Konfigurowanie i zarządzanie bazą wiedzy
Dzięki bazie wiedzy organizacja udostępnia wiarygodne informacje w centralnym miejscu. Administratorzy mogą publikować linki i dokumenty wiedzy dla pracowników. Opublikowane dokumenty wiedzy są również automatycznie uwzględniane, gdy ich zawartość jest istotna dla zwykłego pytania w czacie.
Bazę wiedzy zarządza się przez Zarządzanie → Baza wiedzy. Na tym ekranie istniejące linki i centralne dokumenty wiedzy są razem w jednej tabeli.
Co widzą pracownicy
Opublikowane elementy są widoczne dla pracowników pod Baza wiedzy → Organizacja → Dokumenty (lub pod własnym oddziałem). Widok zawiera linki i dokumenty dostępne dla całej organizacji lub dla oddziału pracownika. Szablony dokumentów przeznaczone dla określonych działów są u pracowników tych działów również widoczne pod oddział → Moje działy.
Pracownicy korzystają z zawartości na dwa sposoby:
- Otwieranie z bazy wiedzy — pracownik otwiera link lub czyta opublikowany dokument wiedzy.
- Automatyczne użycie w czacie — przy istotnym pytaniu AI-Corporate przeszukuje opublikowane centralne dokumenty wiedzy w dozwolonym zakresie. Pracownik nie musi najpierw wybierać dokumentu za pomocą spinacza.
Link to widoczny element bazy wiedzy, który odsyła do strony internetowej, wideo lub innego zewnętrznego źródła. Dokument wiedzy zawiera przetworzoną zawartość Markdown i może być dzięki temu również przeszukiwany jako centralne źródło dla czatu.
Poziom organizacji i oddziału
Każdy dokument wiedzy ma zakres:
- Cała organizacja — dostępny dla wszystkich pracowników w środowisku.
- Oddziały — dostępny tylko dla pracowników jednego lub więcej wybranych oddziałów.
Administratorzy środowiska mogą zarządzać wiedzą na poziomie całej organizacji oraz dla wybranych oddziałów. Administrator oddziału zarządza tylko wiedzą dla oddziałów, do których ma uprawnienia. Wybór oddziału zapobiega, by lokalne informacje trafiały do pracowników innego oddziału.
Wybierz zakres na podstawie zawartości, a nie na podstawie tego, kto dokument przesyła. Na przykład ogólna polityka bezpieczeństwa informacji pasuje do Całej organizacji; lokalna instrukcja dostępności pasuje do odpowiedniego oddziału.
Przegląd bazy wiedzy
Tabela łączy istniejące linki bazy wiedzy z centralnymi dokumentami wiedzy. Możesz:
- wyszukiwać i filtrować;
- dodawać elementy za pomocą przycisku plus;
- zmieniać kolejność za pomocą uchwytu do przeciągania;
- otwierać element, aby zmienić ustawienia;
- publikować, archiwizować lub usuwać dokumenty;
- importować lub eksportować pakiet OKF.
Kolumna Indeks i ustawiona kolejność decydują o tym, jak elementy są uporządkowane w Dokumentach. Użyj uchwytu do przeciągania, aby ważną lub często używaną wiedzę umieścić wyżej.
Dodawanie elementu
Kliknij nad tabelą przycisk plus. Możesz wybrać spośród trzech rodzajów zawartości.
Link
Wybierz Link dla istniejącej strony internetowej, wideo, kursu lub innego zewnętrznego źródła. Wypełnij jasny tytuł, opis, kategorię i URL. Ten element będzie widoczny w Dokumentach, ale zewnętrzna strona nie będzie automatycznie indeksowana jako dokument wiedzy.
Używaj linku, gdy źródło jest utrzymywane gdzie indziej, a pracownicy powinni przede wszystkim móc bezpośrednio nawigować do tego źródła.
Dodaj dokument
Wybierz Dodaj dokument, aby bezpośrednio napisać dokument wiedzy.
- Wprowadź unikalną nazwę pliku i rozpoznawalny tytuł.
- Wybierz typ i dodaj krótki opis oraz odpowiednie tagi.
- Napisz lub wklej zawartość w edytorze Markdown.
