Lokal åtkomst till filer

Skrivbordsappen kan arbeta med filer på din dator. Det gör att du kan använda lokala dokument i en chatt eller i en långvarig uppgift.

Ställa in mapp

Under onboarding väljer du en standardmapp. Skrivbordsappen använder den här mappen när du på startsidan inte väljer någon annan arbetsmapp för chatten.

På startsidan väljer du dessutom en mapp för en ny chatt:

1. Välj Ny chatt högst upp i sidofältet, eller klicka på + bredvid en mapp i sidofältet
2. Klicka under "Vad vill du arbeta med?" på mappknappen
3. Välj ett projekt, din standardmapp (markerad med "standard") eller en annan godkänd mapp, eller godkänn en ny mapp med Lägg till mapp…
4. Den valda mappen har företräde framför standardmappen för just den chatten och förblir vald för din nästa nya chatt

Flera mappar

Du kan lägga till flera mappar. Onboardingmappen och senare tillagda mappar tillhör samma lokala lista med godkända mappar. De hanteras alltså inte på två ställen.

Till höger i toppfältet visas namnet på chatts aktiva arbetsmapp, till exempel "Documents". Håll muspekaren över namnet för att se hela sökvägen. Kontrollera den här sökvägen innan du ger ett filkommando.

Vad kan AI göra med lokala filer?

Inom en vald mapp kan AI bland annat:

• läsa och sammanfatta ett eller flera dokument;
• skapa filer och ändra befintliga filer;
• kombinera information från flera dokument;
• söka, sortera, flytta och byta namn på filer;
• skapa nya undermappar för resultat.

Ange tydligt i din uppgift vilka filer som får användas, vad som får ändras och var nya filer ska sparas.

Mappen du väljer på startsidan är både din aktuella arbetsmapp och en uttryckligen godkänd mapp. Om du inte väljer någon där används skrivbordsappens standardmapp från onboarding. För varje chatt är alltid en arbetsmapp aktiv. AI arbetar endast i den aktiva arbetsmappen och, i en projektchatt, även i projektets andra mappar. Utanför godkända mappar kan AI inte öppna eller ändra lokala filer.

Om du ber AI att ta bort en fil eller undermapp flyttar skrivbordsappen objektet till systemets papperskorg. Detta fungerar på Windows och macOS. Den godkända huvudmappen själv kan inte flyttas till papperskorgen via AI.

Listan med godkända mappar och standardmappen sparas bara på den här datorn, i samma lokala databas som uppgiftens checkpoints. De synkroniseras inte med ditt konto.

Projekt

Med Projekt samlar du mappar på din dator som hör ihop, till exempel "Policy" och "Rapporter".

1. Välj i sidomenyn Projekt och sedan Nytt projekt.
2. Ge projektet ett namn.
3. Lägg till mappar med Välj mapp eller Tidigare vald mapp.
4. Markera en mapp som Huvudmapp.
5. Skriv under Projektinstruktioner vad assistenten ska veta i varje chatt i detta projekt, till exempel för vem dina texter är avsedda.

Med Ny chatt i projekt startar du en chatt som arbetar i huvudmappen och även får läsa och ändra projektets andra mappar. Du flyttar befintliga chattar via Historik > Flytta till projekt. Projekt sparas på den här datorn.

Fästa och arkivera

I Historik fäster du viktiga chattar; de visas då högst upp. Arkiverade chattar försvinner från listan. Med Arkiverad visar du dem och flyttar tillbaka dem.

Filtyper

Skrivbordsappen kan arbeta med vanliga textfiler, dokument, kalkylblad, presentationer, bilder och PDF-filer. Vilka åtgärder som är möjliga beror på filen och den valda AI-modellen.

För enkla anteckningar är dessa format användbara:

Ren text (.txt)

Enkla textfiler utan formatering.

Mina anteckningar för idag:
- Möte klockan 14:00
- Projektdeadline på fredag
- Utveckla idé för presentation

Bra för:

• Snabba anteckningar
• Enkla listor
• Tillfälliga noteringar

Markdown (.md)

Textfiler med lätt formatering som kan läsas överallt.

# Mötesanteckningar

## Ämnen
- **Budget** diskussion
- Planering Q2
- Nya teammedlemmar

## Åtgärdspunkter
1. Slutför rapporten
2. Skicka mejl till kunden
3. Förbered presentationen

Bra för:

• Strukturerade dokument
• Dokumentation
• Anteckningar med rubriker och formatering
• README-filer för projekt

Användningsexempel

Göra anteckningar

"Skapa en ny fil anteckningar-möte.md med följande punkter som vi diskuterade..."

