Настройка и управление базой знаний
С помощью базы знаний организация централизованно предоставляет надежную информацию. Администраторы могут публиковать ссылки и документы знаний для сотрудников. Опубликованные документы знаний также автоматически учитываются, когда их содержимое релевантно для обычного запроса в чате.
Вы управляете базой знаний через Управление → База знаний. На этом экране существующие ссылки и центральные документы знаний отображаются вместе в одной таблице.
Что видят сотрудники
Опубликованные элементы видны сотрудникам в разделе База знаний → Организация → Документы (или в разделе своего филиала). Отображаются ссылки и документы, доступные для всей организации или для филиала сотрудника. Шаблоны документов, предназначенные для определённых отделов, также отображаются у сотрудников этих отделов в разделе филиал → Мои отделы.
Сотрудники могут использовать содержимое двумя способами:
- Открыть из базы знаний — сотрудник открывает ссылку или читает опубликованный документ знаний.
- Автоматически использовать в чате — при релевантном вопросе AI-Corporate ищет по опубликованным центральным документам знаний в пределах разрешённого доступа. Сотруднику не нужно сначала вручную прикреплять документ.
Ссылка — это видимый элемент базы знаний, который ведёт на веб-страницу, видео или другой внешний источник. Документ знаний содержит обработанное содержимое в Markdown и может использоваться как центральный источник для поиска в чате.
Уровень организации и филиала
Каждый документ знаний имеет область действия:
- Вся организация — доступен всем сотрудникам в среде.
- Филиалы — доступен только сотрудникам одного или нескольких выбранных филиалов.
Администраторы среды могут управлять знаниями для всей организации и для выбранных филиалов. Администратор филиала управляет только знаниями для тех филиалов, на которые у него есть права управления. Выбор филиала предотвращает попадание локальной информации к сотрудникам других филиалов.
Поэтому выбирайте область действия на основе содержимого, а не на основе того, кто загружает документ. Например, общая политика информационной безопасности подходит для Вся организация; локальная инструкция по доступности — для соответствующего филиала.
Обзор базы знаний
Таблица объединяет существующие ссылки базы знаний с центральными документами знаний. Вы можете:
- искать и фильтровать;
- добавлять элементы с помощью кнопки плюс;
- менять порядок с помощью перетаскивания;
- открывать элемент для изменения настроек;
- публиковать, архивировать или удалять документы;
- импортировать или экспортировать пакет OKF.
Столбец Индекс и установленный порядок определяют, как элементы сортируются в Документах. Используйте перетаскивание, чтобы разместить важные или часто используемые знания выше.
Добавление элемента
Нажмите кнопку плюс над таблицей. Можно выбрать из трёх типов содержимого.
Ссылка
Выберите Ссылка для существующей веб-страницы, видео, курса или другого внешнего источника. Заполните понятный заголовок, описание, категорию и URL. Этот элемент будет виден в Документах, но внешняя страница не индексируется автоматически как документ знаний.
Используйте ссылку, когда источник поддерживается в другом месте, и сотрудникам нужно иметь возможность напрямую перейти к этому источнику.
Добавить документ
Выберите Добавить документ, чтобы напрямую написать документ знаний.
- Введите уникальное имя файла и понятный заголовок.
- Выберите тип и добавьте краткое описание и релевантные теги.
- Напишите или вставьте содержимое в Markdown-редактор.
- Выберите статус публикации и область действия.
- Сохраните документ.
Этот вариант подходит для политики, рабочих инструкций, часто задаваемых вопросов и других знаний, которые вы хотите поддерживать непосредственно в AI-Corporate.
Используйте заголовки для логического разделения содержимого. Короткие, самостоятельные параграфы и понятные подзаголовки улучшают как читаемость, так и поиск релевантных фрагментов в чате.
Добавить исходный файл
Выберите Добавить исходный файл, чтобы использовать файл из Файлового менеджера как документ знаний. Можно выбрать существующий файл или сначала загрузить новый.
AI-Corporate обрабатывает исходный файл и преобразует его в канонический Markdown. Благодаря этому разные типы файлов получают единый формат для отображения, обмена и индексирования.
Поддерживаемые источники включают PDF, Word, PowerPoint, Markdown и текстовые файлы. PDF, Word и PowerPoint обрабатываются автоматически, при этом учитывается текст, структура документа и, где возможно, релевантная визуальная информация, такая как таблицы, графики, формы и изображения. Это позволяет сохранить больше полезного содержимого, чем при простой текстовой экстракции.
