ज्ञानकोष सेटअप और प्रबंधन
ज्ञानकोष के साथ, संगठन विश्वसनीय जानकारी को केंद्रीकृत रूप से उपलब्ध कराता है। व्यवस्थापक कर्मचारियों के लिए लिंक और ज्ञान दस्तावेज़ प्रकाशित कर सकते हैं। प्रकाशित ज्ञान दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से तब भी शामिल किया जाता है जब उनकी सामग्री सामान्य चैट प्रश्न के लिए प्रासंगिक होती है।
आप ज्ञानकोष का प्रबंधन प्रबंधन → ज्ञानकोष के माध्यम से करते हैं। इस स्क्रीन पर मौजूदा लिंक और केंद्रीय ज्ञान दस्तावेज़ एक तालिका में एक साथ दिखाए जाते हैं।
कर्मचारी क्या देखते हैं
प्रकाशित आइटम कर्मचारियों के लिए ज्ञानकोष → संगठन → दस्तावेज़ (या उनके अपने शाखा के अंतर्गत) में दिखाई देते हैं। दृश्य में वे लिंक और दस्तावेज़ शामिल होते हैं जो पूरे संगठन या कर्मचारी की शाखा के लिए उपलब्ध हैं। कुछ विभागों के लिए बनाए गए दस्तावेज़ टेम्पलेट्स उन विभागों के कर्मचारियों के लिए भी शाखा → मेरे विभाग के अंतर्गत दिखते हैं।
कर्मचारी सामग्री का उपयोग दो तरीकों से करते हैं:
- ज्ञानकोष से खोलना — कर्मचारी एक लिंक खोलता है या प्रकाशित ज्ञान दस्तावेज़ पढ़ता है।
- चैट में स्वचालित उपयोग — एक प्रासंगिक प्रश्न पर AI-Corporate प्रकाशित केंद्रीय ज्ञान दस्तावेज़ों को अनुमत सीमा के भीतर खोजता है। कर्मचारी को दस्तावेज़ को पहले पेपरक्लिप से चुनने की आवश्यकता नहीं होती।
लिंक एक दृश्य ज्ञानकोष आइटम है जो किसी वेबपेज, वीडियो या अन्य बाहरी स्रोत की ओर इशारा करता है। एक ज्ञान दस्तावेज़ संसाधित Markdown सामग्री रखता है और इसलिए इसे चैट के लिए केंद्रीय स्रोत के रूप में खोजा जा सकता है।
संगठन और शाखा स्तर
प्रत्येक ज्ञान दस्तावेज़ की एक पहुंच होती है:
- पूरा संगठन — पर्यावरण के सभी कर्मचारियों के लिए उपलब्ध।
- शाखाएं — केवल एक या अधिक चयनित शाखाओं के कर्मचारियों के लिए उपलब्ध।
पर्यावरण व्यवस्थापक संगठन-व्यापी ज्ञान और चयनित शाखाओं के लिए ज्ञान प्रबंधित कर सकते हैं। एक शाखा व्यवस्थापक केवल उन शाखाओं के लिए ज्ञान प्रबंधित करता जिनके लिए उसके पास प्रबंधन अधिकार हैं। शाखा चयन यह सुनिश्चित करता है कि स्थानीय जानकारी अन्य शाखा के कर्मचारियों तक न पहुंचे।
इसलिए पहुंच सामग्री के आधार पर चुनें, न कि दस्तावेज़ अपलोड करने वाले के आधार पर। उदाहरण के लिए, एक सामान्य सूचना सुरक्षा नीति पूरा संगठन के लिए उपयुक्त है; एक स्थानीय उपलब्धता निर्देश संबंधित शाखा के लिए उपयुक्त है।
ज्ञानकोष अवलोकन
तालिका मौजूदा ज्ञानकोष लिंक को केंद्रीय ज्ञान दस्तावेज़ों के साथ संयोजित करती है। आप कर सकते हैं:
- खोज और फ़िल्टर करना;
