Accès local aux fichiers

L’application de bureau peut travailler avec des fichiers sur votre ordinateur. Vous pouvez ainsi utiliser des documents locaux dans une conversation ou dans une tâche de longue durée.

Définir un dossier

Lors de l’onboarding, vous choisissez un dossier par défaut. L’application de bureau utilise ce dossier lorsque vous ne choisissez pas d’autre dossier de travail pour la chat sur l’écran d’accueil.

Sur l’écran d’accueil, vous choisissez aussi un dossier pour une nouvelle chat :

1. Choisissez Nouvelle chat en haut de la barre latérale, ou cliquez sur + à côté d’un dossier dans la barre latérale
2. Cliquez sous « Sur quoi voulez-vous travailler ? » sur le bouton de dossier
3. Choisissez un projet, votre dossier par défaut (marqué « par défaut ») ou un autre dossier approuvé, ou approuvez un nouveau dossier avec Ajouter un dossier…
4. Le dossier choisi a priorité pour cette chat sur le dossier par défaut et reste sélectionné pour votre prochaine nouvelle chat

Plusieurs dossiers

Vous pouvez ajouter plusieurs dossiers. Le dossier d’onboarding et les dossiers ajoutés plus tard appartiennent à la même liste locale de dossiers approuvés. Ils ne sont donc pas gérés à deux endroits.

À droite dans la barre supérieure, vous voyez le nom du dossier de travail actif de la chat, par exemple « Documents ». Survolez le nom pour voir le chemin complet. Vérifiez ce chemin avant de donner une instruction liée à un fichier.

Que peut faire l’IA avec les fichiers locaux ?

Dans un dossier choisi, l’IA peut notamment :

• lire et résumer un ou plusieurs documents ;
• créer des fichiers et modifier des fichiers existants ;
• combiner des informations provenant de plusieurs documents ;
• rechercher, organiser, déplacer et renommer des fichiers ;
• créer de nouveaux sous-dossiers pour les résultats.

Indiquez clairement dans votre demande quels fichiers peuvent être utilisés, ce qui peut être modifié et où les nouveaux fichiers doivent être enregistrés.

Le dossier que vous choisissez sur l’écran d’accueil est à la fois votre dossier de travail actuel et un dossier explicitement approuvé. Si vous n’en choisissez pas, l’application de bureau utilise le dossier par défaut défini lors de l’onboarding. Une seule zone de travail est active par chat. L’IA travaille uniquement dans ce dossier actif et, dans une chat de projet, aussi dans les autres dossiers du projet. En dehors des dossiers approuvés, l’IA ne peut pas ouvrir ni modifier de fichiers locaux.

Si vous demandez à l’IA de supprimer un fichier ou un sous-dossier, l’application de bureau déplace l’élément vers la corbeille système. Cela fonctionne sous Windows et macOS. Le dossier principal approuvé lui-même ne peut pas être déplacé vers la corbeille via l’IA.

La liste des dossiers approuvés et le dossier par défaut sont enregistrés uniquement sur cet ordinateur, dans la même base de données locale que les points de contrôle des tâches. Ils ne sont pas synchronisés avec votre compte.

Projets

Avec Projets, vous regroupez des dossiers sur votre ordinateur qui vont ensemble, par exemple « Politique » et « Rapports ».

1. Dans le menu latéral, choisissez Projets puis Nouveau projet.
2. Donnez un nom au projet.
3. Ajoutez des dossiers avec Choisir un dossier ou Dossier déjà choisi.
4. Marquez un dossier comme Dossier principal.
5. Dans Instructions du projet, indiquez ce que l’assistant doit savoir dans chaque chat de ce projet, par exemple à qui vos textes sont destinés.

Avec Nouvelle chat dans le projet, vous démarrez une chat qui travaille dans le dossier principal et peut aussi lire et modifier les autres dossiers du projet. Vous déplacez des chats existantes via Historique > Déplacer vers le projet. Les projets sont conservés sur cet ordinateur.

Épingler et archiver

Dans Historique, vous épinglez les chats importantes ; elles apparaissent alors en haut. Les chats archivées disparaissent de la liste. Avec Archivé, vous pouvez les consulter et les restaurer.