После обработки всегда проверяйте:
- все ли важные главы присутствуют;
- понятны ли таблицы и списки;
- зафиксированы ли выводы из графиков или изображений;
- корректны ли заголовок, описание, тип и теги;
- требуют ли предупреждения о качестве дополнительных действий;
- правильно ли установлены статус и область действия.
Технически успешная экстракция не гарантирует правильную передачу всей визуальной информации. Сравните Markdown важных документов с исходным файлом.
Настройка метаданных
В разделе Настройка документа знаний вы управляете содержимым и контекстом документа знаний.
| Поле | Назначение |
|---|---|
| Имя файла | Техническое, узнаваемое имя для нового Markdown-документа. |
| Заголовок | Название, которое видят сотрудники в базе знаний и при ссылках на источник. |
| Тип | Вид содержимого, например политика, руководство, протокол или часто задаваемые вопросы. |
| Описание | Краткое объяснение цели и содержания. |
| Теги | Термины для поиска и управления, разделённые запятыми. |
| Источник или ресурс | Происхождение или владелец знания. |
| URL источника | Ссылка на оригинальный или актуальный внешний источник. |
| Дата изменения | Дата последнего содержательного обновления источника. |
| Статус публикации | Черновик, Опубликовано или Архивировано. |
| Область действия | Вся организация или выбранные филиалы. |
| Канонический Markdown | Содержимое, которое отображается, экспортируется и индексируется. |
Хороший заголовок, описание и набор тегов помогают администраторам поддерживать коллекцию. Для содержательных ответов важен именно текст документа.
Статус и рабочий процесс публикации
Используйте три статуса как простой редакционный рабочий процесс:
- Черновик — доступен только в управлении; ещё не виден и не индексируется для сотрудников.
- Опубликовано — видно в Документах и доступно для релевантных вопросов в чате в пределах установленной области.
- Архивировано — хранится в управлении, но не активно доступно сотрудникам.
Рекомендуемый порядок действий:
- Добавьте документ как Черновик.
- Проверьте содержимое, метаданные и область действия.
- Протестируйте несколько репрезентативных вопросов.
- Установите статус документа на Опубликовано.
- Архивируйте устаревшую версию перед публикацией замены.
Избегайте противоречий между двумя опубликованными документами. Если разные версии сознательно существуют параллельно, чётко укажите их период действия и область применения.
Редактирование существующих знаний
Откройте документ знаний из таблицы, чтобы изменить метаданные или канонический Markdown. После сохранения содержимое переиндексируется. Обновлённая версия будет использоваться при следующих вопросах в чате.
Для исходных файлов исходный файл остаётся доступным как источник, а центральное знание управляется как собственность организации. Документы знаний не зависят от личного аккаунта загрузчика. Если аккаунт позже удаляется, управляемые знания сохраняются.
Удаляйте документ знаний только если содержимое, индекс и сохранённый источник должны быть окончательно удалены. Используйте статус Архивировано, если хотите прекратить активное использование знания, но сохранить его.
Что такое OKF?
OKF (Open Knowledge Format) — это переносимый формат центральной базы знаний. OKF-документ состоит из обычного Markdown с опциональной YAML-фронтматтер для метаданных. Благодаря этому содержимое остаётся читаемым и редактируемым вне AI-Corporate.
Простой OKF-документ выглядит так:
---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
- inkoop
- compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---
# Inkoopprotocol
## Goedkeuring
Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.
Markdown формирует каноническое содержимое. Фронтматтер описывает документ. Используйте обычные Markdown-ссылки для ссылок на другие документы или источники.
Статус публикации и область действия филиала остаются отдельными настройками безопасности в AI-Corporate; они не входят в переносимый документ.
Экспорт пакета OKF
Нажмите кнопку экспорт над таблицей, чтобы скачать управляемые документы знаний в ZIP-пакете. Пакет содержит:
- один Markdown-файл на каждый документ знаний;
index.mdсо ссылками на документы;log.mdс информацией об экспорте.
Используйте экспорт как переносимую резервную копию, для проверки содержимого вне AI-Corporate или как основу для обмена с другой средой. Ссылки из видимой базы знаний не являются каноническими документами знаний и поэтому не входят в пакет документов.
Импорт пакета OKF
Нажмите кнопку импорт и выберите ZIP-файл с Markdown-документами. AI-Corporate считывает документы и метаданные и создаёт из них центральные документы знаний.