- प्लस बटन से आइटम जोड़ना;
- ड्रैग हैंडल से क्रम बदलना;
- आइटम खोलकर सेटिंग्स बदलना;
- दस्तावेज़ प्रकाशित, संग्रहित या हटाना;
- OKF बंडल आयात या निर्यात करना।
इंडेक्स कॉलम और सेट किया गया क्रम निर्धारित करते हैं कि आइटम दस्तावेज़ में कैसे क्रमबद्ध होंगे। महत्वपूर्ण या अक्सर उपयोग की जाने वाली जानकारी को ऊपर रखने के लिए ड्रैग हैंडल का उपयोग करें।
आइटम जोड़ना
तालिका के ऊपर प्लस बटन पर क्लिक करें। आप तीन प्रकार की सामग्री में से चुन सकते हैं।
लिंक
एक मौजूदा वेबपेज, वीडियो, कोर्स या अन्य बाहरी स्रोत के लिए लिंक चुनें। एक स्पष्ट शीर्षक, विवरण, श्रेणी और URL भरें। यह आइटम दस्तावेज़ में दिखाई देगा, लेकिन बाहरी पेज को स्वचालित रूप से ज्ञान दस्तावेज़ के रूप में अनुक्रमित नहीं किया जाएगा।
जब स्रोत कहीं और प्रबंधित किया जाता है और कर्मचारियों को मुख्य रूप से सीधे उस स्रोत पर नेविगेट करना होता है, तो लिंक का उपयोग करें।
दस्तावेज़ जोड़ें
सीधा ज्ञान दस्तावेज़ लिखने के लिए दस्तावेज़ जोड़ें चुनें।
- एक अद्वितीय फ़ाइल नाम और पहचानने योग्य शीर्षक भरें।
- एक प्रकार चुनें और एक संक्षिप्त विवरण तथा प्रासंगिक टैग जोड़ें।
- Markdown संपादक में सामग्री लिखें या चिपकाएँ।
- प्रकाशन स्थिति और पहुंच चुनें।
- दस्तावेज़ सहेजें।
यह विकल्प नीति, कार्य निर्देश, अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न और अन्य ज्ञान के लिए उपयुक्त है जिसे आप सीधे AI-Corporate में बनाए रखना चाहते हैं।
सामग्री को तार्किक रूप से विभाजित करने के लिए शीर्षकों का उपयोग करें। संक्षिप्त, स्वतंत्र पैराग्राफ और स्पष्ट उपशीर्षक पठनीयता और चैट में प्रासंगिक अंशों को खोजने में सुधार करते हैं।
स्रोत फ़ाइल जोड़ें
Bestandsbeheer से एक फ़ाइल को ज्ञान दस्तावेज़ के रूप में उपयोग करने के लिए स्रोत फ़ाइल जोड़ें चुनें। आप एक मौजूदा फ़ाइल चुन सकते हैं या पहले एक नई फ़ाइल अपलोड कर सकते हैं।
AI-Corporate स्रोत फ़ाइल को संसाधित करता है और इसे कैनोनिकल Markdown में परिवर्तित करता है। इस प्रकार विभिन्न फ़ाइल प्रकारों को एक सुसंगत प्रारूप मिलता है जो प्रदर्शन, विनिमय और खोज अनुक्रमण के लिए उपयुक्त होता है।
समर्थित स्रोतों में PDF, Word, PowerPoint, Markdown और टेक्स्ट फ़ाइलें शामिल हैं। PDF, Word और PowerPoint फ़ाइलों को स्वचालित रूप से संसाधित किया जाता है, जिसमें टेक्स्ट, दस्तावेज़ संरचना और जहां संभव हो प्रासंगिक दृश्य जानकारी जैसे तालिकाएं, ग्राफ़, फॉर्म और चित्र शामिल होते हैं। इससे केवल सादा टेक्स्ट निष्कर्षण की तुलना में अधिक उपयोगी सामग्री उपलब्ध रहती है।