- Wybierz status publikacji i zakres.
- Zapisz dokument.
Ta opcja nadaje się do polityk, instrukcji pracy, często zadawanych pytań i innej wiedzy, którą chcesz bezpośrednio utrzymywać w AI-Corporate.
Używaj nagłówków, aby logicznie podzielić zawartość. Krótkie, samodzielne paragrafy i jasne podtytuły poprawiają zarówno czytelność, jak i odnajdywanie odpowiednich fragmentów w czacie.
Dodaj plik źródłowy
Wybierz Dodaj plik źródłowy, aby użyć pliku z Menedżera plików jako dokumentu wiedzy. Możesz wybrać istniejący plik lub najpierw przesłać nowy.
AI-Corporate przetwarza plik źródłowy i tworzy z niego kanoniczny Markdown. Dzięki temu różne typy plików mają jeden spójny format do wyświetlania, wymiany i indeksowania wyszukiwania.
Obsługiwane źródła to między innymi pliki PDF, Word, PowerPoint, Markdown i tekstowe. Pliki PDF, Word i PowerPoint są automatycznie przetwarzane, przy czym tekst, struktura dokumentu i tam, gdzie to możliwe, istotne informacje wizualne, takie jak tabele, wykresy, formularze i obrazy, są uwzględniane. Dzięki temu pozostaje więcej użytecznej zawartości niż przy samym wyciąganiu tekstu.
Po przetworzeniu zawsze sprawdź:
- czy wszystkie ważne rozdziały są obecne;
- czy tabele i listy zostały zrozumiale przeniesione;
- czy wnioski z wykresów lub obrazów zostały uwzględnione;
- czy tytuł, opis, typ i tagi są poprawne;
- czy ostrzeżenia jakości wymagają jeszcze działania;
- czy status i zakres są prawidłowo ustawione.
Technicznie udane wyodrębnienie nie oznacza automatycznie, że wszystkie znaczenia wizualne zostały poprawnie przeniesione. Porównaj Markdown w ważnych dokumentach z oryginalnym plikiem.
Ustawianie metadanych
W Ustaw dokument wiedzy zarządzasz zawartością i kontekstem dokumentu wiedzy.
| Pole | Zastosowanie |
|---|---|
| Nazwa pliku | Techniczna, rozpoznawalna nazwa nowego dokumentu Markdown. |
| Tytuł | Nazwa widoczna dla pracowników w bazie wiedzy i przy cytowaniu źródła. |
| Typ | Rodzaj zawartości, np. polityka, instrukcja, protokół lub często zadawane pytania. |
| Opis | Krótkie wyjaśnienie celu i zawartości. |
| Tagi | Terminy do wyszukiwania i zarządzania, oddzielone przecinkami. |
| Źródło lub zasób | Pochodzenie lub właściciel wiedzy. |
| URL źródła | Link do oryginalnego lub aktualnego zewnętrznego źródła. |
| Data zmiany | Data, kiedy źródło zostało merytorycznie zaktualizowane. |
| Status publikacji | Szkic, Opublikowany lub Zarchiwizowany. |
| Zakres | Cała organizacja lub wybrane oddziały. |
| Kanoniczny Markdown | Zawartość wyświetlana, eksportowana i indeksowana. |
Dobry tytuł, opis i zestaw tagów pomagają administratorom utrzymywać kolekcję. Do merytorycznego odpowiadania najważniejszy pozostaje faktyczny tekst dokumentu.
Status i workflow publikacji
Używaj trzech statusów jako prostego workflow redakcyjnego:
- Szkic — dostępny tylko w zarządzaniu; jeszcze niewidoczny i nieprzeszukiwalny dla pracowników.
- Opublikowany — widoczny w Dokumentach i dostępny dla odpowiednich pytań w czacie w ustawionym zakresie.
- Zarchiwizowany — przechowywany w zarządzaniu, ale nieaktywny dla pracowników.
Bezpieczna procedura to:
- Dodaj dokument jako Szkic.
- Sprawdź zawartość, metadane i zakres.
- Przetestuj kilka reprezentatywnych pytań.
- Ustaw dokument na Opublikowany.
- Zarchiwizuj przestarzałą wersję, zanim opublikujesz następcę.
