Accesso locale ai file

L'app desktop può lavorare con i file sul tuo computer. In questo modo puoi usare documenti locali in una chat o in un compito a lungo termine.

Impostare una cartella

Durante l'onboarding scegli una cartella predefinita. L'app desktop usa questa cartella quando nella schermata iniziale non scegli un'altra cartella di lavoro per la chat.

Nella schermata iniziale puoi anche scegliere una cartella per una nuova chat:

1. Scegli Nuova chat in cima alla barra laterale, oppure fai clic su + accanto a una cartella nella barra laterale
2. Fai clic sotto "Su cosa vuoi lavorare?" sul pulsante della cartella
3. Scegli un progetto, la tua cartella predefinita (contrassegnata con "predefinita") o un'altra cartella approvata, oppure approva una nuova cartella con Aggiungi cartella…
4. La cartella scelta ha la precedenza sulla cartella predefinita per quella chat e rimane selezionata per la tua prossima nuova chat

Più cartelle

Puoi aggiungere più cartelle. La cartella dell'onboarding e le cartelle aggiunte in seguito fanno parte della stessa lista locale di cartelle approvate. Quindi non vengono gestite in due punti diversi.

A destra nella barra superiore compare il nome della cartella di lavoro attiva della chat, ad esempio "Documents". Passa il mouse sul nome per vedere il percorso completo. Controlla questo percorso prima di dare un comando sui file.

Cosa può fare l'AI con i file locali?

All'interno di una cartella scelta, l'AI può tra l'altro:

• leggere e riassumere uno o più documenti;
• creare file e modificare quelli esistenti;
• combinare informazioni da più documenti;
• cercare, ordinare, spostare e rinominare file;
• creare nuove sottocartelle per i risultati.

Nella tua richiesta indica chiaramente quali file possono essere usati, cosa può essere modificato e dove devono essere salvati i nuovi file.

La cartella che scegli nella schermata iniziale è sia la tua cartella di lavoro corrente sia una cartella approvata esplicitamente. Se non ne scegli una, l'app desktop usa la cartella predefinita dell'onboarding. Per ogni chat è attiva sempre una sola cartella di lavoro. L'AI lavora solo in quella cartella attiva e, in una chat di progetto, anche nelle altre cartelle del progetto. Fuori dalle cartelle approvate, l'AI non può aprire o modificare file locali.

Se chiedi all'AI di eliminare un file o una sottocartella, l'app desktop sposta l'elemento nel cestino di sistema. Questo funziona su Windows e macOS. La cartella principale approvata non può essere spostata nel cestino tramite l'AI.

L'elenco delle cartelle approvate e la cartella predefinita vengono salvati solo su questo computer, nello stesso database locale dei checkpoint dei compiti. Non vengono sincronizzati con il tuo account.

Progetti

Con Progetti raggruppi cartelle sul tuo computer che appartengono insieme, ad esempio "Politiche" e "Report".

1. Nel menu laterale scegli Progetti e poi Nuovo progetto.
2. Dai un nome al progetto.
3. Aggiungi cartelle con Scegli cartella o Cartella scelta in precedenza.
4. Contrassegna una cartella come Cartella principale.
5. Scrivi in Istruzioni del progetto ciò che l'assistente deve sapere in ogni chat di questo progetto, ad esempio per chi sono destinati i tuoi testi.

Con Nuova chat nel progetto avvii una chat che lavora nella cartella principale e può anche leggere e modificare le altre cartelle del progetto. Le chat esistenti le sposti tramite Cronologia > Sposta nel progetto. I progetti vengono salvati su questo computer.

Fissare e archiviare

In Cronologia puoi fissare le chat importanti; in questo modo restano in alto. Le chat archiviate scompaiono dall'elenco. Con Archiviate puoi vederle e ripristinarle.

Tipi di file

L'app desktop può lavorare con file di testo di uso comune, documenti, fogli di calcolo, presentazioni, immagini e file PDF. Le modifiche possibili dipendono dal file e dal modello AI scelto.

Per semplici note sono utili questi formati:

Testo semplice (.txt)

File di testo semplici senza formattazione.

Le mie note di oggi:
- Riunione alle 14:00
- Scadenza del progetto venerdì
- Sviluppare l'idea per la presentazione

Utile per:

• Note rapide
• Elenchi semplici
• Appunti temporanei

Markdown (.md)

File di testo con una formattazione leggera, leggibili ovunque.

# Note della riunione

## Argomenti
- Discussione sul **budget**
- Pianificazione Q2
- Nuovi membri del team

## Punti d'azione
1. Completare il rapporto
2. Inviare un'email al cliente
3. Preparare la presentazione

Utile per:

• Documenti strutturati
• Documentazione
• Note con titoli e formattazione
• File README per i progetti

Esempi di utilizzo

Prendere appunti

"Crea un nuovo file note-riunione.md con i seguenti punti che abbiamo discusso..."