AI skapar filen i din valda mapp med snygg formatering.

Hantera listor

"Lägg till 'handla mat' i min todo.txt-fil"

AI kan läsa och utöka befintliga listor.

Analysera dokument

"Läs alla markdown-filer i docs-mappen och gör en sammanfattning"

AI läser flera filer och kombinerar informationen.

Organisera filer

"Hitta alla .txt-filer i den här mappen och flytta dem till en undermapp 'arkiv'"

AI kan söka filer, skapa mappar och flytta filer. Vid flytt visar chatten per fil den nuvarande och den nya platsen; först efter din bekräftelse flyttas filerna, även om du litar på kommandon eller arbetar offline. Målmappen måste redan finnas och en befintlig fil skrivs aldrig över.

Arbeta säkert

• Välj mappar med omsorg - Ge bara åtkomst till mappar som behövs för din uppgift.
• Arbeta först med en kopia - Testa omfattande uppgifter innan du låter originalfiler ändras.
• Kontrollera resultatet - Granska alltid skapade och ändrade filer själv.
• Tänk på vald modell - Innehåll från en fil kan skickas till den valda AI-modellen för att uppgiften ska kunna utföras.

Visa filer

Välj knappen Filer uppe till höger i toppfältet för att se innehållet i den här chattens arbetsmapp. Klicka på en mapp för att fälla ut den och på en fil för att visa den utan att lämna appen. Det fungerar med bilder, PDF-filer, Word-dokument, PowerPoint-presentationer, Excel- och CSV-filer, Markdown, kod och text. Dolda filer visas med Visa dolda filer.

Förhandsvisningen öppnas i samma panel bredvid chatten, så att du kan fortsätta chatta. Längst upp i panelen finns Tillbaka till filer (pilen), filnamnet, Öppna i standardapp, Visa i Finder eller Visa i Utforskaren och Stäng.

I Filändringar och i assistentens aktiviteter finns en knapp Visa vid filer som assistenten har skapat eller ändrat. Med Öppna i standardapp öppnar du filen till exempel i Word eller Excel. Med Visa i Finder (macOS) eller Visa i Utforskaren (Windows) ser du var den finns.

• Du kan bara visa filer i mappar som du har gett åtkomst till, upp till 25 MB.
• För stora kalkylblad visas de första 1000 raderna och 100 kolumnerna; formler räknas inte om.
• Skript och program öppnas aldrig från appen av säkerhetsskäl.

Skapa och riktat ändra dokument

Om assistenten skapar eller redigerar ett Word-dokument, en PowerPoint-presentation, en Excel-fil eller en PDF, öppnas panelen Filer automatiskt med en förhandsvisning av dokumentet. Efter varje ändring av assistenten laddas förhandsvisningen om och stannar på samma bild eller sida. På så sätt kan du följa medan assistenten arbetar.

Om du ber om en riktad ändring anpassar assistenten i Word- och PowerPoint-filer exakt den texten i själva dokumentet. Formatering, bilder och stilar bevaras. Den tidigare versionen skickas till papperskorgen, så att du kan återställa den. Till exempel:

"Ersätt [Plats] med Utrecht"

För att lägga till eller ta bort bilder eller avsnitt skapar assistenten en ny version av dokumentet. PDF-filer kan du inte låta ändras riktat.

När en ny PowerPoint-presentation skapas gör assistenten en titelsida och en bild per rubrik. Därefter nämner assistenten de bilder som har skapats; om antalet avviker från det du bad om, anpassar assistenten presentationen.

Färger, layout och formatering

Du kan ange i din begäran hur dokumentet ska se ut. Assistenten tillämpar detta, även utan mall:

"Skapa ett Word-dokument 'Nyhetsbrev oktober' för alla medarbetare, med en framsida, en innehållsförteckning och företagsfärgerna mörkblått och orange."

"Skapa en PowerPoint om den nya policyn med ett mörkt tema i blått och grönt."

• Färger anger du med ett namn (mörkblå, orange, grön) eller en färgkod. Den första färgen används i rubriker och tabellhuvuden, den andra i accentlinjer, punktlistor och sidnummer. Du kan också ange ett typsnitt.
• Ett Word-dokument kan få en framsida, med ett fält för logotypen eller en logotyp från din arbetsmapp, och en riktig innehållsförteckning. Word uppdaterar sidnumren i innehållsförteckningen när du öppnar filen.
• Bilder får en layout som passar innehållet: en bild bredvid texten, större text vid några få korta punkter, steg som numrerade kort, två kolumner, ett stort påstående eller en avdelarsida. Du kan också be om det, till exempel "placera de fyra stegen bredvid varandra".
• Om assistenten skapar ett dokument i samma uppgift igen ersätter den sin tidigare version. Den flyttas till papperskorgen, så att ingen föråldrad kopia blir kvar bredvid.