Unikaj sytuacji, w której dwa opublikowane dokumenty sobie przeczą. Jeśli różne wersje istnieją świadomie obok siebie, wyraźnie określ ich okres ważności i zakres zastosowania.
Edycja istniejącej wiedzy
Otwórz dokument wiedzy z tabeli, aby zmienić metadane lub kanoniczny Markdown. Po zapisaniu zawartość jest ponownie indeksowana. Zaktualizowana wersja może być potem używana przy kolejnych pytaniach w czacie.
W przypadku plików źródłowych oryginalny plik pozostaje dostępny jako pochodzenie, podczas gdy centralna wiedza jest zarządzana jako własność organizacji. Dokumenty wiedzy nie zależą więc od osobistego konta przesyłającego. Jeśli konto zostanie później usunięte, zarządzana wiedza pozostaje zachowana.
Usuń dokument wiedzy tylko wtedy, gdy zawartość, indeks i zapisane źródło mogą zostać trwale usunięte. Użyj statusu Zarchiwizowany, gdy nie chcesz już aktywnie udostępniać wiedzy, ale chcesz ją zachować.
Co to jest OKF?
OKF (Open Knowledge Format) to przenośny format centralnej bazy wiedzy. Dokument OKF składa się z zwykłego Markdown z opcjonalnym frontmatter YAML dla metadanych. Dzięki temu zawartość pozostaje czytelna i edytowalna także poza AI-Corporate.
Prosty dokument OKF wygląda tak:
---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
- inkoop
- compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---
# Inkoopprotocol
## Goedkeuring
Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.
Markdown stanowi kanoniczną zawartość. Frontmatter opisuje dokument. Używaj zwykłych linków Markdown do odwołań do innych dokumentów lub źródeł.
Status publikacji i zakres oddziału pozostają oddzielnymi ustawieniami zabezpieczeń w AI-Corporate; nie są częścią przenośnego dokumentu.
Eksport pakietu OKF
Kliknij przycisk eksportu nad tabelą, aby pobrać zarządzane dokumenty wiedzy jako pakiet ZIP. Pakiet zawiera:
- jeden plik Markdown na dokument wiedzy;
index.mdz linkami do dokumentów;log.mdz informacjami o eksporcie.
Użyj eksportu jako przenośnej kopii zapasowej, do kontroli zawartości poza AI-Corporate lub jako podstawy do wymiany z innym środowiskiem. Linki z widocznej bazy wiedzy nie są kanonicznymi dokumentami wiedzy i dlatego nie wchodzą w skład pakietu dokumentów.
Import pakietu OKF
Kliknij przycisk importu i wybierz plik ZIP z dokumentami Markdown. AI-Corporate wczytuje dokumenty i metadane oraz tworzy z nich centralne dokumenty wiedzy.
Importowane dokumenty zaczynają jako Szkic. Sprawdź każdy dokument przed publikacją. Zwróć szczególną uwagę na:
- tytuł i typ;
- konwersję linków wewnętrznych;
- zakres i wybór oddziału;
- dane źródłowe i datę zmiany;
- duplikaty lub przestarzałe dokumenty;
- czytelność Markdown.
Pakiet może zawierać maksymalnie 25 dokumentów Markdown i 8 MB zawartości spakowanej i rozpakowanej. Podziel większą kolekcję wiedzy na kilka pakietów.
Sprawdzanie poprawności działania bazy wiedzy
Po ważnej zmianie przetestuj pełną ścieżkę użytkownika:
- Opublikuj dokument z wyraźnie rozpoznawalnym faktem.
- Zaloguj się jako pracownik w ustawionym zakresie.
- Sprawdź, czy dokument jest pod Baza wiedzy → Organizacja → Dokumenty (lub pod własnym oddziałem) i czy można go otworzyć.
- Zadaj zwykłe pytanie w czacie, do którego dokument jest istotny, bez ręcznego dołączania pliku.
- Sprawdź, czy odpowiedź odpowiada dokumentowi i czy centralne źródło jest wyraźnie podane.
- Powtórz test z pracownikiem spoza zakresu; nie powinien widzieć wiedzy oddziału ani używać jej w czacie.