Types de fichiers

L’application de bureau peut travailler avec des fichiers texte courants, des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des images et des fichiers PDF. Les opérations possibles dépendent du fichier et du modèle d’IA choisi.

Pour des notes simples, ces formats sont pratiques :

Texte brut (.txt)

Fichiers texte simples sans mise en forme.

Mes notes d’aujourd’hui :
- Réunion à 14h00
- Date limite du projet vendredi
- Développer une idée pour la présentation

Pratique pour :

• Notes rapides
• Listes simples
• Notes temporaires

Markdown (.md)

Fichiers texte avec une mise en forme légère, lisibles partout.

# Notes de réunion

## Sujets
- Discussion sur le **budget**
- Planification T2
- Nouveaux membres de l’équipe

## Actions
1. Terminer le rapport
2. Envoyer un mail au client
3. Préparer la présentation

Pratique pour :

• Documents structurés
• Documentation
• Notes avec titres et mise en forme
• Fichiers README pour les projets

Exemples d’utilisation

Prendre des notes

"Crée un nouveau fichier notes-réunion.md avec les points suivants que nous avons discutés..."

L’IA crée le fichier dans votre dossier choisi avec une mise en forme soignée.

Gérer des listes

"Ajoute 'faire les courses' à mon fichier todo.txt"

L’IA peut lire et enrichir des listes existantes.

Analyser des documents

"Lis tous les fichiers markdown du dossier docs et fais-en un résumé"

L’IA lit plusieurs fichiers et combine les informations.

Organiser des fichiers

"Cherche tous les fichiers .txt dans ce dossier et déplace-les vers un sous-dossier 'archive'"

L’IA peut rechercher des fichiers, créer des dossiers et déplacer des fichiers. Pour le déplacement, le chat affiche par fichier l’emplacement actuel et le nouvel emplacement ; ce n’est qu’après votre confirmation que les fichiers sont déplacés, même si vous faites confiance aux commandes ou travaillez hors ligne. Le dossier cible doit déjà exister et un fichier existant n’est jamais écrasé.

Travailler en toute sécurité

• Choisissez vos dossiers avec soin - Donnez accès uniquement aux dossiers nécessaires à votre tâche.
• Travaillez d’abord avec une copie - Testez les demandes complexes avant de laisser modifier vos fichiers originaux.
• Vérifiez le résultat - Consultez toujours vous-même les fichiers créés et modifiés.
• Faites attention au modèle choisi - Le contenu d’un fichier peut être envoyé au modèle d’IA choisi pour exécuter votre tâche.

Consulter des fichiers

Choisissez à droite dans la barre supérieure le bouton Fichiers pour voir le contenu du dossier de travail de cette chat. Cliquez sur un dossier pour le développer et sur un fichier pour l’afficher, sans quitter l’application. Cela fonctionne avec les images, les PDF, les documents Word, les présentations PowerPoint, les fichiers Excel et CSV, Markdown, le code et le texte. Affichez les fichiers masqués avec Afficher les fichiers masqués.

L’exemple s’ouvre dans le même panneau à côté du chat, afin que vous puissiez continuer à discuter normalement. En haut du panneau se trouvent Retour aux fichiers (la flèche), le nom du fichier, Ouvrir dans l’application par défaut, Afficher dans le Finder ou Afficher dans l’Explorateur et Fermer.

Dans Modifications de fichiers et dans les activités de l’assistant, un bouton Afficher apparaît pour les fichiers que l’assistant a créés ou modifiés. Avec Ouvrir dans l’application par défaut, vous ouvrez le fichier par exemple dans Word ou Excel. Avec Afficher dans le Finder (macOS) ou Afficher dans l’Explorateur (Windows), vous voyez où il se trouve.

• Vous ne pouvez consulter que les fichiers situés dans des dossiers auxquels vous avez donné accès, jusqu’à 25 Mo.
• Pour les grands tableaux, vous voyez les 1000 premières lignes et les 100 premières colonnes ; les formules ne sont pas recalculées.
• Les scripts et programmes ne sont jamais ouverts depuis l’application pour des raisons de sécurité.