L'AI crea il file nella cartella scelta con una formattazione ordinata.

Gestire elenchi

"Aggiungi 'fare la spesa' al mio file todo.txt"

L'AI può leggere ed estendere elenchi esistenti.

Analizzare documenti

"Leggi tutti i file markdown nella cartella docs e fai un riassunto"

L'AI legge più file e combina le informazioni.

Organizzare i file

"Trova tutti i file .txt in questa cartella e spostali in una sottocartella 'archivio'"

L'AI può cercare file, creare cartelle e spostare file. Per lo spostamento, nella chat mostra per ogni file il percorso attuale e quello nuovo; solo dopo la tua conferma i file vengono spostati, anche se ti fidi dei comandi o lavori offline. La cartella di destinazione deve già esistere e un file esistente non viene mai sovrascritto.

Lavorare in sicurezza

• Scegli consapevolmente le tue cartelle - Concedi accesso solo alle cartelle necessarie per il tuo compito.
• Lavora prima con una copia - Prova i comandi complessi prima di far modificare i file originali.
• Controlla il risultato - Verifica sempre personalmente i file creati e modificati.
• Fai attenzione al modello scelto - Il contenuto di un file può essere inviato al modello AI scelto per eseguire il tuo compito.

Visualizzare i file

Scegli a destra nella barra superiore il pulsante File per vedere il contenuto della cartella di lavoro di questa chat. Fai clic su una cartella per espanderla e su un file per visualizzarlo, senza uscire dall'app. È possibile farlo con immagini, PDF, documenti Word, presentazioni PowerPoint, file Excel e CSV, Markdown, codice e testo. I file nascosti si mostrano con Mostra file nascosti.

L'anteprima si apre nello stesso pannello accanto alla chat, così puoi continuare a chattare. In cima al pannello ci sono Torna ai file (la freccia), il nome del file, Apri nell'app predefinita, Mostra in Finder o Mostra in Esplora file e Chiudi.

In Modifiche ai file e nelle attività dell'assistente c'è un pulsante Visualizza accanto ai file che l'assistente ha creato o modificato. Con Apri nell'app predefinita apri il file, ad esempio, in Word o Excel. Con Mostra in Finder (macOS) o Mostra in Esplora file (Windows) vedi dove si trova.

• Puoi visualizzare solo i file nelle cartelle per cui hai dato accesso, fino a 25 MB.
• Per i fogli di calcolo di grandi dimensioni vedi le prime 1000 righe e 100 colonne; le formule non vengono ricalcolate.
• Script e programmi non vengono mai aperti dall'app per motivi di sicurezza.

Creare documenti e modificarli in modo mirato

Se l'assistente crea o modifica un documento Word, una presentazione PowerPoint, un file Excel o un PDF, il pannello File si apre automaticamente con l'anteprima di quel documento. Dopo ogni modifica dell'assistente l'anteprima si ricarica e resta sulla stessa diapositiva o pagina. In questo modo puoi seguire il lavoro dell'assistente.

Se chiedi una modifica mirata, l'assistente nei file Word e PowerPoint cambia esattamente quel testo nel documento stesso. Formattazione, immagini e stili restano invariati. La versione precedente viene spostata nel cestino, così puoi recuperarla. Ad esempio:

"Sostituisci [Luogo] con Utrecht"

Per aggiungere o rimuovere diapositive o sezioni, l'assistente crea una nuova versione del documento. I PDF non possono essere modificati in modo mirato.

In una nuova presentazione PowerPoint, l'assistente crea una diapositiva del titolo e una diapositiva per ogni titolo. Poi elenca le diapositive che ha creato; se il numero differisce da quello richiesto, adatta la presentazione.

Colori, layout e formattazione

Puoi indicare nella tua richiesta come deve apparire il documento. L'assistente applica queste indicazioni, anche senza modello:

"Crea un documento Word 'Newsletter ottobre' per tutti i dipendenti, con una copertina, un indice e i colori aziendali blu scuro e arancione."

"Crea una presentazione PowerPoint sul nuovo piano strategico con un tema scuro in blu e verde."

• I colori si indicano con un nome (blu scuro, arancione, verde) o con un codice colore. Il primo colore viene usato nei titoli e nelle intestazioni delle tabelle, il secondo nelle linee di accento, nei punti elenco e nei numeri di pagina. Puoi anche indicare un font.
• Un documento Word può avere una copertina, con uno spazio per il logo o un logo dalla tua cartella di lavoro, e un vero indice. Word aggiorna i numeri di pagina dell'indice quando apri il file.
• Le diapositive ricevono un layout adatto al contenuto: un'immagine accanto al testo, testo più grande per pochi punti brevi, passaggi come schede numerate, due colonne, una singola affermazione grande o una diapositiva di separazione. Puoi anche chiederlo esplicitamente, ad esempio "metti i quattro passaggi uno accanto all'altro".
• Se l'assistente crea di nuovo un documento nello stesso compito, sostituisce la propria versione precedente. Quella viene spostata nel cestino, così non rimane una copia obsoleta accanto.

