Vues et visibilité

AI-Corporate adapte l’application à votre rôle, votre environnement et vos paramètres personnels. Il peut donc arriver que vous ne voyiez pas un bouton, un modèle, un outil ou une connexion, alors qu’une autre personne les voit.

C’est généralement normal. AI-Corporate n’affiche que les éléments qui sont à ce moment-là disponibles, autorisés et pertinents pour votre compte.

Pourquoi tout le monde ne voit-il pas la même chose ?

L’interface est construite à partir de plusieurs couches :

1. Votre rôle : collaborateur, admin, admin de direction ou super admin.
2. L’environnement : paramètres de l’organisation, de l’antenne ou du tenant.
3. Restrictions et accès : par exemple si les collaborateurs peuvent utiliser certaines fonctions.
4. Modèles et fournisseurs disponibles : quels modèles d’IA sont activés par l’environnement.
5. Paramètres des outils : quels outils sont visibles, disponibles automatiquement, activés ou désactivés.
6. Connexions et accès MCP : si les connexions sont autorisées et si vous êtes connecté avec le bon fournisseur.
7. Vos préférences personnelles : par exemple la vue Démarrage ou Standard, le fournisseur par défaut et les exceptions personnelles d’outils.
8. Le contexte de conversation actuel : certains boutons disparaissent ou sont désactivés pendant une réponse en cours, dans un assistant, en mode document ou avec une connexion spécifique.

Un bouton manquant ne signifie donc pas automatiquement que vous n’avez pas les droits. Parfois, la fonction est désactivée dans votre environnement. Parfois, vous utilisez la vue Démarrage. Parfois, la fonction n’appartient qu’à un autre modèle ou à un autre fournisseur.

Démarrage et vue standard

Les utilisateurs disposant d’un compte collaborateur ou admin peuvent choisir dans Préférences combien d’options ils veulent voir dans l’application. Dans l’application, ces modes s’appellent :

• Démarrage : vue apaisée avec moins d’options.
• Standard : toutes les possibilités et tous les paramètres sont visibles.

Standard

En Standard, vous voyez l’interface complète dans les limites autorisées par votre rôle et votre environnement. Vous pouvez par exemple :

• choisir le fournisseur d’IA par défaut dans Préférences ;
• définir des instructions générales et des instructions supplémentaires ;
• utiliser le sélecteur de modèles dans les paramètres de chat et lors des réponses ;
• utiliser les modes de saisie directe pour le chat, texte vers image, texte vers audio et documents s’ils sont disponibles ;
• ouvrir les options supplémentaires du chat ;
• passer entre des éléments comme les liens, fichiers, images et statistiques depuis l’écran d’accueil ;
• lancer des outils et des connexions depuis l’écran d’accueil ;
• définir des exceptions personnelles d’outils ;
• gérer les connexions Drive si vous êtes connecté avec le bon fournisseur.

Démarrage

En Démarrage, le chat habituel reste disponible, mais AI-Corporate masque un certain nombre de choix avancés. Cela rend l’interface plus simple.

Dans cette vue, disparaissent notamment :

• le fournisseur d’IA par défaut dans Préférences ;
• les instructions générales, les instructions supplémentaires et le style de réponse personnel ;
• le sélecteur de modèles dans le panneau latéral du chat et lors des réponses ;
• les boutons de mode de saisie directe pour l’image, l’audio et les documents ;
• le bouton d’options supplémentaires du chat ;
• le sélecteur du tableau de bord pour les liens, fichiers, images et statistiques ;
• le bloc outils et connexions sur l’écran d’accueil ;
• le bouton permettant de créer un nouvel assistant depuis l’écran d’accueil ;
• les exceptions personnelles d’outils ;
• les connexions Drive.

Tout ne disparaît pas. L’historique et les assistants disponibles peuvent rester visibles. De plus, certains paramètres ou outils liés au chat peuvent encore apparaître dans un contexte de chat existant, selon le chat, l’assistant ou le workflow choisi.

Lors des réponses, en Démarrage, les boutons permettant d’arrêter une réponse, de la copier, de la faire lire à voix haute, de la régénérer et de voir les sources restent disponibles. Seuls le choix du modèle et l’export vers Word, PowerPoint ou pdf sont masqués.

Pourquoi ne vois-je pas le sélecteur de modèles ?

La raison la plus fréquente est que Démarrage est activé.