प्रसंस्करण के बाद हमेशा जांचें:
- क्या सभी महत्वपूर्ण अध्याय मौजूद हैं;
- क्या तालिकाएं और सूचियां समझ में आई हैं;
- क्या ग्राफ़ या चित्रों से निष्कर्ष दर्ज किए गए हैं;
- क्या शीर्षक, विवरण, प्रकार और टैग सही हैं;
- क्या गुणवत्ता चेतावनियां अभी भी कार्रवाई मांगती हैं;
- क्या स्थिति और पहुंच सही सेट हैं।
एक तकनीकी रूप से सफल निष्कर्षण का मतलब यह नहीं है कि सभी दृश्य अर्थ सही तरीके से लिए गए हैं। महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों के Markdown की तुलना मूल फ़ाइल से करें।
मेटाडेटा सेट करना
ज्ञान दस्तावेज़ सेट करें में आप ज्ञान दस्तावेज़ की सामग्री और संदर्भ प्रबंधित करते हैं।
| फ़ील्ड | उपयोग |
|---|---|
| फ़ाइल नाम | नए Markdown दस्तावेज़ के लिए तकनीकी, पहचानने योग्य नाम। |
| शीर्षक | वह नाम जो कर्मचारी ज्ञानकोष और स्रोत संदर्भ में देखते हैं। |
| प्रकार | सामग्री का प्रकार, जैसे नीति, मार्गदर्शिका, प्रोटोकॉल या अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न। |
| विवरण | उद्देश्य और सामग्री का संक्षिप्त विवरण। |
| टैग | खोज और प्रबंधन के लिए शब्द, कॉमा से अलग। |
| स्रोत या संसाधन | ज्ञान का मूल या मालिक। |
| स्रोत-URL | मूल या वर्तमान बाहरी स्रोत का लिंक। |
| परिवर्तन तिथि | वह तिथि जब स्रोत सामग्री अपडेट हुई। |
| प्रकाशन स्थिति | मसौदा, प्रकाशित या संग्रहित। |
| पहुंच | पूरा संगठन या चयनित शाखाएं। |
| कैनोनिकल Markdown | वह सामग्री जो प्रदर्शित, निर्यातित और अनुक्रमित होती है। |
एक अच्छा शीर्षक, विवरण और टैग सेट व्यवस्थापकों को संग्रह बनाए रखने में मदद करता है। सामग्री संबंधी उत्तर के लिए वास्तविक दस्तावेज़ पाठ सबसे महत्वपूर्ण रहता है।
स्थिति और प्रकाशन वर्कफ़्लो
तीन स्थितियों का उपयोग एक सरल संपादन वर्कफ़्लो के रूप में करें:
- मसौदा — केवल प्रबंधन में उपलब्ध; कर्मचारियों के लिए अभी दिखाई या खोज योग्य नहीं।
- प्रकाशित — दस्तावेज़ में दिखाई देता है और सेट की गई पहुंच के भीतर प्रासंगिक चैट प्रश्नों के लिए उपलब्ध।
- संग्रहित — प्रबंधन में सुरक्षित, लेकिन कर्मचारियों के लिए सक्रिय रूप से उपलब्ध नहीं।
एक सुरक्षित कार्यप्रणाली है:
- दस्तावेज़ को मसौदा के रूप में जोड़ें।
- सामग्री, मेटाडेटा और पहुंच जांचें।
- कुछ प्रतिनिधि प्रश्नों का परीक्षण करें।
- दस्तावेज़ को प्रकाशित करें।
- प्रतिस्थापन प्रकाशित करने से पहले पुरानी प्रति को संग्रहित करें।
दो प्रकाशित दस्तावेज़ों के बीच विरोधाभास से बचें। यदि विभिन्न संस्करण जानबूझकर साथ-साथ मौजूद हैं, तो उनकी वैधता अवधि और लागू क्षेत्र स्पष्ट रूप से नामित करें।