Se vuoi usare un tuo modello, mettilo nella cartella di lavoro e nominane il file nella richiesta. L'assistente costruirà il documento con i layout e lo stile del modello.

Come l'assistente controlla la formattazione

Dopo la creazione, l'assistente esamina le pagine o le diapositive come le vede un lettore e corregge ciò che non è visualizzato correttamente, ad esempio testo che non entra in un riquadro. Se LibreOffice è installato sul computer, l'app lo usa per la visualizzazione più fedele. Senza LibreOffice, l'app usa una visualizzazione integrata dei file Word, PowerPoint e Excel; font e grafici possono differire leggermente da Office. Nel pannello Stato desktop delle impostazioni vedi quale visualizzazione sta usando l'app.

Aggiungere immagini

L'assistente può anche inserire immagini in documenti Word e PowerPoint nella tua cartella di lavoro: un'immagine che genera o un'immagine trovata con la funzione di ricerca immagini. Ad esempio:

"Genera un'illustrazione allegra del ciclo dell'acqua e inseriscila nella diapositiva Evaporazione in Watercyclus.pptx"

"Cerca una foto di chicchi di grandine e inseriscila nella diapositiva Precipitazione"

• L'immagine viene prima salvata come file (PNG o JPEG) nella tua cartella di lavoro; le immagini grandi vengono ridimensionate. Poi l'assistente inserisce l'immagine nel documento.
• In PowerPoint l'immagine viene inserita nella metà destra della diapositiva scelta, accanto al testo. Se necessario, il testo si restringe e scende verso il basso, così nulla si sovrappone.
• In Word l'immagine viene centrata subito dopo il paragrafo che indichi, altrimenti alla fine. Puoi scegliere tra piccolo, medio o grande.
• Anche nei nuovi documenti l'assistente può includere immagini dalla tua cartella di lavoro.
• Come per altre modifiche mirate, la versione precedente viene spostata nel cestino. L'anteprima accanto alla chat mostra il risultato.

Le immagini da internet possono essere protette da copyright, come le foto stock con watermark. Controlla i diritti prima di condividere o pubblicare il documento. L'assistente scarica solo immagini https da internet, mai dalla rete locale.

File Excel

L'assistente può anche creare un file Excel (.xlsx) nella tua cartella di lavoro e modificarlo in seguito. Ad esempio:

"Crea un file Excel con il numero di richieste di 8 reparti su tre mesi e una colonna con la media (come formula)."

"Compila i numeri e aggiungi in fondo una riga Media con la media per ogni mese come formula."

• In un nuovo file Excel la riga di intestazione ha il colore dello stile aziendale e resta visibile quando scorri. Le larghezze delle colonne si adattano al contenuto, le formule sono presenti con il loro risultato e le medie mostrano al massimo due decimali.
• In caso di modifica, l'assistente modifica direttamente le celle. La formattazione esistente, gli altri fogli di lavoro e i grafici restano invariati; le nuove celle ereditano la formattazione delle celle vicine.
• La versione precedente viene spostata nel cestino. Excel ricalcola tutte le formule quando apri il file.
• L'anteprima accanto alla chat mostra i valori, compresi i risultati delle formule.

L'assistente crea grafici e formattazioni anche senza software aggiuntivo: grafici a barre, a linee e a torta che puoi modificare normalmente in Excel, formati numerici (per esempio euro o un decimale), testo in grassetto, colori, larghezze delle colonne e righe o colonne fisse.

"Crea analysis.xlsx con una tabella della media di richieste per reparto e un grafico a barre."

Calcolare con un foglio di calcolo

Se chiedi qualcosa da un foglio di calcolo, come una media, un totale o un conteggio, l'assistente fa calcolare il risultato con precisione all'app invece di farlo da solo. Funziona con .xlsx, .xls, .ods e .csv, anche con un piccolo modello locale.

"Esamina aanvragen.xlsx. Qual è la media delle richieste per reparto? Quali reparti hanno avuto in due o più mesi meno di 10 richieste?"

File PDF

L'assistente può anche creare un PDF, ad esempio un foglio di lavoro. Un PDF ha la stessa impaginazione sobria di un documento Word: un titolo con una linea di accento, titoli e intestazioni di tabella nel colore dello stile aziendale, e formule. Ad esempio:

"Crea un PDF con una checklist 'Primo giorno di lavoro' per i nuovi colleghi"

"Modifica il punto 3 e adatta la spiegazione nella tabella."