Le sélecteur de modèles est masqué en Démarrage :

• dans le panneau latéral du chat ;
• lors des réponses précédentes ;
• dans les parties de la fenêtre de chat où vous pourriez normalement changer de modèle.

Vous voulez pouvoir choisir des modèles ou réessayer des réponses avec un autre modèle ? Passez alors, via Préférences, la vue à Standard.

Rôles et vue selon le rôle

AI-Corporate utilise des rôles pour déterminer quelles parties de l’application sont chargées. Un rôle n’est pas la même chose qu’une description complète de fonction. L’affichage final dépend aussi des permissions, de l’environnement, du périmètre organisationnel ou de site et des paramètres personnels.

Collaborateur

Un compte collaborateur utilise l’environnement de travail habituel : discuter, utiliser les assistants disponibles, consulter l’historique, gérer les fichiers et définir ses préférences.

Le fait qu’un collaborateur voie des options supplémentaires, comme les connexions MCP, le chat vocal ou la création de documents, dépend des paramètres de l’environnement et d’un éventuel accès individuel.

Admin

Un compte admin a accès à l’environnement d’administration dans le périmètre de sa propre organisation ou de son site. Les tableaux de bord d’administration visibles sont ensuite encore filtrés selon les permissions et le périmètre.

Un admin peut aussi consulter l’application comme collaborateur. Dans cette vue de rôle, les éléments spécifiques à l’administration disparaissent de l’interface utilisateur normale, afin que l’admin puisse mieux voir ce que les collaborateurs vivent approximativement.

Admin de direction

Un admin de direction dispose d’un rôle d’administration plus large qu’un admin classique. Ce rôle peut voir des paramètres au niveau de l’environnement ou de l’organisation qui ne sont pas toujours disponibles pour les admins ordinaires, comme des paramètres d’environnement plus larges, les permissions ou les paramètres IA centraux.

Un admin de direction peut aussi consulter en vue de rôle comme admin ou collaborateur. Ainsi, le même utilisateur peut voir différentes interfaces selon la vue de rôle active.

Modèles et fournisseurs

Les modèles de langue, d’image et de voix disponibles proviennent de la configuration des modèles de l’environnement. Une organisation peut définir quels fournisseurs et quels modèles sont disponibles.

Il peut donc arriver que :

• OpenAI, Claude, Google ou IA européenne ne soient pas tous visibles ;
• un modèle mentionné dans une actualité ou un exemple ne soit pas présent dans votre environnement ;
• les modèles d’image ou de voix soient différents des modèles de langue ;
• un assistant fonctionne avec un modèle fixe ;
• un outil ne soit pas disponible pour le modèle choisi.

Les connexions intégrées Google et Microsoft sont indépendantes du fournisseur. Elles peuvent être utilisées avec OpenAI, Claude, Gemini et Mistral, dans la mesure où le modèle choisi prend en charge l’utilisation d’outils.

Outils : automatique, activé, désactivé et invisible

Les outils peuvent être configurés de différentes manières.

Automatique

L’outil est disponible, mais l’IA décide elle-même si l’outil est nécessaire. C’est le réglage normal pour de nombreux outils.

Activé

L’outil est explicitement activé pour vous ou pour le chat. AI-Corporate essaie alors de rendre l’outil plus directement disponible.

Désactivé

L’outil est visible comme possibilité, mais n’est pas disponible pour vous ou pour ce chat.

Invisible

C’est la restriction la plus forte. Si un administrateur règle un outil sur Invisible, l’outil disparaît de la fenêtre de chat et de vos préférences personnelles. Vous ne pouvez alors pas l’activer vous-même.

Les paramètres personnels d’outils ne sont donc que des exceptions à ce que l’environnement a rendu visible. Ils ne peuvent pas faire réapparaître un outil masqué.

Outils spécifiques au fournisseur

Tous les outils ne fonctionnent pas avec chaque fournisseur d’IA.

Exemples :

• OpenAI dispose de ses propres outils natifs, comme la recherche web et le code interpreter.
• Claude dispose de ses propres outils, comme la recherche web, la récupération de pages web et l’exécution de code.
• Google dispose de ses propres outils natifs, comme Google Search, URL context, Maps et code execution.
• Certains outils généraux sont indépendants du fournisseur.

Si vous changez de fournisseur de modèle, la liste des outils peut donc changer. C’est un comportement attendu. AI-Corporate adapte les paramètres d’outils au fournisseur associé au modèle choisi.