Przetestuj też pytanie nieistotne. Baza wiedzy powinna być używana jako dodatkowe źródło, gdy jest to merytorycznie potrzebne, a nie jako obowiązkowy kontekst dla każdej odpowiedzi.
Wskazówki dla wiarygodnej bazy wiedzy
- Wyznacz właściciela merytorycznego dla każdego tematu.
- Używaj spójnych tytułów, typów i tagów.
- Umieść datę ważności lub wersję w dokumencie, jeśli ma to znaczenie.
- Publikuj tylko sprawdzone informacje.
- Archiwizuj przestarzałą wiedzę i unikaj sprzecznych aktywnych wersji.
- Ogranicz wiedzę specyficzną dla oddziału do właściwego zakresu.
- Utrzymuj dokumenty przejrzyste z jasnymi nagłówkami i samodzielnymi paragrafami.
- Testuj ważne dokumenty zarówno w Dokumentach, jak i za pomocą reprezentatywnych pytań w czacie.
Aby dowiedzieć się o plikach, które pracownik sam dołącza do pojedynczego czatu, przeczytaj Czat z dokumentami.
Folder SharePoint jako centralne źródło wiedzy
Administrator może powiązać folder SharePoint z bazą wiedzy. Dokumenty z tego folderu i podfolderów są automatycznie przetwarzane; pracownicy korzystają z nich przez istniejącą bazę wiedzy i przy odpowiednich pytaniach w czacie, niezależnie od wybranego modelu językowego. Nie muszą aktywować osobistej integracji SharePoint.
Przygotowanie Microsoft
Najpierw wykonaj pełne kroki dotyczące aplikacji organizacyjnej, prawa aplikacji Sites.Selected, zgody administratora oraz osobnego przyznania read na witrynę opisane w Konfiguracja Microsoft 365. Połączenie serwera używa tej samej aplikacji organizacyjnej co logowanie i nie wymaga dodatkowego adresu redirect URL.
Powiązanie folderu
- Otwórz Zarządzanie → Baza wiedzy → Dodaj → Foldery SharePoint → Powiąż folder.
- Wprowadź tytuł i wklej adres URL folderu. Użyj normalnego adresu folderu lub adresu z widoku plików SharePoint z parametrem id, nie linku zaproszenia.
- Wybierz te same prawa szkoły/placówki lub środowiska oraz grupę docelową co dla pojedynczego dokumentu wiedzy. W razie potrzeby wybierz działy.
- Wybierz Opublikowany, aby udostępnić zawartość i zapisz. Szkic pozostaje poza oferowaną wiedzą.
- Sprawdź status przetwarzania. Odśwież aktualizuje status; Synchronizuj teraz ponownie sprawdza folder i próbuje ponownie błędy.
Zawartość jest udostępniana zgodnie z wybranymi prawami bazy wiedzy, także użytkownikom bez własnego dostępu do SharePoint. Indywidualne prawa SharePoint nie są przenoszone. Powiąż tylko folder, którego cała zawartość jest przeznaczona dla tej grupy docelowej.
Nowe i zmienione dokumenty są automatycznie sprawdzane, zwykle co 15 minut. Usunięte lub przeniesione z folderu pliki znikają przy następnej kontroli. Obowiązuje limit 250 obsługiwanych dokumentów na źródło i 25 MiB na dokument. Obsługiwane formaty to PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, tekst, CSV, HTML i JSON. Zewnętrzne skróty i inne formaty plików są pomijane.
Modyfikuj zawartość w SharePoint i zarządzaj prawami bazy wiedzy przez powiązane źródło. Odłączanie natychmiast ukrywa dokumenty i zatrzymuje nowe importy; zapisane prywatne kopie nie są przez to trwale usuwane. W przypadku błędów sprawdź aplikację organizacyjną, przyznanie witryny, adres URL folderu i secret. Przy błędzie połączenia zawartość źródła nie jest oferowana. Naprawa następuje przy kolejnej synchronizacji.
To rozszerzenie zostało opublikowane i przetestowane 14 października 2026 dla OnderwijsSupport na AI-Corporate. Poproś administratora platformy o potwierdzenie dostępności w innym środowisku przed konfiguracją uprawnień Microsoft.