Créer et modifier précisément des documents

Si l’assistant crée ou modifie un document Word, une présentation PowerPoint, un fichier Excel ou un PDF, le panneau Fichiers s’ouvre automatiquement avec l’aperçu de ce document. Après chaque modification par l’assistant, l’aperçu se recharge et reste sur la même diapositive ou page. Vous pouvez ainsi suivre le travail de l’assistant en direct.

Si vous demandez une modification ciblée, l’assistant adapte précisément ce texte dans le document lui-même dans les fichiers Word et PowerPoint. La mise en forme, les images et les styles sont conservés. La version précédente va à la corbeille, afin que vous puissiez la récupérer. Par exemple :

"Remplacez [Lieu] par Utrecht"

Pour l’ajout ou la suppression de diapositives ou d’éléments, l’assistant crée une nouvelle version du document. Les PDF ne peuvent pas être modifiés de manière ciblée.

Lorsqu’il crée une nouvelle présentation PowerPoint, l’assistant génère une diapositive de titre et une diapositive par titre. Ensuite, il énumère les diapositives qu’il a créées ; si leur nombre diffère de ce que vous avez demandé, il ajuste la présentation.

Couleurs, mise en page et typographie

Vous pouvez indiquer dans votre demande à quoi doit ressembler le document. L’assistant l’applique, même sans modèle :

"Crée un document Word 'Newsletter d’octobre' pour tous les employés, avec une page de couverture, une table des matières et les couleurs de la maison bleu foncé et orange."

"Crée une présentation PowerPoint sur le nouveau plan politique avec un thème sombre en bleu et vert."

• Vous indiquez les couleurs par leur nom (bleu foncé, orange, vert) ou par un code couleur. La première couleur apparaît dans les titres et les en-têtes de tableau, la seconde dans les lignes d’accentuation, les puces et les numéros de page. Vous pouvez aussi préciser une police.
• Un document Word peut recevoir une page de couverture, avec un emplacement pour le logo ou un logo provenant de votre dossier de travail, ainsi qu’une vraie table des matières. Word met à jour les numéros de page dans la table des matières lorsque vous ouvrez le fichier.
• Les diapositives reçoivent une mise en page adaptée au contenu : une image à côté du texte, un texte plus grand pour quelques points courts, des étapes sous forme de cartes numérotées, deux colonnes, une grande citation ou une diapositive de transition. Vous pouvez aussi le demander, par exemple « place les quatre étapes côte à côte ».
• Si l’assistant recrée un document dans la même tâche, il remplace sa propre version précédente. Celle-ci est envoyée à la corbeille, afin qu’aucune copie obsolète ne reste à côté.

Si vous voulez utiliser votre propre modèle, placez-le dans le dossier de travail et mentionnez-le dans votre demande. L’assistant construit alors le document avec les mises en page et l’identité visuelle de ce modèle.

Comment l’assistant vérifie la mise en forme

Après la création, l’assistant consulte les pages ou diapositives comme le ferait un lecteur et améliore ce qui ne va pas, par exemple du texte qui ne rentre pas dans une zone. Si LibreOffice est installé sur votre ordinateur, l’application l’utilise pour le rendu le plus fidèle. Sans LibreOffice, l’application utilise un rendu intégré pour les fichiers Word, PowerPoint et Excel ; les polices et graphiques peuvent y différer légèrement d’Office. Dans le panneau État du bureau des paramètres, vous voyez quel rendu l’application utilise.

Ajouter des images

L’assistant peut aussi insérer des images dans des documents Word et PowerPoint dans votre dossier de travail : une image qu’il génère ou une image qu’il trouve avec la fonction de recherche d’images. Par exemple :

"Génère une illustration joyeuse du cycle de l’eau et place-la sur la diapositive Évaporation dans Watercyclus.pptx"

"Cherche une photo de grêlons et place-la sur la diapositive Précipitations"

• L’image est d’abord enregistrée comme fichier (PNG ou JPEG) dans votre dossier de travail ; les grandes images sont réduites. Ensuite, l’assistant insère l’image dans le document.
• Dans PowerPoint, l’image apparaît sur la diapositive choisie dans la moitié droite, à côté du texte. Le texte devient plus étroit si nécessaire et se décale vers le bas, afin que rien ne se chevauche.
• Dans Word, l’image est centrée juste après le paragraphe que vous indiquez, sinon à la fin. Vous choisissez entre petite, moyenne ou grande.
• L’assistant peut aussi intégrer des images de votre dossier de travail dans de nouveaux documents.
• Comme pour les autres modifications ciblées, la version précédente va à la corbeille. L’aperçu à côté du chat montre le résultat.