मौजूदा ज्ञान संपादित करना
तालिका से एक ज्ञान दस्तावेज़ खोलें ताकि मेटाडेटा या कैनोनिकल Markdown समायोजित किया जा सके। सहेजने के बाद सामग्री फिर से अनुक्रमित की जाती है। अपडेटेड संस्करण बाद के चैट प्रश्नों में उपयोग किया जा सकता है।
स्रोत फ़ाइलों के मामले में मूल फ़ाइल स्रोत के रूप में उपलब्ध रहती है, जबकि केंद्रीय ज्ञान संगठन के स्वामित्व में प्रबंधित होता है। इसलिए ज्ञान दस्तावेज़ अपलोड करने वाले के व्यक्तिगत खाते पर निर्भर नहीं होते। यदि वह खाता बाद में हटा दिया जाता है, तो प्रबंधित ज्ञान सुरक्षित रहता है।
एक ज्ञान दस्तावेज़ तभी हटाएं जब सामग्री, अनुक्रमणिका और संग्रहीत स्रोत स्थायी रूप से हटाना हो। सक्रिय रूप से ज्ञान प्रदान न करना हो तो संग्रहित का उपयोग करें लेकिन उसे सुरक्षित रखें।
OKF क्या है?
OKF (Open Knowledge Format) केंद्रीय ज्ञानकोष का स्थानांतरित करने योग्य प्रारूप है। एक OKF दस्तावेज़ सामान्य Markdown होता है जिसमें वैकल्पिक YAML-फ्रंटमैटर मेटाडेटा के लिए होता है। इसलिए सामग्री AI-Corporate के बाहर भी पठनीय और संपादनीय रहती है।
एक सरल OKF दस्तावेज़ इस प्रकार दिखता है:
---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
- inkoop
- compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---
# Inkoopprotocol
## Goedkeuring
Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.
Markdown कैनोनिकल सामग्री बनाता है। फ्रंटमैटर दस्तावेज़ का वर्णन करता है। अन्य दस्तावेज़ों या स्रोतों के लिए सामान्य Markdown लिंक का उपयोग करें।
प्रकाशन स्थिति और शाखा पहुंच AI-Corporate में अलग सुरक्षा सेटिंग्स बनी रहती हैं; वे स्थानांतरित दस्तावेज़ का हिस्सा नहीं हैं।
OKF बंडल निर्यात करना
तालिका के ऊपर निर्यात बटन पर क्लिक करें ताकि प्रबंधित ज्ञान दस्तावेज़ ZIP बंडल के रूप में डाउनलोड हो सकें। बंडल में शामिल हैं:
- प्रत्येक ज्ञान दस्तावेज़ के लिए एक Markdown फ़ाइल;
- दस्तावेज़ों के लिंक के साथ
index.md; - निर्यात जानकारी के साथ
log.md।
निर्यात का उपयोग स्थानांतरित बैकअप के रूप में, AI-Corporate के बाहर सामग्री जांच के लिए या किसी अन्य पर्यावरण के साथ विनिमय के आधार के रूप में करें। दृश्य ज्ञानकोष से लिंक कैनोनिकल ज्ञान दस्तावेज़ नहीं हैं और इसलिए दस्तावेज़ बंडल का हिस्सा नहीं हैं।
OKF बंडल आयात करना
आयात बटन पर क्लिक करें और Markdown दस्तावेज़ों वाला ZIP फ़ाइल चुनें। AI-Corporate दस्तावेज़ और मेटाडेटा पढ़ता है और उन्हें केंद्रीय ज्ञान दस्तावेज़ बनाता है।