Pour les outils Google natifs, il faut noter en plus qu’ils ne peuvent pas toujours être combinés avec des outils fonctionnels généraux. Si des outils Google natifs sont actifs, AI-Corporate peut désactiver les autres outils dans ce tour afin que l’appel au modèle fonctionne correctement sur le plan technique.

Connexions et outils MCP

Sous Outils sur l’écran d’accueil, différents types de connexions peuvent apparaître :

• outils intégrés AI-Corporate ;
• serveurs MCP personnels ;
• serveurs MCP à l’échelle de l’organisation ;
• connexions intégrées comme Google Agenda, Google Drive, Gmail, Microsoft Teams, Outlook et SharePoint.

Le fait que vous les voyiez dépend de plusieurs conditions.

Accès MCP

L’environnement détermine si les collaborateurs peuvent utiliser les connexions MCP. En outre, un admin peut définir une exception individuelle par collaborateur :

• autorisé ;
• non autorisé ;
• par défaut, donc suivre le paramètre de l’environnement.

Si l’accès MCP est désactivé, vous ne verrez pas de bouton pour ajouter un serveur MCP, et les connexions MCP de l’organisation ou personnelles disparaîtront de votre vue.

Fournisseur connecté

Certaines connexions ne sont visibles que si vous êtes connecté avec le bon fournisseur.

Exemples :

• Google Agenda, Google Drive et Gmail nécessitent une autorisation Google distincte.
• Outlook, Microsoft Teams et SharePoint nécessitent une autorisation Microsoft distincte.

Votre connexion AI-Corporate habituelle peut utiliser une adresse e-mail et un mot de passe. La connexion ouvre une authentification OAuth séparée et enregistre ensuite l’autorisation côté serveur.

Redonner l’autorisation

Pour certaines connexions, vous devez donner une autorisation supplémentaire. Une connexion normale ne suffit alors pas, car la connexion a besoin de droits supplémentaires, par exemple pour lire l’agenda ou rechercher des fichiers. AI-Corporate vous demande cette autorisation lorsque vous lancez la connexion.

Desktop et MCP local

Les serveurs MCP locaux et l’accès local aux fichiers font partie de l’application desktop. Si vous utilisez la version web, vous ne verrez pas les possibilités spécifiques au desktop.

Contexte de chat : pourquoi quelque chose disparaît-il temporairement ou est-il désactivé ?

Certains éléments ne sont masqués ou désactivés que temporairement.

Cela peut arriver lorsque :

• une réponse est en cours de génération ;
• vous êtes dans un assistant contrôlé ;
• vous travaillez avec un type de prompt fixe, comme le mode document ;
• une conversation précédente a enregistré son propre paramètre d’outil ;
• un message est régénéré ;
• le modèle local choisi ne prend pas en charge l’utilisation d’outils ;
• un outil n’est pas pris en charge par le modèle choisi ;
• vous travaillez sur mobile et la mise en page est plus compacte.

Dans ce cas, attendez la fin de la réponse, ouvrez un nouveau chat ou vérifiez si vous êtes dans un assistant, un mode document ou un chat de connexion.

Paramètres d’administration qui influencent la visibilité

Les admins peuvent influencer la visibilité à différents endroits.

Restrictions

Dans les restrictions, un environnement peut définir si les collaborateurs ont accès à des fonctions telles que :

• connexions MCP ;
• chat vocal ;
• création de documents ;
• limites d’utilisation.

En outre, les admins peuvent définir des exceptions pour des collaborateurs individuels.

Modèles

Dans les paramètres de modèles, l’environnement détermine quels modèles de langue, d’image et de voix sont disponibles. Si un fournisseur ou un modèle n’y est pas inclus, il n’apparaît pas dans le sélecteur de modèles.

Outils

Dans les paramètres d’outils, il peut être défini par fournisseur si les outils sont automatiquement disponibles, activés, désactivés ou invisibles. Invisible est particulièrement important : les utilisateurs ne peuvent pas remettre eux-mêmes un tel outil en place.

Connexions

Les connexions Google et Microsoft intégrées ainsi que les serveurs MCP à l’échelle de l’organisation sont gérés séparément. Ils n’apparaissent que s’ils sont activés pour l’environnement et si l’utilisateur répond aux conditions d’accès.

FAQ : Aide ! je ne vois pas quelque chose

Je ne vois pas le sélecteur de modèles

Vérifiez si vous utilisez la vue Démarrage. Allez dans Préférences et passez la vue à Standard. Si vous ne voyez pas ce paramètre, votre rôle ou votre environnement peut déterminer la vue qui vous est attribuée.