Les images provenant d’Internet peuvent être protégées par le droit d’auteur, comme les photos de stock avec un filigrane. Vérifiez les droits avant de partager ou publier le document. L’assistant ne télécharge que des images https depuis Internet, jamais depuis le réseau local.

Fichiers Excel

L’assistant peut aussi créer un fichier Excel (.xlsx) dans votre dossier de travail et l’adapter plus tard. Par exemple :

"Crée un fichier Excel avec le nombre de demandes de 8 départements sur trois mois et une colonne avec la moyenne (sous forme de formule)."

"Remplis les quantités et ajoute en bas une ligne Moyenne avec, pour chaque mois, la moyenne sous forme de formule."

• Dans un nouveau fichier Excel, la ligne d’en-tête reçoit la couleur de l’identité visuelle et reste visible lorsque vous faites défiler. Les largeurs de colonnes s’adaptent au contenu, les formules sont présentes avec leur résultat et les moyennes affichent au maximum deux décimales.
• Lors d’une modification, l’assistant ajuste lui-même les cellules. La mise en forme existante, les autres feuilles et les graphiques restent tels quels ; les nouvelles cellules reprennent la mise en forme de leurs voisines.
• La version précédente va à la corbeille. Excel recalcule toutes les formules dès que vous ouvrez le fichier.
• L’aperçu à côté du chat montre les valeurs, y compris les résultats des formules.

L’assistant crée aussi les graphiques et la mise en forme sans logiciel supplémentaire : diagrammes en barres, en lignes et circulaires que vous pouvez modifier normalement dans Excel, formats numériques (par exemple euros ou une décimale), texte en gras, couleurs, largeurs de colonnes et lignes ou colonnes figées.

"Crée analyse.xlsx avec un tableau du nombre moyen de demandes par département et un diagramme en barres."

Calculer avec un tableur

Si vous demandez quelque chose à partir d’un tableur, comme une moyenne, un total ou un comptage, l’assistant laisse l’application le calculer précisément au lieu de le faire lui-même. Cela fonctionne avec .xlsx, .xls, .ods et .csv, y compris avec un petit modèle local.

"Consultez aanvragen.xlsx. Quel est le nombre moyen de demandes par département ? Quels départements avaient, pendant deux mois ou plus, moins de 10 demandes ?"

Fichiers PDF

L’assistant peut aussi créer un PDF, par exemple une feuille de travail. Un PDF reçoit la même mise en forme sobre qu’un document Word : un titre avec une ligne d’accentuation, des titres et des en-têtes de tableau dans la couleur de l’identité visuelle, et des formules. Par exemple :

"Crée un PDF avec une checklist 'Premier jour de travail' pour les nouveaux collègues"

"Modifie le point 3 et ajuste l’explication dans le tableau."

Un PDF ne peut pas être modifié de manière ciblée par l’assistant. Si vous demandez une modification, il recrée le PDF avec la correction. La version précédente va à la corbeille.

Modèles, analyses et graphiques avec Python

Pour un modèle, un tableau croisé dynamique, une mise en forme conditionnelle, une analyse approfondie ou un graphique dans un document Word, l’assistant utilise le Python intégré à l’application. Il dispose de bibliothèques pour Word, PowerPoint et Excel, pour les analyses (pandas) et pour les graphiques (matplotlib). Vous n’avez rien à installer.

• Le script fonctionne sans Internet et peut seulement écrire dans votre dossier de travail. Sur macOS, il s’exécute dans le sandbox, sans que vous ayez besoin d’autorisation. Sur Windows, l’application demande une autorisation à chaque fois.
• Le script ne peut pas lancer d’autres programmes (sur macOS). Votre administrateur peut activer ou désactiver ce Python séparément, même si les commandes locales sont désactivées. Sans sandbox (Windows), il n’est disponible que si les commandes locales sont activées.