आयात किए गए दस्तावेज़ मसौदा के रूप में शुरू होते हैं। प्रकाशन से पहले प्रत्येक दस्तावेज़ की जांच करें। विशेष ध्यान दें:
- शीर्षक और प्रकार;
- आंतरिक लिंक का रूपांतरण;
- पहुंच और शाखा चयन;
- स्रोत जानकारी और परिवर्तन तिथि;
- डुप्लिकेट या पुरानी दस्तावेज़;
- Markdown की पठनीयता।
एक बंडल में अधिकतम 25 Markdown दस्तावेज़ और 8 MB संपीड़ित और असंपीड़ित सामग्री हो सकती है। बड़ी ज्ञान संग्रह को कई बंडलों में विभाजित करें।
जांचें कि ज्ञानकोष ठीक से काम कर रहा है
एक महत्वपूर्ण परिवर्तन के बाद पूरी उपयोगकर्ता यात्रा का परीक्षण करें:
- एक स्पष्ट पहचान योग्य तथ्य वाला दस्तावेज़ प्रकाशित करें।
- सेट की गई पहुंच के भीतर एक कर्मचारी के रूप में लॉग इन करें।
- जांचें कि दस्तावेज़ ज्ञानकोष → संगठन → दस्तावेज़ (या अपनी शाखा के अंतर्गत) में है और खोला जा सकता है।
- एक सामान्य चैट में ऐसा प्रश्न पूछें जिसके लिए दस्तावेज़ प्रासंगिक हो, बिना फ़ाइल मैन्युअली जोड़ें।
- जांचें कि उत्तर दस्तावेज़ से मेल खाता है और केंद्रीय स्रोत स्पष्ट रूप से संदर्भित है।
- पहुंच के बाहर के कर्मचारी के साथ परीक्षण दोहराएं; उसे शाखा ज्ञान नहीं दिखना चाहिए या चैट में उपयोग नहीं करना चाहिए।
एक अप्रासंगिक प्रश्न का भी परीक्षण करें। ज्ञानकोष को एक अतिरिक्त स्रोत के रूप में उपयोग किया जाना चाहिए जब सामग्री की आवश्यकता हो, न कि हर उत्तर के लिए अनिवार्य संदर्भ के रूप में।
विश्वसनीय ज्ञानकोष के लिए दिशानिर्देश
- प्रत्येक विषय के लिए एक सामग्री मालिक नियुक्त करें।
- शीर्षक, प्रकार और टैग सुसंगत रखें।
- यदि आवश्यक हो तो दस्तावेज़ में वैधता तिथि या संस्करण डालें।
- केवल सत्यापित जानकारी प्रकाशित करें।
- पुरानी जानकारी संग्रहित करें और विरोधाभासी सक्रिय संस्करणों से बचें।
- शाखा-विशिष्ट ज्ञान को सही पहुंच तक सीमित रखें।
- दस्तावेज़ों को स्पष्ट शीर्षकों और स्वतंत्र पैराग्राफ के साथ व्यवस्थित रखें।
- महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों का परीक्षण दस्तावेज़ और प्रतिनिधि चैट प्रश्नों दोनों में करें।
स्वयं द्वारा किसी चैट से जुड़े फ़ाइलों के बारे में जानकारी के लिए, पढ़ें दस्तावेज़ों के साथ चैट।
SharePoint फ़ोल्डर को केंद्रीय ज्ञान स्रोत के रूप में उपयोग करना
एक व्यवस्थापक SharePoint फ़ोल्डर को ज्ञानकोष से जोड़ सकता है। उस फ़ोल्डर और उसके उपफ़ोल्डरों के दस्तावेज़ स्वचालित रूप से संसाधित होते हैं; कर्मचारी उन्हें मौजूदा ज्ञानकोष और संबंधित चैट प्रश्नों के माध्यम से उपयोग करते हैं, चाहे चुना गया भाषा मॉडल कोई भी हो। इसके लिए उन्हें अपनी व्यक्तिगत SharePoint इंटीग्रेशन चालू करने की आवश्यकता नहीं है।