Un PDF non può essere modificato in modo mirato dall'assistente. Se chiedi una modifica, lui ricrea il PDF con la correzione. La versione precedente viene spostata nel cestino.

Modelli, analisi e grafici con Python

Per un modello, una tabella pivot, una formattazione condizionale, un'analisi approfondita o un grafico in un documento Word, l'assistente usa il Python integrato nell'app. Questo include librerie per Word, PowerPoint ed Excel, per le analisi (pandas) e per i grafici (matplotlib). Non devi installare nulla.

• Lo script funziona senza internet e può scrivere solo nella tua cartella di lavoro. Su macOS gira nella sandbox, senza bisogno di concedere autorizzazioni. Su Windows l'app chiede ogni volta l'autorizzazione.
• Lo script non può avviare altri programmi (su macOS). L'amministratore può abilitare o disabilitare questo Python separatamente, anche se i comandi locali sono disattivati. Senza sandbox (Windows) è disponibile solo se i comandi locali sono attivi.

Modifiche ai file

Il pannello Modifiche ai file mostra per impostazione predefinita ciò che l'agente ha modificato nell'ultimo turno. In Ambito scegli Chat intera, un turno precedente o Modifiche singole. Per ogni file vedi la modifica complessiva.

Ripristinare

Con Ripristina file o Ripristina tutto riporti i file a com'erano. Con la freccia accanto a un blocco ripristini solo quel blocco.

• I file che nel frattempo hai modificato tu non vengono mai sovrascritti.
• I nuovi file creati dall'agente restano, a meno che tu non scelga di spostarli nel cestino.
• Ogni ripristino può essere annullato di nuovo con Annulla.

Dopo il ripristino vedi subito ciò che resta. I file parzialmente ripristinati sono indicati come Parzialmente ripristinato, quelli completamente ripristinati come Ripristinato; non possono essere ripristinati di nuovo.

Dare feedback

Fai clic su un numero di riga per scrivere un feedback; con Shift+clic selezioni più righe. Con Invia feedback invii tutto il feedback in un unico messaggio all'agente. Se l'agente è ancora in esecuzione, adatta subito il proprio lavoro.

Scorciatoie in questo pannello: j e k per il file successivo o precedente, n e p per il blocco successivo o precedente.

Modifiche singole

Se in Ambito scegli Modifiche singole, vedrai ogni modifica separatamente.

Le ultime 100 modifiche di testo in questa chat. Gli esempi restano su questo dispositivo. Le modifiche tramite altri strumenti non compaiono qui.

• Aggiunto · − Eliminato. Questa è una registrazione della modifica, non necessariamente il contenuto attuale del file.

Nessuna anteprima disponibile: l'azione non è terminata, il file è troppo grande o non contiene testo supportato.

Scegli a destra nella barra superiore il pulsante Modifiche ai file e seleziona un file per visualizzare la modifica. Con Ripristina contenuto precedente riporti un file di testo esistente a una versione precedente. È possibile solo se il contenuto non è più cambiato da quella modifica. Il ripristino appare come una nuova modifica. I file creati di nuovo non vengono eliminati in questo modo.

Visualizza HTML: visualizza la versione registrata in una finestra separata. I file esterni e i file locali separati non vengono caricati.

Il riepilogo delle modifiche raggruppa le modifiche per cartella e mostra per ogni modifica il numero di righe aggiunte e rimosse, quando è disponibile un'anteprima del testo. Questi non sono totali netti per file. Con Carica modifiche più vecchie puoi vedere più delle prime 100 modifiche. Il filtro file cerca nelle modifiche caricate.

Comandi locali e test

Chiedi all'agente di eseguire un comando o un test nella cartella di lavoro attiva. Controlla il comando esatto e la cartella nella scheda del comando e scegli Esegui o Rifiuta. Per impostazione predefinita ogni esecuzione richiede di nuovo l'autorizzazione; in Eseguire in sicurezza i comandi locali leggi come impostarlo per cartella. Senza sandbox, il comando usa i tuoi diritti utente: può quindi lavorare anche fuori dalla cartella di lavoro e in rete. L'output appare subito; con Interrompi termini l'esecuzione. Il tempo massimo di esecuzione è di 300 secondi e l'output è limitato a 64 KiB. L'input interattivo non è supportato.

L'output viene inviato come risultato dello strumento al modello AI scelto. Le schede dei comandi restano disponibili solo durante questa sessione dell'app; la risposta del modello può contenere l'output. Le modifiche ai file effettuate dai comandi non rientrano nel ripristino tramite Modifiche ai file.

Scegli a destra nella barra superiore il pulsante Comandi. I comandi e il loro output si trovano nel pannello accanto alla chat; una nuova richiesta di autorizzazione apre automaticamente questo pannello.