Je ne vois pas Assistant dans le menu

En Démarrage, Assistant est masqué dans le menu principal. Les assistants disponibles peuvent encore être visibles sur l’écran d’accueil. Passez la vue à Standard si vous souhaitez ouvrir la page séparée des assistants via le menu.

Je ne vois pas Outils ou Connexions sur l’écran d’accueil

En Démarrage, le bloc outils et connexions est masqué sur l’écran d’accueil. Passez la vue à Standard. Vérifiez ensuite si votre environnement autorise l’accès MCP et les outils.

Je ne vois pas un outil particulier

L’outil est probablement réglé sur Invisible dans l’environnement, n’est pas disponible pour le fournisseur choisi, ou ne correspond pas à votre contexte de chat actuel. Vous ne pouvez pas restaurer vous-même des outils masqués via les préférences.

Je vois un outil, mais il ne fonctionne pas dans ce chat

L’outil peut être désactivé pour ce chat, ne pas correspondre au modèle choisi, ou être temporairement indisponible pendant la génération. Démarrez éventuellement un nouveau chat et vérifiez vos paramètres d’outils.

Je ne vois pas Google Agenda, Gmail ou Google Drive

Ces connexions doivent être activées par l’environnement. Ouvrez Préférences → Outils, activez la connexion Google souhaitée et terminez l’autorisation Google séparée.

Je ne vois pas Outlook, Teams ou SharePoint

Ces connexions doivent être activées par l’environnement. Ouvrez Préférences → Outils, activez la connexion Microsoft souhaitée et terminez l’autorisation Microsoft séparée.

Je ne peux pas ajouter de serveur MCP

L’accès MCP peut être désactivé dans l’environnement pour votre rôle. Un admin peut également avoir défini pour votre compte une exception individuelle sur non autorisé. Sans accès MCP, le bouton Ajouter un outil n’apparaît pas dans Préférences → Outils.

Mon collègue voit plus de modèles que moi

Vérifiez d’abord si vous utilisez tous les deux la vue Standard. Ensuite, la différence peut venir d’un autre rôle, d’une autre organisation, d’un autre site, d’un contexte de chat actif, d’une préférence personnelle ou de l’environnement.

Je ne vois pas un modèle mentionné dans un article ou une formation

Le manuel peut citer des exemples de modèles qui ne sont pas activés dans tous les environnements. L’administrateur détermine quels modèles sont disponibles dans votre environnement.

Un modèle est grisé ou impossible à sélectionner

Vérifiez si le modèle est disponible dans l’environnement et s’il correspond à votre vue. Une connexion active ne grise pas les autres modèles ; elle est disponible avec tout modèle approprié qui prend en charge l’utilisation d’outils.

Je ne vois pas Instructions générales ou Instructions supplémentaires

Ces paramètres font partie des préférences avancées. Passez votre vue à Standard. En Démarrage, ces préférences avancées sont masquées.

Je ne vois pas les connexions Drive

Les connexions Drive ne se trouvent qu’en Standard. De plus, vous devez pouvoir vous connecter avec le bon fournisseur ou redonner votre autorisation.

Je ne vois pas l’IA locale ou le MCP local

L’IA locale, l’accès local aux fichiers et les serveurs MCP locaux font partie de l’application desktop. Dans la version web, ces éléments n’apparaissent pas.

Je ne vois pas quelque chose sur mobile

Sur les petits écrans, AI-Corporate utilise une mise en page plus compacte. Ouvrez le menu latéral via l’icône hamburger ou essayez la même page sur un écran plus grand.

Que dois-je communiquer au support ou à mon administrateur ?

Indiquez de la façon la plus précise possible :

• quel bouton, outil, connexion ou modèle vous manque ;
• où vous vous attendiez à le voir ;
• si vous êtes collaborateur, admin ou admin de direction ;
• si vous utilisez Démarrage ou Standard ;
• avec quel fournisseur de connexion vous êtes connecté, par exemple Google, Microsoft ou e-mail/mot de passe ;
• si vous travaillez dans un chat normal, un assistant, un mode document ou un chat de connexion.

Avec ces informations, un administrateur peut généralement vérifier rapidement s’il s’agit d’une préférence personnelle, d’un rôle, d’un paramètre d’environnement ou d’une limitation technique.