Microsoft की तैयारी
पहले संगठन ऐप, एप्लिकेशन अधिकार Sites.Selected, एडमिन सहमति और अलग read साइटग्रांट के लिए पूरी प्रक्रिया का पालन करें जैसा कि Microsoft 365 सेटअप में बताया गया है। सर्वर कनेक्शन उसी संगठन ऐप का उपयोग करता है जो लॉगिन के लिए है और अतिरिक्त रीडायरेक्ट-URL की आवश्यकता नहीं होती।
फ़ोल्डर जोड़ना
- खोलें प्रबंधन → ज्ञानकोष → जोड़ें → SharePoint फ़ोल्डर → फ़ोल्डर कनेक्ट करें।
- एक शीर्षक भरें और फ़ोल्डर का URL चिपकाएं। सामान्य फ़ोल्डर URL या SharePoint फ़ाइल दृश्य से id-पैरामीटर वाला URL उपयोग करें, निमंत्रण लिंक नहीं।
- उसी स्कूल/स्थान या पर्यावरण अधिकार और लक्ष्य समूह का चयन करें जैसा कि एक स्वतंत्र ज्ञान दस्तावेज़ के लिए किया जाता है। यदि लागू हो तो विभाग चुनें।
- सामग्री उपलब्ध कराने के लिए प्रकाशित चुनें और सहेजें। एक मसौदा ज्ञान में शामिल नहीं होगा।
- प्रसंस्करण स्थिति जांचें। रिफ्रेश स्थिति अपडेट करता है; अब सिंक्रनाइज़ करें फ़ोल्डर को फिर से जांचता है और त्रुटियों को पुनः प्रयास करता है।
सामग्री चुने गए ज्ञानकोष अधिकारों के अनुसार साझा की जाती है, यहां तक कि उन उपयोगकर्ताओं के साथ भी जिनके पास स्वयं का SharePoint एक्सेस नहीं है। व्यक्तिगत SharePoint अधिकार हस्तांतरित नहीं होते। केवल उस फ़ोल्डर को जोड़ें जिसकी सारी सामग्री इस लक्ष्य समूह के लिए है।
नई और संशोधित दस्तावेज़ स्वचालित रूप से लगभग हर 15 मिनट में जांचे जाते हैं। हटाए गए या फ़ोल्डर से स्थानांतरित फ़ाइलें अगली जांच में गायब हो जाती हैं। प्रति स्रोत अधिकतम 250 समर्थित दस्तावेज़ और प्रति दस्तावेज़ 25 MiB सीमा है। समर्थित फ़ाइल प्रकार हैं PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, टेक्स्ट, CSV, HTML और JSON। बाहरी शॉर्टकट और अन्य फ़ाइल स्वरूप छोड़ दिए जाते हैं।
SharePoint में सामग्री बदलें और ज्ञानकोष अधिकार जुड़े स्रोत के माध्यम से प्रबंधित करें। अनकनेक्ट तुरंत दस्तावेज़ छुपाता है और नए इंपोर्ट रोकता है; इससे सहेजे गए निजी प्रतियां स्थायी रूप से नहीं हटतीं। त्रुटियों के मामले में संगठन ऐप, साइटग्रांट, फ़ोल्डर URL और सीक्रेट जांचें। कनेक्शन त्रुटि के दौरान स्रोत सामग्री उपलब्ध नहीं होती। पुनर्प्राप्ति अगली सिंक्रनाइज़ेशन से हो सकती है।
यह विस्तार 14 अक्टूबर 2026 को AI-Corporate पर OnderwijsSupport के लिए प्रकाशित और परीक्षण किया गया है। Microsoft अधिकार सेटअप करने से पहले प्लेटफ़ॉर्म प्रबंधन से अन्य वातावरण में उपलब्धता की पुष्टि करें।