Vill du använda en egen mall, lägg den i arbetsmappen och nämn den i din begäran. Assistenten bygger då dokumentet med den mallens layouter och grafiska profil.

Så kontrollerar assistenten formateringen

Efter att dokumentet skapats granskar assistenten sidorna eller bilderna som en läsare ser dem, och förbättrar det som inte ser bra ut, till exempel text som inte får plats i en ruta. Om LibreOffice finns på din dator använder appen det för den mest exakta återgivningen. Utan LibreOffice använder appen en inbyggd visning av Word-, PowerPoint- och Excel-filer; typsnitt och diagram kan då avvika något från Office. I panelen Skrivbordsstatus i inställningarna ser du vilken visning appen använder.

Lägga till bilder

Assistenten kan också lägga in bilder i Word- och PowerPoint-dokument i din arbetsmapp: en bild som den genererar eller en bild som den hittar med bildsökning. Till exempel:

"Generera en glad illustration av vattnets kretslopp och lägg den på bilden Avdunstning i Vattnets kretslopp.pptx"

"Sök efter ett foto på hagel och lägg det på bilden Nederbörd"

• Bilden sparas först som en fil (PNG eller JPEG) i din arbetsmapp; stora bilder skalas ned. Därefter infogar assistenten bilden i dokumentet.
• I PowerPoint placeras bilden på den valda bilden i högra halvan, bredvid texten. Texten görs vid behov smalare och flyttas nedåt så att inget överlappar.
• I Word placeras bilden centrerad direkt efter stycket du nämner, annars i slutet. Du väljer mellan liten, medel eller stor.
• Assistenten kan även ta med bilder från din arbetsmapp i nya dokument.
• Precis som vid andra riktade ändringar flyttas den tidigare versionen till papperskorgen. Förhandsvisningen bredvid chatten visar resultatet.

Bilder från internet kan vara upphovsrättsskyddade, till exempel stockfoton med vattenstämpel. Kontrollera rättigheterna innan du delar eller publicerar dokumentet. Assistenten laddar bara ner https-bilder från internet, aldrig från det lokala nätverket.

Excel-filer

Assistenten kan också skapa en Excel-fil (.xlsx) i din arbetsmapp och senare ändra den. Till exempel:

"Skapa en Excel-fil med antalet förfrågningar från 8 avdelningar över tre månader och en kolumn med medelvärdet (som formel)."

"Fyll i siffrorna och lägg till en rad Medel längst ned med medelvärdet per månad som formel."

• I en ny Excel-fil får rubrikraden företagsfärgen och den ligger kvar när du scrollar. Kolumnbredderna anpassas efter innehållet, formler visas med sitt resultat och medelvärden visas med högst två decimaler.
• Vid en ändring justerar assistenten cellerna själv. Befintlig formatering, andra kalkylblad och diagram förblir som de är; nya celler ärver formateringen från sina grannar.
• Den tidigare versionen flyttas till papperskorgen. Excel räknar om alla formler när du öppnar filen.
• Förhandsvisningen bredvid chatten visar värdena, även resultatet av formler.

Diagram och formatering skapar assistenten även utan extra programvara: stapel-, linje- och cirkeldiagram som du kan justera i Excel, talformat (till exempel euro eller en decimal), fet text, färger, kolumnbredder och fasta rader eller kolumner.

"Skapa analyse.xlsx med en tabell över genomsnittligt antal förfrågningar per avdelning och ett stapeldiagram."

Räkna med ett kalkylblad

Om du frågar om något från ett kalkylblad, till exempel ett medelvärde, en totalsumma eller en räkning, låter assistenten appen räkna ut det exakt i stället för att göra det själv. Det fungerar med .xlsx, .xls, .ods och .csv, även med en liten lokal modell.

"Titta på aanvragen.xlsx. Vad är det genomsnittliga antalet förfrågningar per avdelning? Vilka avdelningar hade under två eller fler månader färre än 10 förfrågningar?"

PDF-filer

Assistenten kan också skapa en PDF, till exempel ett arbetsblad. En PDF får samma lugna formatering som ett Word-dokument: en titel med en accentlinje, rubriker och tabellhuvuden i företagsfärgen, och formler. Till exempel:

"Skapa en PDF med en checklista 'Första arbetsdagen' för nya kollegor"

"Ändra punkt 3 och justera förklaringen i tabellen."