Импортированные документы начинаются как Черновик. Проверьте каждый документ перед публикацией. Особое внимание уделите:
- заголовку и типу;
- преобразованию внутренних ссылок;
- области действия и выбору филиала;
- данным источника и дате изменения;
- дублирующимся или устаревшим документам;
- читаемости Markdown.
Пакет может содержать максимум 25 Markdown-документов и 8 МБ упакованного и распакованного содержимого. Разделите большую коллекцию знаний на несколько пакетов.
Проверка корректной работы базы знаний
После важного изменения протестируйте полный пользовательский сценарий:
- Опубликуйте документ с чётко узнаваемым фактом.
- Войдите как сотрудник в пределах установленной области.
- Проверьте, что документ отображается в База знаний → Организация → Документы (или в своём филиале) и его можно открыть.
- Задайте в обычном чате вопрос, к которому документ релевантен, не прикрепляя файл вручную.
- Проверьте, что ответ соответствует документу и центральный источник указан явно.
- Повторите тест с сотрудником вне области — он не должен видеть знания филиала или использовать их в чате.
Также протестируйте нерелевантный вопрос. База знаний должна использоваться как дополнительный источник, когда это содержательно необходимо, а не как обязательный контекст для каждого ответа.
Руководство по надёжной базе знаний
- Назначайте ответственного за содержание по каждой теме.
- Используйте последовательные заголовки, типы и теги.
- Указывайте дату действия или версию в документе, если это важно.
- Публикуйте только проверенную информацию.
- Архивируйте устаревшие знания и избегайте противоречивых активных версий.
- Ограничивайте знания, специфичные для филиала, соответствующей областью.
- Держите документы организованными с понятными заголовками и самостоятельными параграфами.
- Тестируйте важные документы как в Документах, так и с репрезентативными вопросами в чате.
Для объяснения о файлах, которые сотрудник прикрепляет к одному чату самостоятельно, смотрите Чат с документами.
Папка SharePoint как центральный источник знаний
Администратор может подключить папку SharePoint к базе знаний. Документы из этой папки и подпапок обрабатываются автоматически; сотрудники используют их через существующую базу знаний и при соответствующих вопросах в чате, независимо от выбранной языковой модели. Для этого им не нужно включать личную интеграцию SharePoint.
Подготовка Microsoft
Сначала выполните все шаги для организационного приложения, права приложения Sites.Selected, администраторского согласия и отдельного read-разрешения сайта в Настройке Microsoft 365. Серверное соединение использует то же организационное приложение, что и для входа, и не требует дополнительного redirect-URL.
Подключение папки
- Откройте Администрирование → База знаний → Добавить → Папки SharePoint → Подключить папку.
- Введите заголовок и вставьте URL папки. Используйте обычный URL папки или URL из просмотра файлов SharePoint с параметром id, не ссылку-приглашение.
- Выберите те же права школы/филиала или среды и целевую аудиторию, что и для отдельного документа базы знаний. При необходимости выберите отделы.
- Выберите Опубликовано, чтобы сделать содержимое доступным, и сохраните. Черновик не включается в предоставленные знания.
- Проверьте статус обработки. Обновить обновляет статус; Синхронизировать сейчас повторно проверяет папку и пытается исправить ошибки.
Содержимое делится согласно выбранным правам базы знаний, включая пользователей без собственного доступа SharePoint. Индивидуальные права SharePoint не наследуются. Подключайте только папку, все содержимое которой предназначено для этой аудитории.
Новые и изменённые документы проверяются автоматически, обычно каждые 15 минут. Удалённые или перемещённые из папки файлы исчезают при следующей проверке. Максимум поддерживается 250 документов на источник и 25 МБ на документ. Поддерживаются PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, текст, CSV, HTML и JSON. Внешние ярлыки и другие форматы файлов пропускаются.
Изменяйте содержимое в SharePoint и управляйте правами базы знаний через подключённый источник. Отключение сразу скрывает документы и прекращает новые импорты; сохранённые приватные копии не удаляются окончательно. При ошибках проверьте организационное приложение, разрешение сайта, URL папки и секрет. При ошибке соединения содержимое источника не предоставляется. Восстановление возможно через следующую синхронизацию.
Это расширение опубликовано и протестировано 14 октября 2026 года для OnderwijsSupport на AI-Corporate. Перед настройкой прав Microsoft запросите у администратора платформы подтверждение доступности в другой среде.