaar is.
- Vernieuw de pagina nadat een beheerder een template heeft toegevoegd of gewijzigd.
- Gebruik tijdelijk een vrij document als de vaste Word-opmaak niet vereist is.
Beheerders lezen in Documenttemplates beheren hoe zij Word-templates uploaden, velden instellen en beschikbaarheid beheren.
Keuzehulp
| Situatie | Beste keuze |
|---|---|
| De indeling mag door AI-Corporate worden ontworpen | Vrij document |
| Je wilt iteratief vorm en tekst aanpassen | Vrij document |
| Je wilt een presentatie maken | Vrij document |
| De organisatie heeft een verplichte Word-opmaak | Documenttemplate |
| Het document bevat vaste invulvelden | Documenttemplate |
Het resultaat moet als bewerkbaar .docx beschikbaar zijn | Documenttemplate |
| Je wilt alleen vragen stellen over bestaande bestanden | Chat met documenten |
Downloadbare bestanden in de gewone chat
Vraag in een gewone chat om een Word-document, PDF of PowerPoint. Het document wordt samengesteld uit het beschikbare gesprek en je laatste correcties. Wil je bestaande tekst behouden, vraag dat dan expliciet. De ingestelde context- en privacygrenzen blijven gelden.
De documentkaart onder het antwoord toont eerst de voortgang en daarna Openen. Hiermee open je de bestaande voorvertoning; daar kun je het bestand downloaden. Je kunt hetzelfde bestand opnieuw downloaden zonder het opnieuw te maken. Bij een downloadfout kun je opnieuw proberen. De bestaande exportknop blijft beschikbaar om een gekozen antwoord of gesprek handmatig te exporteren; daar kies je ook of de koptekst wordt meegenomen.
Word, PDF en PowerPoint (.pptx) worden in de app voorvertoond, ook bij privébestanden. Gebruik Vorige en Volgende om door PDF-pagina’s of PowerPoint-dia’s te bladeren; met focus op de voorvertoning werken ook Page Up, Page Down, Home en End. Downloaden bewaart het oorspronkelijke bestand. Als laden mislukt, kies Opnieuw proberen.
PDF / PowerPoint: Inzoomen / Uitzoomen (50–300%).
In de mobiele app open je dezelfde documentkaart. Gebruik de zoomknoppen voor kleine tekst. Op iOS en Android opent Downloaden het deel-/opslagvenster van je toestel; kies daar de gewenste app of opslaglocatie. Terug brengt je naar het oorspronkelijke gesprek.