En PDF kan assistenten inte ändra riktat. Om du ber om en ändring skapar den PDF:en på nytt med korrigeringen. Den tidigare versionen flyttas till papperskorgen.

Mallar, analyser och diagram med Python

För en mall, en pivottabell, villkorsstyrd formatering, en omfattande analys eller ett diagram i ett Word-dokument använder assistenten Python som finns inbyggd i appen. Den har bibliotek för Word, PowerPoint och Excel, för analyser (pandas) och för diagram (matplotlib). Du behöver inte installera något.

• Skriptet fungerar utan internet och kan bara skriva i din arbetsmapp. På macOS körs det i sandlådan utan att du behöver ge tillstånd. På Windows frågar appen varje gång om tillstånd.
• Skriptet kan inte starta andra program (på macOS). Din administratör kan aktivera eller inaktivera Python separat, även om lokala kommandon är avstängda. Utan sandlåda (Windows) finns den bara om lokala kommandon är aktiverade.

Filändringar

Panelen Filändringar visar som standard vad agenten ändrade i den senaste turen. Välj under Omfång Hela chatten, en tidigare tur eller Enskilda ändringar. Per fil ser du den totala ändringen.

Återställa

Med Återställ fil eller Återställ allt återställer du filer till hur de var. Med pilen vid ett block återställer du bara just det blocket.

• Filer som du själv har ändrat under tiden skrivs aldrig över.
• Nya filer från agenten ligger kvar, om du inte väljer att flytta dem till papperskorgen.
• Varje återställning kan du återställa igen med Ångra.

Efter återställningen ser du direkt vad som återstår. Delvis återställda filer visas som Delvis återställd, helt återställda som Återställd; de kan du inte återställa igen.

Ge feedback

Klicka på ett radnummer för att skriva feedback; med Shift+klick kan du välja flera rader. Med Skicka feedback skickas all feedback i ett meddelande till agenten. Om agenten fortfarande kör, anpassar den sitt arbete direkt.

Snabbtangenter i den här panelen: j och k för nästa eller föregående fil, n och p för nästa eller föregående block.

Enskilda ändringar

Om du väljer Enskilda ändringar under Omfång ser du varje ändring separat.

De senaste 100 textändringarna i den här chatten. Förhandsvisningar finns kvar på den här enheten. Ändringar via andra verktyg visas inte här.

• Tillagd · − Borttagen. Detta är en inspelning av ändringen, inte nödvändigtvis filens aktuella innehåll.

Ingen förhandsvisning tillgänglig: åtgärden är inte slutförd, filen är för stor eller innehåller inget textinnehåll som stöds.

Välj knappen Filändringar uppe till höger i toppfältet och välj en fil för att visa ändringen. Med Återställ tidigare innehåll återställer du en befintlig textfil. Detta är bara möjligt om innehållet inte har ändrats sedan den ändringen. Återställningen visas som en ny ändring. Nyskapade filer tas inte bort med detta.

Visa HTML: Visa den sparade versionen i ett separat fönster. Externa och separata lokala filer laddas inte.

Ändringsöversikten grupperar ändringar per mapp och visar per ändring antalet tillagda och borttagna rader när en textförhandsvisning finns tillgänglig. Detta är inga nettotal per fil. Med Ladda äldre ändringar kan du visa fler än de första 100 ändringarna. Filfiltret söker i de laddade ändringarna.

Lokala kommandon och tester

Be agenten att köra ett kommando eller test i den aktiva arbetsmappen. Kontrollera det exakta kommandot och mappen i kommandokortet och välj Kör eller Neka. Som standard frågar varje körning igen om tillstånd; i Lokala kommandon körs säkert kan du läsa hur du ställer in detta per mapp. Utan sandlåda använder kommandot dina användarrättigheter: det kan då också arbeta utanför arbetsmappen och på nätverket. Utdata visas direkt; med Stoppa avslutar du körningen. Den maximala körtiden är 300 sekunder och utdata är begränsad till 64 KiB. Interaktiv inmatning stöds inte.

Utdata skickas som verktygsresultat till den valda AI-modellen. Kommandokorten finns bara tillgängliga under denna appsession; modellens svar kan innehålla utdata. Filändringar via kommandon omfattas inte av återställning via Filändringar.

Välj knappen Kommandon uppe till höger i toppfältet. Kommandona och deras utdata visas i panelen bredvid chatten; en ny begäran om tillstånd öppnar automatiskt den här panelen.