Modifications de fichiers

Le panneau Modifications de fichiers affiche par défaut ce que l’agent a modifié lors du dernier tour. Dans Portée, choisissez Toute la chat, un tour précédent ou Modifications individuelles. Pour chaque fichier, vous voyez la modification totale.

Annuler

Avec Annuler la modification du fichier ou Tout annuler, vous rétablissez les fichiers à leur état précédent. Avec la flèche à côté d’un bloc, vous ne rétablissez que ce bloc.

• Les fichiers que vous avez modifiés entre-temps ne sont jamais écrasés.
• Les nouveaux fichiers de l’agent restent en place, sauf si vous choisissez de les déplacer vers la corbeille.
• Chaque annulation peut être rétablie avec Rétablir.

Après l’annulation, vous voyez immédiatement ce qu’il reste. Les fichiers partiellement annulés sont marqués Partiellement annulé, les fichiers entièrement annulés Annulé ; vous ne pouvez pas les annuler une deuxième fois.

Donner du feedback

Cliquez sur un numéro de ligne pour écrire un feedback ; avec Shift+clic, vous choisissez plusieurs lignes. Avec Envoyer le feedback, tout le feedback part en un seul message vers l’agent. Si l’agent est encore en cours d’exécution, il adapte immédiatement son travail.

Raccourcis dans ce panneau : j et k pour le fichier suivant ou précédent, n et p pour le bloc suivant ou précédent.

Modifications individuelles

Si vous choisissez Modifications individuelles dans Portée, vous voyez chaque modification séparément.

Les 100 dernières modifications textuelles de cette chat. Les aperçus restent sur cet appareil. Les modifications effectuées via d’autres outils n’apparaissent pas ici.

• Ajouté · − Supprimé. Il s’agit d’un enregistrement de la modification, pas nécessairement du contenu actuel du fichier.

Aucun aperçu disponible : l’action n’est pas terminée, le fichier est trop grand ou ne contient pas de texte pris en charge.

Choisissez à droite dans la barre supérieure le bouton Modifications de fichiers et choisissez un fichier pour voir la modification. Avec Restaurer le contenu précédent, vous rétablissez un fichier texte existant. Cela n’est possible que si le contenu n’a plus changé depuis cette modification. La restauration apparaît comme une nouvelle modification. Les fichiers nouvellement créés ne sont pas supprimés par cette action.

Afficher HTML : affichez la version enregistrée dans une fenêtre séparée. Les fichiers externes et les fichiers locaux séparés ne sont pas chargés.

L’aperçu des modifications regroupe les modifications par dossier et affiche, pour chaque modification, le nombre de lignes ajoutées et supprimées, lorsqu’un aperçu texte est disponible. Il ne s’agit pas des totaux nets par fichier. Avec Charger des modifications plus anciennes, vous pouvez voir plus que les 100 premières modifications. Le filtre de fichiers recherche dans les modifications chargées.

Commandes locales et tests

Demandez à l’agent d’exécuter une commande ou un test dans le dossier de travail actif. Vérifiez la commande exacte et le dossier dans la carte de commande et choisissez Exécuter ou Refuser. Par défaut, chaque exécution demande à nouveau l’autorisation ; dans Exécuter les commandes locales en toute sécurité, vous apprendrez comment l’activer par dossier. Sans sandbox, la commande utilise vos droits d’utilisateur : elle peut donc aussi agir en dehors du dossier de travail et sur le réseau. La sortie apparaît immédiatement ; avec Arrêter, vous mettez fin à l’exécution. La durée maximale est de 300 secondes et la sortie est limitée à 64 KiB. La saisie interactive n’est pas prise en charge.

La sortie est envoyée comme résultat d’outil au modèle d’IA choisi. Les cartes de commande ne sont disponibles que pendant cette session de l’application ; la réponse du modèle peut contenir la sortie. Les modifications de fichiers effectuées par des commandes ne relèvent pas de la restauration via Modifications de fichiers.

Choisissez à droite dans la barre supérieure le bouton Commandes. Les commandes et leur sortie se trouvent dans le panneau à côté du chat ; une nouvelle demande d’autorisation ouvre automatiquement ce panneau.